阿拉善盟行政公署办公室公文处理实施细则及文种式样.docx
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阿拉善盟行政公署办公室公文处理实施细则及文种式样
阿拉善盟行政公署办公室关于印发阿拉善盟行政公署办公室公文处理实施细则及文种式样的通知
（阿署办发〔2007〕22号）
各旗人民政府，行署各委、办、局，阿拉善开发区，各大企业：
根据工作需要，对《阿拉善盟行政公署办公室公文处理实施细则》进行了修改和完善，现将修改完善后的《阿拉善盟行政公署办公室公文处理细则及文种式样》印发给你们，望认真贯彻执行。
二○○七年六月五日
阿拉善盟行政公署办公室公文处理实施细则及文种式样
目 录
第一章 总则
第二章 公文种类
第三章 公文格式
第四章 公文形式、适用范围
第五章 行文规则
第六章 公文办理
第七章 公文的立卷、归档和销毁
第八章 附则
第一章 总则
第一条 为使全盟行政机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）及内蒙古自治区人民政府的有关规定，制定本实施细则。
第二条 全盟行政机关公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规范性文件，实施行政措施，请示和答复问题，商洽、指导、部署工作，报告情况、交流经验的重要工具。
我盟各行政机关要严格按照本实施细则的规定认真做好公文处理工作，为全盟的改革开放、经济建设和社会发展服务。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要包括：
（一）命令（令）。
适用于宣布施行重大强制性措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定。
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。
适用于向盟内外公布重要事项或者法定事项。
（四）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通知。
适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布行政规范性文件；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免和聘用干部。
（六）通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示。
适用于向上级机关请求指示，批准的事项。
（十）批复。
适用于答复下级机关请示事项。
（十一）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法
（十二）函。
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要。
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）文件眉首，一般指首页横线以上，包括文件名称，发文字号、秘密等级、紧急程度等内容。
文件名称用蒙汉两种文字，蒙文在上，汉文在下，用套红大字居中印在公文首页上部。
（详见式样一）。
（二）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
（三）发文字号，包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线中央之上；联合行文，只标明主办机关发文字号。
（四）公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，标注在文件首页右上角，并在左上角打印文件份数序号，共七位数，头两位数表示年份，第三位数表示当年的秘件序号，序号后四位数表示文件份数序号（见式样一）。
（五）文件的紧急程度分为特急、急件两种，注在文件首页右上角。
其中电报应当分别标明‘特提'、‘特急'、‘加急'、‘平急'。
（六）秘密文件同时又是紧急文件的，应先注秘密等级，再注紧急程度。
（七）凡是呈报上级机关的公文，应当在首页横线上、发文字号右侧注明签发人姓名。
（八）公文标题，一般应包括发文机关名称、文件主要内容、公文种类三部分。
标题文字要力求简明扼要，一般不用标点符号，但法规、规章性的文件名称要加书名号。
1、转发上级或同级机关文件时，如被转发的文种也是‘通知'，可省去转发文种。
2、批转或转发下级机关的请示、报告时，被批转或转发的请示、报告标题中不冠报文机关名称，在全文末尾加上机关名称（见式样二）。
3、批转或转发资料性的或没有抬头的文件，被批转或转发的文件标题一般不冠机关名称，在标题下注明机关名称和年、月、日，并用括号括起来。
如机关名称字数较多，可排在标题之下，年月日之上，年月日用括号括起来（见式样三）。
（九）文件抬头，即文件发往机关名称。
机关名称的排列，按党、政、军、群顺序排列。
没有抬头的文件，主送机关注在分送栏中，位于抄送机关之上（见式样四）。
（十）正文，公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（十一）公文如有附件，应当在正文之下（空一行）、文件落款之上注明附件顺序和名称（见式样一）。
主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。
（十二）文件落款，指正文末尾加盖的发文机关印章和成文时间。
成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。
如领导同志签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。
电报以发出日期为准。
公文除会议纪要外，要加盖发文机关印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。
（十三）文件附注（如‘此件不公开报道'、‘此件发至苏木镇级'等）注在文件落款（印章）之下主题词之上（文件左下角），并用括号括起来。
（十四）主题词，标引在文件末页左下端、分送栏之上，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，数量不超过5个。
（十五）分送栏，设在文件末页下端、文件印发机关栏之上。
抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、纪委、法院、检察院排在后面，但要另起一行；如抄送其他机关应排在最后，单独另起一行。
（十六）印发机关栏，设在文件末页最后一行。
印发机关统称'某某行政机关办公室'。
印发日期应为付印日期，在印发机关横线右下方标明印制份数。
第十一条 《函》、《内部传真电报》和《内部通报》，适用以下公文格式：
（一）《函》，眉首印机关全称，发文字号放在横线下右侧标题之上；密级和紧急程度注在横线下左侧、标题之上。
如属密件，序号印在秘密等级之后（见式样五、六）。
（二）《内部传真电报》，眉首部分按有关要求办理，其他部分参照本实施细则第十条规定办理。
（三）《内部通报》，秘密等级注在文件首页右上角。
发文机关放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。
如刊登讲话和调查报告，讲话时间或调查报告撰写时间放在标题下面用括号括起来；如刊登批示，一般用‘盟行署领导近期重要批示'的标题，下面用括号注明‘-年-月-日'。
如需要加按语，应排在政文之上。
按语用楷体，两端各少排两个字。
（见表样七、八、九）。
第十二条 印制格式
（一）公文用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。
公告、通告等张贴的公文，用纸大小根据需要确定。
汉字从左至右横写、横排；蒙文从左至右竖写、竖排。
（二）文章标题用方正小标宋简体二号；正文内容用仿宋－GB2312三号；正文一级标题用黑体三号；正文二级标题用楷体三号；正文三级标题用仿宋－GB2312三号加黑。
（三）每页排印19行，每行25个字；页面边距：
上28cm，下30cm，左28cm，右26cm；段落：
行间距4.5mm、首行空2格。
（四）落款时间：
距右边空4格。
第四章 公文形式、适用范围
第十三条 盟行政公署文件包括：
《阿拉善盟行政公署文件》（阿署发）；
《阿拉善盟行政公署办公室文件》（阿署办发）；
《内部传真电报》（含阿署传发和阿署办传发）；
《阿盟行政公署决定事项通知》（阿署决字）；
《阿盟行政公署专题会议纪要》（阿署纪字）；
《阿拉善盟行政公署函件》（阿署函）；
《阿拉善盟行政公署办公室函件》（阿署办函）；
《阿拉善盟行政公署任免职通知》（阿署任字）；
《内部通报》。
第十四条 阿拉善盟行政公署各类文件的适用范围是：
《阿拉善盟行政公署文件》，主要用于上报对自治区人民政府的重要请示、报告，转发自治区人民政府的重要文件；下达盟行署的重要决定、指示、通知和通报，发布行政规范性文件和涉及全局的重要行政措施；批转各旗（市）、各部门的重要报告等。
《阿拉善盟行政公署办公室文件》，主要用于转发自治区人民政府办公厅的重要文件；为落实盟行署研究决定的事项或行署领导同志的指示，就某些方面的工作发出通知或情况通报；转发各旗（市）、各部门向盟行署的工作报告；就行署办公室本身的重要工作作出决定或下达通知等。
《内部传真电报》，系因紧急事项，须以电报形式发出的盟行署文件或行署办公室文件。
《阿盟行政公署决定事项通知》，主要用于记载和下达盟行署常务会议情况及决定事项。
《阿盟行政公署专题会议纪要》，主要用于记载和下达盟长、副盟长主持召开办公会议，专题研究有关方面工作的情况。
《阿拉善盟行政公署函件》，主要用于向自治区人民政府各有关部门请求批准有关事项；向各兄弟盟（市）及其他不相隶属机关商洽工作，相互询问和答复有关问题；对各旗（市）人民政府及盟行署各部门请示事项的批复等。
《阿盟行政公署办公室函件》，主要用于行署办公室向不相隶属的机关商洽工作、询问和答复有关问题，以及向各旗（市）、各部门答复或通知一般性问题等。
《阿拉善盟行政公署任免职通知》，用于任免副处级以上干部。
《内部通报》，主要用于刊载盟行署领导同志的重要讲话、批示和重要调查报告等。
第五章 行文规则
第十五条 行文应当确有必要，注重效用。
第十六条 各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十七条 盟行署各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据盟行署授权和职权规定，向下一级政府行文。
第十八条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第二十条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第二十一条 各级行政机关一般不得越级请示。
因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
第二十二条 ‘请示'应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；必须注明联系人和联系电话。
第二十三条 ‘请示'和‘报告'要分开，不得在‘报告'中夹带请示事项。
报告同样应该注明联系人和联系电话。
第二十四条 无论‘请示'、‘报告'还是代拟文稿，除领导直接交办的事项外，一律不得直接送领导者个人。
‘签报'应以部门领导同志个人的名义向盟行署领导同志报送，不要以部门名义发签报，也不要以签报的形式请示、报告需要行署进入程序正式受理的事项。
第二十五条 不要以部门党组的名义向盟行署和行署办公室行文。
第二十六条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十七条 经批准在报刊上全文发布的行政规范性文件，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。
同时，由发文机关印制少量文本，供存查备用。
第二十八条 行署及行署办公室下发的重要的政策性、行政规范性文件，以及发至苏木（镇）级的文件，一律使用蒙、汉两种文字印制，并同时发出。
第六章 公文办理
第二十九条 公文办理分为收文和发文，收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第三十条 签收收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。
签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
急件应当注明签收的具体时间。
第三十一条 登记公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。
登记应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文时间、主送机关、份数、收发文日期以及办理情况逐项写清楚。
第三十二条 拟办需要办理的公文，办公部门应及时提出拟办意见并提供必要的背景材料送领导批示。
第三十三条 传阅办公部门根据领导批示或者授权，按照一定程序将公文送有关领导人阅知或者批示。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
第三十四条 分发办公部门根据有关领导规定和领导批示，将公文分送有关领导人或部门
第三十五条 自治区人民政府文件以及各旗人民政府、行署各部门的请示、报告经领导批示后，要由行署办负责填写‘阿拉善盟行政公署领导批示通知单'（见式样十），转有关部门；凡要求承办部门直接答复来文机关的请示、报告，除通知主办、会办部门外，同时填写‘阿拉善盟行政公署请示、报告办理情况通知单'（见式样十一），反馈原报文单位。
第三十六条 承办主管部门接到‘阿拉善盟行政公署领导指示通知单'或‘阿拉善盟行政公署请示、报告办理的情况通知单'后，要根据领导批示及时办理。
其中，凡属承办部门职权范围内可以直接答复的事项，承办部门应直接签复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与相关部门协商办理；凡须报盟行署审批的事项，承办部门应当提出意见，并代拟文稿，一并报请行署审批。
第三十七条 讲求实效，加快公文运转的速度。
（一）对盟行署交办的代拟文稿，部门领导要认真负责，指定专人承办，及时组织讨论修改和审核把关，按规定的时间成文上报。
对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
（二）对行署办在受理'请示'、'报告'中需要征求有关部门意见的事项，有关部门要认真研究，部门领导要按时限要求提出明确意见，连同原件退回。
急件要随到随办，平件要在规定的时限内办理完毕；因特殊情况不能按时办结的，要及时说明原因。
（三）加强机要通讯管理，急件必须于当日、平件必须在次日内进入本部门公文运转程序。
第三十八条 催办办公部门要对公文的承办情况进行督促检查。
催办贯穿于公文处理的各个环节。
对紧急公文要跟踪催办，重要公文要重点催办，一般公文要定期催办，并随时或者定期向领导反馈办理情况。
第三十九条 精简文件，压缩公文数量和篇幅
（一）维护公文的严肃性和权威性，可发可不发的文件坚决不发；可以行署办公室名义发出的文件，不以行署名义发文；可以简报等非正式文件刊载的内容，不发正式文件。
（二）属于部门职权范围内的事项，由部门自行发文或者几个部门联合发文，须经行署审批的事项，经行署同意后，可加注‘经盟行署同意'字样由部门发文。
属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。
（三）自治区人民政府和自治区人民政府办公厅发至盟（市）级的文件，如无实质性内容的贯彻意见，盟行署一般不予转发，确有必要下发的，由行署办公室翻印下发。
自治区人民政府和自治区人民政府办公厅，发至旗县的文件，盟行署不再转发；如行署有具体贯彻意见的，只发贯彻意见。
不以盟行署和行署办公室的名义转发自治区各委、办、厅、局的文件。
（四）不批转和转发行署各部门专业会议的纪要，会议研究的重要事项确需以行署名义下达的，应由部门写成报告，报请行署审批。
（五）各类文件都要在突出主题、正确反映工作意图的前提下，尽可能精简文字，压缩篇幅。
各部门向盟行署报送的文件，一般不宜超过2500字；如超过3000字，应在首页附有内容提要。
第四十条 草拟公文
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，文字精炼，表述准确。
（四）开门见山，文风朴实端正，用字用词规范。
（五）人名、地名、时间、数据、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
日期应当写具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为‘一'，第二层为‘
（一）'，第三层为‘1'，第四层为‘
（1）'。
（七）必须使用国家法定计量单位。
（八）文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（九）文种、格式使用正确。
（十）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第四十一条 草拟文稿，首页必须使用规范的发文稿纸，从次页起，一律使用A4纸并打印附后。
第四十二条 文稿在送审之前，拟稿人要对文件的密级、紧急程度以及主题词提出意见，标注在首页发文稿纸规定栏目内。
第四十三条 公文的审核修改以盟行署或行署办名义制发的公文，在送领导签发之前，必须经行署办审核把关。
第四十四条 文稿如需作较大修改，应当与起草部门协商或请其修改。
第四十五条 各部门代行署起草的文稿，必须由部门领导审核签字。
重要文稿，应由部门主要负责人审签。
代拟稿中涉及其他部门职责范围的事项，须经有关部门会审签字，如会审出现分歧意见，经主办部门协调仍解决不了的，应附说明，如实反映协调经过和分歧所在，并提出解决分歧的建议，报行署办公室审核。
第四十六条 修改文稿要使用规范的修改符号（详见《修改、校对常用符号》），几经修改，杂乱模糊的稿件，应重新打印。
第四十七条 经领导审批过的文稿，在付印之前应再作校核。
经校核，如需要作涉及内容的实质性修改，须征得原审批领导同意。
第四十八条 公文签发，公文由本机关领导人签发。
重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
第四十九条 审批公文，主批人和其他审批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。
第五十条 需要会签的文稿，会签人应在'会签'栏内依次签注意见，单位、姓名和日期。
第五十一条 修改和签批公文，一律使用钢笔或毛笔书写。
不得在文稿装订线外书写。
第五十二条 阿拉善盟行政公署各类文件的审批程序
（一）阿拉善盟行政公署文件，由办公室核稿，经秘书长或分管副秘书长复核，送盟长或副盟长签发。
经授权，也可由秘书长或分管副秘书长签发。
其中，属于综合性、全局性的重要文件，须由分管副盟长审核后，送盟长签发；涉及两位以上副盟长分管工作的，须由有关副盟长审核后，送盟长或常务副盟长签发。
（二）阿拉善盟行政公署办公室文件，经办公室有关科室核稿，分管副秘书长审核后，送秘书长签发。
（三）内部传真电报分别按本条第
（一）、
（二）款规定审签。
（四）阿盟行政公署决定事项通知，经分管秘书长审核后由秘书长签发。
重要事项由参加会议的秘书长或副秘书长审核后送主持会议的盟长或常务副盟长签发。
（五）阿盟行政公署专题会议纪要，由参加会议的秘书长或副秘书长签发，重要事项，由参加会议的秘书长或副秘书长审核后送主持会议的盟长或副盟长签发。
（六）阿拉善盟行政公署函件，经分管副秘书长审核后送秘书长签发。
经授权，也可由分管副秘书长签发。
其中，属于请求自治区有关部门批准的事项和对下级的重要批复，须送分管副盟长签发；特别重要的事项，送盟长或常务副盟长签发。
（七）阿拉善盟行政公署办公室函件，由办公室有关科室核稿后，送办公室分管副秘书长签发。
重要事项须送秘书长签发。
（八）阿拉善盟行政公署任免职通知，由秘书长审核，送盟长或常务副盟长签发。
（九）内部通报，由有关科室核稿，分管副秘书长签发。
其中，凡盟行署领导的讲话、指示或调查报告，须经本人审签。
第五十三条 核发经领导签发后的文稿，由办公部门对公文的审批手续、文种、格式复核之后进行登记、编号，确定是否翻译、印制份数后交付缮印。
第五十四条 印制公文的印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。
第五十五条 复制复制上级政府机关的秘密文件，须经发文机关批准授权。
翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关印章。
复制的公文应当视同正式文件妥善管理。
第五十六条 传递传递秘密公文，要由办公室指定的机要人员负责，必须采取保密措施，确保安全。
利用计算机、传真等传输秘密公文，必须采用加密装置。
不得密电明传，明电密电混用。
第五十七条 部门向盟行署的‘请示'和要求行署批转的‘报告'，必须用正式文件报送。
第五十八条 凡主送行署和行署办公室的文件，请示件、报告件一式5份，抄送件一式1份。
第五十九条 对不符合行文规范的文件，由行署办公室提出意见，退回报文单位重新办理。
第七章 公文的立卷、归档和销毁
第六十条 行署机关的办公部门，要做好公文的平时立卷和年终归档工作，公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
电报随同文件一起立卷。
第六十一条 公文的归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第六十二条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第六十三条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
个人不得保存应当归档的公文。
为便于查找和利用，办公部门可留一套档案副本存查。
第六十四条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。
销毁时须由二人监销，保证不丢失、不漏销。
销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导审查、签批后，送交盟保密局统一负责销毁，其他任何单位和个人均不得自行处理。
第八章 附则
第六十五条 本实施细则未尽事宜，按国务院《国家行政机关公文处理办法》执行。
第六十六条 本实施细则由阿拉善盟行政公署办公室负责解释。
第六十七条 本实施细则自二○○七年六月一日起施行。
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