制造行业合同管理系统解决方案.docx
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制造行业合同管理系统解决方案
合同管理系统解决方案——生产制造行业
1.行业背景与需求分析
1.1.行业背景
随着经济全球化的日益盛行，中国已成为全球最大的生产基地、出口加工基地及流通集散基地之一，并迅速成为全球经济最活跃的经济发展中心。
党的十六大提出:
“在经济和社会领域广泛应用信息技术”、“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子”。
国家的“十五规划”将“以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越发展”作为我国工业发展的战略。
信息技术对传统产业的注入，改变了传统产业结构、企业结构、社会经济结构及其运行模式，促进了全球经济的快速增长和全球经济一体化的形成。
我国生产制造企业在面对大好的市场形势，迎接机遇的同时，也面临着重大的挑战。
在瞬息万变的市场环境下，来自各方面的不确定性越来越大，再加上来自新兴经济体的竞争威胁日益凸显，导致整个制造业动荡不定，复杂性不断加剧。
面对越来越严峻的市场形势，中国制造业只有把握有利的时机，利用先进的管理理念、和信息技术武装自己，面对大的国际市场，走科技之路、技术之路、市场之路，才能在激烈的国际竞争中占住脚跟，在纷繁复杂的市场竞争中处于不败之地。
中国的市场经济日趋规范，法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，而合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。
为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。
1.2.生产制造行业常规业务模型
1.3.生产制造行业合同管理现状
由于生产制造行业属于劳动密集型企业，公司大多分/子机构众多，各机构合同管理方法多样，不同类别的合同采用的信息系统也不相同。
导致合同管理分散在各个业务系统中没有进行统一的管理，存在利用效率低、不利于对合同情况进行监督检查、不易于识别合同履行风险、不便于统计分析等诸多弊端。
为了适应市场的变化和信息化管理提升的要求，公司有必要加强对合同的规范管理，降低经营风险，提高管理效率，以保障公司未来可持续的快速发展。
1.4.合同管理难点分析
拟稿过程复杂：
不少企业的合同拟稿没有统一的规范，导致重复劳动量很大，没有充分利用原有的签约起草的知识，各部门协同拟稿的过程冗长低效。
审批过程繁冗：
合同的审批过程采用纸质方式流转审签时，需要承办人多次往返于不同的审批人间，且只能采取逐个提交的方式进行，办公效率低下，审批人也无法快速方便获取相关资料。
档案管理繁琐：
传统纸质合同与电子版合同共存，不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。
尤其是领导需要了解多个相关合同时需要等待很长时间。
进度控制困难：
由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。
缺少预警机制：
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，从而影响资金运作效能。
信息汇总不便：
采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，难以及时、全面、准确地采集和统计数据，数据搜集汇总工作需要耗费大量时间，影响领导的决策时间和效率。
1.5.生产制造行业合同管理业务需求概述
各业务系统互相独立，合同难以全局管理
大部分企业都已经上了ERP、CRM、SCM、PDM等系统，企业合同管理的各要素信息往往分别在不同的系统中，但各系统之间的数据难以实时同步，合同相关的业务数据难以快速、准确的汇总到相关人员手上，导致业务人员重复工作，效率低下。
最重要的是，由于各数据的互相独立，致使业务人员在签订合同时、财务人员在进行付款、以及合同的收发货等环节，不可避免的就会造成很多难以估量的风险。
客户关系松散，客户资源流失
客户资源是一种无形资源，看似客户掌握在企业手中，但企业的客户关系往往掌握在业务人员手中，一旦业务人员离开，客户资源也随着丢失了。
供应商管理缺乏依据，采购风险不可控
多样化的产品结构，致使采购环节零散多变，现有的单个合同独立管理难以全面掌控与供应商之间的历史合作情况、供货情况、是否有不良记录等，并有可能导致企业与不合格供方签订合同，或者在合同执行过程中缺乏有效管控，从而产生合同风险，损害企业的利益。
项目型合同，单个合同孤岛
合同往往并不是单独存在的，经常以项目的形式成组构成。
对于企业项目类合同事项的管理，企业难以从整体的角度对多个合同进行全局管理，如项目合同的预算管控，项目整体收支情况分析、项目全局协调人员的工作评价等工作都难以切实有效的落实。
合同动态全局管控缺失，企业管理无据可凭
传统合同管理，合同作为独立个体存在，很难从全局的角度了解合同执行全过程。
尤其是当发生合同变更、续约等异常情况时，更是难以掌控。
导致业务人员难以准确掌握合同动态执行情况；项目管理人员难以了解项目下合同执行情况，无法预测项目风险；财务人员难以合理安排资金计划；管理层更是对企业业务情况难以有直观、准确的了解。
生产滞后，市场动态难以把握
“大数据”时代的来临，生产制造行业的业务模式正从“以产品为中心”逐步转向“以客户为中心”，但是客户的个性化需求越来越明显，产品的更新换代需求越来越快，客户需求的把握也越来越难。
企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须快速、准确的把握客户需求，通过精准的产品定位、完善周到的客户服务、快速的事件响应处理能力，才能建立紧密的客户合作关系，保证二次营销的商机。
只有做到提前预测市场需求，快速地组织设计与生产，最经济地选择生产经营方式、合作伙伴，提供最满意的客户服务，才能使企业立于不败之地。
企业员工流动频繁，无形资本流失
任何企业都无法避免企业员工的流动，但是员工作为企业最重要的资源，员工的流失有可能带来企业各方面业务的不稳定。
因此，如何有效的减少员工流失、尽量降低人员流动带来的弊端，是困扰企业管理的永久性话题。
灵活可自定义的系统，适应多变的业务发展
面对复杂多变的市场背景，一成不变的业务模式已经很难适应企业的业务发展需要。
这就要求企业相关的管理系统，能够适应企业业务发展，进行灵活调整。
2.行业解决方案整体规划
2.1.方案概述
随着社会信息化进程不断加快，信息化作为一种提升企业管理效率，加强企业风险把控的有效工具，它发挥的巨大效用正日益显现。
在国家的大力倡导下，我国的制造业企业纷纷加入了信息化的滚滚洪流，引进了ERP、CRM、SCM、PDM等系统，并且取得了一定成效。
但是作为企业的核心命脉——合同管理，由于受到传统管理思想的禁锢，一直没有受到应有的重视。
因此，建立一套统一的、对整个企业合同体系进行有效管理和监控的合同信息化管理平台十分必要。
借鉴国际先进的管理经验及软件技术，凭借十多年对合同管理体系的专注、专业研究，汇总大量企业实践经验，结合生产制造行业业务特点、日常管理的重点及难点进行分析，退出了完全适应生产制造行业的合同管理系统。
本系统顺应国内众多制造行业复杂的竞争环境，基于制造企业业务管理流程，借鉴大量成功案例，通过管理咨询人员、市场研究人员与技术开发人员等的反复讨论与研发，最终打造出一款能够满足大多数企业业务需要的合同管理系统。
本系统以企业日常合同为管理核心，以业务流程为导向，引用先进的管理理念，有效利用企业原有信息化建设成果，在不改变企业原有管理模式的前提下，快速有效实现——优化业务流程、简化办公手续、增强企业风险管控能力、降低合同执行风险、提高资金管空水平等，并最终提升品牌价值、提高客户满意度、增强企业核心竞争力，实现企业经济利润不断提升的良性循环。
本方案鉴于企业既有信息化建设成果，以建设合同主数据平台为核心，通过对已有系统进行集成与改造，使各业务系统有机整合。
本方案充分考虑信息化的社会化背景，保持良好的前瞻性。
充分借鉴采用信息化2.0思维来推进企业合同管理信息化的建设过程。
建设以合同主数据为核心的合同管理信息化平台，充分体现了信息化2.0思维成果。
主数据平台首先是基于私有云技术的SOA平台，充分体现软件即服务的思想，把原有的分散在各个系统中的业务数据以统一的方式提供服务，方便各个信息系统调用，使用者无需知道到底是哪个系统提供的服务。
2.2.系统建设目标
合同管理系统的建设实施，旨在建立公司统一的、有序整合的合同管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，规范业务流程和员工的日常工作行为，提高工作效率，落实企业管理制度，加强合同签订与履行过程中的风险防范及控制，进一步实现知识共享与经验传承，保障企业稳健运营发展。
构建公司统一的合同管理平台
构建公司统一的合同管理信息化平台，规范业务处理流程，加强合同签订及履行管理监督，缩短时间与空间距离，提高工作效率，提升企业经营管理能力。
提高合同管理工作效率
采用集成的协同工作平台，可以有效的减少沟通成本，业务处理更加集中、流程化，信息充分共享，查阅方便，提高日常合同管理工作效率。
加强企业法律风险管控
采用信息化手段实时进行法律风险识别捕获，并向业务管理人员及公司领导进行风险分级预警，为做到防患未然、风险控制前移提供可靠的保障。
保障公司合同管理相关制度贯彻执行
企业规章制度的有效执行是企业运转良好的基础，采用先进的信息化管理平台，可以将制度要求和员工日常工作紧密结合，全面、规范、有效、严格地落实公司的相关制度管理。
构建企业合同管理及法律知识体系
所有过程文件及业务处理痕迹通过系统留存，为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础，为企业的合同与法律知识体系构建和知识使用、创新提供有效执行的平台。
信息共享，提高管理决策效率及准确性
数据集中管理，信息充分共享，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状，为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑，也为领导进行业务决策提供了更加准确、及时、广泛的数据支撑。
2.3.方案设计基本原则
合同管理信息化的建设过程中，将充分贯彻已经通过检验的最佳实践。
我们认为，从业务管理的角度出发，遵循如下原则对合同管理信息化的成功有非常大的裨益。
分类处理
企业的合同种类非常多，各类合同的业务运行方式有很大差异，即使是同类合同，在面对不同的签约方时，仍然有显著不同的管理方法。
这要求在信息化的实践过程中，充分考虑实际情况，对所有合同按照不同的业务类别、不同的合同属性、所属不同组织机构、以及不同的管理要求等分别建立不同的管理机制，采用贴合实际的管理方法，避免一刀切的方式。
效率提升
企业的业务在迅猛增长，需要借助信息化手段来提升效率，降低成本。
本来，信息化在效率提升方面有着先天的优势，但实际中却频繁发现信息化导致重复劳动、甚至效率更加低下的现象。
这需要在建设中充分考虑业务的特点和总体需求，尽量把数据的流程和业务操作分析清楚，做到一次录入，后续充分使用，无需重复录入。
简言之，就是业务操作的过程也是数据自然采集的过程和业务管理活动执行的过程，避免员工产生纯粹为了信息化而录数据的偏激思想。
风险控制
风险控制是企业管理必须考虑的重要领域。
在企业合同管理信息化的过程中，需要从两个方面来考虑这个问题：
一是借助信息化管理合同的风险；二是合同管理信息化建设本身的风险。
这两个方面都有专门的知识和实践可供借鉴，需要在项目建设中切实遵循，尽量规避项目实施的风险，借助于系统提高企业合同风险的防范与控制能力。
制度控制
管理信息化的过程实质上也是管理变革的过程，成功的信息化最终带来企业管理的提升。
各项信息化的规划、实施、运维、废止对管理都将会提出明确的要求，而这些要求最终需要以制度的方式来形成约束力。
信息化实现就要求管理制度化，在此基础上把制度转换为可执行的流程，把流程需要承载的信息变成表单，把表单变为计算机可录入的记录，在表单与流程的运转中，充分发挥计算机的计算能力和网络共享传递能力，把需要控制的点明确描述，形成规则，让其自动运行，避免人为的错误。
企业管理制度与信息系统相融合，使制度得到更加全面、彻底执行。
信息集中
企业不同的员工在信息的产生、流转、使用的过程中承担的职责是不同的，对企业而言，信息集中的意义在于资源的有效配置。
决策层掌握了真实、全面、及时的信息后，可以迅速做出正确的决策，以最优化的方式配置资源。
围绕信息集中，需要从管理制度、流程、组织进行相应的变革，同时在信息化的软硬件规划方面，也要充分考虑。
2.4.系统设计理念
系统平台以PDCA（计划-执行-检查-处理）为控制手段，在不断深入学习先进企业管理理念的基础上，整体规划设计并不断改进和完善，建立了成熟的企业信息化管理框架。
一方面加强企业决策经营风险、业务流程风险和法律风险防控，增强企业免疫力；一方面加强知识积累与创新，加速企业成长。
以风险管理和知识管理为着力点，提升企业核心竞争力，保障企业稳步健康发展。
基于以上管理理念，为保障系统能够易于实施、使用、推广，并能够可持续改进，适应未来业务与需求的发展变化，系统设计遵循以下原则：
先进性：
基于先进的企业现代管理理念和软件开发技术，采用成熟、先进的软件开发平台，使设计系统能够最大限度地适应技术发展变化，适应管理信息化的发展方向，以确保系统的先进性，延长系统的生命周期，提高投资效益。
开放性：
系统遵循行业标准或建议，采用标准的、开放性的技术，对外提供标准的API接口和公开的WebService服务，以与其他异构系统能够进行业务集成，互连互通。
实用性：
符合实际业务流程与管理模式，满足业务人员日常工作习惯，提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面，使得系统操作方便、快速、简捷。
提供丰富的系统操作提示和灵活的个性化配置手段，方便非计算机专业人员的使用。
可维护性：
系统基于Browse/Server架构设计，使系统安装部署、升级运维简单。
需提供多种易用的管理员工具与界面化的、高效的、便捷的系统后台，提供多管理员机制，实现系统分级管理，简化系统运维工作，降低系统运维成本。
稳定性：
系统设计采用成熟、稳定、可靠的硬件及软件技术，充分考虑系统运行中有可能发生的可靠性问题，设置对应的故障切换方案。
系统采用必要的冗余备份设计，采取有效的备份措施，使能够在遇到灾难性破坏时，快速实现业务及数据恢复，保障系统稳定可靠运行。
安全性：
系统需设计严格的用户身份验证机制，以及用户对系统操作与数据访问的权限控制体系，从组织、部门、岗位、业务、模块等多个维度进行权限划分，保障系统应用和信息查阅的安全性。
2.5.整体解决方案介绍
结合生产制造行业的实际情况和合同管理现状，我们设计实现了合同管理系统。
在业务功能上，提供包括合同签订前的事务管理、合同起草、合同审批、合同文本归档、合同台账管理、合同收付款计划、合同付款审批、实际结款、合同发票记录、合同进度监控、合同变更以及对合同签订履行综合成本效益统计分析的全方位管理。
在管理模式上，提供从合同立项、谈判、起草、签订、履行到合同履约结束的全生命周期管理模式。
系统以合同管理为主线，贯穿与合同相关的其他管理要素，例如：
项目立项、预算控制、签约方管理、询价议价、费用管理、附件管理、预警监控、统计报表等。
常规的合同管理可以分为合同签订前事务管理、合同签订管理、合同履行管理、合同收尾等阶段。
每个阶段的参与人员和管理关注点、风险控制点各不相同。
但从管理的角度，可以充分借鉴项目管理中的PDCA闭环管理控制的思想，进行各阶段的精细化管理。
合同履行管理流程
合同全生命周期管理
✧合同签订前事务管理
对合同签订前期的相关事务进行管理，主要包括对客户/供应商的考察、可行性研究分析、业务谈判、询比价、招投标等事项的管理和阶段结果跟踪。
✧合同起草
系统提供了四种合同起草方式：
使用固定模板起草合同、使用参考模板起草合同、自由起草合同、使用对方提供的合同起草。
在线起草合同时，系统能保护合同格式、自动提取签约要素、协同编制合同文本、跟踪文本修订痕迹和管理历史修改版本。
通过合同模板的运用，可大大降低因起草人条款描述不严谨导致的合同风险；而合同审查人员在进行条款审查时，主要审查合同中填写的合同要素或修改条款的规范性和准确性即可，提高了合同起草和审查效率。
✧合同审批
系统采用新一代工作流引擎，完全以图形的方式呈现工作流配置页面，系统管理员进行审批流程配置非常快捷、简便。
在流程审批过程中，系统将实时发送审批提醒消息给相关审批人员，而通过流程图则可直观的查看跟踪整个审批流程的执行情况。
流程支持跨部门、跨岗位审批，根据合同类别、合同金额大小及授权的不同等条件，可以配置执行不同的审批流程，以适应企业的合同管理规范。
另外，系统自动保存所有审签记录，不能随意删除或修改，业务管理人员或公司领导可随时方便的查阅各节点的签审意见，从而清晰的了解整个审批过程的处理情况。
Ø拖拽式工作流程配置
Ø灵活的约束条件控制
Ø图形化的审签过程监控
Ø清晰直观的审批历史记录
Ø短信、邮件、系统消息待办提醒
✧合同文本防伪
可选电子印章、二维码、水印等功能，用于对合同文本防伪，并可在线生成PDF格式文件和在线打印合同文本。
通过对合同文本的防伪控制，保障电子版合同文件与纸质版文件的一致性，防止篡改合同，防范合同文件签约风险。
✧合同文本归档
记录合同文本的归档信息，包括归档的合同名称、归档日期、归档位置、归档份数等，合同文本归档后在系统中将生成正式的合同台账。
✧合同台账管理
对于签订后的合同形成合同台账，基于合同台账可进行合同检索、信息查阅、履行监控、合同收付款、合同变更、统计报表等合同相关业务处理，是贯穿合同全生命周期管理的主线。
✧合同收付款管理
提供合同收付款计划管理、月度资金计划管理、合同付款审批、合同实际结算和合同发票管理等合同资金相关的管理功能。
✧合同履行监控
Ø合同履行进度监控
根据合同约定进度,对验收、付款等关键节点进行自动预警,方便做好进度协调和财务规划。
Ø合同收付款预警提醒
系统能根据结款计划的执行日期来进行收付款预警提醒，降低合同履行过程中因延误付款带来的违约风险。
✧合同异常管理
用于对合同变更、合同违约、合同解除、合同索赔等合同异常情况进行跟踪。
✧合同状态管理
对合同的签订、履行、变更、作废、解除进行状态跟踪，并基于合同的不同状态可以进行分类统计。
✧合同评价管理
基于合同建立相应的评价机制，合同履约完成后，对合同的执行进行总体评估，总结经验教训，增强后续合同签订及履行管理中的抗风险能力。
合同关联业务管理
✧签约方管理
签约方管理详细记录签约方的基本情况以及相应资质或信誉证明等资料，为合同审批、费用结算提供参考。
根据供应商或合作单位的资质信息，以及历史交易记录，用于信用查询和评估。
✧合同相关资料归档
合同相关资料的归档，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或未存档导致的合同风险。
✧合同商品管理
提供合同商品信息记录、合同商品收发货情况、合同收货验收情况和收发货统计等功能，保障合同标的物的按期按质量履约交付。
✧合同风险管理
合同风险管理包括事前审查和业务风险控制、事中进度监控、事后评估分析三方面。
事前审查主要体现在供应商审查、合同草案审批、付款审批等流程控制上；业务风险控制主要包括合同条款起草、合同文本修改等方面的风险管控。
事中进度监控则主要是合同履行过程中针对合同付款、合同执行进度的预警提醒。
供应商评价和合同评价则是事后评估分析两种重要的手段，通过供应商评价和合同评价机制的建立与有效执行，为后续的合同签约和履行提供强有力的参考依据，提高合同风险管控能力。
✧统计报表
依托系统报表平台，可以提供丰富的、多样化的数据报表，以柱状图、曲线图、饼图等形式呈现输出，用户可以通过各类图形直观的查看合同的签订及履行情况，支撑管理人员更加快速地进行业务分析及决策。
项目合同管理
项目管理与合同管理密不可分。
为完成某个项目，企业通常需要与多个外部单位进行合作，特别是对于大型工程类、科研类等项目，从而产生大量的合同。
超越单一合同的管理，从项目的角度有效的管理和监控项目下众多合同的签订、履行情况，能够进一步降低项目风险，从而保障整个项目的正常执行和成功交付。
另外，可以基于项目进行合同相关信息的查阅及统计分析，例如项目的合同总数、付款合同数、收款合同数、项目整体的的收款付款情况等，能够极大的方便信息查阅和数据统计，提高工作效率。
✧项目台账
项目台账能实现项目编码、项目名称、预算金额、项目负责人、项目类型、项目概况等项目相关信息的管理与查阅分析。
并可查看该项目下的合同明细、合同金额、已付款金额、已收款金额、未收款金额、未付款金额、已开票金额等，并支持项目相关数据的有效准确查询和统计分析。
✧项目计划
项目计划作为项目管理的重要阶段，在项目中起承上启下的作用，因此在制定过程中要按照项目总目标进行详细计划。
项目计划作为项目的工作指南，指导项目执行、控制和管理过程。
系统项目计划功能以项目的工期估计和项目时间表制定过程为中心，在项目管理的各个阶段合理分配资源、优化工作秩序、制定合乎实际的进度控制表，保障项目按期完成，为项目的科学管理和控制提供借鉴。
✧项目进度跟踪
系统实现对项目进度的跟踪。
项目计划已经明确在项目的实施过程中，何时要到达某种程度，而项目进度跟踪则记录项目的实际完成情况，通过项目进度跟踪领导可以及时的了解项目进度、及员工的工作情况，促进领导者对人员的认识。
待分解工作时，按个人特长进行分配。
项目计划与项目跟踪对比，项目的实际完成情况将与项目计划形成对比，通过对比领导者能够及时调整工作安排，合理利用资源。
且能促进完善计划内容，明确项目任务，明确任务的责任人，明确任务的开始和结束时间。
同时，方便统计并了解项目的整体进度，促进领导者对项目工作量的估计。
✧项目合同管理
项目管理过程中，涉及到大量的合同管理的内容，项目的一些成果是直接建立在合同的执行结果上的。
在系统中可以把合同和项目管理有机的结合起来。
移动审批
为了满足管理层移动办公需求，系统支持使用智能手机或平板电脑（IOS、Android、WindowsPhone等）进行业务审批、查看业务数据和审批历史等。
3.信息系统集成
为打破信息壁垒，避免各业务系统间形成信息孤岛，合同管理系统基于开放的数据库平台和主流软件技术构架设计，能够与企业门户、OA、ERP、财务等其他异种系统进行相关业务集成，使信息充分共享。
为保障系统间的数据一致性和实现数据共享，合同管理系统需要与其他异种系统进行接口集成。
合同信息集成
方案一：
使用合同系统将公司合同统一起来管理，在合同系统中进行合同起草、合同审批，并最终生成正式合同信息，再将合同系统中的合同台账信息推送至原有相关业务系统。
方案二：
保持原有系统起草合同能力，只在合同系统中完善目前未通过系统管理的其他类型合同，合同系统需要主动获取现有业务系统中的合同台账信息。
客户/供应商信息集成
为保障合同系统与其他系统中客户/供应商基础信息的一致性，合同系统的合格客户/合格供方信息来源于其他业务系统。
当其他业务系统所推送的客户/供应商信息发生变化时，合同系统会同步更新或定期更新。
合同结算信息集成
为保障在合同系统中能实时查看到合同的实际收支情况，合同系统需要与财务系统、费用报销系统等进行集成，主动获取与合同相关的每一笔结算信息，并实时统计每一个合同的实际结算情况。
收款合同：
合同系统需要主动从财务系统中获取收款凭证，并对应到每一个收款合同，同时需要更新合同的结款状态与收款总额。
付款合同：
在费用报销系统中填写付款单，并调用与预算系统的接口，验证付款
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