综合行政管理制度.docx

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综合行政管理制度

弘远益民

贵州弘远益民投资有限公司

综合行政管理制度

（试行）

2012年6月制订（机密）

贵州弘远益民投资有限公司发布

综合行政管理制度

第一章管理制度编写规定

一、目的

为确保贵州弘远益民投资有有限公司行政管理的相关要求、程序和办事流程，特制定本制度。

二、适用范围

适用于贵州弘远益民投资有有限公司总部及相关分公司。

三、管理制度控制规定

各相关部门根据公司安排和本规定执行本制度范围内的相关条款。

第二章固定资产管理

一、固定资产的标准

1、使用年限一年以上的房屋、机器、运输工具及其他与生产、经营有关的设备、器具等，列入固定资产；

2、不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元（含）以上、使用年限超过二年的，也列入固定资产。

3、未具备上述条件的物品，列入低值易耗品。

二、固定资产分类

1、按固定资产用途分类，建立固定资产目录，编制固定资产清单（主要内容包括：

固定资产类别；代码；固定资产名称；规格型号；单位；原值；购买日期；存放地点；使用部门；使用责任人；分管领导等）。

2、根据公司经营性质，暂将固定资产分为三大类

生产设备：

工程、输气车辆、等生产设备；

办公设备：

包括电脑、打印机、软件、网站、传真机等物品；

办公家具：

包括办公桌椅、洽谈台、文件柜等物品。

根据实际情况，可以增加新的类别。

3、固定资产编号

（1）对固定资产实行编号管理，由综合行政管理人员会同财务管理人员，在固定资产交付使用时的当天，进行登记并统一编号。

（2）编号办法

固定资产的编号形式为：

公司英文标识+分类符号+计算机代码：

①办公设备编号（包括电脑、打印机、复印机、软件、服务器、传真机等物品）为SB-000、SB-001、SB-002……；

②办公家具编号（包括办公桌椅、洽谈台、文件柜等物品）为JJ-000、JJ-001、JJ-002……。

4、制作固定资产标牌

（1）定制统一的固定资产标牌，标牌的内容包括：

公司英文名称缩写；固定资产代码等内容。

（2）标牌的材料为即时贴，由公司行政人事综合管理人员会同公司财务管理人员，在固定资产交付使用时的当天，进行登记并贴上标牌。

5、固定资产的管理

（1）固守资产申购计划：

由行政人事综合管理部及设备需求部门或分公司一起采购，于每年11月底分别向董事长办公室提交下一年度固定资产购置计划,经办公会讨论后，报董事会批准后执行。

（2）固定资产的购置：

严格按照固定资产年度购置计划购买，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政人事综合行政管理人员与财务管理人员会审，报总裁复核、董事长批准后，归口行政人事综合管理部购置。

计划外的固定资产购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报董事会批准后执行。

（3）固定资产的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门或使用人提出书面报告，经行政人事综合管理部与财务部会审，报总裁审核，经董事长批准后方可办理相关手续。

（4）固定资产的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政人事综合管理部与财务部会审，报分管副总裁批准后实施。

（5）上述第2、3、4项按规定程序发生的固定资产异动，行政人事综合管理部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《固定资产异动通知单》财务管理人员应在手续完成后的三天内根据《固定资产异动通知单》作相应的帐务处理。

（6）固定资产的维修，由使用部门或使用人提出维修计划或《固定资产维修请求单》经行政人事综合管理部与财务部会审，报分管副总裁批准后实施。

（7）购置、建造单项价值在1万元以上或总价值在3万元以上固定资产时，须按招标方式及货比三家的原则进行。

（8）重大固定资产的原始发票复印件由行政人事综合管理部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应制作复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

（9）涉及办理产权登记的固定资产，由综合行政管理人员负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

（10）因管理或使用不当造成固定资产毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

（11）行政人事综合管理部与财务部应每年对固定资产进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。

对于不符的，应查明原因，并在每年过后的次月15日前，将固定资产清理情况专题报告公司领导，同时对固定资产的变动情况提出处理意见或建议。

三电脑管理

1、公司电脑系统由公司行政人事综合管理部门指定的维修维护商负责统一调试、安装、维护、保养、管理及人员的相关培训。

2、台式电脑由各使用人负责保管，上班时间不得在电脑上玩游戏和做与本质无关的事情，不得将未杀毒U盘插入电脑使用，未经他人允许不得私自动用他人电脑，违反以上相关规定按20元/次处罚。

3、硬件需求由使用人提出申请，送综合管理部做出计划，报总裁批准。

4、软件需求由使用人员根据工作、业务需要提出申请，送行政人事综合管理部做出方案，由分管副总裁审核，报总裁批准，与具备相应资格及能力的开发商签订合同，进行开发，重大项目按招、投标方式进行。

5、公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

6、尽量利用公司局域网以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

四复印机管理

1、复印机设置专用密码，任何人不得将密码泄漏。

2、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

3、复印资料注意节约纸张，避免浪费。

第三章日常办公用品管理

一、日常办公用品的标准：

单位价值在2000元以下，或使用年限在2年以下的，不属于生产经营主要设备的物品列为日常办公用品。

二日常办公用品的购置

1、日常办公用品每月购买一次，每月5号前，由需用员工或需求部门提出办公用品申请，送行政人事综合管理部汇总。

2、综合管理部盘点易耗品库存情况，并根据实际需要填写《办公用品申购表》经财务管理人员审核后，报分管总裁批准，并于8日前购置所需易耗品，报销时凭有效票据并附公司领导批件。

三日常办公用品的管理、领用

1、行政人事综合管理部编制日常办公用品库存明细表、日常办公用品购置明细表，并于购置后的当天登记入库。

2、行政人事综合管理部根据员工的办公用品申请计划，在购置登记入库后，分发给有关员工，并做好易耗品领用登记工作。

第四章车辆管理

一车辆管理原则

1、公司所有车辆由行政人事综合管理部归口管理，驾驶员负责车辆的日常维护和保养。

2、行政人事综合管理部负责公司所有车辆证照办理和年审，并指定专人负责公务用车的调度安排和车辆的日常管理及督办公司车辆保险事宜。

3、工程部门或分公司负责所属车辆的使用调度、维护和保养。

4、驾驶员负责车辆驾驶，并负责车辆的日常维护与保养，为车辆的直接责任人。

5、公司车辆分为公务车和工程专用车，工程专用车配属工程部专用，公司任何人员不得擅自调动和使用。

二公务车辆使用范围

1、公司重要客人的接待。

2、机场接送（仅限公司董事、监事、董事长、总裁、副总裁、公司重要客人及上述客人的随行人员、董事长批准的接送人员）。

3、公司重要的业务活动。

4、公司领导的公务外出。

5、公司组织的集体活动。

6、公司领导批准的其他用车。

7、除上述集体外出活动外，原则上不用于其他长途。

三公务车请车程序及批准权限

1、行政人事综合管理部应按照公务的轻重缓急调度车辆，首先保证公司领导用车，并要从节约的角度坚持合并用车和少用车的原则。

2、市内用车，除公司董事长、总裁、副总裁外，其他人员由用车人根据用车事由提出用车要求，填写《派车单》后，交部门负责签字同意后安排凭《派车单》出车。

3、长途用车一天内往返的，由用车人填写《派车单》，经部门经理审核后，报部门经理批准；一天以上往返的，须报总经理批准。

4、节假日及非正常工作时间用车者，须按本制度规定的程序和权限，提前办好有关请车手续。

5、车辆驾驶人员应定期将《派车单》顺号集中交部门负责人保存，并将所发生的车辆费用粘贴整齐,由部门负责人审核签字后，按公司统一规定的费用报销程序报销。

四车辆保养与维修

1、驾驶员必须做到“四懂、三会、四不漏”。

“四懂”是懂车辆性能、原理、结构、用途；“三会”是会操作、会保养、会排除故障；“四不漏”是不漏电、水、油、气。

2、驾驶员出车前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告。

3、驾驶员应做好车辆的日常维护与清洁保养，驾驶员每月末对车辆进行一次全面检查，因车辆保养不善或使用不善而造成车辆损害的，公司将视情况对车辆负责人予以处罚。

4、车辆需维修时，由驾驶员先填写《车辆维修申请表》交部门负责人初审，由总裁或董事长批准后方可办理。

五车辆油耗

1、公司车辆原则上只能到公司指定的加油站加油，若遇特殊情况，驾驶员需报部门负责人批准同意，方可报销。

2、每次油款清帐后，驾驶员需统计该车油耗、里程，上交部门负责人存档管理。

3、公司未指定油站前，驾驶员凭发票至部门负责人处登记后，经分管副总裁审批报销。

六事故处理程序

1、发生车辆损伤,驾驶员应第一时间与保险公司取得联系，并于应当天填写《车辆损伤申报表》，经部门负责人初审，部门负责人提出具体处理意见后，报总裁或董事长审批。

2、公司根据交通管理部门事故责任认定，由直接责任人赔偿超出保险赔偿范畴的相应经济损失，并给予直接责任人扣发工资、奖金、停止驾驶直至除名处理。

3、凡事故申报不及时或处理不恰当，部门负责人及直接责任人均将受到不同程度的处罚。

七驾驶员的管理

1、驾驶员的一般工作如车辆年审、安全学习与培训、专业考试等，由公司行政人事综合管理部监管或代管；重大工作及原则必须接受公司的绝对领导。

2、驾驶员必须参加公司要求的各项公司活动，其工作表现及考勤由公司按月考核。

3、驾驶员驾驶车辆，必须遵守交通法规，如有意违章由驾驶员本人承担相应责任。

4、车辆因公外出，完成任务返回后，应及时向部门负责人报告，并将车辆停放在指定的公司车位内，严禁私自驾车在外过夜或将车辆停放在外，如有特殊情况需在外停放，必须报部门负责人或公司领导同意。

5、严禁私自出车，违者初次扣发半个月工资；初犯发生车辆损伤或再犯者，公司将予以除名处理。

6、驾驶员应注意仪表及着装整洁，上班时间须着正装，维护公司形象，在接待公司客人时，应主动向客人问好说：

“你好，XXX”，并开启及关闭车门，装卸行李。

八其它规定

1、车辆外出应停放在指定的、安全的场地，关好门窗，必要时应加锁保险。

2、各种证件不得存放在车内。

3、车辆备用钥匙由行政人事综合管理部负责保管。

4、建立车辆管理档案，所有证件、凭证、车辆维修记录等有关车辆资料的原始资料或复印件均由部门负责人负责存档保管。

第五章公共关系管理

一、交际应酬

1、日常接待工作

（1）日常接待工作由综合管理部统一负责安排，有关员工根据所需的接待内容提前填写《招待申请单》，经行政人事综合管理部及分管副总裁审核，报总裁或董事长批准。

（2）接待标准：

一般客人按人均40-60元执行；重要客人按人均80-100元；执行接待贵宾的标准由董事长或总裁根据具体情况临时决定。

（3）陪同人员一般不得超过2人，确需超过的，报董事长或总裁批准。

（4）如需赠送贵宾礼品按人均600元执行，特殊情况需超标的，报董事长批准。

（6）注意事项

①员工对外应酬，应礼貌大方，简朴务实，不得铺张浪费，严禁涉及违法行为。

②公司系统内部的接待活动，提倡热情简朴，不准以公款搞超标准宴请及娱乐活动。

③员工在与业务关联单位的联系接洽过程中，对于超出正常业务联系、对方明显为了从我方取得不适当利益的邀请活动，应谢绝参加。

④员工在对外应酬活动中，不得收受对方赠送的礼金、礼品；确系出于礼节需要接收对方赠送的礼品时，其实际价值超过500元的，应当上交公司，否则，按受贿行为论处。

⑤交际应酬费用，由当事人事先填写《招待申请单》经综合管理部负责人及分管副总裁审核，报董事长或总裁批准，报销时凭有效票据并附公司领导批件。

2、大型接待

（1）准备工作

①大型接待工作，应专门成立接待小组负责接待安排，由行政人事综合管理部负责制订接待方案，将接站、食宿、市内交通车辆安排、日程安排、会场安排与布置、文件制作、会议记录等具体落实到人，报分管副总裁及总裁董事长批准后执行。

②依来宾性质、级别、规模等具体情况，由行政人事综合管理人员根据接待方案制订预算，经分管副总裁审核，报总裁或董事长批准后执行。

③由接待小组或人员根据接待方案和预算，负责准备照相机、摄像机等器材；公司简介、业务等资料及适量水果、饮品；来宾系国家、省市领导，安排有题词的，应准备好纪念册或题词簿及文房四宝。

（2）注意事项

①陪同接待过程中，参加陪同的公司最高级领导为主发言人，负责向来宾介绍情况、回答问题。

其余参加陪同的人员在未得到允许的情况下，不得随意发言。

②拍摄人员在室内拍摄完毕后，应迅速离开现场；在室外拍摄时，应与参观的来宾保持适当距离。

③在来宾参观访问时，员工应在自己的工作岗位上，没有接待任务的，不得在来宾参观的地方守候、围观。

④涉及公司高度机密的文件材料，应落实专人负责在活动结束时收回。

二媒体管理

1、媒体范畴：

印刷媒体（报纸、杂志）、电子媒体（网站、电视台、电台、通讯社）

2、对待媒体态度：

新闻媒体是公司传递主要讯息，发表专业意见，建立行业地位，增加公司知名度的最佳宣传途径。

公司员工对待媒体应持友善、谨慎态度，未经允许，禁止对公司业绩、发展方向、鸿图伟略作任何评论和公布。

3、公司会指定专人为新闻发言人，除公司指定的新闻发言人，任何员工无权对新闻媒体发表涉及公司的消息和意见，更不能利用内幕消息，在损害公司利益或者对公众较为有利的情况下，谋取个人利益。

4、行政人事综合管理部是对外媒体的具体管理部门，必须与媒体保持的良好接触、沟通。

三公务往来

1、公务往来对象：

政府（包括各下属公司当地政府）、商务、工商、税务、等机构。

2、行政人事综合管理部负责公司公务往来，与往来机构建立良好关系和业务联系。

3、公司员工根据业务发展的需要与各相关公务往来机构建立联系，并将联系方式报行政人事综合管理部备案。

4、对外交往，言谈举止应保持个人风度，维护公司形象。

第六章档案管理

一归档范围

1、行政人事综合管理部安排专人负责下列档案管理

（1）公司各类文件、通知、决议、决定、计划。

（2）公司成立的批复文件、《批准证书》、《营业执照》、《法人代码证书》、《贷款证》、《验资报告》、《评估报告》、《审计报告》、公司《合同》、《章程》、授权书、股东会资料、董事会资料；对外签订的经济合同、备忘录、协议书等法律文件。

（3）公司各类经济合同、人事档案、各项制度。

（4）固定资产及在建工程的有关资料。

（5）公司《大事记》及各项重要活动的照片、录音、录像等资料。

（6）其他。

2、财务管理人员负责下列档案管理

（1）公司会计凭证、帐本、财务报告、财务资料。

（2）公司《验资报告》。

（3）其他（外汇登记证、税务登记证、银行帐户开户资料等）。

二归档要求

1、字迹清晰工整，纸张及文件格式要符合要求。

2、内容完整、系统、准确。

3、归档文件须是原件，特殊情况存复印件。

4、归档文件材料之间应保持历史联系，并进行科学的分类、编号、建立档案目录。

5、案卷名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

6、文件材料的归档必须办理移交手续。

7、工程竣工资料各种签字及盖章手续应完备。

三归档时间

1、行政、人事、业务档案在每年12月底将文件资料交综合管理人员整理入卷、存档。

2、财务资料一年后归档。

四归档数量

各类文件材料一般归档一式一份，重要文件正本存档，取用时只提供复印件。

五不属归档范围的文件材料

1、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

2、上级下发或其他部门的提供的仅供签阅，不需办理的文件材料。

3、征求意见未定稿的文件；未经会议讨论和领导审阅签发的未生效文件、一般性文件的修改稿、核对稿（领导亲笔修改好最后定稿除外）。

六档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2、存放胶片、照片、录像带、磁带、软盘等要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在文件柜或防火柜内。

3、定期进行库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，做到目录与实物相符，对破损或变质档案要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施处理。

4、存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下地排列，以便管理和查找。

5、保持档案库房整齐干净,档案入库前,必须严格检查、消毒、档案柜内应施放防霉、防虫药剂。

6、档案柜不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

7、档案柜库房应防止阳光直射。

8、档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

9、严守保密制度，不得让他人随便翻看档案。

10、及时将档案信息输入电脑。

七档案借阅

1、公司所有员工都有保护档案及按权限借阅档案的权利和义务。

2、查阅档案，须办理登记手续，并报部门负责人或分管副总裁批准。

3、借阅档案，应报分管副总裁批准，按规定办理登记手续；借阅档案应定期归还，不得丢失；不得随意折叠、拆散和剪裁；应保持档案的整洁，严禁对档案随意更改、涂写。

4、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案保管人员和借阅者当面核对清楚。

5、档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、调离、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续。

7、原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

第七章合同管理

一合同类型

1、借款合同，公司筹措资金时，与金融机构签订的借款合同。

2、业务合同，公司与关联方发生业务往来时签订的业务合同或协议，包括购销合同、租赁合同、保险合同、工程合同、仓储合同、货物运输等等与公司相关合同。

二管理原则

1、公司是对外签订合同的法人主体，公司所属的不具备法人资格的分支机构或部门，无权对外签订合同。

2、公司法定代表人可委托公司员工在授权范围内对外签订合同，受托人不得擅自超越授权范围签订合同；受托人必须遵守合同法的有关规定，严禁利用合同进行违法活动，损害公司利益或社会公众利益，或个人牟取非法收入。

3、重要业务合同的签订应由董事长指定人员组成招投标小组或专案的项目小组，负责合同的谈判和初步协议意向的达成。

4、行政人事综合行政管理部负责人是公司合同管理的主要责任管理人，同时负责协调或指导公司签订合同时的相关法律支持。

三项目小组或招投标小组工作要求

1、职能范围：

根据董事长对小组的目标要求和授权权限，在规定范围内与相关公司或组织进行协商。

2、组织原则：

在小组内部设组长一名，副组长一名，组员若干名，实行组长负责制。

3、决议方式：

对双方协商的结果和小组成员内部讨论的记录及有关证明文件，统一由组长指定专人负责收集，经组长和副组长审核确认后，呈报董事长核准。

4、对前来联系投标的单位，应热情接待，有针对性地介绍情况，但参加初步意向洽谈的应两人（含）以上；

5、严格保密制度，文件资料由小组组长妥善保管；在评标阶段，有关招标工作的文件资料和会议内容严禁对外泄露；招标小组成员如泄露上述有关机密，公司将依照法律程序予以追究有关责任。

6、严格执行回避制度，投标小组成员推荐或其亲友推荐投标单位时，应事先声明并予以回避。

四法律援助。

公司聘请专业法律顾问，指导和协助公司订立各类经济合同，处理合同规定内容中出现的经济纠纷，并咨询协助办理相关法律事务。

五合同的保管

1、合同为书面形式，除正本外，与其合同内容相关的电报、图表等附属文件资料，也是合同的组成部分，需一并妥善保存。

2、行政人事综合管理部负责人或其指定的专人为合同保管的责任人，对已签订的合同正、副本、附件及《合同审批表》按《档案管理规定》的要求，进行分类编号登记、存档、调阅管理。

3、负责签订合同的小组或部门如果需要保留合同的正本原件，相应主管领导应在合同的审核结束前向董事长提出需求申请，经审核同意后可向对方公司或组织提出增加一份原件的要求。

六合同审核的程序与权限

1、对外签订各类合同，由董事长指定的承办人员或小组根据协商达成的共识，双方起草合同文本初稿。

2、合同签订承办人或项目小组组长填写《合同审批表》，并附合同文本、与合同内容有关的文件、对方的工商执照、资质证书、税务登记证等，向行政人事综合行政管理部提出合同审核与用印申请。

3、合同文本初稿送综合行政管理部主管初审并在《合同审批表》上登记审核意见，招投标小组或专案的项目小组负责协商的合同另外应有财务管理负责人予以会同审核，并报董事长审批。

4、授权委托书：

根据合同的重要程度和标的数额，公司法人代表可以签署《授权委托书》指定公司某个员工在一定时间内对授权范围内的合同行使审核和签订的最终批准权。

5、合同由董事长或其授权人在权限内对合同的签订核准后，即可向行政人事综合管理部登记用印。

七一般类采购合同

为提高工作的审批效率，对合同标的价款和酬金总额在3000元以下的一般类采购合同，如果董事长对预先的采购申请已经批准同意，则相关部门负责人对本类合同审核和签订有最终批准权。

第八章印鉴和证照管理

一印鉴管理范围：

行政公章、财务专用章、合同专用章、法人名章等；公司验资报告、营业执照、批准证书、税务登记证、组织机构代码证等重要证照。

二公司印章及证照由行政人事综合管理部指定专人负责鉴印、保管和年检，保管员须坚持原则，秉公办事，严防失窃。

三建立印章及证照使用登记簿，使用印章、借用或复印证照需填写《印章使用审批表》，经部门负责人和董事长或总裁批准后方可使用；董事长或总裁出差，由董事长或董事长指定负责人在授权范围内批准。

四公司发文、对外函件、报告、合同、协议等盖章均须由董事长、总裁或董事长、总裁授权人在授权范围内批准。

五公司印章的刻制统一由行政人事综合管理部负责，刻制带有公司名称字样的印章，必须报董事长批准。

六原则上不得携印外出，特殊情况须经董事长批准，并办理借用登记手续。

七财务专用章由财务管理人员负责保管使用，支票印鉴按财务管理的要求分人保管。

第十二章通讯管理

一移动通讯管理

1、手提电话及笔记本电脑由个人自备，综合管理部根据公司制度和各岗位工作需要，确定报销移动通讯费用的员工范围及报销标准，由分管行政人事综合管理部副总裁审核，报董事长批准。

2、经批准有移动通讯费用报销额度的员工，每月凭有效票据（不得以定额发票报销）在核定的标准限额内据实报销，超出部分由个人自理，特殊情况，可凭电信公司的话费清单逐项勾对，注明因公事由后，按有关规定报销。

3、如果员工手提电话发生变更，必须及时将新号码通知行政人事综合管理人员重新登记，否则公司将不予报销有关费用。

4、员工应保证手提电话的正常开通与使用。

一个月内有三次以上因公联系不上的，公司将取消该员工当月移动通讯费用的报销。

如果连续三个月有类似情况者，公司将取消该员工移动通讯费的报销资格。

5、因工作需要须自备手提电话及笔记本电脑，且其费用未在批准报销范围内的员工，可提出报销移动通讯费用的申请，并填写《员工通讯费用申请表》经部门负责人审核后，报分管副总裁批准。

二固定通讯管理