万科会议管理制度(试行).doc
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万科物业发展有限公司
编号：
版本：
A/0
生效日期：
会议管理制度（试行）
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
修改日期
申请单号
修改人
审核人
批准人
会议管理制度
编号：
VK-WY／TX05-
版本：
A/0
页码：
第4页共4页
1.目的
规范会议管理，增进内部沟通和交流，提高会议管理效率。
2.范围
适用于万科物业。
3.职责
部门/岗位
工作内容
物业事业部
负责会议管理要求的编制、维护、发布。
负责集团级会议的组织及任务平台中各级会议的监督管理。
总经理办公室
负责监督与跟踪公司（片区、部门、项目）会议后各部门会议纪要、会议决议、决策事项执行完成情况，并将具体实施完成情况纳入考核机制。
职能部门
负责公司专项业务会议的组织及本部门职责内会议的组织，并形成会议纪要。
业务部门
负责本部门职责内会议的组织，并形成会议纪要。
信息管理员
负责本部门的会议管理、会议决议完成情况的跟进验证。
4.方法和过程控制
4.1会议的分类及要求
4.1.1物业事业部会议
会议类型
会议主要内容
会议组织
与会人员
会议时间
集团级会议
月度会议
重要信息沟通、专项工作决策
人力资源部
本部全体
每月第四周周五
季度会议
总结上季度重点工作完成情况，发布下季度重点工作。
业务管理部
本部总监以上及各公司第一负责人
下季度首月
管理评审会议
评估体系运行状况及经营管理情况，根据评估结果进行调整，部署下阶段工作。
业务管理部
管理者代表及各公司品质管理部经理
8月
财务年会
分析总结上一年度工作运作情况，明确公司下年度工作目标、策略、行动重点。
财务及运营管理部
一线公司财务分管领导及财务部负责人
下半年
人力年会
分析总结上一年度工作运作情况，明确公司下年度工作目标、策略、行动重点。
人力资源部
一线公司人力分管领导及人力部负责人
上半年
专项汇报决策会
专项任务/工作决策会议
汇报部门
公司管理层及相关人员
不定期
4.1.2一线公司会议
会议类型
会议主要内容
会议组织
与会人员
会议时间
公司级会议
总经理月度办公会
重要信息沟通、专项工作决策
总经理
办公室
公司管理层、职能部门经理
每月中旬
管理评审会
评估公司体系运行状况及经营管理情况，根据评估结果进行调整，部署下阶段工作。
品质管理部
经理助理以上、职能部门主管
2月、7月
专项汇报决策会
专项任务/工作决策会议
总经理办公室
公司管理层及相关人员
不定期
管理中心/片区会议
月度例会
总结上月重点工作，制定下月工作重点，通报管理中心综合情况，提出需协调事项
管理中心事务助理
分管领导、
部门负责人、职能部门代表
每月中旬
专项汇报决策会
专项任务/工作决策会议
汇报部门
分管领导及相关人员
不定期
部门级会议
部门周例会
总结上周重点工作完成情况，确定本周行动计划
各部门
各部门自行确定
每周一上午
部门月度例会
总结部门上月工作情况，制定下月工作重点
各部门
各部门全体
每月上旬
备注：
1、上述会议应形成会议纪要，如形成任务需通过平台发布、跟踪、验证；
2、各公司可依据需求增加会议类别，但不可对上表内容删减，同时应形成接口文件。
4.2会议筹备
4.3．1集团级定期会议及一线公司重要会议如管理评审等，至少提前一周确定参加会议的人员名单、议题、时间、地点、要求及注意事项等。
4.3．2其它会议组织者应至少提前一天确定参加会议的人员名单、议题、时间、地点、要求及注意事项等，并通过预订系统及时通知到位（紧急或临时会议除外）。
4.3．3会议组织者应在会前指定专人负责会议记录，重要会议应根据情况安排速记或录音，并在会后做好会议资料和会议纪要的整理。
4.3．4在会议开始前15分钟，会议组织者需作好会议的相关准备工作（会议需使用的电脑、投影、视频等设备及有关文件、资料，必须在会议开始前15分钟调试或安排完毕）。
4.3．5会议召集部门应严格掌控会议时间，会议主持人负责会议议程的执行和发言时间的管控，严禁在报告中出现偏离主题、毫无意义的发言。
4.3会议要求
4.4．1与会人员应根据会议主题，提前准备好参会所需资料及物品，无特殊情况，与会人员应着工装提前5分钟到达会议室签到，不得无故迟到、缺席。
4.4．2有特殊情况需请假者，应于会前1个工作日向会议组织者及直属上级请假并征得同意。
4.4．3与会人员应将手机设置为振动状态，尽量避免在会场接听电话，如因工作需要必须接听，则需轻声离开会场接听。
4.4．4会议进行中，非休息时间，与会人员不得随时走动和无故中途离开，会议宣布结束后方可离开。
4.4．5与会人员应自觉维持会场纪律，做好会议记录，禁止做与会议无关事宜，禁止大声喧哗。
4.4．6重要会议，会议组织者应安排好会场保密工作，与会人员应做好信息保密，严禁泄密。
4.4．7内部办公人员参会时请自行携带水杯和会议记录本，内部会议不提供公用或一次性水杯。
4.4．8；与会人员应自觉爱护会议室各项设施、设备、物资，不得随意损坏；自觉保持会议室环境卫生，不随地抛弃废纸等垃圾。
4.4．9若违反上述要求，各公司/会议组织者有权视具体情况给予通报、考核等处理。
4.4会后安排
4.5．1会议结束后，与会人员应收好会议资料，摆放好桌椅，会议组织者应将电脑中的资料及时另存后删除，并关闭和归还电脑、投影设备等，关闭照明及空调等设备设施，将会议室恢复到初始状态。
4.5．2会议纪要应在会议结束后两个工作日内提交至内网任务管理平台的“会议纪要”模块，并知会与会人员及相关部门。
4.5．3会议产生的决议及重要备忘应载入会议纪要中的决议及备忘栏目，由任务管理平台跟进决议完成情况，会议组织者及部门信息员应主动跟进、验证任务的完成情况。
4.5.4根据会议需要拟进行录音、录像、照相的，要做好相应的准备工作及相关的信息采集工作，并及时整理进行电子存档。
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