电子系教学档案管理实施细则.docx
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电子系教学档案管理实施细则
成都市技师学院电子信息工程系
教学档案管理实施细则（试行）
为了加强我院电子信息工程系教学档案的管理，根据国家《档案法》和我院档案管理的有关规定，结合学院实际，特制定本细则。
一、电子信息工程系教学档案工作的基本原则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。
（二）电子信息工程系教学档案管理工作是搞好电子信息工程系教学的重要基础之一。
电子信息工程系教学档案是衡量学院电子信息工程系教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学院档案管理的重点。
（三）电子信息工程系教学档案管理按学院档案管理的规定实行统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四）电子信息工程系教学档案管理工作是电子信息工程系教学管理的重要组成部分，必须纳入电子信息工程系教学工作计划、电子信息工程系教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核电子信息工程系教学质量和管理水平的依据之一。
下达电子信息工程系教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查电子信息工程系教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定电子信息工程系教学质量、教材、毕业论文（设计）、教学成果与审查、验收档案材料同步；上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本院档案室出具归档证明同步。
（五）电子信息工程系教学管理部门和电子信息工程系教学各部门应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院档案部门办理移交。
（六）电子信息工程系在教学过程中形成的，具有保存价值的文件材料（包括底稿），都必须由兼职档案员收集齐全，分类积存，于翌年第一季度，整理立卷，凡属于“永久”和“30年”保存的档案移交学院档案室统一管理。
二、电子信息工程系教学档案归档范围的确定
电子信息工程系教教学档案归档范围的原则，应从实际需要出发，从学院和职业教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的职业技能教育方针政策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定电子信息工程系教学档案的保存和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。
（一）凡在电子信息工程系教学管理和德、智、体、技能教学实践各个环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。
（二）归档的主要内容包括综合管理、学科、学生实习、技能教育、大型比赛与实训建设、教改建设等方面，具体范围见附件。
三、电子信息工程系教学文件材料的部门立卷与归档
（一）形成与积累
1、新学年开始后，系各部门兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。
2、归档的电子信息工程系教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
（二）整理组卷
1¡¢ 坚持由电子信息工程系教学文件材料形成部门立卷归档制度。
由各部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向院档案室移交。
2、根据电子信息工程系教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
（三）归档验收
1、由归档人员填写归档说明书。
2、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
3、移交时双方填写移交目录。
移交目录一式两份，各执一份。
4、电子信息工程系教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。
其他各类文件材料均在当年寒假一次性归档。
四、电子信息工程系教学档案的管理
（Ò»）学院档案室负责电子信息工程系教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。
（二）保管期限和保密期限已满的电子信息工程系教学档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定。
（三）电子信息工程系教学档案保管期限分为永久、30年和10年。
（四）电子信息工程系教学档案的补充和修改。
1、电子信息工程系系随时将补充收集到的教学文件材料整理后，向院档案室补充归档。
2、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。
五、电子信息工程系教学档案工作岗位责任
（一）主管电子信息工程系教学工作院领导的职责
1¡¢ 组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。
2、定期检查和研究解决电子信息工程系教学档案工作中存在的实际问题。
（二）电子信息工程系教学单位的职责
1、制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入电子信息工程系教学管理之中。
2、加强与学院档案室联系，共同做好业务指导、监督和检查工作。
（三）电子信息工程系各部门兼职档案员职责
1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
2、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时将永久和30年保存的教学档案向学院档案室移交。
3、做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
（四）教研室的职责
1、负责收集教研室的教学文件等，向所在部门兼职档案员移交。
2、督促教师向部门兼职档案员归档移交各种教学业务档案。
附件：
成都市技师学院电子信息工程系档案范围和保管期限表
一、综合
序号
类目名称
保管期限
一
上级文件
上级主管机关颁发的关于教育工作的决定、指示、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件
1
（1）针对本院的
永久
（2）属普发而本院必须执行的、本院有查考利用价值的
30年
（3）抄送本院参考的
10年
2
国家教育部、省教育厅、市教育局下达的教育事业计划（长远规划、年度计划和控制数字）
（1）针对本院的
永久
（2）普发性的
30年
3
上级主管机关有关部门对本院或本院系（部）教学的视察、检查、调查所形成的文件
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
4
上级主管机关在本院召开的教学现场会议形成的文件
（1）主管机关和本院领导人在会议上的重要讲话材料及照片、录音带或录像带
永久
（2）会议的报告、总结、决议等文件
30年
（3）会议简报、参考资料
10年
5
代上级机关草拟被采用了的有关教育工作重要文件的最后草稿
30年
二
本院文件
1
党委（扩大）会议、院长办公会议有关教学、科研工作的文件材料
30年
（1）通知、报告、决议、决定、总结、纪要、领导人讲话、重要的发言稿等文件材料
永久
（2）一般的画报材料未通过的文件、参考材料
10年
2
学院召开的教学、科研工作会议文件及有关资料
（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、纪要、重要的录音带、照片等
永久
（2）会议典型材料、发言稿、简报
30年
（3）会议参考资料
10年
3
学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件
（1）重大问题的、有历史意义的
永久
（2）一般业务问题的
10年
学院编制的教育事业计划、发展规划
4
（1）年度的和长远的
永久
（2）季度的
10年
5
学院颁发的关于教学、科研工作计划、方案、决定、指示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
6
教学、科研改革方案、总结
30年
7
培养目标和教育体制及学制变更、教学人员编制
永久
8
有关教学、科研工作问题的调查研究形成的文件材料
（1）重要的、典型的、系统的
30年
（2）一般的
10年
9
有关教学工作的各种统计报表、统计资料
（1）年度的和年度以上的、典型的
永久
（2）年度的
30年
（3）月份的
10年
10
教学周历表
30年
11
本院加具意见转发上级和本院各系（部）关于教学的文件
（1）需要各单位执行的
30年
（2）一般的
10年
12
教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖、先进个人事迹、名册等
30年
13
在报刊和电视、广播电台上发表的反映学校教学工作活动的校外宣传稿件、剪报、照片、录音带、录像带等材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
14
本院各系（部）报送党委、学院有关教学工作报告、总结等文件材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
15
教学、科研工作文件资料汇编、汇集
30年
16
师生员工及社会人士就教学工作问题的来信来访（意见与建议）的有关材料
（1）对学院教学、科研工作决策提供依据的
永久
（2）重要的来信、来访记录、摘要、处理报告与结果
30年
（3）属一般的
10年
17
学生运动会材料
30年
18
学分制材料
30年
19
学生实习工作材料
30年
二、课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1
各类学生各技能专业人才培养方案、教学大纲等材料
永久
2
各类技能学生培养方案、情况汇报
永久
3
课程建设要求及安排、校历表、课表
30年
4
典型教案、重要备课记录（优秀教师）
30年
5
社会调查、教学实习实践计划、方案、总结等材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
6
系各（部）专业课程试题库
30年
7
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
8
本院学生参加全国各类职业技能大塞的计划、情况汇报、统计、获奖等材料
30年
9
教学研究工作计划、规划、情况综合等材料
30年
10
教师和各类教学研究、学生实习的等重要成果、成果鉴定、获奖等材料
30年
11
办学效果及办学水平测试、教学质量及教学评估、毕业生质量、学生负担量的调查、检查报告、典型经验等文件材料
30年
12
教师教学研究的专著、论文、教学研究报告、经验等
30年
13
院教学研讨会议、教学经验交流会议文件材料
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
14
各类学生参加各类知识竞赛、演讲比赛名单、获奖情况及演讲稿等材料
30年
三、教材
序号
类目名称
保管期限
1
本院教材建设规划执行情况
永久
2
教材管理、出版发行、工作计划、规章制度、请示与批复、情况汇报、总结、统计报表
30年
3
正式出版的本院教师自编和主编教材（含实习、实验指导书等）及教学研究专著与翻译教材、教学参考书
30年
4
系各（部）各专业采用教材目录与简介
30年
5
虽未正式出版，但具有保存价值的非正式出版印刷的教材，如讲义、讲课提纲或讲稿、习题集、习题解
10年
6
教学大纲、实习（训）和实验指导书、典型教案
10年
7
教具、教学挂图、标本、模型、模具等
30年
8
声像教材、幻灯片、电影胶片、光盘、录音带、录像带、计算机软盘等
10年
院教材工作会议文件材料
9
（1）重要的
30年
（2）一般的
10年
四、电子信息工程系设备仪器类档案
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
30年
2
本校仪器、设备管理的规章制度
30年
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
30年
4
本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
30年
5
本校仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复
30年
6
本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
30年
7
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
30年
8
上级或主管领导批复和准购批示
30年
9
订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等
30年
10
进口设备过程中有关的技术商务文件
30年
11
开箱记录和装箱单
30年
12
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
30年
13
验收报告及文件材料
30年
14
索赔来往函件及结果文件
30年
15
设备说明书及全套随机文件材料
与设备存
16
使用、检修、故障事故记录（设备履历表）
与设备存
17
重大事故的调查分析及处理意见
与设备存
18
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备存
五、附录：
存系教学类档案
序号
类目名称
保管期限
1
学生毕业论文及评审意见
10年
2
课堂教学材料、课程进度表
10年
3
教师任课安排表、教案
10年
4
优秀实习报告
10年
5
本专业教学检查、调查材料及总结
10年
6
教师工作量核算、登记材料
10年
7
考试卷及标准答案
10年
8
考场记录
10年
9
学部、系（部）、教研室教学工作计划、总结
10年
10
学部、系（部）、教研室教研活动记录
10年
11
课程建设、专业建设、实验室建设、教材建设等相关材料
10年
12
系（部）对任课教师授课评价材料
10年
成都市技师学院党政办公室档案科
二00九年八月五日
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