答辩秘书角色学位模块操作手册.docx

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答辩秘书角色学位模块操作手册

答辩秘书角色学位模块操作手册

1.学位申请相关菜单

1.1学生申请信息管理。

主要的操作：

（1）设置送审方式，通常由答辩秘书设置，勾选学生并且点击“设置送审方式”，输入具体的数字，这一步操作关系到学生论文送审的篇数。

1.2学院论文规范检查

主要的操作：

（1）点击“检查规范情况”，查看学生的论文规范，录入论文规范检查人和论文规范检查的日期。

（2）选择通过或者不通过然后点击“保存”。

2.论文明审相关菜单

2.1明审论文审核

主要的操作：

（1）对学生的明审论文进行下载查看、审核或者退回的操作，点击“审核通过”后，学生将无法再对论文进行修改。

点击“退回”，学生还可修改自己的论文，只有当学生在学生端提交论文后，这里才会显示学生的记录。

（2）特殊情况，当审核通过后，在分配专家的页面发现学生的论文记录多了或者少了，需要回到审核页面，选择“审核状态”为已审核，查到该学生，然后

点击“取消审核”

。

最后回到学生申请信息页面就是本文的（1.1）中重新设置送审方式，再进行审核明审论文的操作。

（3）有的学生进行了二次送审，查询条件中的送审次数也需要勾选到二次，才能查到该学生的记录并进行接下来的操作。

2.2明审专家分配

主要的操作：

（1）对已经“审核通过”的明审论文，进行专家的分配，例如某学生的明审篇数是2，那么在这个页面你会看到两篇未分配专家的记录，逐条选择并且分配专家。

注意信息的缺失，若有疑问可以自己完善或者联系管理员和学位办。

（2）点击“选择”，学生的论文就会变为已分配状态，查询的时候就需要在查询栏中选择分配状态为“已分配”的。

3.论文明审相关菜单

3.1明审评阅邮件发送（需要在学院或者学位办论文送审审批后）

主要的操作：

（1）通过学院或者学位办的送审审批后，在这个页面找到学生的论文记录，勾选然后点击“批量发送”。

选择第一封邮件后会显示邮件的内容，内容是由学位办定的，无法编辑。

明审的相关操作就是以上这些了。

4.学位申请相关菜单

4.1学院论文答辩安排

主要的操作：

（1）“安排答辩”，点击之后，可以安排答辩的专家并填写答辩的日期以及时间地点。

看到

（2）点击“选择答辩委员”，然后可以从导师库中选择或者专家库中选择人员。

若导师的信息不完整，例如职称或者导师类别错误，目前可以先联系学位办或者管理员进行维护。

若专家的信息不完整，例如职称、工作单位或者导师类别错误，可以在“辅助库管理”---->“答辩委员会专家库管理”中进行新建或者编辑。

（3）选择好的专家会在下面这个页面中显示，如果需要确定主席请安下图所示进行操作。

4.2答辩决议管理（需要通过答辩审批之后方可找到学生）

主要的操作：

（1）在学生通过安排好的答辩之后，院系或者答辩秘书进入到这个菜单找到学生并点击“录入答辩结论”，显示如下图。

（2）选择“建议”或者“不建议”，答辩结论也会同步显示通过或者不通过，录入人数信息，并且点击保存。

上会之前的流程就是以上内容。

5.常见的问题

5.1在某个菜单中找不到学生。

如果在菜单中找不到你的学生，有一下几种情况。

（1）学生申请信息页面

有可能是学生的学位申请信息中，答辩秘书那一项缺失或者没选，需要联系学生确认。

（2）明审论文审核

1.可能是学生的论文只是保存状态，没有提交。

2.学生的论文已审核，请注意查询条件中的审核状态。

3.可能是在老系统中送审，新老系统交替后一些数据并未补全，或者丢失，请联系管理员。

以后应该不会出现这种情况。

（3）答辩安排

1.学生得送审审批状态有误，还没有被学院或者学位办审批。

2.可能是在老系统中送审，新老系统交替后一些数据并未补全，或者丢失，请联系管理员。

以后应该不会出现这种情况。

5.2专家问题。

（1）评审专家分配

1.选择专家后，提示没有邮箱无法分配，如果是校内专家可以直接联系学位办或者管理员确认专家信息。

2.如果专家的职称、导师类别或者单位有误，但是邮箱是存在的，也请先不要选择专家，然后到下图中的评审专家管理中编辑。

3.目前除email外其他信息都可以编辑，若发现没有专家则点击新建。

。

（2）答辩委员会的专家

可以按照4.1中的提示进行补全。