供应商服务商管理办法.docx

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供应商服务商管理办法

发行版本：

A

供应商（服务商）管理办法修改次数：

0

文件编号：

QG/SDXS511-2012

1适用范围

本办法规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司（以下简称公司）供应商（服务商）的管理内容及要求。

本办法适用于公司及所属各全资单位。

控参股公司供应商（服务商）管理参照本办法执行。

本办法适用于基层库站。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。

2.1石油物采〔2009〕431号《中国石油天然气集团公司物资采购管理办法》

2.2中油建设〔2011〕109号《中国石油天然气集团公司工程建设承包商管理办法》

2.3石油物采〔2009〕9号《中国石油天然气股份有限公司供应商管理办法》

2.4石油物采〔2009〕20号《中国石油天然气股份有限公司招标管理办法（试行）》

2.5油销〔2011〕88号《销售公司工程建设管理手册》

3术语和定义

中国石油山东销售公司2012-8-24修订2012-11-12实施

本办法采用以下术语和定义：

3.1物资供应商：

是指向公司及所属单位提供物资的生产和经营企业。

3.2服务商：

是指向公司及所属单位提供服务的企事业单位，包括工程承包商、工程管理服务商等。

3.2.1工程承包商：

是指承担工程建设的总承包、分包商及咨询、勘察、设计、施工、监理、检测等活动的承包商和服务商。

3.3一级采购物资：

是指列入集团公司一级采购物资目录的物资。

3.4二级采购物资：

是指未列入集团公司一级采购物资目录的物资。

3.5专业管理部门：

指根据专业管理权限和公司相关处室和单位的推荐，对本专业线管理范围内的供应商（服务商）进行预审，参与采购管理办公室该类供应商（服务商）的入围考察、复审及考核评价，对本专业线管理范围内的供应商（服务商）进行日常管理的部门。

4重要风险

4.1选择不合格的供应商（服务商），导致企业损失。

4.2对供应商（服务商）数据库更新不及时或修改错误，导致选择了不合格的供应商（服务商）。

4.3供应商（服务商）违规、违纪、违法转包、分包或发包工程项目。

5职责

5.1企管法规处是公司供应商（服务商）管理工作的归口管理部门，负责公司采购管理办公室的日常工作，主要职责是：

5.1.1负责拟定供应商（服务商）管理工作相关制度并组织实施；负责组织落实上级公司供应商（服务商）管理制度；

5.1.2负责收集机关各处室、所属各单位推荐的拟准入供应商（服务商）有关材料；组织审计监察处、财务处、投资计划处等公司采购管理领导小组办公室成员处室以及相关专业处室对供应商（服务商）资质及相关材料进行复审，组织相关处室及单位对拟准入供应商（服务商）进行现场考察，制订公司供应商（服务商）入围名单，报公司采购管理领导小组审批后建立公司供应商（服务商）库；

5.1.3负责组织审计监察处、财务处、投资计划处等公司采购管理领导小组办公室成员处室及相关部门，审核机关各处室向上级公司推荐的供应商（服务商）准入、考评及其它相关信息，报公司采购管理领导小组审批后向上级公司申报；

5.1.4负责组织有关处室和使用单位对准入供应商（服务商）进行考评等管理工作；负责公司供应商（服务商）信息的维护和共享；

5.1.5负责协调供应商（服务商）管理工作中的重大问题，受理使用单位对供应商（服务商）的投诉；

5.1.6负责推荐向公司提供招标代理、法律调查及咨询委托、外聘律师及诉讼代理、企业管理咨询与服务以及内控、风险管理等相关的服务商，并对其资格进行预审，参与该类服务商入围考察以及考核评价；负责该类服务商日常管理，并及时清理汇总其服务质量以及合同履约等情况。

5.2审计监察处是公司供应商（服务商）管理监督工作的归口管理部门，主要职责是：

5.2.1负责对公司拟准入供应商（服务商）资质资信材料、商业信誉、履行合同的能力、诚信情况的审查进行合法性、合规性监督；

5.2.2负责对供应商（服务商）准入过程进行监督管理；

5.2.3负责受理并组织调查对供应商（服务商）核准准入及考评管理过程中违规行为的举报；

5.2.4负责推荐向公司提供工程外委审计、工程审计服务、经济责任审计、财务审计等相关服务的服务商，对该类服务商资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类服务商日常管理，并及时向采购管理办公室反馈服务商服务质量以及合同履约等情况。

5.3财务处负责推荐向公司提供资产评估、税务代理、银行服务、税控专用电脑、税控专用打印机、验钞机、支票打印机等与财务管理有关的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.4工程建设处负责组织所属单位推荐向公司提供油（气）库、加油（气）站及便利店的勘察、设计、施工、监理工程服务以及EPC、PMC总包服务的供应商（服务商）。

工程服务主要包括：

公司油（气）库、加油（气）站、撬装设施（撬装站）及便利店工程建设的勘察、设计、施工、监理等。

对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常监督管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.5质量安全环保处负责推荐向公司提供安全环保设备设施（消防炮、消防枪等）、安技装备、机动设备、数质量设备、应急物资、劳动防护用品、油品分析化验设备、计量器具、战略储备物资以及油品质量检验委托等与质量安全环保管理有关的物资与服务采购的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.6投资计划处负责推荐向公司提供投资项目规划、可研、工程造价咨询、工程采购等服务的服务商，对该类服务商资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类服务商日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其服务质量以及合同履约等情况。

5.6.1负责推荐向公司提供油（气）库、加油（气）站及便利店的新建、形象包装、技术改造以及检维修等物资和服务的供应商（服务商）。

以上物资主要包括：

油气监控报警、长输管道项目的工程主要设备、物资；加油（气）站的油罐、潜油泵、液位仪、网架、撬装设施（撬装站）、檐口包装、价格立牌、立柱包装、灯箱、发电机、配电柜、加油机、罩棚灯具、操作井盖、前庭配套设施、可移动价格牌、冰柜、空调、便利店敞开式展示柜、办公家具、床上用品、加油站配电柜（箱）、便利店门窗、罩棚铝扣板吊顶、防静电溢油装置、电液数控阀、容积式流量计、电动执行机构、工艺阀门、金属软管、汽车下装输油臂、火车鹤管、PLC系统、液位计、UPS电源、可燃气体报警系统、管道离心泵、铝制内浮盘、全天候阻火呼吸阀、液压安全阀及阻火器、油气回收装置。

对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.7信息管理中心负责推荐向公司提供台式电脑、笔记本电脑、工作站、显示器等；单价2000元以上的打印机、复印机、多功能一体机、传真机、投影仪、照相机、摄像机、扫描仪、录音笔；网络设备：

路由器、交换机、防火墙、入侵检测等；服务器、小型机、存储设备、UPS（不间断电源）、机柜等；视频会议系统相关设备（含MCU（多点控制单元）、终端、矩阵、摄像机、屏幕、显示器、控制器、调音台、话筒等）；加油站管理系统相关设备（含PC服务器、POS机、FCC（前庭控制器）、UPS、机柜、激光打印机、针式打印机、复印机、KVM（多电脑切换器）等）、发卡网点相关设备（含电脑、读卡器、密码键盘等）、油库管理系统相关设备（含PC服务器、KVM（多电脑切换器）、机柜、自动化集成平台）、配送一卡通相关设备（含读卡器等）；油库、加油站视频监控系统设备（含前端摄像机、硬盘录像机，集成监控平台等）及以上设备达到非安装设备（信息类）固定资产标准的配件网络链路租用、软件开发、信息技术咨询类的物资采购和网络链路租用、软件开发、信息技术咨询类的服务采购的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.8加油站管理处负责推荐向公司提供IC卡营销等零售促销咨询、零售促销品、神秘顾客访问等物资和服务的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.9调度运输处负责推荐向公司提供油品运输专用铅封供应和油品运输承运及与油（气）调运、配送等有关的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.10营销处负责推荐向公司提供批发业务促销品、营销策划等物资与服务采购有关的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.11总经理办公室负责推荐向公司提供办公车辆、机关日常办公用品、低值易耗品、福利商品，电话机等非网络信息办公及通讯设备相关供应商；对外广告宣传、公司会议接待，机关办公车辆租赁和维保、公司机关的办公场所和员工宿舍的租赁、物业管理、绿化服务、旅游票务等物资和服务的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.12人事处负责推荐向公司提供人事代理、培训、员工技能鉴定委托、劳务派遣、劳务外包及与人事管理有关的服务商，对该类服务商资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类服务商日常管理，并及时向采购管理办公室反馈服务商服务质量以及合同履约等情况。

5.13党群工作处负责推荐向公司提供与媒体、新闻宣传、企业文化建设以及与群团工作有关的供应商（服务商），并对其资格进行预审，对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.14非油中心负责推荐向公司提供便利店商品，零售、批发业务促销品等物资的供应商，对该类供应商（服务商）资格进行预审，负责对年采购金额在300万元以上且非生产供应商进行推荐和预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商日常管理，并及时向采购管理办公室反馈供应商提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.15大项目组负责推荐向公司提供与新建油库前期初步勘查、可行性研究报告、环境影响评价、安全预评价等有关的供应商（服务商）；以及与

新建成品油管道前期可行性研究报告、环境影响评价、安全预评价、职业病危害预评价、地震安全性评价、地质灾害危险性评价、水土保持评价、压覆矿产资源评价、文物保护评价、节能评价、土地预审等有关的供应商（服务商）。

5.16仓储分公司负责推荐向公司提供油（气）库日常管理有关的物资与服务的供应商（服务商），对该类供应商（服务商）资格进行预审，参与采购管理办公室组织的入围考察、复审以及考核评价；负责该类供应商（服务商）日常管理，并及时向采购管理办公室反馈其提供的产品、服务质量以及合同履约等情况。

5.17公司所属各单位在供应商（服务商）管理方面的主要职责：

5.17.1负责向采购管理办公室推荐供应商（服务商）；

5.17.2及时如实反映向本单位提供物资或服务的供应商（服务商）在质量、服务以及工期等方面存在的问题，配合采购管理办公室开展供应商（服务商）的考核评价工作。

5.18有关处室或单位在供应商（服务商）资质审查、信誉及能力调查、现场考察、推荐等方面管理职能界定不清的问题，由采购管理办公室裁定，重要事项须提交采购管理领导小组决定。

6管理内容及要求

6.1总则

6.1.1公司对供应商（服务商）管理实行公开自愿、竞争择优、动态管理、资源共享的原则。

6.1.2为发挥规模采购优势，对准入供应商（服务商）进行数量控制，保障供给，除工程承包商之外，公司管理的同一类物资和服务的供应商（服务商）数量原则上应不少于3家，不超过5家。

特殊情况下，5家不能满足公司工作需要的，由专业管理部门提出申请，经企管法规处审查后由采购管理领导小组审批。

对于同一类物资和服务的供应商少于3家的，由专业管理部门负责补充推荐。

6.1.3公司对供应商（服务商）实行统一归口管理。

公司统一组织对供应商（服务商）入围评审、发布入围供应商（服务商）目录，除公开招标采购方式外，公司机关各处室及所属单位应在公司入围供应商（服务商）目录中选择供应商（服务商）实施采购。

6.1.4本着采购成本最低的原则，能从生产企业中直接选择供应商（服务商）的采购项目，原则上不得从中间商中选择。

6.2管理权限

供应商（服务商）管理权限分为上级公司和公司两级管理。

（具体管理权限、准入产品类别及准入数量范围等见附录1《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入目录及各环节职责部门（单位）对照表》）。

6.2.1上级公司管理供应商（服务商）:

6.2.1.1依据《中国石油天然气集团公司工程建设承包商管理办法》，按照承包商的资质或资格等级，工程承包商分为一类承包商和二类承包商。

一类承包商的准入由集团公司工程建设承包商管理领导小组负责审批，二类承包商的准入由专业分公司审批；

6.2.1.2依据《中国石油天然气股份有限公司供应商管理办法》，提供一级采购物资的供应商为一级采购物资供应商，提供二级采购物资的供应商为二级采购物资供应商。

一级采购供应商准入由股份公司物资管理部负责审批；

6.2.1.3依据销售公司相关文件，加油（气）站、油（气）库工程设计、施工、监理、装饰装修及相关设备的服务商和供应商的准入由销售公司统一负责审批。

6.2.2公司管理供应商（服务商）：

6.2.2.1根据股份公司的授权，统一组织上级公司管理范围以外的供应商（服务商）的核准和管理；

6.2.2.2年累计采购金额在300万元及以上非油商品供应商的准入，由非油中心负责组织推荐、预审，报公司采购管理办公室组织复审，复审后由采购管理办公室报公司采购管理领导小组审批；

6.2.2.3年累计采购金额在300万元以下或属于生产厂家的非油商品供应商、地采非油商品供应商由公司授权非油中心组织核准准入和日常管理和考核工作，按照《山东销售公司非油商品采购管理实施细则》、《山东销售公司非油业务商品管理办法》执行，报公司采购管理办公室备案管理；

6.2.2.4成品油非直属炼厂资源采购的供应商由营销处负责推荐、预审，采购管理办公室组织复审，复审后由采购管理办公室报营销处主管领导及采购管理领导小组审批，审批后由营销处通过ERP系统将结果报上级公司。

6.3准入条件

申请准入的供应商（服务商）应在规模、质量、环保、技术、价格等综合条件居同行业、同产品、同区域领先地位，必须具备以下基本条件：

6.3.1具有合法的市场主体资格；

6.3.2具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录和重大法律纠纷；

6.3.3具备完善的质量和售后服务保证体系，近三年在国家、行业、公司以及地方政府质量监督检查中无不合格情况；

6.3.4具备国家有关部门、行业或公司要求必须取得的质量、安全、环保资质以及其它生产经营许可，满足公司供应商（服务商）准入专业标准（见附录2），具备与公司规模相适应的管理人员和专业技术人员，专业人员应持有相关资质证书；

6.3.5具有履行合同的能力、良好的经营业绩和售后服务能力；

6.3.6公司规定应具备的其它条件。

6.4准入程序

6.4.1上级公司管理供应商（服务商）的推荐上报程序：

6.4.1.1由供应商（服务商）按照《中国石油天然气股份有限公司供应商管理办法》和《中国石油天然气集团公司工程建设承包商管理办法》以及销售公司有关规定填写申请表，并按本管理办法的要求向专业管理部门提供相关资料；

6.4.1.2由专业管理部门根据职责对供应商（服务商）的申请表进行预审，预审合格者，报企管法规处；

6.4.1.3企管法规处组织审计监察处、财务处、投资计划处等采购管理办公室成员处室以及质量安全环保处、工程建设处、加油站管理处、信息管理中心、投资计划处等相关部门进行资质复审，复审合格者由企管法规处报公司采购管理领导小组审批；

6.4.1.4企管法规处将采购管理领导小组审批通过后的结果在公司门户网站上（或经采购领导小组批准的其他形式）公示供应商（服务商）入围信息，公示时间为3天，公示期内如对入围信息有异议，应向审计监察处或采购管理办公室、采购管理领导小组成员反映，并由审计监察处负责核实反映情况的真实性，并报采购管理领导小组审批；

6.4.1.5公示无异议的由企管法规处报上级公司；

6.4.1.6上级公司已经有明确准入范围的物资和服务采购项目，原则上应在上级公司入围的供应商（服务商）范围内进行优选，公司机关各部门及所属各单位不得采购入围名单之外的供应商（服务商）产品和服务。

6.4.2公司管理的供应商（服务商）推荐准入程序：

公司管理的供应商（服务商）按照供应商（服务商）申请、相关处室及单位推荐、专业管理部门资格预审、采购办公室组织复审（必要时开展现场考察）、采购管理领导小组审批、公示、入围信息发布、合同管理信息系统录入、核发准入证等程序办理。

6.4.2.1相关处室和单位应根据工作需要通过发布公告、电话、函件等方式告知供应商，公司鼓励各单位通过在招标采购网上发布准入公告的方式择优选择供应商。

申请准入供应商（服务商）填写《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入申请表》（见附录3），并按照《工程承包商需提供资料及要求》（见附录4）、《物资设备供应商需提供资料及要求》（见附录5）、《服务商需提供资料及要求》（见附录6）、《供应商（服务商）准入申请说明》（见附录7）提供有关资料，并附《供应商（服务商）准入承诺书》（见附录8），按附录7要求装订成册；

6.4.2.2申请准入供应商（服务商）将装订成册的准入申请资料报相关处室及单位，相关处室及单位按照本办法规定的职责分工和“谁管技术、谁管专业、谁管标准”的原则进行推荐。

推荐处室（单位）要严格审查供应商的申请材料，发现资料缺失或不符合规定要求的，应退回申请。

推荐意见由相关处室及单位负责人签署并加盖处室或单位公章；

6.4.2.3推荐部门将准入申请资料递交专业管理部门，由专业管理部门根据《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入目录及各环节职责部门（单位）对照表》规定的类别对供应商（服务商）准入申请资料进行预审，审查所附资料是否按要求全部提交，对供应商（服务商）信誉及能力情况组织调查，并根据预审情况在《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入申请表》中填写审查意见。

供应商（服务商）出现下列情形之一的不予预审：

6.4.2.3.1上报资料不全或不符合要求的；

6.4.2.3.2提供虚假的业绩证明或其他资信资料的；

6.4.2.3.3有经营诚信、职业道德不良行为的；

6.4.2.3.4有违法行为或有严重产品质量问题的。

6.4.2.4企管法规处组织审计监察处、财务处、投资计划处等采购管理办公室成员处室以及质量安全环保处、工程建设处、加油站管理处、信息管理中心、投资计划处等相关部门对拟准入供应商（服务商）进行复审，其中：

6.4.2.4.1企管法规处负责对拟准入供应商（服务商）的营业执照、组织机构代码证、制造商的授权经销许可以及经营范围与准入业务的真实性、符合性等进行审查；

6.4.2.4.2审计监察处负责对拟准入供应商（服务商）资质材料、资信证明、商业信誉、诚信情况等进行审查；

6.4.2.4.3财务处负责对拟准入供应商（服务商）经济商务审查，主要审查税务登记证、一般纳税人资格、银行开户许可证明、经济承载力履行合同的能力等；

6.4.2.4.4质量安全环保处负责对拟准入供应商（服务商）的安全生产许可证、HSE体系认证证书、质量管理体系认证证书、安全评价机构资质证书、建设项目环境影响评价资质证书、环境污染治理设施运营资质证书、生产许可证、产品质量认证以及因国家对产品有防爆性能或其他安全要求而提供的证明文件等进行审查；

6.4.2.4.5投资计划处牵头会同工程建设处负责对拟准入的工程承包商的生产装备以及工程勘查、设计、施工、监理、工程检测、工程造价咨询等的资质证书、资质类别和资质等级、技术力量是否真实属实及符合准入要求进行审查；

6.4.2.5企管法规处根据供应商（服务商）提供产品、服务的重要性或采购领导小组领导要求，可组织相关专业处室或单位对申请入围供应商（服务商）进行实地考察。

对重要设备供应商（服务商），工程勘察、设计、施工、检维修、装饰装修服务商，重点考察其生产能力、服务能力、施工资质、施工能力、是否挂靠及相关业绩等情况，考察结果作为入围的重要依据；

6.4.2.6采购管理办公室各成员处室根据复审情况，在《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入申请表》中填写资质复审意见，提请采购管理领导小组审批；

6.4.2.7企管法规处按照6.4.1.4的要求对入围的供应商（服务商）进行公示。

6.4.3特殊准入

需要从中央直属企业、行政部门或市政单位、国有事业单位或行政部门下设的事业单位以及产品、质量和服务不可替代的供应商（服务商）处采购商品或服务的，对上述供应商（服务商）办理特殊准入，具体类别见《特殊准入供应商（服务商）类别》（附件9）。

特殊准入的供应商（服务商）由推荐单位从合同管理信息系统市场准入单位模块中申报，由企管法规处、审计监察处在合同系统中进行审批。

6.4.4临时准入

对非常规采购项目、临时发生的采购项目，不需要办理年度入围的，可以办理临时准入。

临时准入供应商（服务商）填写《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入申请表（临时准入）》（见附件3），按照本办法6.4.2规定的准入程序报批。

临时准入只对具体项目有效，项目实施完毕后，准入资格自动取消。

6.4.5招标准入

公司公开招标的项目（不含邀请招标），供应商（服务商）按照招标公告所要求的条件参加投标，评标小组对供应商（服务商）资质及相关材料进行审核。

中标的供应商（服务商）依据中标通知书获得该类项目准入资格，不再另行办理准入证，纳入公司入围供应商统一管理。

6.4.6备案准入

对上级公司已经准入的勘察、设计、施工、监理、检测、装饰装修等工程承包商，公司实行备案管理。

由工程承包商按照《中国石油山东销售公司供应商（服务商）准入申请表（准入备案）》（见附件3）要求填报资质资信材料，经预审、复审及采购管理领导小组审批后由采购管理办公室备案。

集团公司一级供应商，由其提供一级供应商准