企业文档安全管理制度.docx
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企业文档安全管理制度
企业集团管理制度
公司档案安全管理制度
（2016初稿）
上海企业管理股份有限公司
公司档案安全管理制度
第一章总则
第一条目的
为了加强和规范集团本部及各公司的档案管理工作，有效地保护利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作。
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》等有关法律、法规，结合本司实际，特制定本办法。
第二条定义
公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。
包括房地产开发、物业管理、建筑设计等各项业务活动中形成的档案。
第三条适用范围
本办法适用于集团本部及其所属各公司。
各区域公司、地区公司须根据本办法的精神，结合所在地档案行政管理部门的档案规定及本司实际情况，进一步制定和完善各自的档案管理制度，保证档案管理制度的层次性、规范性和统一性。
第四条公司各部门在工作活动中形成的文书档案（含党群工作、行政管理、经营管理）、基本建设档案、声像档案、实物档案，法务类档案、审计档案、房产物业类（物业管理、租赁等）类目的档案由公司档案管理部或各公司及职能部门管理；人事档案、会计档案分别由人事部、财务部独立管理，以维护档案的完整和安全。
第五条档案工作是公司各项管理工作的基础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。
档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。
第二章档案管理部门及其职责
第一条集团档案管理实行统一领导，分级管理的原则。
（参见附件九）
第二条管理职责
1、集团、各公司专（兼职）档案管理人员应严格执行集团《档案管理办法》和各项管理制度，履行各自管理职责。
2、公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责公司文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。
第三章文件材料的收集与归档
第一条文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和有关档案工作人员的岗位职责。
公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。
第二条集团本部、各公司、各部门，在日常工作中产生指导性文件材料必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。
第三条应以公司形成的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。
第四条归档时间
1、文书档案：
公司各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。
各公司的档案于每年3月31日之前向其所在人事部办理移交。
2、声像档案、审计档案、法务档案、实物档案、楼盘销售、房产租赁等，在每项活动完成后三个月内归档。
3、计算机与互联网数据等电子档案。
4、涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。
第四章档案的保管
第一条集团、各公司应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。
档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房或打开档案柜,以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。
在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。
对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
第五章档案的分类与整理
第一条归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点。
第二条档案的分类分别为党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、会计档案类、房产物业类、人事档案类、声像类、实物类、法务类、审计类等。
第三条根据国家档案管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30年、10年；基本建设类、声像类、法务类、审计类、实物类、楼盘销售类、房产租赁类分为永久、长期、短期，其中永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为3年、5年、10年、15年、25年。
第四条各公司人事部在接收各部门移交的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。
第五条接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。
第六条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续，（详见附表八《档案借（查）阅申请单》）。
第七条对超过保管期限的档案，由集团行政人事经理、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。
第八条集团人事部每年定期对各公司档案进行年度审核、检查工作。
第九条所属公司对文件有留存的权力，员工在未经所属公司书面同意的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。
第六章法律责任
对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：
1、将公司档案占为已有的行为；
2、在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；
3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为；
4、擅自出卖、倒卖公司档案的行为；
档案管理实施细则
第一章文书档案管理实施细则
一、目的
为了规范集团本部、各公司的文书档案管理工作,结合集团的各项管理规定,特制定本细则。
二、实施范围
集团本部及其所属各公司。
三、文书档案的定义
文书档案是指公司在日常管理事务活动中所产生的书面文件。
包括公司党群工作、行政管理、经营管理、会计文件、审计文件、法务文件、房产物业、其他（合同、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告）等。
四、文书档案的管理职能
1、集团人事部负责建立、完善文书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作，定期检查集团本部各部门及各下属公司档案管理情况，发现问题及时提出整改意见。
2、各公司人事部作为档案管理部门，全面负责项目的文书档案工作，包括日常文档的收集、归档、借（查）阅工作，并将年度归档情况汇编成册。
3、集团本部、下属公司的各部门应设定专（兼职）档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和归档工作。
4、各部门的档案管理人员须报集团人事部备案，岗位变动或离职的，部门必须做好人员交接工作，并将变更人员名单上报。
五、文书档案的归档范围（参见附件一）
1、党群工作类
2、行政管理类
3、经营管理类
4、房产物业类
5、财务类
6、其他
六、文书档案的收集、整理和立卷
1、各部门专（兼职）档案管理人员根据本部门业务情况，进行日常收集。
2、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目”，按年度存放于文件夹内，做好平时“预立卷”工作。
3、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。
4、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。
不同年度的文件不得存放在同一案卷中。
跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。
七、文书档案的编制和装订
1、填写卷内目录的要求：
（参见附件五）
（1）卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，卷内目录中各项内容填写必须符合一定要求。
（2）序号：
文件排列的顺序号。
（3）文件编号：
发文单位的发文号或图纸的原编图号。
（4）责任者：
填写文件材料的直接形成单位和个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（5）文件名称：
应完整填写文件材料上的标题。
（6）发文日期：
文件材料形成时间（落款时间），并用XX-XX-XX表示。
（7）页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（8）备注：
文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代）
2、填写卷内备考表的要求：
（参见附件六）
（1）本卷情况说明：
要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如：
文字材料XX页、照片XX张、附图XX张，说明组卷和使用情况，如卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等，签上立卷人、检查人名字及立卷日期（如案卷中存在复印件替代原件归档的，应在卷内目录中注明原件的存放点）。
（2）立卷人：
负责立卷的专/兼职档案人员的签名。
（3）检查人：
集团（各公司）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名。
（4）完成立卷日期：
该案卷通过合格检查的日期。
（5）卷内备考表放在文件后。
3、编码的要求
（1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。
（2）空白页不编号。
4、案卷归档号的编写
（1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。
（2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写、年度号、归档类别的汉语拼音缩写和案卷号组成。
5、案卷封面及档案盒的填写
（1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。
（2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于查找。
6、案卷的装订
（1）每本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。
（2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。
八、年度文书档案汇总目录的编制（参见附件二、三、四、五）
1、各公司人事部在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。
2、汇总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。
3、封面：
主要注明年度及公司名称（集团提供电子版）。
4、统计汇总表：
按部门提交案卷和档案盒数进行分类统计。
5、案卷目录和卷内目录：
将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。
九、文书档案的保管
1、文书档案由集团人事部、各公司人事部编目、上架后统一保管。
2、档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密性。
第二章会计档案管理实施细则
一、目的
为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合公司管理规定，特制订本细则。
二、实施范围
集团及所属各公司
三、会计档案的定义
会计档案主要是指公司财务凭证、账簿（册）、报表等的会计核算材料。
四、会计档案的管理
1、各公司财务部在年终对当年形成的会计档案，负责整理立卷并装订成册，由财务部自行保存。
2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。
其中定期分为3年、5年、10年、15年、25年。
3、各公司财务部所形成的会计档案，由本部门指派专人负责日常会计档案的装订、保管工作。
4、各公司财务部对接收保管的会计档案，应有目录清单，并保持原卷册的封装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。
5、会计档案的借阅，必须由部门经理和财务副总经理签字确认，原件不得带出。
6、会计档案不得对外借阅。
第三章声像档案管理实施细则
一、目的
为了更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。
二、实施范围
集团及所属各公司
三、声像档案的定义
声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体，真实记录公司发展历史的档案。
四、归档部门
集团人事部或各公司职能部门
四、声像档案归档范围
1、公司召开的重要会议及活动形成的录像、录音、照片、光盘。
2、公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。
3、反映公司进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。
4、工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘，反映工程概貌及施工进展的照片、录像。
五、声像档案归档时间和要求
1、具有保存价值的声像档案由各责任部门及时向集团（各公司）行政部移交、保管。
2、归档的声像档案必须填写移交目录，概况说明、形成日期、责任部门等。
六、声像档案的保管和利用
1、对归档的声像档案必须定期检查，可利用防磁设备保存。
2、借用声像档案必须经过审批，未经许可，任何人不得复制。
第四章实物档案管理实施细则
一、目的
实物档案是企业发展成果的体现，为了加强管理，特制定本细则。
二、归档部门
集团人事部/市场部、各公司人事部
三、归档范围
1、在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗等。
2、各类荣誉证书。
3、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。
四、归档时间和要求
1、由各责任部门及时向集团（各公司）行政/营销部门移交、保管。
2、归档的实物档案必须填写目录，注明获奖日期、概况说明、责任部门等。
第五章档案移交管理实施细则
一、严格执行档案集中管理的原则，在本公司工作活动中形成的、具有保存利用价值的文件材料都应移交归档。
二、任何部门或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写《档案移交清单》，一式二份，交接双方各执一份。
（参见附件七）
三、各公司各部门应每年做好文书档案归档移交工作。
（移交流程参见附件十）
1、各部门应在每年3月31日之前将文书档案移交人事部。
2、各公司人事部并于每年4月15日之前将文书档案统计汇总表移交集团人事部备案。
四、任何员工或档案管理人员若因岗位变动或离职，必须做好文件（档案）移交工作。
第六章档案借（查）阅管理实施细则
为维护档案的完整与安全性，更好地为公司各项工作服务，特制订本细则。
一、公司所有员工都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》（参见附件八），经过相关审批流程后方可借阅，以确保档案的安全性。
三、会计类档案一般只能在财务部查阅，如有需要只能复印，不得外借。
四、工程类档案原则上不予外借（除工程档案底图需要晒图外）。
五、珍贵的实物档案、重要胶片、底片等档案一律不得外借。
六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。
七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会集团（各公司）人事部进行处置。
八、集团（各公司）人事部对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。
九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。
十、各公司人事部应配合集团人事部做好长期外借证照统一归还、入库工作。
第七章档案库房管理实施细则
一、集团人事部、各公司人事部必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备去湿机、换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14-24℃，相对湿度40%-60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由行政部专人负责保管，不得丢失。
附件一
集团档案归档范围
类别
归档范围
密级
保管期限
责任部门
归档时限
党群工作类
党务文件
机密
长期、永久
人事部、其他部门
及时归档
行政管理类
董事会文件
机密
永久
人事部、其他部门
及时归档
行政类文件
机密
长期
人事部
及时归档
公共管理类
秘密
长期
人事部、市场部
年度归档
法律事务类文件
机密
永久
法务部
及时归档
人事文件
机密
永久
人事部独立管理
及时归档
后勤文件
秘密
短期
人事部
年度归档
档案管理
机密
永久
人事部
年度归档
经营管理类
资产管理类文件
机密
长期
营销管理、人事部
年度归档
计划管理类文件
机密
长期
营销管理、人事部
年度归档
行政合同
机密
长期、永久
人事部、相关部门
及时归档
产品销售类资料
机密
长期
市场部
年度归档
财务管理、审计
秘密
长期
审计法务部、相关部门
年度归档
会计档案
会计凭证、会计账簿、会计报表、其他
机密
15年
财务部独立管理
年度归档
实物档案、声像档案
照片、录音、录像、奖杯、奖章、锦旗等
机密
永久
市场部、人事部
活动完成后三个月内归档
房产物业类
物业管理文件
机密
长期
物业部
年度归档
属类
序号
档案分类归档范围
保管期限
1--党群工作类
1.1
党务工作
1
公司党委工作计划、总结
永久
2
公司党委会议决议、会议记录或纪要
永久
3
组织建设（包括机构建设、印鉴管理、发展党员等）；党员和党员干部管理（包括党内干部任免）、党费管理、党内评优评先等相关的文件材料
永久
4
党委的一般工作通知；上级单位普法需要执行的党群工作的规定、通知、重要会议
短期
5
党委各种重要的调查报告、情况反映、党务工作大事迹
永久
6
党委工作的请示、批复报告、通报
长期
7
党委工作的各项规章制度、规定
短期
8
纪委工作计划、工作总结、会议纪要、群众来信来访材料及调查处理结果、向上级的请示、报告、汇报及批复
长期
9
对违纪案件、违纪党员的调查、处理决定、请示、批复材料；举报材料
永久
10
公司纪委建立、改选、成员任免的批复、请示
长期
11
公司纪监、廉政建设工作形成文件
长期
12
扶贫、救灾、赞助希望工程等事迹材料
短期
13
党员专题活动
短期
2--行政管理类
2.1董事会工作
1
公司董事会、总裁办公会综合性行政办公会议的材料（决议、专题报告、提案、会议记录、会议纪要、通知、委托书等
永久
2
公司领导班子的构成及变更
永久
3
上级领导机关对董事会工作要求、考核、规定、通知、通报及本公司贯彻执行文件
永久
2.2行政工作
1
公司行政工作总结、计划、大事记、目标责任制
永久
2
公司行政工作年度总经理工作会议、专题会议记录、纪要
永久
3
公司成立、改制、增资、减资等形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示、决议、协议、委托书、资金使用证明、验资报告
永久
4
公司成立、改制、增资、减资、变更、等级、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件
永久
5
公司制订各类规章制度、管理办法（包含各部门、各类制度）
长期
6
印鉴管理的规定
长期
7
向公司的请示、报告、批复
短期
8
与有关单位签订的行政合同、协议书等
长期
2.3公共管理工作
1
公司贵重礼品、物品发放
长期
2
公司对外宣传报道工作的请示、方案、批示等
长期
3
公司重大活动、重要事项活动、签约仪式议程、议案、出席名单、领导讲话、主持稿、新闻统发稿、照片、录像带等
短期
4
优秀工程的申报和验评资料，年度评定的各级优秀工程证书的决定
永久
5
在国家、本系统获得的奖励证书等材料
2.4法律事务工作
1
市、区法院对本公司案件诉讼的判决、传票、起诉状、委托书、公证书
永久
2
上级领导机关法律事务工作要求、规定、通知、通报
短期
3
知识产权全部版权、商标、专利、服务标志、商号、域名、专有技术和品牌认证材料（包括对前述内容的申请）
永久
4
有关法律事务类的文件材料
短期
2.5人事工作
1
员工花名册、劳资统计报表
永久
2
公司领导人员的任免、聘用的批复、请示
永久
3
公司推荐干部的批复、请示、方案、签报
永久
4
公司员工录用、招聘、转正、调薪、离职等员工的通知、请示、批复
永久
5
公司干部考核、评定文件
长期
6
公司员工培训、考察批文、申报表
长期
7
公司对下属基层干部任免、聘用的批复、请示
长期
8
人事、工资、职称、员工考勤、福利待遇、奖金、绩效考核等工作规定、方案办法、通知、请示、批复文件（机密文件另存档）
长期
9
员工因公出国的报告、批复
长期
10
本单位劳动模范，先进工作者及事迹材料及表彰决定
短期
11
有关人事管理的统计
长期
2.6后勤工作
1
公司固定资产汇总表、验收单
长期
2
公司申购、更新置换、报废车辆、办公用品批示、请示、验收单、随机文件
短期
3
公司后勤管理、节假日通知
短期
4
公司保卫、消防工作、工伤事故处理等文件
短期
2.7档案管理
1
档案工作的规章制度
短期
2
档案移交清单、借阅清单、档案鉴定销毁请示及报告
永久
3
档案电子目录汇总表
短期
3--经营管理类
3.1资产管理/计划管理/
合同管理
1
公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业等董事会决议、议案等
长期
2
公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示
长期
3
下属公司成立、改制、变更、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件
长期
4
公司编制年度预算及上级批复、请示
长期
5
有关计划统计工作的请示、报告、批复、通知、通报等
长期
6
上级下达公司有关各项经营计划工作规定、通知
短期
7
公司签订的年度合同（行政类）
永久
8
其他有关文件材料
短期
3.2产品销售工作
1
前期市场分析和客户定位报告、产品建议书
长期或短期
2
公司营销工作总结、计划、营销分析报告
长期或短期
3
公司营销过程中市场调查、策划报告
长期或短期
4
公司制定营销工作规定、通知
长期或短期
3.3财务管理工作
1
公司各种统计报表、分析文件
永久
2
公司财务工作年度分析报告、项目财务报告、成本控制、资金管理工作汇报
长期
3
公司有关资金运作请示签报、资金流量表
长期
4
公司有关财务管理工作规定、通知
长期
5
银行同意提供信用额度信函、协议、银行开户记录
长期
6
税务申报税及完税凭证，年度企业所得税申报表
长期
7
公司有关贷款、担保、借款请示签报、领导批示
短期
8
关于财务工作计划和总结
短期
9
有关财务管理及资金管理的规章制度、请示、报告、批复、通告
短期
3.4审计管理工作
1
公司年度、专项、内部各类审计
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