招标及商务谈判管理办法.docx
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招标及商务谈判管理办法
招标及商务谈判管理办法
第一章总则
第一条为维护公司权益，提高资金使用效益，规范工程及设备、物资、服务等采购项目的管理程序，依据《中华人民共和国招标投标法》和国家有关法律法规并结合我公司实际情况，修定本办法。
第二条本办法适用于公司在经营管理过程中所有符合招标或商务谈判范围的项目。
任何部门和个人未经批准不得将必须招标或商务谈判的项目化整为零，或者以其它任何形式规避。
一经发现，公司将予以严肃处理。
第三条依据国家法律法规和湖南省地方规章规定，全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的各类工程建设项目，包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设项目有关的重要设备、材料等的采购，达到下列规模标准之一的，必须依法招标：
a）施工单项合同估算价在100万元人民币以上的；
b）重要设备、材料等物资的采购，单项合同估算价在50万元人民币以上的；
c）勘察、设计、监理等服务，单项合同估算价在30万元人民币以上的；
d）单项合同估算价低于本条第1项、第2项规定标准，但项目总投资额在1000万元人民币以上的；
e）法律法规有规定必须采取依法招标的其他事项。
涉及国家安全、国家秘密不适宜进行招标的项目，按照国家有关规定可以不进行招标。
第四条依据总部要求公司资产类采购、物料采购、咨询服务等，合同总额在200万元以上的项目必须实行公开招标。
第五条符合第四条公开招标条件，但有以下情形不适宜进行公开招标的项目，由需求部门报公司总经理办公会议（下称“总办会”）审议通过后报总部相关部门审批决定采取邀请招标方式或商务谈判方式进行采购。
1、涉及国家秘密，且保密办对定密表予以确认出具保密风险提示报告的；
2、因项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在投标人（不足3家）可供选择的；
3、涉及公司商业秘密的重大投资、专利购买、技改的；
4、必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；
5、对于物资采购类中的固定资产，在招标完成的6个月内出现同品种同型号需求的；
6、其他经总办会决议通过的特殊原因。
第六条未达到第三条、第四条要求但符合本条规定的工程、设备、物资、服务等采购项目，应当履行本办法规定的商务谈判程序。
采购项目为广义概念，包含本办法规范的所有须履行付款义务的行为，本条规定的采购项目如下：
1）单台设备金额在10万元以上的采购；
2）公司生产所需材料的年采购在500万元以上或一次采购在100万元以上的；一次采购批量设备及备品备件在50万元以上的；
3）10万元以上的建设与改造工程；
4）20万元以上咨询及技术合作等服务项目；
5）经公司总办会决定的其他项目。
第七条以下情况可以通过签报形式（附件一：
单一货源采购审批表）报公司领导审批后签订合同。
1）公司前期已经找相应供方作过类似项目并已签订战略合作协议，我司已经投入前期研发费用的，可不进行招标及商务谈判；
2）对于垄断行业的独家采购以及客户或第三方指定单位的采购（需提供客户或第三方指定采购的证明材料）可不进行招标及商务谈判，
第八条招标及商务谈判活动应遵循公开、公平、公正、择优和诚实信用原则。
已经完成的项目如发生足以影响招标及商务谈判公正性的变更必须重新组织招标及商务谈判。
第二章组织机构及职责、工作流程
第九条公司成立招标与谈判领导小组（以下简称领导小组）
领导小组由下列人员组成：
组长：
总经理
副组长：
主管财务的副总经理、管理者代表
成员：
常务副总经理、主管采购的副总经理、总工程师、主管生产质量的副总工程师、运营管理部部长、采购部部长、财务部部长、质量部部长、设备信息化部副部长
领导小组的主要职责如下：
1）审定公司招投标、商务谈判工作相关的规章制度；
2）对招标、商务谈判活动进行监督；
3）批准聘请外部专家；
4）审批入围投标单位或约谈供应商的资格；
5）审批招标文件或外包评审报告；
6）审批中标通知书；
7）决定招标、商务谈判工作相关的其他重大事项；
第十条领导小组下设招标与谈判工作小组（以下简称工作小组），工作小组按照技术、商务、询价、监督四分离的原则配备工作人员，由公司相关职能部门人员组成并经领导小组审定，对领导小组负责，具体办理招标投标、商务谈判的日常事务。
工作小组由采购部、运营管理部、财务部、质量部、需求部门等职能部门人员组成，相关人员名单由各部门负责人在项目确定招标时指派并提交至工作小组组长，工作小组组长由采购部负责人担任。
各部门主要职责如下：
1）需求部门职责：
技术责任及技术外包成本控制主体，负责提出研究或设计委外方案；提供外包产品所需的设计要求、技术标准、产品图样、报告记录要求等技术文件；提出知识产权归属、保密点、技术审查点、审查形式方法等要求；编制外包产品检验和试验规范；主导或参与供应商选点调研（最少提供三家可选供应商），参与供应商考察审核和项目的技术相关的管理。
2）*管理部职责：
技术和项目管理主体。
负责根据公司发展战略和科研项目实施方案，制定完善公司技术外包的管理制度，组织技术外包的合同评审、方案评审、技术要求评审、技术/产品检验、试验和鉴定；负责技术文件的档案管理和技术状态管理。
负责组织技术评审的公司内外的技术专家队伍。
参与技术供应商的审查调研等工作。
3）采购部职责：
供应商的归口管理主体；负责组织供应商的评价与审核过程；负责收集、寻找潜在的合格供应商信息；负责组织商务谈判和招标工作；负责供应商审计管理、合格供方目录维护；负责组织技术外包项目实施期间的协调管理工作。
4）质量部职责：
质量管理和检验实施主体，负责主导或参与供应商调研和评价工作；参与技术委外项目的方案、技术、验收规范评审；策划供应商交付产品的检验、试验、验收、验证方案和编制必要的实施文件；收集供应商的质量信息；负责实施供应商交付产品的检验、试验、验收、验证工作；对外包过程实施质量管理；实施供应商质量保证能力评价；参与供应商交付技术文件的审查，参与供应商评价。
5）运营管理部：
一起参与供方的管理，参于商务谈判、招标评价及监督、价格审核等工作，并负责整个采购招标的法务审核工作。
6）财务部职责：
参与技术外包项目论证工作；对供应商经营财务健康状况进行调研和评价；对供应商成本控制管理能力进行评价；对外包项目开展预算工作；对供应商成本方案进行审计；主导开展技术外包项目的审价工作及成本优化和价值工程工作；参与外包项目综合审查工作。
7）保密办职责：
商业秘密和国家秘密管理主体，负责技术外包项目和合作单位的保密管理审查工作。
8）设备信息化部职责：
技术委外项目实施需要的设备和信息化手段保障主体，负责保障技术外包项目必要设备和信息化手段的管理、维护、保障工作。
9）工艺部职责：
参与对外包的审核，主导对外包的生产能力评价。
第十一条招标工作流程如下:
1）需求部门按流程提交有效采购需求（材料单下发的需有ERP采购计划，整体外包需有委外评审结论报告，定制件需有技术要求、验收标准）
2）符合本办法规定招标要求的，采购部于收到有效采购需求后5个工作日内向领导小组提出招标申请，并召集工作小组成员完成招标文件的编制工作；
3）公开招标的工作小组向总部招标办公室提出招标申请，并在总部官网上发布招标公告和招标文件；邀请招标的向总部招标办公室报备后向特定潜在投标人发布招标邀请函和招标文件；
4）有聘请外部专家需要的，工作小组组长报领导小组批准后聘请（附件二：
专家聘请申请表）；
5）招标公告或邀请函发布7个工作日后工作小组在2个工作日内对回标单位进行初步审核，选择5家以上（含5家）投标单位（邀请招标的可以少于5家但不得少于3家）提交领导小组审批；
如招标公告或邀请函发布后7个工作日后回标单位数量未能达到本办法规定之要求，数量不足5家但不少于3家（含）的由工作小组组长报领导小组决定继续采取公开招标或选择邀请招标；有2家回标单位的，由工作小组组长报领导小组通过采取商务谈判方式；只有1家回标单位的，由工作小组组长向领导小组提交单一货源采购申请；
6）领导小组收到初审投标单位名单后2个工作日内批准入围投标单位；
7）工作小组组长组织及主持开标评标会议；
8）评标会议完成后2个工作日内，工作小组负责人完成招标结果通知及报批工作；
10）招标结果通知及报批后10天内签订采购合同。
第十二条商务谈判工作流程如下：
1）需求部门按流程提出采购需求；
2）符合本办法规定之谈判要求的，采购部于5个工作日内收集3家以上（含）供应商有效合作意向，专业性较强的项目可聘请专业咨询机构完成；
如穷尽手段后有合作意向的供应商仍不足3家的，由工作小组组长报请领导小组选择商务谈判或单一货源采购方式；
3）合作意向收集完成后，采购部于5个工作日内拟定谈判文件和主要合同条款组织商务谈判工作，参于谈判的小组成员至少应包括（但不限于）运营管理部、财务部、需求部门，并将谈判纪要及结果报告呈报领导小组审批同意后7个工作日内签订合同。
按总部要求需要总部审批的项目，采购部应于项目经领导小组批准之日起2个工作日内向总部运营管理部提交审批通过的项目申报文件，并于项目合同签订之日起2个工作日内向总部法务部提交已签署合同的副本。
第三章招标及谈判
第十三条招标可采用公开招标、邀请招标及商务谈判三种形式。
具体形式依据本办法第三条、第四条、第五条和第六条之规定执行。
第十四条招标公告和招标邀请函应包括以下主要内容：
a）招标人的名称和地址等信息；
b）扶植项目概况、招标内容；
c）对投票单位的资质要求；
d）获取招标文件的方法和时间；
e）投标截止时间和地点；
f）开标地点和时间；
g）投标单位保密承诺。
第十五条招标文件应包括以下主要内容：
1）招标邀请函；
2）投标单位须知（投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，评标方法等）；
3）标的物技术要求；
4）拟签订合同的格式及主要条款；
5）招标所需的其他资料。
第十六条根据招标项目金额大小，可收取投标保证金，其金额不得超过合同估算价的2%，具体数额由工作小组报领导小组审批决定。
投标人未中标或在投标截止时间前撤回投标的，其保证金于中标通知发出之日起5日内退还；投标人已中标的，保证金于签订合同之日起5日内退还或根据项目重要性转为合同履约保证金；投标人开标后撤出投标或中标后拒绝签订合同的，所交保证金不予退还。
招标人拒绝签订合同的，应当向中标人双倍返还保证金。
第十七条工作小组对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改时，应在招标文件规定的截止日前2天以招标文件答疑或变更的形式通知所有投标单位。
澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。
领导小组可视具体情况，延长投标截止时间和开票时间，并将此变更通知所有投标单位。
第十八条投标单位资质审核
一、投标单位参加公司招标活动应当具备下列条件：
1）具有独立承担民事责任的能力；
2）具有良好的商业信誉和健全的账务会计制度；
3）具有发行合同所必需的设备和专业技术能力；
4）有依法缴纳税收的良好记录；
5）参加我司招标活动前，在经营活动中没有重大违法记录；
6）未在公司不合格供应商名录中；
7）国家法律、行政法规规定的其他条件。
二、需求部门在招标文件上应明确提出对投标单位资质的具体要求，并推荐不少于3家符合招标文件要求的投标单位，要求投标单位必须做过3个以上类似的成功案例，并具有相应的资质。
工作小组初审，领导小组对投标单位资质进行最终审核。
第十九条投标单位应按照招标文件的要求编制投标文件。
投标文件应对招标文件提出的实质性要求和条件作出完全响应。
第二十条投标单位应在招标文件中规定的投标截止时间前，将密封并加盖公章的投标文件送达投标地点。
招标人收到投标文件后，应检查投标文件密封和加盖公章情况，未加盖公章的应拒收。
投标截止时间后送达的投标文件按废标处理。
第二十一条投标单位在投标截止时间前，对所递交的投标文件可以补充、修改或撤回，并书面通知工作小组组长。
补充、修改的内容为投标文件的组成部分。
第二十二条投标单位拟在中标后将部分工作将由他人或招标人完成的，应当在投标文件中注明。
第二十三条两个以上投标单位可以组成一个投标联合体，以一个投标单位的身份投标。
联合体各方应当签订共同投标协议，明确约定各方承担的工作和相应的责任，并将共同投标协议连同投标文件一并提交。
联合体中标的，联合体各方应当共同与我方签订合同，就中标项目向招标人承担连带责任，但是共同投标协议另有约定的除外。
我方不行强制投标单位组成联合体共同投标。
第二十四条开标
1）开标应当在招标公告或招标邀请函确定的时间和地点公开进行；
2）投标单位的开标进场顺序按随机抽签的顺序确定；
3）开标由工作小组组长主持，由投标单位检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由主持人当众拆封。
第二十五条评标和定标
一、评标方法分为合理低价评标法（商务标）和综合性价比评分法（技术标），具体方法由工作小组选定报领导小组审定。
1）合理低价评标法，是指以价格为主要因素确定中标单位的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求的前提下，投标最低价为中标价，相应的投标单位为中标单位。
2）综合性价比评分法，是指在最大限度的满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素（主要因素是：
价格、质量、方案、服务、财务状况、信誉、业绩、对招标文件的响应程序）以及相应的比重或者权值等进行综合评审后，以毫不相干总分最高的投标单位作为中标单位的评标方法；其中价格分值占总分值的比重（即权值），设备、物料和工程类项目不得低于30%，服务类项目不得低于20%。
二、评标小组成员人数为5人以上单数，其中技术人员和专家的人数不得少于2人。
需要总部相关部分参与评标的，由工作小组组长提前联系沟通。
三、投标文件属下列情况之一的，应当按照废标处理：
1）逾期送达；
2）未加盖公章的；
3）不符合招标文件中规定的投标单位资质要求或技术要求的；
4）未按规定的格式填写、内容不全或字迹模糊并造成重大误解的；
5）不符合法律、法规和招标文件中规定的其他实质性要求的。
四、在评标中，评标小组不得改变招标文件中规定的评标方法，任何人不得非法干预、影响评标过程和结果。
五、评标应按照招标文件要求，对投标文件进行资格性检查和符合性检查，并按招标文件中规定的评标方法进行商务和技术评估，综合比较与评价后，推荐中标单位即评标建议。
六、评标结束后，工作小组组长收集评标结果并拟定中标候选人报领导小组审批，需要总部相关部门审批的按相关规定执行。
七、中标单位确定后，由工作小组组长向中标的投标单位发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标单位。
采购部门在中标通知发出后10天内完成合同签订工作，与中标单位所订合同不得对招标文件和中标单位的投标文件作实质性修改。
第四章招标纪律及处理措施
第二十六条领导小组及其工作小组成员在整个招标及谈判活动中应严格履行法定保密义务，对知悉的采购预算、供应商名单、报价、标底等未公开信息，不得向任何第三方透露。
第二十七条投标单位有下列情形之一的，列入不合格供应商名录，并视情节严重性给予一定年限（半年或永久）禁止参与公司采购活动资格或其他处罚；到期后根据业务需求对其资格进行复核。
情节严重构成犯罪的，提起诉讼或将由司法处理：
1）提供虚假或不完整材料；
2）采取不正当手段诋毁、排挤其他投标单位的；
3）与评标小组成员或其他投标单位恶意串通的；
4）向评标小组成员行贿或提供其他不正当利益的；
5）捏造事实，对公示的评标建议属于虚假、恶意质疑的；
6）中标后提供的标的物延期交付或出现质量问题的；
投标单位有前款第1）至4）项情形之一的，中标结果无效。
第二十八条公司参与招标及谈判活动的人员，不履行本办法之规定，徇私舞弊、玩忽职守的，根据公司有关规定给予行政处分；情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究其刑事责任。
第五章其他
第二十九条本办法自下发之日起实施，《招标及商务谈判管理办法（试行）》同时废止。
附件一：
*单一货源采购审批表
申请人：
时间：
项目名称
含税金额（预估）
单一货源采购理由
本项目满足公司单一货源采购条件之规定，特申请单一货源，具体原因如下：
单一货源供应商资料（名称、联系人，联系电话）：
关键商务条款（须含付款条件、验收标准、交期）：
项目负责人
需求部门意见
采购部门意见
运营管理部门意见
需求部门主管领导
财务经理、财务副总（采购金额大于10万）
总经理（采购金额大于20万）
备注：
采购金额大于10万时需财务部经理、财务副总审签。
采购金额大于20万时需总经理审签。
采购金额大于50万时需报集团总部备案。
附件二：
外聘专家申请表
日期：
年月日
申请部门
项目名称
聘请专家理由
项目负责人
工作小组组长意见
领导小组意见
附件三：
*采购项目审批表
需求部门：
日期：
年月日
项目名称
项目概要及需求
入围供应商名单
标的和份额比例划分
项目目标达成预期
（风险评估及规避措施）
招标或谈判工作小组意见
（拟定采购方式及主要条款）
招标领导小组审批
备注
升级会员 