《Excel表格的基本操作》163招技巧.docx

《Excel表格的基本操作》163招技巧.docx

《《Excel表格的基本操作》163招技巧.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《Excel表格的基本操作》163招技巧.docx（31页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

《Excel表格的基本操作》163招技巧

《Excel表格的基本操作》163招技巧

目录

一、基本方法7

1.快速选中全部工作表7

2.快速启动Excel7

3.快速删除选定区域数据7

4.给单元格重新命名7

5.在Excel中选择整个单元格范围7

6.快速移动/复制单元格8

7.快速修改单元格式次序8

8.彻底清除单元格内容8

9.选择单元格8

10.为工作表命名9

11.一次性打开多个工作簿9

12.快速切换工作簿9

13.选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）10

14.快速查找10

15.修改默认文件保存路径10

16.指定打开的文件夹10

17.在多个Excel工作簿间快速切换10

18.快速获取帮助11

19.创建帮助文件的快捷方式11

20.双击单元格某边移动选定单元格11

21.双击单元格某边选取单元格区域11

22.快速选定不连续单元格11

23.根据条件选择单元格11

24.复制或移动单元格12

25.完全删除Excel中的单元格12

26.快速删除空行12

27.回车键的粘贴功能12

28.快速关闭多个文件12

29.选定多个工作表12

30.对多个工作表快速编辑13

31.移动和复制工作表13

32.工作表的删除13

33.快速选择单元格13

34.快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品）13

35.备份工件簿14

36.自动打开工作簿14

37.快速浏览长工作簿14

38.快速删除工作表中的空行14

39.绘制斜线表头14

40.绘制斜线单元格15

41.每次选定同一单元格15

42.快速查找工作簿15

43.禁止复制隐藏行或列中的数据15

44.制作个性单元格16

二、数据输入和编辑技巧16

1.在一个单元格内输入多个值16

2.增加工作簿的页数16

3.奇特的F4键16

4.将格式化文本导入Excel16

5.快速换行17

6.巧变文本为数字17

7.在单元格中输入0值17

8.将数字设为文本格式18

9.快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）18

10.在同一单元格内连续输入多个测试值18

11.输入数字、文字、日期或时间18

12.快速输入欧元符号19

13.将单元格区域从公式转换成数值19

14.快速输入有序文本19

15.输入有规律数字19

16.巧妙输入常用数据19

17.快速输入特殊符号20

18.快速输入相同文本20

19.快速给数字加上单位20

20.巧妙输入位数较多的数字21

21.将WPS/Word表格转换为Excel工作表21

22.取消单元格链接21

23.快速输入拼音21

24.插入“√”21

25.按小数点对齐22

26.对不同类型的单元格定义不同的输入法22

27.在Excel中快速插入Word表格22

28.设置单元格字体22

29.在一个单元格中显示多行文字23

30.将网页上的数据引入到Excel表格23

31.取消超级链接23

32.编辑单元格内容23

33.设置单元格边框23

34.设置单元格文本对齐方式24

35.输入公式24

36.输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品）24

37.隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品）24

38.恢复隐藏列24

39.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品）24

40.彻底隐藏单元格25

41.用下拉列表快速输入数据25

42.快速输入自定义短语25

43.设置单元格背景色25

44.快速在多个单元格中输入相同公式26

45.同时在多个单元格中输入相同内容26

46.快速输入日期和时间26

47.将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间26

48.在Excel中不丢掉列标题的显示26

49.查看与日期等效的序列数的值27

50.快速复制单元格内容27

51.使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品）27

52.快速格式化Excel单元格27

53.固定显示某列27

54.在Excel中快速编辑单元格27

55.使用自动填充快速复制公式和格式28

56.为单元格添加批注28

57.数据自动输入28

58.在Excel中快速计算一个人的年龄28

59.快速修改单元格次序29

60.将网页上的数据引入到Excel表格中29

三、图形和图表编辑技巧29

1.在网上发布Excel生成的图形29

2.创建图表连接符30

3.将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中30

4.将Word内容以图片形式插入到Excel表格中30

5.将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中30

6.在独立的窗口中处理内嵌式图表31

7.在图表中显示隐藏数据31

8.在图表中增加文本框31

9.建立文本与图表文本框的链接31

10.给图表增加新数据系列31

11.快速修改图表元素的格式32

12.创建复合图表32

13.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴32

14.将自己满意的图表设置为自定义图表类型32

15.复制自定义图表类型33

16.旋转三维图表33

17.拖动图表数据点改变工作表中的数值33

18.把图片合并进你的图表33

19.用图形美化工作表34

20.让文本框与工作表网格线合二为一34

21.快速创建默认图表34

22.快速创建内嵌式图表35

23.改变默认图表类型35

24.快速转换内嵌式图表与新工作表图表35

25.利用图表工具栏快速设置图表35

26.快速选取图表元素36

27.通过一次按键创建一个Excel图表36

28.绘制平直直线36

四、函数和公式编辑技巧36

1.巧用IF函数清除Excel工作表中的036

2.批量求和37

3.对相邻单元格的数据求和37

4.对不相邻单元格的数据求和37

5.利用公式来设置加权平均38

6.自动求和38

7.用记事本编辑公式38

8.防止编辑栏显示公式38

9.解决SUM函数参数中的数量限制39

10.在绝对与相对单元引用之间切换39

11.快速查看所有工作表公式39

12.实现条件显示39

五、数据分析和管理技巧40

1.管理加载宏40

2.在工作表之间使用超级连接40

3.快速链接网上的数据40

4.跨表操作数据40

5.查看Excel中相距较远的两列数据41

6.如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）41

7.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算41

8.Web查询41

9.在Excel中进行快速计算42

10.自动筛选前10个42

11.同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）42

12.让Excel出现错误数据提示43

13.用“超级连接”快速跳转到其它文件43

六、设置技巧43

1.定制菜单命令43

2.设置菜单分隔线43

3.备份自定义工具栏44

4.共享自定义工具栏44

5.使用单文档界面快速切换工作簿44

6.自定义工具栏按钮44

1.移动和复制工作表

不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。

若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。

若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。

当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。

移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。

2.工作表的删除

单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。

注意:

“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。

3.快速选择单元格

在选择单元格（行，列）时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格（行、列）。

在选择单元格（行、列）时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格（行、列）。

4.快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。

另外:

按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下Shift的同时单击对角单元格。

5.备份工件簿

单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项（），单击“确定”按钮保存。

以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。

6.自动打开工作簿

（微软Office技巧大赛获奖作品）我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:

\PrograrnFiles\MicrosoftOffice\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿。

7.快速浏览长工作簿

当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左上角（即A1单元格），按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。

另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“Ctrl+.（句号）”在所选内容的4个角单元格上按顺时针方向移动。

8.快速删除工作表中的空行

如果用户想删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。

下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:

首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入→列”命令，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数，然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。

删去所有空行中X列的数据，以X列重新排序，然后删去X列。

9.绘制斜线表头

一般情况下在Excel中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。

不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。

能不能在Excel中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法:

由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。

然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中（），再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线（），设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。

现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动（因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行）。

现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。

10.绘制斜线单元格

利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。

如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:

打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线。

只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。

至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加。

当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行（按“Alt+回车键”），再添加空格即可将数据放到合适位置。

11.每次选定同一单元格

有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。

但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。

如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。

12.快速查找工作簿

你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为:

1.单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;2.在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字;3.单击“开始查找”即可。

13.禁止复制隐藏行或列中的数据

如果你复制了包含隐藏列（或行）的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。

要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

14.制作个性单元格

如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格，可用以下方法实现:

先在单元格内输入数据，然后打开“绘图”工具栏，在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。

单击后光标变成一个小十字，由单元格左上角向右下角拖动，即可画出所需形状的单元格。

如果单元格的内容被覆盖，可用鼠标右击刚刚画出的单元格，选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。

将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开，选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”，“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。

如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中，它还会随单元格自动改变大小。

一、数据输入和编辑技巧

15.在一个单元格内输入多个值

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

其实可以采用以下方法:

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。

16.增加工作簿的页数

单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。

一个工作簿最多可以有255张工作表。

17.奇特的F4键

Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。

作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。

18.将格式化文本导入Excel

1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。

输入完成后，保存此文本文件并退出;2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”;3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。

注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。

你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。

单击“下一步”;4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。

“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。

单击“完成”按钮即可。

19.快速换行

我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:

在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

20.巧变文本为数字

在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:

在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。

21.在单元格中输入0值

一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:

先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。

这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

22.将数字设为文本格式

不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。

若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。

如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。

方法是:

1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）;3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”;4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。

23.快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品）

在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。

方法如下:

用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。

这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

提示:

事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。

同样用Enter可以按列输入数据。

24.在同一单元格内连续输入多个测试值

一般情况下，当我们在单元格内输入内容后按回车键，鼠标就会自动移到下一单元格，如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时，就需要进行以下操作:

单击“工具→选项→编辑”，取消选中“按Enter键后移动”选项（），从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

25.输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。

如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入9/5/96或Jun-96。

如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:

00p。

否则，如果只输入时间数字，Excel将按AM（上午）处理。

26.快速输入欧元符号

先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘（俗称小键盘）键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

27.将单元格区域从公式转换成数值

有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。

其实，有更简便的方法:

首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离（不松开鼠标），然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标（此时，单元格区域边框变花了），从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

28.快速输入有序文本

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。

29.输入有规律数字

有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:

2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。

30.巧妙输入常用数据

有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。

具体方法如下:

将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签（），先后按“导入”、“确定”按钮。

以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

31.快速输入特殊符号

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。

这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:

不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

32.快速输入相同文本

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:

1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。

2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。

3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。

4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入