档案管理工作细则.docx
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档案管理工作细则
档案管理实施细则
1.目的
为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，制定本细则。
2.适用范围
本细则适用于股份公司和各分子公司在生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等形式的历史记录。
3.职责与权限
公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，财务部是档案管理的归口部门，确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。
4.内容
4.1档案的分类
4.1.1按内容分:
文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备仪器档案、合同档案等。
4.1.2按载体形式分:
声像档案、实物档案、盘片档案等。
4.2归档管理要求
4.2.1归档的文件材料必须完整，内容真实，准确系统地反映各项活动的历史过程；归档的文件材料必须是原件，文字图表必须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件资料上不得乱涂乱画。
4.2.2产品试制、设备、土建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落后，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后向财务部归档；
4.2.3各项管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，将应归档的文件材料组成保管单位，由职能部门负责人审定后，向财务部归档；
4.2.4凡本公司在管理生产各项活动中形成的照片、录音等，须三天内向财务部归档；
4.2.5在归档移交资料时，须履行移交手续并有移交目录单；
4.2.6人事档案按国家有关部门《关于人事档案的立卷规定》，随时归档。
4.2.7财务部的会计档案，设专（兼）职人员负责资料档案的管理工作。
4.2.8设备到货时，所在部门要指派专业人员参与开箱验收，1个工作日内随机文件资料向财务部归档。
4.2.9工程建设项目，在项目竣工验收后，结算工程费用之前，由相关部门将应归档的文件材料及技术资料整理立卷,移交财务部存档。
4.2.10财务部应做好日常文件的预立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前将上年度需归档的预立卷的文件整理成册，移交档案室，任何人不得据为己有。
4.2.11档案材料的归档应完整、准确、系统，立卷根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证齐全完整，正确反映部门主要工作情况，建立“文件登记薄”或“立卷类目”，便于保管、查找、利用。
4.3立卷整理规定
立卷应遵循文件材料的形式规律和特点，可按同一时间、同一发文单位、同一文件类型等特征组卷。
保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
1
档案立卷的整理应以档案分类为主，立小卷，一事一卷。
2
一个问题的请示、批复及其联系密切的来往文件不应分割，应组成一卷或连续组成数卷。
3
文书档案于当年立前一年的卷，并预立当年的卷；
4
工程档案立当年竣工工程卷，并将未竣工工程资料整理成册。
5
文件一般按年度分开立卷。
报告、规定等按签发年；年度计划、总结、预算、决算按针对年；长远规划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、请示、批复时间进行组卷
6
卷内文件同一作者、同一问题、同一文种文件，按时间顺序排列；
7
同一问题的文件，须区别不同情况依序排列，即批复在前，请示在后；
8
正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
9
重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后，非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后。
10
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在批复年内立卷，未批复的放在请示年内立卷；
11
跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划放在第一年立卷，跨年度总结放在最后一年立卷，案件文件放在结案年立卷；
12
卷内文件材料应按时间顺序排列，收文归档应公文处理单在前，收文在后；
13
公司内部发文，发文正稿在前，公文处理单附后，最后是发文底稿；
14
案卷装订的尺寸采用国内标准A4型，装订时应拆掉文件上的金属物。
卷内文件标注页码，每卷不超过200页，超过200页的另组一卷；
15
案卷封面应填写立卷单位、案卷类、案卷标题、卷内件数、页数、起止时间、保管期限、案卷编号；
16
卷内目录应按文件排列顺序填写序号、责任者（发文单位）、文号、文件标题、发文时间、页号等。
使用棉纱线装订，力求装订整齐美观；
17
其它载体的档案，根据其形态和保管技术条件的要求，做好编号、分类、标识，并编写相应目录；
18
档案保管员应按规定的格式，用电脑输入卷内文件目录，卷内目录应放在卷首，没有文件题名的，要根据其内容，拟写标题，会议纪录应填写主要内容；
19
卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，卷内文件要去掉金属钉，对破损的文件要进行裱糊；
20
档案保管部门应逐项填写《案卷备考表》，写明立卷人、检查人、时间，案卷封面要逐项填写，字迹工整、清晰，题名要简明，准确反映卷内文件材料内容。
4.4归档资料的范围：
（公司需保存归档的所有资料）
1）以公司文下发的各种正式文件。
如决定、年度工作计划、工作总结、生产经营等业务性文件，行政工作文件，干部任免、奖惩、岗位职责、规章制度、组织机构、通报、通知，以及经济责任制考核等文件材料；
2）国家颁发的法律、法规，以及上级机关发布的各种规定、标准；
3）企业召开的重要会议材料（如董事会等）和各类专题会议纪要（如总经理办公会议、生产例会、生产经营总结会、生产质量分析会、设备检查总结及设备管理会、经济责任制考核会等）；
4）各种信息资料、学习材料、企业内部报刊、学习资料等；
5）各部门有关年度工作计划、总结及公司规划；公司印模启用文件；
6）上级机关召开的重要会议文件材料及上级领导在本公司视察、检查工作时形成的题词、讲话等重要文件材料；
7）公司各项管理获奖材料（奖状、证书、锦旗、奖杯、奖品、照片）以及企业生产经营活动中工商、税务、矿产、土地等各类证册。
反映本公司发展情况及重大活动的影片、录音带、照片、底片、文字材料；
8）上报的各类统计数据存根；
9）经济史、组织沿革、经济年鉴、厂史、大事记、汇编等；
10）生产、经营中产生的经营合同、协议，以及重要的记录和报告；
11）职工体检材料（只包括入职前的体检），反映后勤管理、生活福利方面的重要文件材料
12）企业技改项目可行性研究、环境评价等工作中形成的全部文件材料
13）公司机构设置、名称更改、人员编制、有关文件材料
14）员工花名册、工程技术人员、管理干部名册、党员、团员、工会会员名册等
15）职工录用、辞退、职务聘任、死亡、劳动保险等工作中形成的文件材料
16）干部、专业技术人员职务（职称）评聘的文件材料
17）职工教育工作中形成的文件材料
18）工艺图纸和资料，顾客提供的图样
19）喂料等生产计划、生产统计工作中形成的文件材料
20）项目开发工作中形成的文件材料
21）司产品制程有关的技术资料、图纸、检验标准、检验规范、试验程序、操作规程、材料技术标准、作业指导书、工艺卡、CAD资料、情报资料
22）20）设备、基建图纸和资料
23）生产计划、生产统计工作中形成的文件材料
24）上级对本公司能源、环保、安全消防工作的指示要求和有关文件材料
25）公司编制的能源、安全、环保、消防规划、年度工作总结、统计报表、管理制度、规定、重要会议记录及文件材料
26）上级及公司有关劳保的规定、决定，劳保登记表及本公司有关劳保方面的文件材料
27）安全检查、整改措施执行情况，开展安全生产竞赛活动、材料、安全教育方面的材料及安全生产工作经验材料
28）重大伤亡事故的请示、报告、调查报告、现场照片、管理处理意见和批复
29）消防工作中形成的有保存价值的文件材料
30）公司编制的设备规划、年度订货计划、测量设备周检计划表、总结
31）设备管理制度、规定、重要会议记录及有关材料
32）设备订购合同，评标记录、招标记录
33）反映公司设备拥有量、完好率、固定资产管理材料
34）设备开箱记录、随机材料，设备图纸
35）设备调试验收记录及设备维修计划、记录
36）设备技术操作规程及改进、改装总结
37）设备报废、申请、报告、鉴定、证书、批复
38）工程项目的申请报告、批复
39）土地征用批复、国有土地使用权证、红线图、灰线图、建设用地规划许可证
40）建设工程规划许可证、建筑施工许可证、施工设计委托书
41）项目可行性论证材料、工程定位测量记录、施工图纸会审记录
42）工程项目招、投标的有关文件材料、工程施工合同、协议
43）装饰工程许可证及消防合同，建筑工程质量监督委托书
44）工程预算表
45）开工申请、竣工报告
46）施工组织设计或施工方案
47）结构工程中间验收记录，技术复核记录，技术、质量、安全交底记录，隐蔽工程验收记录
48）工程质量事故处理记录
49）材料构件合格证，部分工程技术资料、质量评定、单位工程质量评定材料
50）混凝土施工日记、工程变更设计联系单、技术联系核定单
51）停工、复工报告；竣工报告
52）竣工验收会议纪要或文件、质量等级证书。
53）工程决算表
54）全套竣工图纸
55）仓库管理统计报表；
56）经济合同
57）顾客资料
58）仓储物资管理的措施、制度规定
59）清仓核库、物资节约方面的文件材料
4.5档案保管条件
4.5.1存放档案须有专用柜架，设置专门的库房、阅览室和办公室，便于保管和阅览；
4.5.2须定期进行库存档案的清理核对，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
4.6档案室管理
4.6.1档案室应做好档案的防火、防尘、防潮、防鼠、防虫、防盗、防光、防污染工作；
4.6.2档案室柜架排列整齐、保持清洁，档案装具要放置有序；
4.6.3档案室为机要重地，无关人员不得擅自进入，管理人员不准私自带人入室；
4.6.4档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他杂物，严禁吸烟。
4.7档案资料查阅
4.7.1查阅档案要按规定办理审批手续，并填写借阅登记，如因工作需要外带，需办理档案外借手续，用毕即归还。
借阅前不准翻阅或摘抄与查档无关的档案内容，不得对档案勾画、拆散，查阅档案时要注意保守公司秘密。
4.7.2借阅审批流程：
借阅人填写《档案借阅审批单》→部门经理→档案管理员。
4.7.3档案备份：
公司所有有价值的文件、报表、业务记录等电子文档必须备份，备份盘与原盘应分开存放。
4.7.4档案管理员工作发生岗位调整时，要做专项审计，并做好移交和监交工作。
4.8档案的销毁
4.8.1没有存档价值的和到了保存期限的文件和资料，以及废止文件，经有关部门鉴定，报公司负责人批准，由财务部参与，两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
4.8.2销毁秘密公文由专人监督。
4.8.3销毁工作原则上一年一次。
4.8.4报告和记录：
《档案借阅（复制）登记薄》、《文件销毁清单》、《档案移交（接收）登记簿》等记录，由行政人资部收集、整理、保存，保存期为长期。
4.8.5档案销毁流程：
档案管理员→财务部经理→总经理。
5.考核
5.1归档的文件材料不完整，则扣罚责任人100元/次。
5.2各项目责任人在任务完成后，未及时后向财务部归档，造成资料遗失的，则扣罚责任人500元/次。
5.3资料归档移交时，档案管理员不履行移交手续，无移交目录单，则扣罚50元/次。
5.4设备到货时，相关技术人员未参与开箱验收的，扣罚200元/次，相关技术人中在1个工作日内未将随机文件资料向行政人资部归档的，则扣罚200元/次，造成资料遗失的则扣罚1000元/次。
5.5财务部在每年5月底未整理上年度需归档的资料，财务部该项的绩效考核得0分。
6.相关文件
《保密管理制度》
7.记录:
《卷内目录》
《卷内备考表》
《档案借阅审批单》
《销毁审批单》
《档案借阅（复制）登记薄》
《文件销毁清单》
《档案移交（接收）登记簿》
档案分类编号规则
一级类目名称及标识
二级类目名称及标识符号
基本范围（或三级类目）
1
行政管理
（01）
党群工作类
党务工作、工会工作、共青团工作、协会工作
（02）
行政事务
公司文件、企业综合性行政事务工作、会议记录、厂部办会会议、通知、方针、政策、总结、企业大事记、行政合同
（03）
人事教育管理
在职职工档案、离职人员档案、专业技术教育、上岗教育、岗位培训，高等、中专和职业教育等
（04）
保卫消防工作
社会治安、保卫、民兵工作、消防、刑事案件、人防工作等，法律事务、政纪监察、违纪案件审理等。
（05）
医疗卫生
后勤福利
卫生监督与管理，职工防病治病、体检，计划生育，职工生活福利、食堂、职工住房，企业第三产业等。
2
经营管理
（01）
企业管理
计划管理工作、经济责任制管理、合理化建议、企业荣誉升级
（02）
财务统计管理
资金管理、价格管理、会计管理、企业综合性统计分析、资金流通、财务审计等
（03）
物资管理
物资供应、仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等
（04）
产品销售
市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、市场预测、产品经销中各种合同、协议、来往电函、售后服务工作等
3
生产技术
管理
（01）
生产管理
生产组织、调试指挥工作、会议纪要、技术改造等
（02）
质量管理
质量体系文件资料（含质量、工艺、生产、设备、机构设置与规章制度及外来文件、法律法规等）、产品质量检测和质量控制工作等
（03）
能源管理
能源消耗管理、节能降耗工作等
（04）
安全管理
安全生产、工伤事故处理、职工安全教育、劳动保护等
（05）
环境保护
环境保护检测与控制、污染治理等
（06）
计量工作
各种计量检测工作、计量体系管理等
4
设备仪器
设备管理
设备购置合同、安装、调试、运行、维修等记录和图纸说明书、安装说明书等、技术革新、成果报奖
5
基本建设
工程建筑
（按工程项目或建筑项目设置）
厂总平面图、土地征用资料、土建及工艺设计图、水电竣工验收资料，
基础性文件、项目建议书、环评报告、初步设计方案、总体规划、绿化、办公、生产生活设施等同一项目内，包含工程勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。
土建合同。
6
会计档案
01
凭证
各种会计凭证
02
帐簿
各种财务帐簿
03
报表
各种财务报表
04
其它
7
声像档案
（01）
录像带
按内容分
（02）
录音带
按内容分
（03）
照片
001领导视察、002土建类、003设备安装、004技改、005生产技术、006产品类、007考察
8
荣誉实物档案
（01）
党工团工作
党支部、纪检、工会、共青团、宣传文件、内刊资料
（02）
协会工作
协会、党派
（03）
企业管理
企管、综合、商标、升级
（04）
行政管理
各类荣誉证书
卷 内 目 录
编卷年号：
年
序号
文件字号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
卷 内 备考表
编卷年号：
年
本卷情况说明：
立卷人__________
检查人________________
立卷时间_201？
年？
月？
日_
档案借阅审批单
部门
借阅人
日期
档案名称
借阅时间
借阅理由
备注：
借阅人员务必在规定时间内归还。
档案销毁审批单
部门
销毁人
日期
档案名称
销毁地点
销毁理由
随行人员
备注：
销毁档案做好登记，并及时销毁。
档案借阅（复印）登记表
序号
文件名称
编号
/版本
受控
状态
份
数
借用
部门
签名
借用
时间
归还
时间
文件销毁清单
序号
文件名称
编号/版本
数量
销毁时间、地点
审批人：
执行人：
日期：
档案移交（接收）登记簿
序号
资料名称
所属年度
移交（接收）日期
移交（接收）原因
移交数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
备注
移交人（签字）：
接收人（签字）：
升级会员 