菜籽采购流程与操纵.docx

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菜籽采购流程与操纵

采购、贮存、操纵程序

菜籽采购制度

1、目的

对工厂内外采购进行操纵，确保采购菜籽符合规定的要求。

2、职责

贸易部负责菜籽采购，对采购打算、采购质量、采购本钱负责。

2..业务员负责对供方的信誉、供货能力等进行综合评判；依照公司规定的货物质量、价钱等负责采购合同的具体执行；每日将采购日报表公司，并对上报资料的真实、准确性负责；必需依照公司的规定治理、利用采购资金。

内勤人员负责信息的搜集、整理、反馈；及时、准确地编制有关报表；做好公司与采购点及其他相关部门之间的沟通工作；

品管部负责菜籽采购质量实施跟踪检测、监督，及时反馈检测信息，对样品的代表性和出具的化验检测结果真实性、准确性负责。

储运部门负责贮存交付环节的质量监督、检斤验质、贮存保管、组织装卸和运输，确保装卸和运输及时，计量准确，不霉不变，帐实相符。

财务部负责菜籽采购业务的资金筹措，参与合同评审；依照各片区的采购打算合理调配资金，保证采购资金及时到位；监督业务部门按要求报送有关报表、数据，并结合这些数据监督采购资金的平安、合理利用。

负责菜籽经营业务的结算、相关报表的编制、信息反馈工作，对结算结果的正确性负责。

保安部对进出车辆全程跟踪负责。

与相关部门沟通，制定奖惩制度和客户须知进行公示，设立收购专用意见（投诉或建议）箱，关于实际奖惩案例进行公告。

3、收购方式

3、1厂内采购：

工厂提供资金，客户将菜籽送到工厂，按工厂收购制度和流程收购付款。

3、一、1签定合同方式

指工厂与客户签定合同，确信采购数量、单价、品质、品质不同扣减方法和发运到工厂的时刻，结算按合同规定办理的菜籽采购方式。

此方式适合签定现货合同进行交易的供给商。

3、一、2签定定单方式

指工厂与供给商签定定单，工厂提出同意价钱和品质，保证在一按时刻内按同意的价钱和品质和在该期间内按供给商实际发运数量进行结算的菜籽采购方式。

此方式适用于对适应时期性发运、时期性锁定利润的供货商。

3、2厂外收购

3、二、1自收自储：

指工厂派人在外地租用仓库自已收购自己贮存的采购方式；

3、二、2委托收购（代收代储）：

指工厂与粮库签定菜籽采购委托协议，工厂提供资金，粮站代购代储，我方负责监控，工厂支付粮站代理费的采购方式

3、二、3发（到）货站台付款收购：

与供给商签定合同，供给商将菜籽运至火车站，采购人员检斤验质后，凭铁路货票以合同约定的条款付款收购。

菜籽采购、贮存操纵程序

工厂内收购流程操纵程序

一、定价标准

1．1菜籽收购前，贸易部对一、二、三级菜籽按不同地域采样检测，确信“基价质量标准――定价标准”。

1．2指定的贸易采购内勤每日上午8：

00左右，必需以、、邮件等方式，讯问采购负责人，让其依据当日收购价钱，拟定第二天收购价钱，并对短、中、长期市场价钱进行预测，必要时征询相应产品（油、粕）的销售价钱，以便及时调整采购价钱。

1．3依照每日反馈的信息，公司贸易采购内勤填制《菜籽收购区域价钱审批表》即报价单，报价单上同时具有收购质量指标及不合格扣量标准等因素，报采购负责人审批。

批准人要有书面意见，假设用请示批准，内勤应做好批准记录，并进行补签。

价钱审批表中需要同时注明收购的质量标准，同时将审批后的价钱表转财务结算员一份。

1．4公司贸易采购内勤于每日上午9：

00点左右，通知各片区主管或负责人（含工厂内收购负责人），以批准后的最高限价向供货方报价，并在工厂大门外进行公示，确保价钱上墙。

1．5定价要有适当的弹性，充分表现灵活性，做到具体问题具体分析。

价钱变更需经采购负责人批准。

执行变更后的价钱时刻延后4个小时，具体由采购负责人定。

1．6各采购片区负责人对定价中碰到的问题，应迅速反映给采购负责人，以便及时加以解决。

2．车辆入厂门卫操纵程序

2．1菜籽车辆到厂，供方先到门卫室记录车号、车型和行驶证号码，门卫开具菜籽收购编号单，编号单上要注明到厂时刻。

收购编号单一式三份，门卫留存一份。

门卫应按时巡视厂区周围的车辆，及时催促未到货不记录的车辆驾驶员到门卫领取编号单，假设超过半小时仍未记录的车辆，门卫应及时将其清理出工厂的收购范围，减少收购场地占用。

2．2门卫人员依照保管通知和厂内车辆现有情形安排车辆入厂，每辆车只能有一人进入工厂交货，假设有多余人员由门卫安排至客户休息室等候。

二、3客户依照门卫人员的安排，按菜籽收购编号单上的号码依次进厂。

2．4菜籽车辆入厂，必需向门卫出示菜籽收购编号单和初检单，同意门卫检车盘查，门卫留存行驶证照。

2．5菜籽收购编号单上的信息不能有改动的痕迹，假设确属错开应做废重开。

3．初步验级定价程序

3．1初检员依照供方交来的菜籽收购编号单，进行初步验质定价。

3．2初检前，须向客户讲明收购标准、定价原那么、质量查验规程等，并征得供方得同意。

3．3供方同意同意公司收购规程后，初检员应在车体周围多点取样，并采纳手摸、目测等物理检测方式，初步检测菜籽质量。

若初检不合格，那么初检员应及时反馈至贸易部，由贸易部确信退回或降价收购后再进行处置。

假设确信需退回应在收购编号单上注明不合格并签字后交驾驶员，驾驶员凭此单到门卫处领取行驶证退出收购程序。

3．4初检结果征得供方同意后，由初检员开具菜籽收购初检单并签字，同时要求供方也在此单上签字，以证明其同意初检结果。

初检单上的到厂时刻应按收购编号单上的到厂时刻填写，并注明拟卸车的仓号或货位。

3．5菜籽收购初检单一式一联，填写后交客户凭此计量、复检、结算。

初检单上的客户信息不能更改，如假设错误应做废重开，假设属代交，需注明两边信息。

3．6客户凭菜籽收购初检单到公司采购内勤处开具“收购入库结算凭证”

4．地磅计量（毛重）程序

4．1菜籽车辆经初检驶入地磅后，监磅员应检查车辆状况是不是有异样物品并查对车号和车型，计量员必需查对客户交来的菜籽收购编号单、收购入库结算凭证、菜籽收购初检单称重计量（毛重），并出具签字确认的过磅单。

4．2计量终止后，填开过磅单，菜籽收购初检单上加盖“重车已过磅”印章。

将菜籽收购编号单、菜籽收购初检单返交供方或其代理人，凭此复检后卸车。

4．3过磅单一式五联，第一联由地磅房留存，第二联结算，第三联保管员，第四联贸易内勤，第五联客户留存。

过磅单编号与收购凭证、初检单编号一致（以初检单上的号码为准）。

5．贮存保管程序

5．1菜籽卸车时，保管员应依照不同质量品级分堆寄存，明牌标识质量品级、存储时刻、责任人。

5．2菜籽车辆依照初验员指定的货场，驶入卸车地址后，货场保管员对供方交来的过磅单结算联审核无误后，告知装卸工卸车，并通知化验员进行现场检查和采样分析（并扦取综合样品）。

5．3在卸车进程中保管员要进行第二次初检，取样后当场用快速测水仪进行化验并与初检单上的指标进行对照，假设水杂不同过大或在对卸车进程中的菜籽质量由异议时，化验员或保管员或装卸队都有权随时通知停止卸车，由化验员对证量品级另行确认，并及时通知贸易部相关负责人和客户（客户进入现场时应有公司人员陪同），在征求供方或其代理人书面确认后，方可继续卸车。

假设客户不同意再继续出售，需做退货处置。

由保管员开具不合格菜籽出门条由保安跟车护送出厂外，再由客户到财务结算室结算已卸部份的货款。

5．4保管员要依照工厂有关规定，第一清点包装大致件数，然后组织卸车（最终清点包装物件数，以便扣减包装重量）。

5．5卸车完毕后，保管员对装卸质量进行检查验收。

5．6验收后，保管员在菜籽收购初检单上详细填明实收包装等情形并签字确认，连同菜籽收购初检单、菜籽收购编号单等返交客户凭此计量皮重。

5．7储运部依照公司要求，每日巡视测温，如显现温度转变异样，应及时上报储运负责人处置，避免菜籽霉变。

6．菜籽抽样检测程序

6．1菜籽卸车，由取样员随机采取有代表性的样品（100%抽取），装袋、标识并密封，放入专门的样品箱，由专人送化验室检测所需指标。

所有样品都必需当天送至品管部进行化验，并当天出具查验结果报告单。

6．2化验室对所采样品依照《产品测量和监督程序》或有关规定，迅速化验检测。

检测完毕后，开具《查验结果报告单》，除自存外，其余联传至贸易部内勤，作为财务入帐的依据。

《查验结果报告单》由送样员传送至结算室。

6．3化验结果报告单先传至贸易内勤凭此结算，再由贸易内勤转交财务结算。

6．4假设客户对品管部出具的化验结果有异议，在征得贸易部负责人的同意下方可进行重检，重检时只检测保留样。

关于重检后的结果假设在合理范围内的以第一次检测为准，假设超出合理范围需贸易部负责人和客户协商后再处置。

6．5每日交交班前，化验室必需依据当日、当班收购的菜籽质量检测情形，计算加权平均质量指标，填制菜籽收购化验日报表，报公司相关人员。

六、6品管部的化验单，绝对不许诺有改动的痕迹，假设属开具失误需要修改，应该作废原单据重开，化验单交贸易结算后转交财务部

化验人员不许诺与客户接触，上班期间解除通信工具。

取样、送样人员应随机调整。

7．地磅计量（净重）程序

7．1菜籽车辆再次驶入地磅后，计量员必需凭供方交来的有保管员签字的菜籽收购编号单、菜籽收购初检单，并依如实情填制完整的过磅单。

7．2计量员除留存过磅单存根外，计量员将“菜籽收购编号单”和“收购入库结算凭证”客户联及一联地磅单一并交客户或其代理人，“菜籽收购编号单”作为货车出门的凭证，“收购入库结算凭证”客户联和地磅单作为客户结算货款的依据。

将过磅单其余联次、菜籽收购凭证、收购初检单、化验结果报告单一并通过送样员传给贸易结算内勤。

7．3保管员保留过磅单、入库单、收购凭证的保管联，用于记录菜籽收购保管帐。

八、不合格品操纵程序

卸车时如发觉严峻超水分或低于最低品级标准或无经营价值，复验判定为不合格品。

按以下步骤办理：

8．1退货：

8．1．1水分严峻超标不能贮存，或有搀杂施假的可疑行为，或从质量上考虑没有经济价值，即便降价或扣重，我司也不同意，直接依照退货处置。

8．1．2上述情形之外的情形，复验员应将实际情形及时反映给采购现场负责人并协助采购负责人依如实际情形和供方谈判，不成一致意见，即按退货处置，没必要再填写不合格品评审单，且除过磅单、菜籽收购验级单中加以说明外，其他退货程序不变。

8．2妥协后降级降价（含扣重）同意：

不属于款的情形，经采购负责人与供方或其代理人谈判，达到一致意见，供方或其代理人同意降级降价，且复验员通过判定认定:

通过两边同意降价后的价钱或扣重比例结算对我公司来讲有经营价值，通过贸易签字，确信结算价钱，然后按降级降价同意。

9．货款结算程序

9．1采购内勤提早二天向资金主管或出纳报用款打算，并按期报送周、月收购资金打算，便于财务向银行衔接现金打算。

九、2天天的收购价钱报价单，在上午9：

00前，由收购负责人签字后传到结算室。

9．3工厂贸易结算内勤收到送单员内传来的过磅单、菜籽收购编号单、化验结果报告单、菜籽收购凭证，并审核无误，依照公司当日的报价单、质量标准或已签定的合同进行结算。

9．4特殊情形的处置：

假设结算的价钱或质量标准与报价单不一致，而公司需要收购入库，收购负责人必需在收购凭证上签字确认，假设收购负责人不在现场，能够确认，但事后应该补签字。

9．5假设采纳定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算时，由公司贸易结算内勤来结算，以避免重复付款。

返交送货人过磅单结算联，调运单结算联，且办理车辆出门证明。

9．6贸易结算内勤结算完毕，将“菜籽收购结算凭证”客户联交客户，其余联次内部转交财务结算内勤进行复核，复核内容以报价单、查验单、磅单为依据，以一个质量标准计算结算重量及金额，复核无误，留存定金、预付货款、带款提货、内部转帐结算客户的单据，对没有预付款或定金的供方，全数现款结清的客户，将相关单据转交现金出纳。

所有单据或凭证上面不能有改动，假设属开具错误，需退回重开。

出纳复核无误后予以付款，客户在收购结算凭证上予以签字确认。

9．7对客户一次性签定大单合同且当月不能执行完毕的情形，贸易内勤应在月末将已执行部份按合同标准进行结算，确信采购金额交财务入帐；

九、8付款完毕，将菜籽收购凭证及磅单的交粮人留存联交客户。

九、9贸易内勤需成立收购台账，天天查对帐务，内容包括地磅数量、结算数量、金额，对扣水扣杂数量在台账上面和储运分仓账上面单独表现，并及时报送收购日报。

出纳人员天天对现金进行清点，并编制付款日报表，发觉问题及时处置。

10．车辆出厂监控程序

菜籽车辆出厂时，门卫必需对磅单及菜籽收购编号单进行查对，分清是退货出厂、空车出厂、带货物提货出厂、空车提货出厂等情形。

所有退货和提货走的情形，必需与结算负责人核实，同时必需严格监控在地磅称重后再也不返回，且严格监控离开地磅的确切时刻是不是合理。

所有检查无误后，返磅单、交还行驶证照，准予车辆出厂，同时，收回菜籽收购编号单，在车辆出入厂记录记录中记录出厂时刻。

注：

属交售菜籽的车辆，皮重过磅后，磅房计量人员在编号单上注明属空车出门、退货出门等具体情形，门卫进行核实后放行。

属购买公司油粕的车辆，一概凭结算室签字盖章的出门证出门。

异地收购流程操纵程序

1、异地设点收购

签定协议合同委托异地合同方代收代存。

一、1评定合格的收购合同方及其收购场所

因贮存或经营需要，采纳异地设点收购方式。

贸易部和储运部应从地理位置、贮存条件、资源、平安和信誉等方面综合考察论证，评定适合靠得住的收购合同方及其收购场所，上报总领导（授权人）批准后按合同组织实施。

一、2签定委托收购协议

确信设点收购合同方及其收购场所后，以“质量、资金、计量、定价、信息反馈、代理费用、贮存费用等”方面，与设点合同方签定合同。

1．3合同规定设点收购场所的所有方式或其他合同方的职责范围

1．3．1合同方必需严格遵守我公司事前与其约定的程序，自行组织好装卸、码堆、整理、贮存保管，并对所有这些负责任。

1．3．2必需在规定的损耗标准内，弄好贮存保管，避免霉烂变质、火灾、被盗等事故的发生。

1．3．3在保证装卸质量的基础上，确保装卸及时，不得无端延误装卸时刻而阻碍正常收购。

1．3．4为确保合同实施，应规定设点收购场所的所有方或其他合同方垫支前期部份菜籽货款。

1．3．5按合同约定，对所收购的质量和数量负相应的责任。

1．4合同规定驻点的我公司人员的职责范围

1．4．1驻点业务员应保证天天入库确认单与实际收购入库单查对相符，保证货权完整、平安。

一、4、2各收购点业务员依照天天菜籽入库、发运情形及资金运用情形，填写《委托收购油菜籽收支存日报》将其（或邮件）给公司采购内勤和财务相关人员，应由驻点业务人员及受托方签字确认。

一、4、3采购内勤将受托方报回的具体资金打算及时通报财务部。

1．4．4驻点业务员依照公司书面通知的价钱和质量标准，按受托方实际收购的数量，分批次办理菜籽货权转移确认书。

确认书须有驻点业务员、受托方的财务人员和公司负责人同时签字及公司印章。

一、4、5采购内勤依照货权转移确认书请款，财务部依照上述依据，在通过审核后，结合委托收购协议中的相关结算规定，对付款申请进行批复并付款。

一、4、6受托方需出具收款收据，收据上必需有受托方财务负责人和总领导签字。

本公司的付款依据必需经财务人员审核，经相关人员审批签字后方能付款。

一、4、7各点业务员及应依照天天收购、发运情形分寄存地址记录菜籽库存商品明细帐（数量）

一、4、8在全数菜籽收货入库完毕后，两边办理结算，结清所有货款及收购费用。

1．5菜籽收购交付、结算、进出、贮存的操纵

一、五、1公司业务部门、财务部门应按期（或不按期）组织对各收购点库存情形进行清点，编写清点报告，并报公司相关部门和人员。

一、五、2到工厂交付时采纳《工厂内收购流程操纵程序》。

二、自收自储方式收购

公司依照地理位置和仓储需要，在适合的地址派出公司内部人员（业务、品管、财务、储运各派一人）。

采纳租用或自建仓房的方式进行收购。

所有货物的货权和保管都由公司负责。

2．1各收购点应按公司贸易内勤的当日报价单进行收购，业务员假设有特殊的现场定价应及时与片区负责人沟通联系，确保业务能及时处置。

但要及时将变更价钱报公司内勤并补书面批准手续。

2．2仓储治理

2．2．1保管员按品管部的化验报告确信货物贮存地址，确保不同品质的货物不能混放。

2．2．2弄好贮存保管，避免霉烂变质、火灾、被盗等事故的发生。

2．2．3保管依照天天收购、发运情形分寄存地址记录菜籽库存商品明细帐（数量）。

并记录完整的品质信息（出入库时的水杂、霉变等）。

2．2．4保管员依照编制收支存日报表，报公司储运内勤。

2．3资金治理

2．3．1公司内勤人员依据各收购点的用款打算，开具付款申请单，由经办人签字，授权人批准后，财务部门办理付款手续。

需提早2天向财务报现金打算。

2．3．2收购点的付款员按公司规定的价钱和质量标准进行按财务要求结算付款。

2．3．3各收购点的付款员应确保资金平安，准确编制用款打算，尽可能减少节余资金，防上被盗事故发生。

2．3．4各收购点付款员依照当日的付款情形编制资金收支存表报公司财务相关人员。

2．4品管部人员治理

2．4．1品管部人员依照所检测的结果出具《化验结果报告单》一式三份，一份自存，另两份别离交保管员和付款员。

2．4．2品管部人员必需依据当日收购的菜籽质量检测情形，计算加权平均质量指标，填制菜籽收购化验日报表，报公司相关人员。

3、预付货款（定金）收购

3．1预付货款（定金）方式的大体原那么

采纳预付货款（定金）收购，贸易部必需签定书面的购销合同，不然，一概不得办理预付货款或预交定金。

合同一旦签定，供方需交必然比例的合同执行保证金，关于已经执行部份再也不对结算价钱和质量标准方面进行变更。

3．2合同评审

购销合同签定前，经办人依据客户档案，对供货方（卖方）从产品质量、供货能力、资信程度等方面进行综合考察论证，挑选合格的供货方（卖方），经贸易领导考察。

公司合同评审程序批准后签定合同。

3．3资金治理程序

3．3．1购销合同签定批准后，经办人依照合同条款向内勤人员办理付款申请。

3．3．2内勤人员依据购销合同，开具付款申请单，由经办人签字，授权人批准后，财务部门办理付款手续。

3．3．3采纳支票或银行汇票结算时，经办人对所持有单据必需妥帖保留，不得丢失或转让。

3．3．4预付货款前，经办人必需确认收款人与合同方执行人一致。

3．3．5预付货款（定金）后，经办人必需向供货方索要合法的收款凭证，交内勤作好付款记录后，转交财务部记帐。

3．3．6依照合同规定，经办人必需坚持待货物全数装完最后一车，计量按净重结清全数货款。

3．4质量监督、计量操纵程序

3．4．1预付货款（定金）后，经办人必需依照合同条款及时组织装车发货，确保按质按量按期交付。

3．4．2发货装车时，经办人必需随时对发货质量、计量现场跟踪监督，若是所发菜籽质量与合同规定质量或两边约定的质量品级不一致时，应当即停止装车，并通知供方确认后协商处置；另行书面约定后或恢复装车或停止交付，并向贸易领导或委托人汇报。

3．5交接验收操纵程序

3．5．1预付货款（定金）收购方式，因其定级定价方式和标准已在合同中明确规定，故入厂交接验收时，除菜籽收购验级单中的价钱系合同价额外，其他均执行《厂内收购操纵程序》。

3．5．2预付货款（定金）采购，经办人发货时，必需在在调运单中注明采购方式、合同价钱、运输车号，并签字确认，同时或，向公司内勤告知发货情形。

3．5．3内勤依据业务员告知的有关信息，做好发车记录，并依据业务员或运输业户交来的调运单开具菜籽收购通知单。

3、五、4合同业务终止后，两边进行结算，具有结算清单，取得增值税发票后结清余款。