建筑公司-会议管理制度.docx

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会议管理制度

一、目的

为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，提高会议效率和质量，特制定本制度。

二、职责

（一）行政人事部负责公司会议管理，其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。

（二）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

（一）公司周例会

1、主持与记录：

由行政人事部召集，总经理主持，行政人事专员进行会议记录。

总经理未列席会议时，由副总经理或总经理助理主持。

2、召开时间：

每周六上午10点,特殊原因需要延期召开时由行政人事部提前通知。

3、参加人员：

为公司各部门经理及项目经理。

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政人事部请假,并指定专人参会，参会人员要了解本部门或项目工作，以便问题的顺利解决。

4、会议内容：

（1）各部门经理汇报本周工作任务完成情况（着重介绍在任务执行过程中出现的问题）及下周工作计划。

（2）通报各项目进度情况。

（3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

（4）总经理就公司日常运作情况进行总结，对各部门下一阶段工作进行安排。

5、决策传达

（1）行政人事部在会后整理会议纪要，经总经理审批签发后于会议当天下班前发各部门与各项目部。

公司月度会议

1、主持与记录：

由行政人事部召集，总经理主持，行政人事专员进行会议记录。

总经理未列席会议时，由副总经理或总经理助理主持。

2、召开时间：

每月最后一周周六上午10点。

特殊原因需要延期召开时由行政人事部提前通知。

3、参加人员：

为公司各部门经理及项目经理。

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政人事部请假，并指定专人参会，参会人员要了解本部门或项目工作，以便问题的顺利解决。

4、会议内容：

（1）就公司本月运作情况进行总结。

（2）与会人员汇报本月工作任务完成情况（包括进度、遇到问题、主要业绩等）及下月重点工作。

（3）通报各项目进度情况。

（4）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

（5）总经理对各部门下一阶段工作进行安排。

5、决策传达

行政人事部在会后整理会议纪要，经总经理审批签发后于会议当天下班前发各部门与各项目部。

（三）部门专业会议

要求各部门内部每周召开一次例会，具体时间、地点根据部门实际情况自行安排，主管经理指定专人负责记录并整理会议纪要，定期汇报主管副总/总经理审查，审核完毕复印件交行政人事部存档。

（四）其它会议

公司其他临时会议由行政人事部根据总经理通知时间召开。

四、会议准备

会议主持人和召集会议部门及与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、议题、汇报、总结提纲、发言要点、工作计划草案。

落实会场、安排好座位、备好茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会者等）。

五、会议决策落实

行政人事部配合总经理助理负责对会议决定事项的完成情况进行督查，对会议形成的决定进行督办（部门内部会议由主管经理安排专人督察、督办）。

六、会议纪律

1、要严格遵守会议的开始时间，不得缺席、迟到、早退。

2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。

3、会议期间，凡与会人员不得中途退场（特殊情况须报告办会组织者）、不得开“小会”、不得看阅与会议无关的报刊杂志、不得干“私活”。

七、本制度自公布之日起执行。

八、本规定的解释权为行政人事部。

2015年8月3日

行政人事部