秘书国家职业资格考试历年录像题参考答案0508.docx
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秘书国家职业资格考试历年录像题参考答案0508
秘书国家职业资格考试
历年情景题参考答案
录像题答题技巧
一、录像题主要考点
1、办会：
会议的准备、组织；应急处理
2、办事：
安全维护、用印、报销、值班、工作日志、办公用品的使用
3、沟通：
是否具备沟通技巧
二、录像题固定得分点
1、办公环境：
窗帘遮挡阳光、光线是否充足、文件柜的摆放、办公设备的摆放、办公桌是否整洁、绿色植物美化。
2、礼仪：
着装是否规范、接听电话是否规范、日常礼仪规范。
3、工作表现：
电话能否规范记录、各种办公设备能否正确使用。
三、录像题答题格式
1、电源裸露，存在安全隐患。
（×）
2、报销凭单填写不完整。
（×）
3、能够对工作日志及时进行修改。
（√）
四、录像题评分要求
1、每一点计2分，答出答案中的10点，即可给满分。
2、如考生所写答案未包括在答案中，只要清楚有道理，每点可给2分。
第一题：
（2005年11月）
1、电话线缠绕，有安全隐患。
（×）
2、文件柜靠墙摆放。
（√）
3、办公桌干净、整洁、摆放有序。
（√）
4、电话机摆放位置正确。
（√）
5、秘书着装符合要求。
（√）
6、选择光盘类型正确。
（√）
7、办公室摆放绿色植物，美化环境。
（√）
8、悬挂窗帘遮挡阳光正确。
（√）
9、处理文件及时，立即传真合同、发送通知。
（√）
10、发送会议通知电话礼仪正确（有问候语、自报姓名、告别语）。
（√）
11、重要文件随意放在办公桌上，忽视保密安全。
（×）
12、办公室张贴禁烟标志、有环境保护意识。
（√）
13、上司约会临时改变没有立即记入工作日志并告知，导致后来遗忘。
（×）
14、移开挡道物品，有安全意识。
（√）
15、电话边备有笔和留言条，能马上记录。
（√）
16、重要会议文件未做到保密安全，随意泄漏会议内容。
（×）
17、报销凭单填写不完整。
（×）
18、报销未附发票。
（×）
19、报销未经领导签字，不合规范。
（×）
20、零用现金保管不安全、抽屉没有锁。
（×）
21、随意泄露敏感会议内容，无保密意识。
（×）
22、工业局电话接听不符合礼仪规范，无问候语和告别语。
（√）
23、工业局电话记录正确，并能将关键词复述。
（×）
第二题：
（2006年11月）
1、秘书着装正确。
（√）
2、电源裸露，电线随意缠绕，存在安全隐患。
（×）
3、放置灭火器，有安全意识。
（√）
4、办公桌整洁。
（√）
5、办公室光线充足，有窗帘遮挡阳光。
（√）
6、接听电话及时。
（√）
7、电话应答语正确。
（√）
8、知道用印程序，要求填写申请单。
（√）
9、会议时间有变，能够对上司及个人工作日志及时进行修改。
（√）
10、能够管理上司工作日志。
（√）
11、能够及时预订会议室。
（√）
12、能够及时将会议变动信息通知相关人员。
（√）
13、严格遵守用印程序，知道用印申请表上必须要有负责人签字。
（√）
14、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。
（√）
15、介绍信的保管不符合规定。
应放在加锁的抽屉里，随用随开。
（×）
16、知道印章必须要加锁保管。
（√）
17、文末落款章位置正确，骑年盖月。
（√）
18、文末落款章盖反了，用印不符合规范。
（×）
19、知道未经批准不能随意开空白介绍信。
（√）
20、用印后能够进行用印登记。
（√）
21、介绍信正文填写不完整，只填写了办事人姓名。
（×）
22、介绍信存根未填。
（×）
第三题：
（2006年11月）
1、进经理办公室时没有敲门（×）
2、随意省略值班记录（×）
3、清楚值班情况（√）
4、能通知值班人员值班
5、交接班不连续，导致工作失误。
6、秘书着装正确（√）
7、犯错后没有自我反省，说话语气挑衅，引起同事间矛盾（×）
8、背后议论同事，挑起矛盾（×）
9、报销时没有与同事沟通，引起矛盾
10、电话在三声内接起（√）
11、电话问候语正确（√）
12、能及时记录电话内容（√）
13、公司设备出问题，先将责任推到客户一方（×）
14、办公桌上有分类文件夹（√）
15、解决问题的态度不积极（×）
16、电话结束语正确（√）
17、能及时反省问题，并改进（√）
18、能及时建立交接班制度（√）
第四题（2007年5月）
1、着装正确。
（√）
2、办公桌摆放整洁有序。
（√）
3、电脑显示屏不应放在来访者一眼就能看到的地方。
（×）
4、通知缺乏具体的时间。
（×）
5、通知没有写清楚会议的地点。
（×）
6、开机顺序错误，应先开打印机，后开主机。
（×）
7、不可带电拔插设备。
（×）
8、应先使用“打印预览”功能查看打印效果。
（×）
9、处理邮件时能够将重要内容标出。
10、能够进行来件登记。
11、将信封与信订在一起，可以避免地址丢失而导致无法回复。
12、复印机需提前开机预热，不应使用时再打开。
（×）
13、少量不同型号的纸张复印可以使用旁路供纸，不必非换纸盒供纸。
（×）
14、能够正确放置原稿。
（√）
15、能够正确设置复印份数。
（√）
16、忘记将复印原件取出。
（×）
17、使用复印机后能够及时洗手。
（√）
18、有窗帘遮挡阳光。
（√）
19、文件夹有分类标签。
（√）
20、使用礼貌用语。
（√）
21、复印室不通风。
（×）
第五题（2008年5月）
1、着装正确（√）
2、坐姿端正（√）
3、办公环境符合要求（√）
4、数码相机确实不适合拍摄自然风光（√）
5、使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体（√）
6、使用数码相机时，物距太近会导致拍出来的图像变形（√）
7、物品领用申请表必须要有领导签字（√）
8、具有保密意识（√）
9、未经签字批准就将数码相机借出（×）
10、降低扫描速度可以减少噪音（√）
11、能够催还文件（√）
12、不清楚读盘是刻录机的一个附带功能（×）
13、不应把刻录机当作读盘光驱使用，会缩短使用寿命（×）
1.参考答案：
1.着装符合职业要求。
（√）
2.能提前到会场做准备。
（√）
3.会前要求调节会议室温度，注意通风。
（√）
4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。
（√）
5.能提醒领导准点开会。
（√）
6.能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。
（√）
7.问卷没有综合，没有给每人一份。
（×）
8.对会议的评估基本到位。
（√）
9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
（√）
10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
（√）
11.会前资料准备不足。
（×）
12.对会议服务人员环境培训没有到位。
（×）
13.能控制会议经费的使用。
（√）
14.能马上收拾会议室。
（√）
15.能请领导在会议记录上签字。
（√）
评分标准：
1．本题满分为20分
2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。
3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。
4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。
2.参考答案：
1．电话用语规范。
（√）
2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任。
（√）
3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。
（√）
4．知道如何使用跟踪卡。
（√）
5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。
造成钟秘书工作被动和失误（×）
6．对档案工作熟练，业务能力强。
（√）
7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。
（√）
8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。
（√）
9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。
（√）
10．向领导汇报工作简洁、清楚。
（√）
11．知道制定大型活动要有应急方案。
（√）
12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。
（×）
13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。
（×）
14．知道在网上发布内部会议信息（√）
15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。
（×）
16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。
（√）
17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。
（√）
18．离开领导办公室时忘记关门。
（×）
19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。
（√）
20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。
（√）
21．喝咖啡的动作不合礼仪要求。
（×）
试卷情景分析：
该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。
一、办公环境管理
办公环境包括硬环境、软环境两大要素。
硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。
要求：
1在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物；
2做好室内通风和温湿度的调节；
3防止光线太弱或过强；
4保持室内整洁和安全。
录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱，文件随意堆放在椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。
二、会议管理
（一）会前
在会议召开前，秘书要根据会议需要做好准备工作。
录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。
表现在：
其一，根据王总的指示拟定会议议题―商量小型产品展示会事宜；其二，确定参与人员―销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等；其三，确定会议的具体时间和地点―10:
00在1号会议室；其四，把开会的时间地点通知到每个人其五，提记录，把握好会议进程，处理好突发事件等等。
录像中高叶做得还是比较好的。
其一，大家入座后即宣布开会，明示会议议题，要求大家发表意见；其二，能把握会议进程：
讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会，整个会议紧凑且效率高；其三，安排钟苗秘书做好会议记录；其四，能处理突发事件，即当吴、马两位意见不和时能及时加以制止和引导，化干戈为玉帛。
但是，高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用，不知是没准备好资料还是忘了。
这一点显然是错误的。
（三）会后
会议结束后，秘书还有许多工作要做。
就高叶召集的“经理碰头会”而言，要关闭多媒体设施，整理会议室，落实会议精神，检查工作进展情况。
录像中高叶能亲自检查会场布置情况，对。
至于关闭多媒体设施和整理会议室，因自己忙于与吴经理个别交谈，可安排钟秘书去做。
三、商务沟通
办文、办会、办事都离不开沟通。
有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。
秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。
横前到会场检查多媒体设,备情况，发现问题马上请相关人员检修。
这些都是做得对的。
（二）会中
在会议期间，秘书也有许多工作要做。
就高叶召开的“部门经理碰头会”这种小型会议而言，要安排好座次，宣布会议议题，做好会议
或通知、会议和演示等形式。
上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。
如何实现有效沟通？
首先要尊重对方。
要以平等尊重的态度让对方进入轻松的、无障碍的交流。
其次要理解对方。
要通过换位思考、现身说法使对方心悦诚服。
录像中高叶在与会人员之间出现矛盾冲突时，能运用柔性管理策略积极化解矛盾，会后能主动找受委屈一方―吴经理面对面地沟通，沟通中又能尊重对方，并通过换位思考、现身说法化解对方的心理障碍，化被动为主动，这些都是对的。
2009年5月国家秘书三级真题录像题答案
案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）
1.参考答案：
1.着装符合职业要求。
（√）
2.能提前到会场做准备。
（√）
3.会前要求调节会议室温度，注意通风。
（√）
4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。
（√）
5.能提醒领导准点开会。
（√）
6.能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。
（√）
7.问卷没有综合，没有给每人一份。
（×）
8.对会议的评估基本到位。
（√）
9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
（√）
10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
（√）
11.会前资料准备不足。
（×）
12.对会议服务人员环境培训没有到位。
（×）
13.能控制会议经费的使用。
（√）
14.能马上收拾会议室。
（√）
15.能请领导在会议记录上签字。
（√）
评分标准：
1．本题满分为20分
2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。
3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。
4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。
2.参考答案：
1．电话用语规范。
（√）
2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任。
（√）
3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。
（√）
4．知道如何使用跟踪卡。
（√）
5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。
造成钟秘书工作被动和失误（×）
6．对档案工作熟练，业务能力强。
（√）
7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。
（√）
8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。
（√）
9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。
（√）
10．向领导汇报工作简洁、清楚。
（√）
11．知道制定大型活动要有应急方案。
（√）
12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。
（×）
13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。
（×）
14．知道在网上发布内部会议信息（√）
15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。
（×）
16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。
（√）
17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。
（√）
18．离开领导办公室时忘记关门。
（×）
19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。
（√）
20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。
（√）
21．喝咖啡的动作不合礼仪要求。
（×）
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