软件使用培训文档.docx

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软件使用培训文档

一、软件设置

“基本档案”—>“业务设置”—>勾上“录入商品自编码允许重复”。

“基本档案”—>“商品设置”—>自动编码—>“自动产生自编码”勾上，“编码位数”设为6位,“前缀使用”设为“货号末位”倍数6位。

“基本档案”—>“商品设置”—>新品默认值—>“进项税”，“销项税”设为‘’，“维护库存”选“是”，“分店调价”选“是”，“允许采购”选“是”，“允许议价”选“是”，“允许折扣”选是，勾上“是否积分”，勾上“前台赠送”。

零售管理—>POS机登记，增加一条POS机记录，POS机号:

001，分店选择“总部仓库”，电脑名录入本地电脑名，保存。

零售管理—>POS设置，根据客户要求登记标题，页尾等信息，点击小票预览，直到客户满意。

零售管理—>POS设置，销售设置中的业务操作的各项指标，通常将“营业员不能使用键盘输入”的勾去掉，其他选项因实际情况设置。

零售管理—>POS系统设置—>POS机外设设置小票打印机是并口的型号选择TP-POS58热敏，端口选择LPT1，有钱箱设置为LPT1；是USB的型号选择“使用windows打印驱动”，端口选择为“NONE”，有钱箱设置为“NONE”。

零售管理—>POS系统设置—>POS小票打印设置，设置小票打印格式，根据提示录入数字，打印后查看打印效果，直到满意。

系统管理—>操作员管理，将POS销售功能权限全部选中。

系统管理—>数据库管理，设置数据库备份，备份方式选为自动备份，路径设为F盘的数据库备份目录，设置数据备份时间。

点击确认。

零售管理—>营业员，添加营业员。

在会员登记时就可选择登记人。

二、软件培训

1、基本档案

◆分店区域：

◆分店仓库：

系统支持连锁及一店多仓库。

在此处需要维护仓库及门店的属性，确定门店是否启用储值卡功能，确定门店配送价格的选择以及加价率

◆商品设置：

用于设置新品的缺省值、新品定义规则和商品录入规则等业务逻辑，以及商品特色属性的设置，可以设置使用那些属性机属性名称和是否使用下拉列表

◆类别：

用于规则商品类别组织。

类别分为大类和子类，每级类别编码为2位，最大可以分3级类别

大类的建立方式：

点开品类组织表，选中品类组织表----点增加------输入类别编码-----输入类别名称-----点保存本级编码不能重复比方有01类别就不能再添加01类别

子类的建立方式：

选中大类-----点增加------输入子类类别编码-----输入类别名称-----点保存在这个大类下的编码不能重复比方有0101就不能再有0101类别

如下列图示

类别编码品牌编码

◆品牌：

类别分为大类和子类，每级类别编码为2位，最大可以分3级类别

品牌大类的建立方式：

点开品牌，选中品牌信息----点增加------输入品牌编码-----输入品牌名称-----点保存本级编码不能重复比方有01品牌就不能再添加01编码的品牌

子类的建立方式：

选中大品牌-----点增加------输入子类品牌编码-----输入品牌名称-----点保存在这个大品牌下的编码不能重复比方有0101就不能再有0101编码的品牌

如上图示

◆商品档案：

维护商品编码、品名、类别、规格等基本信息。

◆供给商管理：

为供给商编码、录入以及维护与之相关的基本信息，如联系人和税号等。

◆组合商品：

用于维护加工、分割品商品的组成成分。

◆商品

◆新品申请：

该功能在分店使用，用于分店申请新增商品。

◆新品该功能在总部使用，分店申请新品上传到总部审核后，下载即可。

◆商品查询：

商品属性、与商品相关的价格以及经营情况的综合查询，还有商品信息不全等异常情况的查询，以及商品历史价格查询。

◆基础代码：

包括厂商类型、品牌、调整库存原因等基础信息。

还包括维护的属性需要下拉类表维护的。

◆商品存量指标：

定义各个门店每个商品的库存上下线。

◆调价单：

思迅专卖店店管理系统以单据的方式处理调价，标准了操作，可以跟踪以往的调价记录，可以实现提前调价和延期生效。

同时考虑到业务操作上的灵活性，也允许直接在商品档案中调整价格。

◆批量调价：

允许批量生产会员价和最低限价。

便于快速启用会员功能。

当商品设置为允许直接修改商品档案中价格时可用。

◆商品价格查询：

查询基本价风格整历史

◆：

基本档案类查询包括商品综合查询、商品异常查询、供给商综合查询、闲置商品查询等。

系统提供了灵活多样的查询条件，能方便快速地查询并打印所需的商品报表。

●商品综合查询:

查询指定商品的商品信息、商品流转、调价历史、促销历史、编号删改记录。

●商品异常查询:

查询指定条件下的异常商品及商品的异常成本、异常毛利、负库存商品。

●供给商综合查询:

查询供给商信息、无业务发生的供给商、无商品供给商及供给商编号删改记录。

●商品存量指标:

是管理商品设置仓库中各种商品的再订货点与满库存量（存量指标可作为自动补货的条件。

当库存量小于再最小库存时，系统可用最大库存量作为补货条件，自动生成门店的补货单与采购订单）

●调价到期提醒将提示当天调价到期的商品

2、采购管理

3、促销管理

4、零售管理

A：

POS销售

思迅专卖店管理系统管理系统项目版→零售管理→POS销售→〔有会员卡没？

有，会员/→输入会员卡号→确定Enter〕扫描或输入顾客所购商品编码→输入营业员编码→〔单品数量较多？

数量*→单品数量→确定 Enter〕→（单品价格是否要修改或打折?

要，议价W或折扣O→输入单价或折扣率〔九折则输入90〕→确定 Enter）→输入其它商品→（是否赠送本品?

是,选中商品→赠送S→是）→〔挂单否？

挂，挂单P〕→结算+→可能涉及到的顾客付款方式解析如下:

〔付现金？

人民币现金→-→打印小票与顾客，付现金时可以直接按确定〔Enter〕键〕

〔代金券付全款？

礼券→代金券号→确定→打印小票与顾客〕

〔代金券金额不足，付部分款？

人民币现金→-→礼券→代金券号→确定→打印小票与顾客〕

〔储值卡付款？

储值卡F→储值卡号及密码〔可在此改密码〕→确定→打印小票与顾客〕

〔顾客欠帐？

全欠？

挂帐→填写客户联系方式→确定→打印小票与顾客〕

〔顾客欠帐？

欠部分款？

人民币现金→-→挂帐→填写客户联系方式→确定〕

〔订金付款？

订金付款→选择客户付订金信息→确定→打印小票与顾客〕

→会员管理→会员设置→会员类别→→输入商品信息→营业员→其它商品信息→结算→会员积分→确定→打印小票与顾客〕

（特殊促销呢?

促销选择→选择满足要求的促销方式→确定打印小票与顾客〕

顾客还要另选商品,在未用前述10条打出小票前可以点退出或Esc→执行上述销售流程）

顾客不要这笔销售的商品了,删除U键）

软件操作退换货流程如下：

1．按收银小票退货：

按下退货A键→确定→输入小票号如：

99200911250001〔表示99号收银机在2009年11月25日的第一笔交易小票号〕→确定→根据提示选择F3退货商品，确定F4→输入营业员编号→结算+→-（或点选各种付款方式）

2．没有小票的退货：

按下退货A键→取消→输入商品货号及数量→如果是打折商品请输入折扣后→结算+→-点选各种付款方式

3．会员卡售出的商品退货→/键→会员卡号→按下退货A键→按以上方法退货

4．换货：

换货“H”→小票号→选择“F3”要退换货物→确定“F4”输入新购货物→结算“+”→付款找零“-”

POS销售特殊功能键说明：

F1显示帮助：

在收银主界面中，按F1功能键，该界面显示目前所有的系统功能和对应的键盘。

F2复制上一行输入的商品：

按F2键，将复制上一行输入的商品，包括价格和数量，加快输入速度。

F3小票打印切换：

按F3键，在打印不打印POS小票之间切换。

F4商品查询：

按F4键，在前台可以快速模糊查询商品的详细信息

F5库存实时查询：

按F5键，可以在前台销售时，实时查询某一商品的库存，库存数为实时库存。

F6消费者信息采集：

方便领导界层分析消费者群

F7会员〔充值卡〕查询：

按F7键，可查询会员的详细信息〔包括积分和充值卡余额〕

零售管理类报表:

收银对帐及收银流水查询：

思迅专卖店管理系统管理系统项目版→零售管理→收银对帐等报表

收银流水:

POS流水记录了前台销售的每一笔记录，包括商品销售记录、付款记录。

可以按照时间段、收银员、收款机、付款卡号、会员卡号以及流水号进行查询。

商品销售:

可查询指定时间段、指定仓库的商品销售汇总、分部商品销售汇总、类别销售汇总、分部类别销售汇总。

收银对帐:

可对收银款与商品销售额不一致的情况进行原因查找，最终把发生不一致的小票号找出。

不一致的原因可能由预收订金，挂账回款或者抹零等原因造成

营业员管理及提成：

定义营业员的销售提成比率，并按日期和营业员查询销售业绩及提成金额。

每日提示：

可以查询到商品的库存警示，会员顾客生日及会中积分

5、会员管理

→会员档案→查询会员卡号→双击卡号→填写会员顾客的信息→保存

→发卡→选择好会员类别→填写会员顾客信息

会员资料修改流程：

会员档案

充值流程：

会员管理→充值→录入会员ID〔条码卡扫描即可，IC卡点上面的读IC卡〕→点查询→输入充值金额〔可以输入负数〕→录入实付现金〔默认为实款实充〕→点充值

补卡流程：

会员管理→补卡→输入原卡号→输入新卡号→点补卡→如是IC卡要点写IC

会员管理类报表:

会员消费：

会员管理→会员消费查询

会员积分表：

会员管理→会员积分表

储值会员充值记录：

会员管理→充值卡查询

包卡会员顾客消费：

会员管理→充值卡项目查询

6、仓库管理

1.盘点流程：

盘点前先把所有关于库存的未审核的单据审核掉

⑴仓库管理→盘点号申请→选择盘点范围〔盘点范围选择为单品盘点〕→选择盘点仓库→保存〔会自动产生一个盘点号〕

⑵存货盘点单〔要求严格按商品编码去清点货物数量〕→选择盘点批号→录入商品编码和数量〔请注意即时保存，保存后可以用将鼠标左键点击向下的按扭，到最后一行商品为盘点数量格里敲击Enter键，然后继续录入其它商品货号及数量〕

⑶录入完毕请进入盘点报表里查询刚盘点后的商品差异，以便即时复核更正商品实际数量〔更正方法：

在存货盘点单里点击打开找到相应的未审核的盘点单据，然后用鼠标右键查找到对应的出错商品，修改数量〕盘点差异处理单〔得出盈亏数量及盈亏金额，并决定是否用盘点差异更新库存〕→全选→复核后进行保存→审核→盘点结束

7、连锁配送

总部配送：

门店要货流程：

连锁配送→调货申请单→输入所要商品货号及数量→保存→审核

门店收货：

连锁配送→直调收货单→原始单号→选择单号→确定→保存→审核

新品配送：

总部→连锁配送→直调出库单→选择要调入的分店〔收货分店〕→所调商品货号及数量→保存→审核

要货配送：

总部→连锁配送→直调出库单→选择要调入的分店〔收货分店〕→选择门店要货申请单单号→所调商品货号及数量→保存→审核

店间调拨：

→零售管理→POS销售→按F5查询所要货物在其它门店库存分布情况→向存货较多的门店B咨询要货→发货方B→连锁配送→直调出库单→填写所调商品信息→保存→审核→小票打印〔直调出库单〕→送货→对方收货人验货〔委托人验货〕→确认签字

收货方软件操作：

→连锁配送→直调收货单→选择原始单据〔A方带来的单据号〕→确认收货→保存→审核

店间调拨收货:

需货人验货〔需货委托人验货〕→确认签字→连锁配送的直调收货单〔选择原始单号〕→核对无误保存→审核

查询调货：

连锁配送→门店直调查询→可以按时间，商品类别，门店查询调货情况,

连锁配送→门店补货跟踪→可以按

8、系统管理

◆系统管理包括操作员管理、数据库管理、系统数据管理、系统重新建帐、系统设置、部门岗位、职工档案、报表单据模板、历史数据删除等功能。

操作员管理:

操作员管理用于维护使用后台管理系统的所有人员的信息和权限设置。

在系统安装之后，系统提供四组默认用户组，也称为“角色”，包括管理员、操作员、业务员和录入员。

当然，具体可以由客户自行设置。

1.系统管理员：

系统管理员负责基础参数设置、操作员权限管理、收银员权限管理、数据传输、日结、月结、数据备份和数据维护等工作。

管理员不能被删除。

2.操作员：

主要指操作本系统用于查询、统计和分析的人员，并不参与业务流程。

3.业务员：

主要是指各个不同业务部门的使用管理系统的人员，要进行例如调价和下订单等业务的人员。

4.录入员：

主要负责新品录入，修改等工作。

5.为每个操作员设定POS权限，这里权限是指在系统中操作员可以具有的操作权限。

包括：

退货、赠送、挂单、单笔折扣、整笔折扣、交易议价、现金收支、整笔取消、单笔取消、收银对帐、开钱箱、查询交易、前台设置、系统管理。

根据实际需要可以灵活设置。

编辑”、“审核”、“打印”、“修改单价”、“进价”权限。

功能授权

增加了操作员后，还要对操作员设置读写权限，操作员才能使用系统。

可对不同角色的不同功能赋予不同的权限。

其中操作员针对不同功能可以分配,功能分配如下:

打开：

窗口是否可以打开，浏览；

编辑：

是否可以打开并编辑相应的窗口；

主要针对单据，是否可以审核；

打印：

是否具有打印，导出数据或者导出到EXCEL的权限；

进价：

是指操作员是否可以看到进价。

注意：

系统管理员具有所有的功能权限和数据权限，无需设置。

9、短信平台

10、批发管理

客户管理

为大客户编码、录入以及维护与之相关的基本信息，如联系人、等。

客户和商品销售价格关系的维护模块，用来管理经营商品和不同销售客户的最新销售价、最高销售价、最低销售价和协商销售价。

11、决策支持

周结：

决策支持→周结→查看周结时间段→点周结〔周结最好是一星期结算一次，也可以一星期重复结算几次〕

月结：

决策支持→月结→查看月结时间段→点月结

每日提醒：

包括会员生日提醒，会员积分提醒，近期消费会员提醒，要货声请单提醒，库存告警提醒

◆系统提供系列分析报表，包括商品销售排行、供给商销售排行及销售分析、滞销商品、价格分析、补货分析、ABC分析、进销存月报表、消费群体分析、让利分析、时段销售比照分析、库存积压报表等。

月结:

月末处理。

对本周期的业务进行汇总，产生按商品、细类、大类汇总的进销存月报表。

进销存月报表是财务统计和分析绩效的重要手段。

在此可以了解到在指定的周期内，公司的期初、期间发生和期末的完整物流状况和库存状态，以及期间的销售收入、销售成本、毛利收益等等。

需要在“系统设置”中指定财务结帐日〔默认每月1号，可按企业规定设置〕，系统将自动确定月结周期。

计算出期初、期末日的结存，统计期间的业务发生数量、金额，形成月报数据。

●销售目标设置:

为了了解店铺的销售情况，以及和制定目标的差距，提供销售目标设置，用来设置店铺的月销售目标和年销售目标。

●销售目标分析:

根据店铺的销售目标设置，店铺的月销售目标和年销售目标，提供对销售的分析报表。

●店铺营业报表:

包括店铺的商品销售汇总，店铺类别销售汇总，店铺的销售汇总，以及店铺付款汇金额总报表。

●店铺销售汇总报表:

提供店铺商品销售比照的报表，可以对输入的任意两天的销售情况进行比照，包括销售商品金额的比照报表和店铺销售的按照日期的比照。

●销售汇总报表:

不分店铺，用于对整个公司商品销售情况的报表，包括商品汇总，类别汇总和大类汇总报表。

●商品销售排行:

按日期、仓库、类别查询商品的销售排行情况，并按销量、销售额、毛利分类统计。

供给商销售分析:

按日期、供给商、货号查询供给商的销售汇总、每天单品销售、销售明细、机构销售汇总。

●供给商销售排行:

按日期、仓库、类别查询供给商的销售排行情况，并按销量、销售额、毛利分类统计。

滞销商品查询:

定义在最近多少天内，销售小于或等于N件商品被视为滞销商品，并统计滞销商品的明细信息。

●商品价格分析:

查询指定时间段、指定仓库内商品的调价记录，并分析商品的价格走势。

●补货分析表:

采购补货商品的详细信息。

●ABC分析:

定义在一个时期内〔月结时间段〕，销售额百分比累计到70%的商品归为A类，A类下面占总额20%的品种归为B类，余下的品种归为C类。

按照以上分类方式进行ABC分析。

●让利分析:

对前台的销售让利进行分析，包括销售让利汇总和明细、收银员让利、类别让利汇总和明细。

在明细中分类统计特价让利、会员价让利、打折卡让利、前台变价让利、前台折扣让利、捆绑商品优惠让利等数据。

●商品属性报表:

针对于系统自定义的特定属性提供商品属性报表。

12、结算管理

13、现金管理

14、审批管理

小窍门:

1.涉及有货号一列处均可在此录入商品货号,自编码,商品名称,商品拼单简码〔即助记码〕后回车来实现商品信息查询

2.本软件任何一个表单里的设置功能是为了满足客户自定义表单上显示或打印列功能的,甚至于可以自定义表头页脚打印要素.

3.查询时输入的信息越少,查询所花的时间越长

三、软件售后

根据公司规定，在项目实施完成后15内，必须向客户打3次询问软件的使用情况和问题，如客户有不明白之处耐心仔细向客户解答，如有不能处理问题及时向公司反映。