成本合约部职责说明书.docx
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成本合约部职责说明书
成本合约部职责说明书
部门名称
成本合约部
部门编号
00-00-00
直接上级
主管副总经理
平行接口
公司其他各部门
部门内职位
招标专责
职责综述
负责公司招投标活动的组织与实施等
1.贯彻执行国家招投标政策法规，结合公司实际制定招投标管理制度和实施细则。
2.负责编制各类招标文件范本。
3.依照《中华人民共和国招投标法》和《河南省实施〈中华人民共和国招投标法〉办法》的规定进行招投标备案。
4.负责组织实施工程主体、材料设备、大宗物品等招投标工作。
5.核准招标申请，组织评定招标单位资质，并审查评标专家资格，组建评标小组。
6.负责招标文件、评标报告、招投标情况报告的备案管理，组织开标、评标、定标工作。
7.参与合同评审，组织合同会签，监督合同执行，定期对供方的合同履约、信用等级予以评价考核。
8.负责供应商档案管理工作，收集审核合格供方信息，建立供应商信息库。
9.负责招投标档案管理，整理保存各类设备文件资料。
10.定期对供方合同履约、信用等级予以考核。
11.负责材料设备入库验收、检查工作。
12.负责公司办公用品的采购工作。
一三.完成公司领导交办的其他临时性任务。
招投标管理制度
第一章总则
第一条为进一步规范公司招投标管理秩序，提高招投标管理水平，充分发挥招标采购优势,实现招投标活动的规范化、标准化和制度化,优化工程质量,提高投资效益，促进廉政建设,根据《中华人民共和国招标投标法》及公司有关规章制度，结合公司实际，特制定本制度。
第二条公司招标活动必须依据国家有关招投标法律法规，遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的原则，维护平等竞争的市场秩序。
第三条公司招标活动实行“统一领导、归口管理、分级负责”。
以合理价格选择安全可靠、质量优良的产品和服务,推进集约化管理、规范化运作。
第四条本制度适用于公司本部及控股公司（包括控股项目公司和物业公司）。
第二章组织机构与职责分工
第五条公司成立招标采购领导小组，由公司分管副总经理及各相关部门负责人组成。
公司分管副总经理组长，招标内容工作的分管成本合约部经理任副组长。
其主要职责是：
1.贯彻执行国家有关招投标法律、法规、上级有关招投标管理规定及本规定。
2.负责审定项目招标方案，指导监督招标采购活动，决定招标采购活动中的重大事宜。
3.审议评标报告，确定中标单位。
第六条成本合约部作为公司系统招标采购工作归口管理部门，是公司招标采购领导小组的日常办事机构，负责组织、协调、管理公司日常招标采购工作。
其主要职责是：
1.贯彻执行国家有关招投标法律、法规和上级有关规定，制定公司各项招投标管理制度。
2.负责编制各类招标采购方案并组织实施公司招标采购工作。
3.协调办理公司招标采购相关事宜。
4.负责评标专家日常管理，组建资格预审小组、谈判工作组和评标委员会。
5.负责督促、指导招标代理机构按时完成各个招标环节的工作。
6.组织供应商市场调查与履约评估工作,协调解决招投标争议及投诉事宜。
7.完成公司招标采购领导小组交办日常工作。
8.负责监督招标完成后的执行过程。
第七条公司各相关部门负责做好本部门年度、月度招标需求计划申报工作，负责提交采购需求清单，提供确定后的标书合同文本、技术规范文件等资料，参与招标采购活动，协助办理招标相关事宜。
第八条公司各部门应设立专兼职岗位，负责本部门的采购管理工作，配合成本合约部做好招标采购计划编报、合同履约信息上报等工作。
第三章招标范围、类型与采购方式
第九条招标范围严格按照国家有关招投标法律、法规实行招标采购的规定执行。
不得擅自将招标范围内的项目采取其它方式逃避招标。
第十条凡是达到以下规模标准的工程项目，必须依法进行招标。
1.工程类：
施工单项合同估算价在30万元人民币以上的。
2.工程设备、材料类：
设备、材料类货物的采购，单项合同估算价在10万元人民币以上的。
3.服务类：
包括勘察、设计、监理、技术咨询、广告策划、代理、咨询顾问、物管等单项合同估算价在10万元人民币以上的。
4.非工程类：
非工程类用物资、设备、固定资产、低值易耗品、办公用品等单项合同估算价在5万元人民币以上的。
第十一条公司的招标采购基本分为两种类型,一为由招标代理机构代理执行的招标活动,二为公司的自主招标。
第十二条公司招标采购包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、比价采购的等方式，根据招标项目内容、复杂程度、紧急程度选择不同形式进行招标。
第四章招投标工作流程及相关部门工作内容
第十三条由招标代理机构代理执行的招标活动,工作流程及各相关部门工作内容如下:
1.招标项目的需求部门根据工作进度、需要向公司成本合约部招标领导小组上报招标采购计划申请，经审批后交招标办；负责向招标办提供相关技术要求、规格、型号、数量清单及合同文本；参与招标采购过程中成本合约部招标办所组织的市场调研、考察、投标单位资格审查、技术研讨会议、招标文件与合同评审会议以及开、评标等工作。
2.成本合约部在招标需求部门提交招标申请后负责市场询价、市场调研、考察、价格分析、计算标底，对标底价提出控制方案，对投标单位资格审查、技术研讨会议、招标文件与合同评审会议以及开、评标等工作。
4.成本合约部在需求部门提交招标申请后，根据审批意见和需求部门所提交资料督促、帮助招标代理机构进行招标采购相关文件的编写、审核、完善工作，并负责向招标采购领导小组报批;配合招标采购领导小组确定考察人员、评标专家等相关事务;会同需求部门以及其他相关部门完成招标采购过程中的市场调研、考察、投标单位资格审查等工作并组织召开学术研讨会议、招标文件与合同评审会议；组织合格投标人勘察现场、组织相关人员进行招标文件的答疑工作；协同招标代理机构抽选评委专家，报招标领导小组审批后召开开、评标会议，记录会议过程并向招标领导小组递交评标报告；协助招标领导小组召开定标会议，拟写定标会议纪要；完成合同的谈判与签订后督促招标代理机构向中标单位发送中标通知书。
招标全部完成后招标过程与结果形成完整的文字资料，并做好资料备案。
第十四条对于公司的自主招标,工作流程及招标采购需求部门工作内容不变,招标办还需承担招标代理机构代理执行的工作部分。
在招标过程中，以上部门及其他各部门应严格遵守招标采购领导小组的管理与监督，各自完成相应事宜，并需紧密配合，共同保证招标采购工作的顺利完成。
第十五条其他特殊招标流程
对于技术简单，工作紧急，且以价格竞争为主要条件的招标项目，招标办经招标采购领导小组同意后会同招标需求部门可简化招标程序，对投标单位进行询价、谈判，并将结果上报招标采购领导小组。
第五章合同签订与履约管理控制
第十六条定标结束后,由招标办负责与中标人依据招投标文件完成技术协议及商务条款签订合同。
所签合同不得对招投标文件做实质性修改。
中标人不得转让中标项目。
第十七条合同签订后,相关部门执行履约过程中的产品验货工作,依据招标文件技术质量要求控制货品质量,保证项目运行；招标办负责监督。
第十八条合同履行完成后，需求部门将中标人合同履约情况书面报招标办。
对于不能按期供货、产品质量出现问题、合同履约及售后服务差的供应商，做降级处理并实行“合格供应商评价”制度。
第六章档案管理
第十九条加强招标采购档案全过程管理。
每个招标项目结束后，由招标办将此项目的全部招标资料整理、归档，交于公司档案室，以备查阅。
第七章纪律要求
第二十条严格遵守国家、地区、本公司相关招投标法律、法规、规定。
第二十一条坚持公开、公平、公正、择优的工作原则。
第二十二条提高招标采购工作的透明度，勇于接受监督。
第二十三条不得违反规定泄露不可公开的有关招标采购的情况与进展，一经发现将严肃处理。
第二十四条不得与投标人串通损害公司利益，一经发现将严肃处理。
第八章附则
第二十五条本制度未尽事宜按照国家法律、法规及上级有关规定执行。
第二十六条本制度由成本合约部招标办负责解释、修订，自印发之日起执行。
招标采购管理办法
第一章总则
第一条为进一步规范公司招标采购管理工作，充分发挥招标采购优势，实现招标采购活动的规范化、标准化和制度化，提高招投标管理水平，依据《河南名门置业有限公司招投标管理制度》，特制定本办法。
第二条公司招标采购实行回避制度。
当投标人与招标采购成员有亲属关系或其它可能影响客观公正招标、评标的关系时，招标采购成员应当回避。
第三条本办法适用于公司本部及控股公司（包括控股项目公司和物业公司）。
第二章机构设置与制度建设
第四条公司成立招投标管理机构，负责招投标管理工作。
第五条依据国家相关法律法规及公司制度规定，结合实际情况，编制相应管理办法与细则。
第六条公司招投标工作组设在成本合约部（内设招标办），负责组织、协调、管理公司日常招标采购工作。
第三章招标采购方式
第七条公司的重点、大型招标采购项目宜采用公开招标方式，其他项目经招投标领导小组审批同意后，可采用包括邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等多种灵活的方式。
第四章招标准备
第八条报送招标采购需求计划
招标项目的需求部门向招投标工作组报送年度、月度招标采购需求计划，由招投标工作组按照程序报送招投标领导小组审批。
招标采购需求计划需包括以下内容：
招标项目的名称、规模、地点、用途、投资数额；拟采取的招标方式及其理由。
第九条报批招标方案，确定招标方式
由招投标工作组编写招标方案，向招投标领导小组报批，确定自行招标或委托代理机构招标以及采用的招标方式，拟评标委员会组成。
第五章公开招标与邀请招标工作流程
第十条发布项目招标公告或投标邀请函
经审批同意后，属公开招标的项目，由招投标工作组通过媒体发布招标公告，信息发布之时起至截止投标报名时间不少于72小时。
属于邀请招标的项目，由招投标工作组向邀请单位发出投标邀请函。
每个项目均不得少于3个符合招标条件要求的投标人参与投标。
第十一条资格预审
招投标工作组协助招投标领导小组组建资格审查小组，资格审查小组一般由招投标工作组、项目需求部门等有关业务部门代表及相关的技术、商务专家组成，根据招标公告的条件、要求和标准，汇总报名单位资质及实力状况，对报名单位进行技术水平、科研水平、供货规模、生产工艺、设备状况与档次，质量控制能力等方面的实力考察，推荐入围潜在投标人，提交招投标领导小组审批。
第十二条招标文件编制
招标需求部门负责编制技术规范书，向招投标工作组提交相关技术要求，包括规格、型号、数量清单等以及预算分析、初步标段包括划分建议。
招投标工作组根据招标采购需求计划和技术规范书编写商务招标文件。
第十三条评审招标文件
招投标工作组组织招标采购需求部门、相关技术专家、监督等部门召开评审会议，根据考察报告、市场实际对招标文件做最后的完善及确定。
招标文件评审分为商务部分和技术部分，技术部分包括评审技术规范书，从技术角度评审标包划分、技术参数是否符合相关行业标准以及其它相关因素；商务部分包括评审分包方案、招标文件中主要商务条款、资质业绩要求、评标标准以及评标办法。
招投标工作组须做好会议记录并负责将最终结果报送招投标领导小组。
第十四条需要编制标底的招标项目，由招投标工作组会同成本合约部组织专业人员或委托有资质的中介机构在BaoMi环境中编制。
标底由招投标领导小组审定，开标前由招投标工作组盖章密封保存。
第十五条招标文件的印刷及发放出售
1.招标文件委托印刷的，招投标工作组应当与印刷公司签订BaoMi协议。
2.招标文件发售依据《招标代理服务收费管理暂行办法》执行，主要用于招标文件制作成本费用，不以盈利为目的。
3.由招投标工作组负责将招标文件、图纸和有关技术资料发放或出售给合格投标人。
投标人收到招标文件、图纸和有关资料后应认真核对，核对无误后应以书面形式予以确认。
4.招标人对招标文件所作的任何修改或补充，应在投标截止5日前，以书面形式通知所有获得招标文件的投标人，投标人应以书面形式予以确认。
5.修改或补充文件作为招标文件的组成部分，对投标人起约束作用。
第十六条招标答疑
1.招投标工作组在规定时间内汇总投标人提出的问题，组织相关人员举行澄清、解答，对图纸和设计意图进行交底、解释，并以书面形式将所提问题及解答意见及时发送给所有获得招标文件的投标人。
2.投标人将被邀请对工程现场进行踏勘，以获取编制投标文件和签署合同所需的资料。
踏勘现场如果发生费用，由投标人自己承担。
第十七条投标文件的递交和接收
1.投标文件应完整响应招标文件，包括投标承诺函、投标一览表、技术性能参数的详细描述、投标保证金、有关资格证明文件、招标文件要求的其它内容。
招标文件中要求投标人提交的投标保证金一般不得超过投标总价的百分之二。
投标保证金有效期应当与投标有效期一致，若投标人在投标有效期内撤回投标文件的，应当没收其保证金。
2.投标文件的递交
投标人应在投标截止时限以前，向招标人递交投标文件，投标截止时限以前，投标人可以对所递交的投标文件进行修改或撤回。
3.投标文件的接收
在投标截止时间前，招标人应做好投标文件的接收工作。
在接收中应注意核对投标文件是否按招标文件的规定进行密封和标志，并做好接收时间的记录。
在开标前，应妥善封存保管投标文件等投标资料。
4.提交投标文件的投标人少于三个的，应当依法重新组织招标。
重新招标后投标人仍少于三个的，依据国家有关规定，经招标采购领导机构批准，可对两家合格投标人进行开标评标或采用谈判方式采购。
第十八条开、评标会议准备
招投标工作组在开标前协助招投标领导小组确定开标组织方案、参加开标会议的人员、评标细则以及抽取专家、组建评标委员会。
第十九条开标
1.开标会议按招标文件规定的时间、地点公开进行，由招投标工作组组织并主持。
2.开标会议主要程序
⑴主持人宣布开标会议开始并宣布会议纪律；⑵介绍参加开标会议的单位和人员名称；⑶投标人检查投标文件的密封情况并签字确认；⑷开标、唱标，宣读投标人投标报价，工期、优惠条件等招标人认为需要的内容；⑸请投标人确认开标记录；⑹会议结束，等待评标阶段。
开标会议由招投标工作组做全程会议纪要，需投标人确认的程序应由投标人书面签字确认。
第二十条评标
1.评标原则、评标办法由招标人严格按照《中华人民共和国招标投标法》和有关规章制度执行。
2.评标委员会必须依法组建。
评标委员会抽取专家人数不得少于总人数的三分之二，成员名单在评标前BaoMi。
3.评标地点应相对独立、环境良好、具备封闭条件且能够满足评标专家的日常生活需要。
评标地点的客房和会议室应能满足评标工作要求，房间内电话应具备屏蔽市话、长途及上网的功能。
4.评标专家应坚持“客观、公正、科学、择优”原则，对投标文件的技术和商务两方面综合评估，招标文件中未公开载明的评标办法和标准不得作为评标依据。
5.评标委员会应当依据法律、法规和招标文件明示的废标条件做出废标决定，投标文件有下列情形之一的，由评标委员会初审后按废标处理：
⑴无单位盖章并无法定代表人或法定代表人授权的代理人签字或盖章，无法定代表人出具授权委托书的；⑵投标人名称或组织结构与资格预审时不一致且未提供有效证明的；⑶投标人递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标货物报有两个或多个报价，且未声明哪一个为最终报价的，按招标文件规定提交备选投标方案的除外；⑷联合体投标未附联合体各方共同投标协议的；⑸未按招标文件要求提交投标保证金的；⑹招标文件明确规定可以废标的其它情形。
评标委员会对所有投标作废标处理的，或者评标委员会对一部分投标作废标处理后其它有效投标不足三个使得投标明显缺乏竞争，决定否决全部投标的，由招投标领导小组确定是否重新组织招标。
6.招投标工作组做全程会议记录，编写评标报告。
第二十一条定标
评标结束后，由招投标工作组向招投标领导小组提交评标报告，协助其按照规定程序召开定标会议，按照公开、公平、公正的原则，在对投标人进行综合评定的基础上确定中标人，并形成书面会议纪要。
第二十二条签发中标通知书
1.定标结束后由招投标工作组公示招标结果并发出中标通知书。
中标通知书应明确签订合同的时间、地点和具体要求。
2.中标人放弃中标，或者未在招标文件规定的期限内提交履约保证金的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人，排名第二的中标候选人因同样的原因不能签订合同的，招标人可以确定排名第三的中标候选人为中标人。
中标人放弃中标，或者未在招标文件规定的期限内提交履约保证金的，其投标保证金均不予退还。
第二十三条定标结束后，按照公司相关规定，进行合同签订与执行及归档管理、向公司备案等工作。
第六章竞争性谈判工作方式
第二十四条招投标工作组组织需求、等部门编制、审核谈判文件，确定邀请单位名单，报送招投标领导小组审批。
第二十五条经招投标领导小组审批后，由招投标工作组向被邀请单位发出书面通知，并将判文件发送给对方。
参加竞争性谈判的单位须超过三家。
第二十六条在谈判的前三天，由招投标工作组拟定谈判组成员名单，报招投标领导小组审批确定。
第二十七条竞争性谈判会议由招投标工作组组织、主持，监督组须全程执行监督。
第二十八条参加竞争性谈判的单位须按照谈判文件要求，携带工商营业执照的复印件和公司法人的授权委托书、所供商品的质量和售后服务保证书、针对项目所做的方案等进入会场，经招投标工作组审验完整之后方可参加谈判。
第二十九条参加谈判的代表应在规定的时间内准时到达竞争性谈判会议地点，迟到10分钟以上者，作为弃权处理。
第三十条谈判组可分别与公司及子公司代表就质量、报价、服务承诺等问题进行多轮谈判。
第三十一条谈判结束后由谈判工作组提交谈判报告，推荐中标候选人，由招标采购领导小组根据谈判结果确定最终中标人。
第七章询价采购工作方式
第三十二条询价采购，是指各公司在特殊情况下，在同一时间，直接向三家以上物资设备的供货商，用电话、传真、邮件、信函等方式，直接询问有关商品的价格，根据供货商提供的商品报价进行比较后确定供货商，以确保性价比最高的一种采购方式。
第三十三条询价采购同一类型的商品，由招投标工作组，同时分别向三家供货商进行询价工作，要求对方在规定的时间内，按我方对商品的规格型号和商务要求，采用传真或快递等方式进行报价。
供货商应按询价要求在一定时限内报价。
第三十四条询价工作结束后，由招投标工作组，按照询价结果，根据价格低者获得供货权的原则进行排序，并报招投标领导小组确定最终供货商。
第三十五条凡承担询价工作的人员，要做好询价过程的BaoMi工作，不允许有任何串通舞弊的行为。
第三十六条如有特殊情况或遇有争议的问题，由招投标领导小组决定。
第八章单一来源采购工作方式
第三十七条单一来源方式采购，是指特殊条件下只能从单一来源渠道采购，一般包含以下几种情况：
1.需采购的材料、设备在国内仅有一家生产厂（商）。
2.需采购的材料、设备在国内只有唯一代理商。
3.需采购的材料、设备国内无代理商需从国外生产厂（商）直接订购。
4.特殊项目需从单一供应商处直接采购。
第三十八条拟采用单一来源方式采购,应按照相关规章制度及审批手续进行采购。
第三十九条单一来源采购项目的商务谈判
招标工作组应组织好与供应商的商务谈判工作，确认所购材料设备的价格、技术配置、售后服务等条款内容，据此签订供货合同。
第四十条单一来源采购结束后，招标工作组分别归档有关采购及申报资料。
第十章附则
第四十四条本办法由成本合约部（内设招标办）负责解释、修订，自印发之日起执行。
零星项目采购管理办法
第一章总则
第一条为进一步规范公司零星项目采购行为，全面保障采购行为的公开、公平、公正，提高质量，降低成本，维护公司合法权益，促进廉政建设，根据国家有关法律、法规和公司招投标管理制度，特制定本办法。
第二条本办法所称零星项目采购，是指公司集中招标采购范围以外、公司规定招标规模标准以下的项目，采用特定专利、专用技术等特殊原因不适宜招标的项目，紧急抢险救灾等项目的采购。
第三条零星项目采购应当遵循“公开透明、公平竞争、公正廉洁和诚实信用”的原则。
第四条零星项目采购原则上采用竞争性谈判采购、询价采购、单一来源直接采购等方式，也可以采用招标方式进行。
第五条零星项目采购坚持“统一领导，分级实施、规范管理，比质比价”的原则，严格按照规定的程序执行。
第六条零星项目采购管理工作由成本合约部招标专职岗位负责。
第二章采购范围与管理权限
第七条有下列情形之一的项目，均可采用非招标方式，进行零星项目采购：
1.单项合同估算价在10万元以下的设备、物资、材料采购及委托服务等项目。
2.采用特定专利、专用技术等特殊原因不适宜招标的项目。
3.事故处理、消除危急缺陷等抢险救灾项目。
4.已招标项目因设计变更需增加或变更部分设备、材料，其增加或变更未达到公司规定招标规模标准的项目。
5.原采购项目的后续扩建、技术改造、维修、零配件供应，由于兼容性或者标准化的需要，在一定时期内必须向原承包商、供应商采购的项目。
第三章采购方式与工作流程
第八条采用竞争性谈判采购方式，是指直接邀请三家以上的供应商（承包商）分别对产品（服务）的技术、商务等实质性问题进行磋商与谈判。
竞争性谈判采购可以采取多次报价方式。
第九条采用竞争性谈判方式采购适用条件：
1.重新招标未能成立的。
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。
3.对高新技术含量有特别要求的。
第十条采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：
1.成立谈判小组。
谈判小组由三人以上的单数组成。
2.制定谈判文件。
谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
3.确定邀请参加谈判的供应商（承包商）名单。
谈判小组从符合相应资格条件的供应商（承包商）名单中确定不少于三家的供应商（承包商）参加谈判，并向其提供谈判文件。
4.谈判。
谈判小组所有成员集中与单一供应商（承包商）分别进行谈判。
在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其它供应商（承包商）的技术资料、价格和其它信息。
谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商（承包商）。
5.确定成交供应商（承包商）。
谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商（承包商）在规定时间内进行最后报价，书面形成谈判报告推荐成交候选人。
采购领导小组依据谈判报告确定成交供应商（承包商）。
第十一条采用询价采购，是指对三家以上的承包商或供应商在完成询价程序后的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。
其适应条件为采购项目属于标准规格且价格弹性不大。
第十二条采用询价采购方式，可向确定的邀请报价供应商（承包商）发出询价函，征询采购价格。
应当遵循下列程序：
1.成立询价小组。
询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成。
询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。
2.确定被询价的供应商（承包商）名单。
询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商（承包商）名单中确定不少于三家的供应商（承包商）。
3.发出询价函。
询价小组要求被询价的供应商（承包商）一次报出不得更改的价格。
4.接收各邀请供应商（承包商）报价函，并进行价格汇总。
5.确定成交供应商（承包商）。
采购领导小组根据质量和服务是否符合采购需求、报价最低的原则，确定成交供应商（承包商），并将结果通知所有被询价的未成交的供应商（承包商）。
第十三条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一
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