Word文档编辑技术.docx
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Word文档编辑技术
Word文档编辑技术
1.文字变图片
2.大伙儿都明白“艺术字”工具能生成图片格式的文字，却不知“选择性粘贴”也有这种功能，具体操作方式是：
将需要做成图片的文字放入剪贴板，新建一个空白文档后打开“选择性粘贴”对话框。
选中其中的“图片”或“图片（增强型图元文件）”，单击“确信”按钮。
粘贴至Word文档的文字即成为图片，能够像一般图片那样进行放大等加工。
3.
4.2.中外文字互译
5.WordXP的翻译功能有了专门大的进步，不仅提供了加倍方便的“翻译”任务窗格，而且翻译词语的准确大大提高，而且能通过Web进行翻译。
以英文翻译成中文为例，您只要打开“翻译”任务窗格。
选中“翻译内容”下的“当前选择范围”，再打开“词典”选择“英语（美国）到中文（中国）”，最后单击“阅读”按钮，就能够够在结果列表框中看到所有词义。
选中其中比较适合的翻译结果，单击“替换”按钮，就能够够文档中的中文替换为英文。
6.
7.3.输入注音汉字
8.WordXP在微软拼音输入法及更高版本的配合下，能够为30个之内的汉字加注带声调的拼音，它的操作方式是：
选中需要加注拼音的汉字（能够多项选择，可是只能给前30个汉字加注拼音），单击“格式→中文版式”子菜单下的“拼音指南”命令，打开对话框以后即可在“预览”框中看到已注音的汉字。
9.
10.若是您感觉汉字上面的拼音字母过小，能够打开对话框中的“字号”下拉列表，从当选择适合的值。
若是您想调整拼音与汉字的对齐方式，能够打开“对齐方式”下拉列表，从五种对齐方式中任选一种。
若是您想改变汉字的字体和字号，只需将汉字和拼音全数选中，按通常的格式设置方式修改即可。
11.
12.4.更改英文大小写
13.若是您想改变WordXP文档中的英文大小写，能够按以下方式操作：
选中要改变大小的字母或单词，按下Shift键以后按F3。
按一次F3，字母或单词将在全数大写、首字大写和全数小写之间切换。
14.
15.5.快速绘制水平线
16.若是您的WordXP文档需要绘制水平线，能够采纳下面的技术：
在段落开头持续输入三个特殊字符，然后回车，就能够够画出漂亮的水平线。
例如持续输入三个“=”（等号）回车，能够画出一条双实线；持续输入三个“*”（乘号）回车，能够画出一条点划线；持续输入三个“-”（减号）回车，能够画出一条单实线。
17.
18.若是上述技术不能生效，请您单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令打开对话框，将“单击键入时自动套用格式”选项卡中“键入时自动应用”下的“框线”项选中即可。
19.
20.6.重复查找字符
21.在长文档中查找某个重复字符时，若是找到的字符位置不适合，需要持续单击“查找”选项卡中的“查找下一个”按钮。
下面那个技术能够提高重复查找的效率：
第一次单击“查找下一个”按钮以后，若是需要继续查找，单击垂直转动条下端的“前一次查找/定位”或“下一次查找/定位”按钮即可。
这两个按钮不仅能够向前或向后查找，乃至在“查找”对话框关闭以后也能查找，利用起来超级方便。
22.
23.7.节约页面空间
24.Word用户都喜爱在页面视图中编辑文档，可惜页与页之间的空白会浪费显示空间。
WordXP对此了作了一点改良，若是将光标放到两页文档交壤的空白处，能够显示“隐藏空白”的提示。
单击鼠标即可将空白去掉，显示一条黑线，鼠标再次单击该处即可恢恢复有的空白。
25.
26.8.插入文档水印
27.WordXP能够在文档中插入图片或文字两种水印，您只要单击“格式→背景”子菜单下的“水印”命令，就能够够在对话框中执行添加水印的操作。
若是您要将一幅图片作为水印插入，能够选中对话框内的“图片水印”项，依照需要设置“缩放”并选中“冲蚀”。
然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确信”即可。
若是您要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表当选择或输入所需文本。
再依照需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到水印成效。
28.
29.9.快速翻页
30.利用一般鼠标阅读WordXP长文档能够利用如下技术：
用鼠标“咬住”（即单击后按住鼠标左键）转动块上下拖动，转动块隔壁会显示当前页码和题目等信息，页面内容也会随之上下转动，对依照页码或题目查找文档等场合很适用。
另外，您也能够单击垂直转动条下端的“上一页”或“下一页”按钮，以页为单位快速翻页。
31.
32.10.自动切换键盘
33.若是您编辑的文档常常混合输入中英文，那么人工切换语言和键盘会浪费很多时刻。
WordXP的“‘自动键盘’切换”功能能为您带来方便，它的利用的方式是：
单击“工具”菜单下的“选项”命令打开“编辑”选项卡，将其中的“‘自动键盘’切换”项选中。
尔后，WordXP就会依照光标插入点的语言自动切换键盘。
假设您正在利用“五笔字型”输入汉字，只要将光标插入数字或英语单词中，键盘就会自动切换到“英语”。
34.
35.11.对象快速复制或移动
36.在文档中复制或移动对象，能够利用以下几种方式：
能够选中需要移动的对象，按下F2键。
然后利用↑或↓键将光标移到插入点，敲回车键即可完成插入，此法很适合跨页长距离移动对象。
37.
38.利用鼠标快速移动或复制对象时，第一选中要移动或复制对象。
将鼠标指针移至对象上面，按住鼠标左键将它拖至竖直虚线指示的位置即为移动。
假设按住Ctrl键用鼠标左键将对象拖至竖直虚线指示的新位置那么为复制。
此法适用于近距离移动对象。
39.
40.若是要在长文档相距较远的两个插入点之间移动或复制对象，可将鼠标指针指向垂直转动条顶部的拆分框处。
当指针变成双向光标时，将拆分栏拖动到所需位置。
转动上半个窗口找到插入点，然后转动下半个窗口选定对象，再按上面介绍的方式拖动对象穿过拆分栏抵达插入点。
完成后双击拆分栏返回原窗口。
41.
42.12.清除下划线
43.当咱们输入类似“的URL时，WordXP就会自动给它加上下划线。
若是您不喜爱下划线被打印出来，可用以下两种方式清除：
一是用Shift+左右光标键（不能用鼠标，鼠标会将其激活）选中超级链接，再按住Ctrl键连敲两次U键即可。
二是用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单“超级链接”子菜单中的“取消超链接”。
以上两法的区别是：
前者仅去掉了下划线但仍具有超级链接的功能，鼠标单击仍可将其激活。
后者那么成为一般文本，鼠标单击后再也不被激活。
44.
45.13.返回编辑位置
46.WordXP能跟踪输入或编辑进程中的最后三个插入点。
要回到前次的编辑位置，可按Shift+F5组合键。
持续按该组合键，可使光标在最后编辑过的四个插入点之间循环。
47.
48.14.取消自动编号
49.WordXP的项目符号或自动编号功能超级有效，但用户不是任何时候都需要这一功能，令这一功能失效又会带来不便。
临时取消项目符号或自动编号的方式很简单，您只要在新的一行开始前按下Shift键回车即可。
以后只要不按Shift键回车，项目符号或自动编号就会从头显现。
或持续敲两次回车，WordXP就会明白您不需要项目符号或自动编号，从而取消新行前的项目符号或自动编号。
50.
51.若是您没有按Shift直接回车，也能够按Ctrl+Z取消项目符号或自动编号。
52.
53.15.内容重复输入
54.若是您需要在WordXP重复适才输入的内容，包括文字、插入的图形等，能够在输入终止后按F4键。
例如，您要输入“好的”，能够在输入“好的”后按下F4即成为“好的好的”。
55.
56.另外，重复输入也能够利用快捷键Ctrl+Y。
假设您输入“大”后按Ctrl＋Y，即可再次输入一个“大”，显示“大大”。
若是您将光标移到其他位置后按Ctrl＋Y，就会在当前光标处输入一个“大”。
只要输入终止后您没有执行“撤销”操作，就能够够用这种方式输入重复内容。
57.
58.16.选中长文本
59.用鼠标选中长度超过一页的文本往往难于操纵，用下面这种方式能够幸免这种局面：
用鼠标单击待选中文本的开始位置，用鼠标拖动竖直转动块向下（向上）转动文档，待看到文本的终止部份时停止。
接着按下Shift键用鼠标单击要选中文本的终止位置即可。
60.
61.17.自概念扩展名
62.Word文档默许的扩展名为.doc，若是您想利用指定的扩展名，能够利用以下技术：
打开“另存为”对话框，将文件名用引号引发来（如“效劳器购买申请.sq”）后单击“保留”按钮，WordXP就会同意您输入的扩展名报告.sq，再也不添加另外的扩展名。
63.
64.18.删除空行
65.从其他文件导入Word的文档常常含有多余空行，手工逐个删除实在累人。
那个问题能够采纳如下方式解决：
单击WordXP“编辑”菜单下的“替换”命令，打开“查找和替换→替换”选项卡。
单击其中的“高级”按钮展开。
鼠标单击“查找内容”框，然后单击“特殊字符”按钮打开菜单，选择“段落标记”即可看到“^p”出此刻“查找内容”框中。
重复上述操作再次输入一个“^p”，然后在“替换为”文本框中输入一个“^p”。
单击“全数替换”，按钮，即可将多余的空行全数删除。
66.
67.19.保留“版本”
68.关于多人反复修悔改的重要文档来讲，保留每次修改完成的版本有重要意义。
其操作方式是：
单击WordXP“文件”菜单下的“版本”命令，将对话框中的“关闭时自动保留版本”选中，每当编辑者关闭文档存盘时，WordXP就会自动创建一个版本。
尔后只要打开“XX版本”（XX是文件名），选中相应版本的文件名，单击“打开”就能够够看到以前的文件了。
69.
70.20.如何开始新页
71.若是您的文档需要开始一个新页，不必持续敲回车直至看到新页。
您只需按住Ctrl回车，一个新页就会展此刻您的眼前。
72.
73.21.快速创建链接
74.若是您想将一个文档中创建超级链接，能够采纳下面的技术：
选中另一个文档中作为超级链接文字显示的内容（例如题目），按下鼠标右键将其拖到前者的页面中（若是前一个文档已经最小化，能够拖到它的任务栏图标上，文档页面会自动打开）。
松开鼠标右键，选择快捷菜单中的“在此创建超级链接”命令，就会在虚线光标指示的位置创建一个超级链接。
75.
76.除创建链接之外，此法还能够用于移动或复制对象等场合。
77.
78.22.快速跳转
79.若是您想在长文档中快速跳转到指定位置（页、节、行等），能够用鼠标双击WordXP状态栏中的页号、节号或行号。
就能够够打开“查找和替换→定位”选项卡，您只要在“输入X号”（X是页、节、行等）框中填入数字，回车后即可快速跳转到指定位置。
80.
81.23.顺序阅读对象
82.若是您想顺序阅读文档中的题目、图片等对象，能够单击垂直转动条下端的“选择阅读对象”按钮。
选择其中的某种阅读方式单击，例如“按题目阅读”或“按图形阅读”。
尔后，“选择阅读对象”按钮上下的两个按钮就会变成蓝色，您单击它们就能够够顺序阅读适才选中的对象了。
83.
84.四、格式操作技术
85.1.快速修改格式
86.修改文档中多处文本的格式比较麻烦，利用“替换”命令能够收到事半功倍的成效，其操作方式是：
打开“查找和替换”对话框，鼠标单击“查找内容”框，然后利用对话框中的“高级”按钮将它展开。
单击对话框下面的“格式”按钮打开菜单，选择其中“字体（F）”命令，在其中输入被替换的文本格式信息后“确信”。
87.
88.接着鼠标单击“替换为”提示框，按相同方式在“查找字体”中输入新的文本格式信息并“确信。
最后单击“替换”或“全数替换”按钮，即可完成文本格式的修改。
89.
90.2.创建跨栏题目
91.跨栏题目是公函之类的文档常常利用的格式，创建跨栏题目的正确方式是：
选中除题目之外的需要分栏的文字，单击“格式”菜单下的“分栏”命令，打开“分栏”对话框。
依照分栏要求，选中“预设”下除“一栏”外的某种分栏成效。
若是需要的分栏数大于3，能够在“栏数”框内输入或选择相应的数值。
然后打开“应用范围”下拉列表，选择“所选文字”。
必要时，还可在“栏宽”和“间距”框内调剂相关参数，完成单击“确信”按钮。
上述操作完成后，选中文档题目，单击“居中”按钮使其成为跨栏题目。
92.
93.3.创建分栏页码
94.WordXP文档分栏后，尽管一页有两栏乃最多栏文字。
但程序仍然将文档视为一页，利用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文字设置页码。
若是您需要给两分栏文字的页脚（或页眉）各插入一个页码，产生诸如8开纸上的两个16开页面的成效。
能够按以下方式操作：
单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令，而后切换至第一页的页脚（或页眉）。
在与左栏对应的适合位置输入“第{={PAGE}＊2－1}页”，在与右栏对应的适合位置输入“第{={PAGE}＊2}页”。
输入时先输“第页”，再将光标插在二者中间，持续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号“{}”。
然后在大括号“{}”内外输入其他字符，完成后别离选中“{={PAGE}＊2－1}”和“{={PAGE}＊2}”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”，即可显示每页左右两栏的正确页码。
95.
96.若是您的文档分为三栏，并要在每栏下显示页码，能够将“第页”之间的域代码修改成“{={PAGE}＊3－2}”、“{={PAGE}＊3-1}”和“{={PAGE}＊3}”。
再按上面介绍的方式更新，即可显示各栏的正确页码，并由此得知四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。
假设要在更新域后修改域代码，能够将其选中，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“切换域代码”命令，即可看到完整的域代码。
97.
98.4.巧用格式刷
99.“格式刷”能够将文本中已有的格式用于其他地址，操作方式是：
选定要复制格式的文本，单击“格式刷”按钮，然后将“格式刷”刷过要应用此格式的文本。
将选定格式复制到不同位置的方式是：
双击“格式刷”按钮，按上法将格式复制于不同位置，完成后再次单击“格式刷”按钮。
100.
101.5.样式治理与利用
102.样式是快速设置文档格式的重要工具，WordXP提供了壮大的样式治理功能。
其利用技术有以下几点：
第一是快速成立样式，假设“样式”下拉列表中没有您需要的“题目1+首行缩进”样式，您能够应用其中最相近的“题目1”样式。
然后将光标放入应用该样式的题目，按Tab将其修改成“题目1+首行缩进”。
当您再次打开“样式”下拉列表，就能够够看到其中新增了一个“题目1+首行缩进”样式，即可像其他样式那样直接利用了。
103.
104.另外，WordXP的样式能够通过“样式和格式”任务窗格治理。
它的下面有一个“显示”下拉列表，用户能够在其当选择“有效格式”、“利用中的格式”等，从而使窗格和“样式”列表的显示符合需要。
105.
106.若是选中窗格中的某种样式，单击右边的按钮打开下拉列表，能够看到其中的四个选项。
“选择所有X实例”（X为数字），能够将文档中应用了该样式的所有对象选中；“修改”能够打开“修改样式”对话框，对选中的样式进行修改；“删除”能够将所选的样式从窗格和“样式”列表中去掉；“更新以匹配”能够更新当前文档中利用该样式的对象，使其与“样式和格式”窗格中的样式统一。
107.
108.6.文档混合分栏
109.对报告之类的文档来讲，其内容提要部份是不分栏的。
若是其后的部份需要分栏，能够采纳下面的技术：
将光标放到需要分栏的段落开始处，单击“插入”菜单下的“分隔符”命令打开对话框。
选中其中“分隔符”下的“持续”后“确信”，即可看到Word状态栏显示的节号为2。
若是该节中的所有内容都要分栏，只需将其中的文本全数选中，然后单击“格式”菜单下的“分栏”命令，在“分栏”对话框当选择适合的栏数即可。
110.
111.假设文档只有部份内容需要分栏，能够采纳以下操作方式：
将光标放到需要分栏的文本开始处，依照上面介绍的方式插入分节符。
再将光标放到分栏终止后的新段落开始处，依照一样方式插入另一个分节符。
最后将这两个分节符之间的文本选中，按常规分栏方操作，就能够够给两个分节符之间的文本分栏了。
112.
113.7.转换文本框
114.横排和竖排文本框的区别在于其中文字的排列方式。
不管哪一种文本框，只要您选中其中的文字单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“文字方向”命令。
就能够够在对话框当选择文字的排列方式，从而实现两种文本框彼此转换。
115.
116.8.设置混合页面
117.某些特殊文档需要混合设置页面，例如第一页为纵向第二页却是横向。
现在能够利用下面这种技术：
选中其中“分隔符”下的“下一页”后“确信”。
然后单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“页边距”选项卡当选择好页面方向并“确信”，您就能够够看到分节符后面的页面发生了转变。
若是您想在该节后面的某页另行设置页面方向，只要在该页的页首再次插入分节符，就能够够利用相同方式再次改变页面方向了。
118.
119.9.字号无级缩放
120.选中WordXP文档中需要缩放的文字，按“Ctrl＋Shift＋.”（或Ctrl＋“右方括号”）组合键，就会看到选中的字不断变大，直至占满整个页面。
若是按“Ctrl＋Shift＋，”（或Ctrl＋“左方括号”）组合键，那么会看到选中的字不断缩小。
121.
122.若是您要实现空心、彩色等其他成效，能够选中文字，然后单击“格式”菜单下的“字体”命令，打开“字体”选项卡。
选中“成效”下的“空心”，然后“确信”即可制作出空心字。
若是您想打印彩色字，只需打开字体颜色下拉列表，选中其中喜爱的颜色单击然后“确信”即可。
123.
124.若是您想打印长形或扁形字，能够按以上方式打开“字符间距”选项卡，选择或修改“缩放”框内的数值。
当其大于100%时打印扁形字，小于100%时打印长形字。
125.
126.10.设置下划线
127.若是您想给文字设置下划线，或修改它的颜色，没必要利用“格式”菜单下的“字体”命令。
因为WordXP的“下划线”按钮带有一个下拉按钮，选中文字后单击它能够打开菜单，能够给文字设置其中提供的多种下划线。
并能打开“下划线颜色”调色板，直接修改下划线的各类颜色。
128.
129.11.快速清除格式
130.直接粘贴的内容往往与当前文档的格式不匹配。
现在，您能够利用WordXP的“样式和格式”任务窗格或“样式”下拉列表快速清除格式，具体操作方式是：
选中待清除格式的文本，打开“样式和格式”任务窗格或“样式”下拉列表，单击其中的“清除格式”命令，那么文本原有的格式就会被清除，代之以当前文档利用的默许格式。
131.
132.12.快速查看格式
133.WordXP文档的格式查看超级方便，只要您将“显示格式”任务窗格打开，再用鼠标单击要查看格式的某个段落，窗格中就会显示当前段落利用的各类格式。
您也能够单击“帮忙”菜单下的“这是什么？
”命令（或按Shift+F1），使光标带上了一个大问号。
用它单击待查看格式的某个段落，“显示格式”窗格会自动打开，提供当前段落格式的所有信息。
五、表格和图形技术
1.表格对齐
WordXP表格能够像文字那样设置页面对齐成效，从而给排版带来了极大的方便。
设置对齐的方式是：
在表格的任意位置单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，选中“对齐方式”下您需要的选项。
若是要设置左对齐表格的缩进量，可在“左缩进”框中输入或选择适当的数值。
若是将整个表格选中，还能够利用“居中”、“右对齐”等按钮，像对齐文字那样对齐表格。
2.表格移动
WordXP表格的移动超级方便，您只要将光标停留在表格内部。
当表格移动控点出此刻表格左上角后，将鼠标移到控点上方。
片刻后鼠标指针即可变成四向箭头光标，您就能够够将表格拖动到页面的任意位置。
3.表格缩放
若是您想对表格作整体缩放，可如此操作：
将光标停留在表格内部，直到表格尺寸控点（一个小“口”）出此刻表格的右下角。
移动鼠标至表格尺寸控点，显现向左倾斜的双向箭头后，沿箭头指示方向拖动即可实现表格的整体缩放。
4.文字围绕表格
WordXP能够让文字以任意方式围绕表格，而不必利用文本框。
实现的方式是：
在表格的任意位置单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格”选项卡，单击“文字围绕”下的“围绕”即可。
若是您是用手工方式在文档中绘制的表格，能够在绘制表格之前按下Ctrl键，如此取得的表格就有文字围绕成效。
5.表格文本缩进
WordXP表格中的Tab键用于“跳格”，按Tab键光标会跳到下一个单元格，不能实现文本的缩进。
若是您想让表格中的文本缩进，能够按Ctrl+Tab组合键，光标就会像一般文本那样在表格中缩进。
6.表格排序
WordXP表格的排序功能进一步增强，能够像Excel那样以多个关键字为依据进行排序。
关键字的类型能够是笔画、数字、日期和拼音，且每一关键字都可单独设置排序方式。
具体操作方式是：
将光标放入排序关键字所在的单元格，单击“表格”菜单下的“排序”命令，就能够够在对话框的“类型”下拉列表当选择排序方式了。
7.反复利用画图工具
WordXP的画图工具只能利用一次，若是您想反复利用某一画图工具，可双击那个画图工具按钮。
当您再也不利用那个工具时，能够用鼠标单击该按钮或按ESC键。
若是需要换用另一个画图工具，能够直接单击或双击将要利用的按钮。
8.如何固定图形
插入Word文档中的图形会随段落移动，解决那个问题的方式是：
选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”命令。
再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。
将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确信”按钮即可生效。
9.利用画图画布
WordXP以前版本的画图工具存在一个较大的缺点：
一旦图形绘制完毕，您很难对其中的某个部份进行修改，只能进行比例缩放、左右移动等操作。
WordXP新增的“画图画布”能够解决上述问题，它事实上是文档中的一个特殊区域。
用户能够在其中绘制多个图形，其意义相当于一个“图形容器”。
因为形状包括在画图画布内，画布中所有对象就有了一个绝对的位置，如此它们可作为一个整体移动和调整大小，还能幸免文本中断或分页时显现的图形异样。
利用画图画布超级容易，您只要单击“插入→图片”子菜单下的“绘制新图形”命令，即可将画图画布插入文档；另一种更简单的方式是：
单击画图工具栏中的图形绘制按钮（艺术字、图片、文本框及剪贴画按钮出外），画图画布便会自动出此刻页面中。
另外，WordXP提供了一个“画图画布”工具栏，它能够执行画图画布调整、扩大和缩放画图等操作。
打开“画图画布”工具栏的方式是：
用鼠标右键单击画图画布，选择快捷菜单中的“显示画图画布工具栏”命令。
另外，双击画图画布边框或单击“格式”菜单中的“画图画布”命令，能够进一步设置画图画布的格式，例如修改内部填充或边框线条的颜色。
WordXP能够修改默许的图片插入/粘贴方式，使其加倍符合用户的需要。
修改的具体方式是：
单击“工具”菜单下的“选项”命令打开对话框，找到“编辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式”。
单击该框右边的下拉按钮打开菜单，就能够够选择其中提供的插入/粘贴方式了。
11.图片输入文字
若是插入WordXP文档的图片需要添加图一、图2之类的文字，能够采纳下面的技术：
第一将图片插入文档，单击“插入→文本框”子菜单下的“横排”命令。
十字光标显现后在图片上成立一个文本框，然后在其中输入需要的文字。
最后打开“设置文本框格式”对话框，将文本框的填
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