word使用技巧.docx
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word使用技巧
word2003使用技巧
制作水印：
Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。
在Word菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。
在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案的图片。
最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。
自动更正错误词组：
可以通过Word2003自动更正写错的词组。
比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”，依次点击“工具－自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。
这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，Word就会自动更正为“为虎作伥”。
用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的Word识别词组能力更强、更智能化。
轻松统计文档字数：
打开Word文档，然后依次点击“工具－字数统计”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要”标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。
但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。
可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击“插入－文件”菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。
修改默认设置让Word2003使用更轻松
其实，Word2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。
默认图片环绕方式
在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。
其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：
依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮
对象的精确调整
相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。
其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。
依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令（默认位于Word窗口下方），在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”（如图1），再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置？
”时单击“是”按钮。
这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。
如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。
告别绘图画布
在Word2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。
虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消：
依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。
自选图形的默认格式
默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：
首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。
最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。
启动时打开常用输入法
通常只要一打开Word2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。
能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢？
这其实并不难做到。
依次打开“控制面板→添加或删除程序”，从列表中找到“MicrosoftOfficeProfessionalEdition2003”项并单击“更改”按钮。
在Office2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“MicrosoftOffice→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法2003”，单击“微软拼音输入法2003”前的按钮选择“不安装”（如图2），单击“更新”按钮。
等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。
最后只要让常用的输入法排在首位即可。
如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。
依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。
快速保存
首先，要设置启用快速保存：
设置快速保存的方法为:
单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。
快速打开和保存文档。
然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。
“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。
多处剪切，一处粘贴
用图文场移动多个对象。
图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。
你可用它移动两个或更多不相邻的项目。
具体方法为:
⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。
顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”，Word在“预览”框中可显示内容
使用格式刷
在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：
1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；
2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；
3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。
选定文字的技巧
1．用鼠标快速选定。
双击鼠标左键，在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。
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2．使用选定栏。
选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。
3．选定一列文字。
将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。
4．使用快捷键f8：
按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。
取消自动编号列表
在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。
关掉此项功能的方法是：
1．单击“工具→自动更正”选单，打开“自动更正”对话框；
2．在Word97中单击“自动功能”选项卡；在Word2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡；
3．消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（√），单击“确定”按钮。
给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：
1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；
2．在Word97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。
编辑时的快速定位
按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。
Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。
表格自动填充
在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择除“无”之外的任意格式框，点击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中的“编号格式”栏内输入需填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后就可以看到该内容已经自动填到各单元格中去了。
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Word中巧输星期
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进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”一栏内只能选择“1，2，3”或“一，二，三”等样式，要输入星期一、二、三怎么办?
其实只须先选中要填充的表格，在“编号样式”栏内选择“一，二，三”，然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。
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输入带圈字符又一法
在Word中经常要用到一些带圈的数字，输入①、②之类字符只须点击“插入→特殊符号”，然后找到这个带圈的数字即可。
如果要输入大于10的数字，怎么办呢?
可以先在文档中输入这个数字，然后选中它，点击“格式→中文版式→带圈字符”，打开“带圈字符”对话框，点击合适的圈号和样式，最后点“确定”即可。
另外，本方法不仅适合输入带圈数字，也适合输入其它带圈的字符。
文本框”也能输入多重幂指数
经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道Word的公式编辑器，它可以轻松的完成多重幂指数这一数学公式，但是在这里我们介绍一个更加通俗的办法——“文本框法”。
“文本框”也是Word中的一个强有力的工具，通过它也可以达到我们的目的，单击“插入→文本框→横排”，插入一个文本框，并在其中输入X，然后调整其大小和位置，并设置文本框的底色和线条色皆为无，指数y也可以使用文本框的方法输入，即可完成幂指数的输入。
怎样关闭拼写错误标记
Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它可以对键入的文字进行正确检查。
系统默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。
右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失了。
如果要进行更详细的设定，可以执行上图菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。
[注]拼写和语法状态在Word最下角的状态栏上，图标是一本书
附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋Q。
此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。
若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。
如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。
附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。
这是与专业的字符排版原则相违背的。
专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。
如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此提供了快捷键。
不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。
一个是Ctrl＋Space；另一个是Ctrl＋Shift＋Z。
前一组对于中文Windows的用户是无效的。
Ctrl＋Space，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。
所以，我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来完成这一工作。
多级列表功能编号
实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。
多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。
使用方法如下：
把需要编号的段落输入到Word中，并且采用不同的缩进表示不同的层次。
第一层不要缩进。
从第二层开始缩进，可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。
从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：
层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。
所以，可以把第二层缩进调到标尺1的位置，把第三层调到标尺2的位置，依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。
然后选择列表。
在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，单击“多级符号”命令。
在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”，需要单独编号则选择“重新开始编号”，选择确定，如图
解决“公式编辑器”调入速度慢的问题
在Word中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。
有一个办法可以间接解决这个问题。
当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的Word文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式，然后定义公式块，按Ctrl＋C组合键拷入剪贴板，再按Alt＋Tab组合键返回原先的Word文档，或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按Ctrl＋V组合键把公式粘贴到文本中。
当需要再一次插入或者编辑公式时，只要按Alt＋Tab回到“公式编辑器”即可，保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。
插入其它语种的特殊符号
1.插入符号法
单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种，
但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。
2.利用软键盘功能法
Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。
它们是：
PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。
我们可以根据需要，进行不同的选择，如图2。
操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。
3.利用英文字体设置
在英文字体Wingdings和Webwings下，数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
另外，以此类推，利用上述几种方法，还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。
方法是：
在“三维文字”的“设置”中，输入上述的英文字母、数字和字符，字体选择为Wingdings或Webdings，则出现与之对应的符号或特殊图案，如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理，屏幕保护程序图案会更加美观大方，更加多样化。
随心所欲移图片
在画图时，我们经常需要移动所画的对象，但是被移动的对象往往“不听使唤”，移动的距离总是大于我们想要移动的距离。
如图1所示，要将小球移动到细线的正下方，但不是偏左，就是偏右。
问题出在Word默认的水平间距、垂直间距比较大，移动的距离是其整数倍，所以被移动的对象往往就“不听使唤”了。
我们可以将其调整到足够小，调整以后，就可以任意移动所要移动的对象了。
调整方法为：
单击工具栏上的[绘图]按钮，选择“调整坐标线”，出现如图2所示的对话框，将“水平间距”和“垂直间距”中的磅值进行设置，一般情况下“1磅”就可以了。
恢复突然增大的文字间距
在文本输入过程中，有时因为输入了某个符号，会使文字的间距突然增大，这时重新设定文字间距也无济于事，而且在行末无法删除，例如在图3中输入括号后，立即变成了图4所示的情况。
这时可将光标移至第二行的括号前，按两次回车键，然后将光标之前与文字之间的空格删除，页面就可以恢复正常了。
用Word软件编制个性化的"字帖练习本"
儿子开始学写毛笔字，使用的是书店购买的标准字帖。
我看了他的练习情况后，针对写得差的字，给他做了一份个性字帖。
所用软件为WordXP，制作字帖的步骤如下：
启动Word，设置页面为A4，页边距均为2厘米，单击菜单[表格]→[插入]→[表格]，插入一个8列2行的表格。
选中表格，单击[表格]→[表格属性]，在表格属性对话框中单击“行”标签，选中“指定高度”复选框，设置行高值格式为“固定值”，设置行高为2.1厘米，接着单击“列”标签，设置列宽为2.1厘米（如图1）。
此时这个8列2行的表格形成4个田字格。
在表格工具栏的“线型”下拉框中选择第4种虚线型，将每个田字格内部的纵横线重绘为虚线。
再选择第2种虚线型绘制斜线，应对每个田字格的4个小方格依次绘制，由田字格的四角朝中心绘制（如图2）。
绘制完虚线后的效果
按[Ctrl+A]全选，按[Ctrl+X]剪切，按[Ctrl+V]粘贴，共粘贴六次，将粘贴进的各表格间的多余空行删除，合并为一个大表格，这样就建立起一张A4规格的空白字帖。
提示：
在WordXP中，若仅选中表格后复制，在多次粘贴时会丢失表格的斜线，只有全选或将表格下的空行一同选中后复制，才能得到包含斜线的完整表格。
单击菜单[插入]→[艺术字]，选择第一种艺术字样式后单击[确定]，输入一个欲练习的汉字，设置一种合适的字体，例如楷体或魏碑（若能找到毛笔字体更好），设置字号为96磅，单击[确定]，艺术字被插入到文档中。
注意：
WordXP中艺术字默认的环绕方式为“嵌入式”，这种版式的艺术字将改变表格的外观，且不能方便地移动、复制，因此应修改艺术字的版式效果，方法是：
单击艺术字，选择菜单[格式]→[艺术字]，单击[版式]标签，选择“浮于文字上方”，最后单击[确定]。
将艺术字拖至第一个田字格中的合适位置，再按住[Ctrl]键拖动艺术字，将其复制到其他田字格中，双击艺术字可修改文字内容。
在拖移、改变大小时若同时按住[Alt]键能进行精细调整。
解决Word文档打不开难题挽救重要文件
不知你是否有过这样的经历，编辑好Word文件，存盘，下次再打开时却出现了错误的提示信息（如图1）。
你是自认倒霉还是试着挽救文档？
我现在教你两种方法，看看行不行？
[img]
图1恼人的提示信息
当你双击文件，系统出现提示“文档的名称或路径无效”，无法打开该文档时，可以尝试在“打开”的对话框中的“文件类型”下拉式选项中，选择“从任意文件中恢复文本”。
然后再打开受损的Word文档，即可看到该文档中的内容（如果没有该选项，可再次运行Office的安装程序，添加“文本转换器”功能）。
如果第一种方法还不行，那么只能尝试从Word文档格式入手。
Word文档采用了BFT格式（BinaryFileFormat）。
它是微软公司为Word文档定义的特殊存储格式文件。
BFF格式是立体结构，文档中除了包括文本外，还包括字体、页面布局、图形、图像等信息，这些信息相互链接，形成完整的Word文档。
我们可以用16进制编辑器如UltraEdit32、Winhex等打开Word文档，然后删去0000~05FF之间的内容，就可以得到该Word文档的文本内容。
打开智能标记菜单可以用快捷键
如果将智能标记配合键盘快捷方式使用，就可以节省许多时间。
当键入可被智能标记识别和标记的文字时，一个蓝色的小方框（智能标记指示器）将出现在该文字下方。
使用箭头键，可以将光标移到标记的文字上，然后按下Alt+Shift+F10，此时就可以从操作菜单中选择所需的操作了。
轻松显示功能键的作用
大家对于功能键最熟悉的莫过于F1（帮助）了，那么，若要查看Word的其他功能键，只要按如下操作即可清楚显示。
方法是点击Word菜单栏上的“视图→工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。
若没有，则选择“自定义”菜单项。
在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。
在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选框，“确定”退出。
其后，在Word文档视图下端就会看到F1~F10的功能显示。
快捷键改文字的大小写
选择想要更改文字的大小写,只要按下Shift+F3就可以了。
每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
一次保存多个打开的文件
如果你知道“秘密（Secret）”键，就可以一次性保存或关闭所有打开的文档。
操作方法是：
按住Shift键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项：
全部关闭和全部保存。
关闭文档前Word将提示你保存你所做的改动。
全部关闭命令在Excel中同样起作用。
为常用的符号定义快捷键
我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。
不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。
其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。
点击Word菜单栏上的“插入→符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框。
把光标插入点置于“请按新快捷键”编辑框中，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。
如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。
当切换到“特殊字符”标签页中，会看到Word已为事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。
Word2000里的"符号栏"还可以这样使用
我在制作数学试卷时，需要输入“≈”、“≮”等符号，但我打开Word2000的符号栏时，没有发现上述的符号，只好利用菜单“插入→特殊符号→数学符号”这个方法获得，可是每次使用这些符号时，都得进行重复操作，很不方便。
能不能也像符号栏上的符号一样，使用时只需点击相应的符号就可以了呢？
我仔细观察了一下“特殊符号”对话框，发现有一个[显示符号栏]的按钮，就点了一下该按钮，马上在对话框上出现了很多符号按钮（如图所示），我再随意点了一个按钮，发现该按钮由“※”变成了“≈”，呵呵，原来我刚才在插入符号时，在“数字符号”中已经选择了该符号。
是不是该这样自定义符号栏呢？
我再从数字符号中选了“≮”，然后点击任意一个符号钮，这个按钮马上变成了“≮”，然后再点击[确定]按钮，哈哈！
“≈”和“≮”都出现在符号栏上啦！
以后在输入常用的符号时，就轻松多了。
Word编辑过程当中汉语拼音的输入技巧
1、输入汉语拼音时，用符号输入或键盘输入都比较慢，其实在Word2002中可以不直接输入汉语拼音，方法是：
先输入拼音所对应的基准文字，然后使用“拼音指南”工具，在“拼音指南”的对话框中选择[组合]按钮，接下来复制拼音文字并粘贴到正文中，然后删除不需要的
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