采购制度.docx

采购制度.docx

《采购制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购制度.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购制度

集团采购制度（试行稿）

目录

1、目的和说明

2、采购供应制度的一般程序

3、采购计划管理

4、采购计划的审批

5、采购例会

6、采购工作的程序

6.1库房常备物资的采购程序

6.2专项报批物资的采购程序

6.3大宗贵重物品的采购程序

6.4临时性采购程序

7、验收程序

7.1库房常备物资的验收程序

7.2专项报批物资的验收程序

7.3大宗贵重物品的验收程序

7.4临时性采购的验收程序

8、付款程序

9、采购合同管理

10、市场调查及价格管理

1、目的及说明

1.1采购工作是集团公司日常经营的重要环节之一，它保证了公司的正常运转，因此加强采购工作的管理将是降低集团物资成本，加速资金周转，提高经济效益和管理水平的有力手段之一。

1.2集团采购负责人应依据工作权限，规范采购程序，有效控制集团总部及分公司的物资供应、分配环节，加强采购计划管理，严格审批手续。

做到采购之前有计划，采购之后有验收，急购物资有控制，将采购工作正式纳入集团管理范围。

1.3本制度中所指“物资”，包括：

食品、物品、工具及机电设备等。

1.4本制度由集团采购部制定，各部门及分公司需遵照本制度执行采购工作，如遇特殊情况，可直接上报集团采购部，并由集团采购部做出回应。

2、采购供应制度的一般原则

2.1所有采购活动必须遵守国家有关政策、法律及法规规定。

2.2所有采购事项均需在集团采购部的监督或控制下进行，不允许某一部门或分公司，内部封闭式完成“采购—收货—使用”过程。

2.3采购前须由物品需求部门及分公司上报物品数量及供应商推荐名录，由集团采购部确定采购途径及物品单价，最后由各部门按照集团采购部决定与供应商签订购货合同或协议。

2.4凡本制度未涉及且需紧急办理的采购事项，处理时须以公司利益为出发点，事后须由办理者上报集团采购部。

2.5对于某些技术性较强或其他特殊物品的采购，须经集团采购部审核批准或授权后，由物品使用方及采购员共同购买，共同承担责任。

2.6各采购单位及相关部门均需明确，各自在“申请—比价—采购—验收—领用—消耗”过程中的职责范围和工作要求。

2.7对于大宗贵重物品应按照“公开、公平、公正”的原则，坚持实行严格的招标采购，采购部对每次招标采购的执行结果经参会部门签字后书面报告集团领导。

2.8验收工作是采购工作的关键环节之一，为了保证采购物资的数量、质量及品种类别的正确性，验收工作应由采购人员、使用部门和供应商共同参加。

2.9采购信息变更的程序

2.9.1采购计划内物资，由于市场变化或其他人力无法挽回的原因，造成购买时价格高于有效订单的上浮比例、数量多于有效订单规定时，须填写《变更申请单》。

2.9.2《变更申请单》数量变化须由物资需求部门或分公司填写，单价变化由集团采购部填写，经集团采购经理签字，财务负责人签字后，方可变更。

2.9.3《变更申请单》生效后，由分公司与集团采购部各存一联，如需永久改动，则应由分公司另行上报集团采购部。

2.9.4对供应商的管理。

凡是非临时性采购的供应商，均须取得其营业执照、卫生许可证等有效证件，并保留其复印件，以便建立供应商档案。

档案内容应包括供应商名称、联系人名称、联系地址、电话、主要供应类别等。

2.10所有采购必须依据有效采购单规定的项目、数量、价格、时限、供应商及其它要求进行。

采购时要认真检查所购商品的品质、商标、有效期、卫生标准等内容。

由于物品的不同，如出现无有效期限、卫生标准等内容的情况，则本着坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品的原则执行。

2.11凡有供应厂商优惠、折扣、赠送、回扣等政策，须在上报集团采购部的报价中注明。

3、采购计划的管理

3.1各项采购计划均由物品需求部门及分公司上报物品数量及推荐供应商名录，并由集团采购部对供应商进行对比后确定采购途径及物品单价，最后由分公司按照集团采购部决定进行采购工作。

3.2各使用部门需要使用非库存物资时，由各部门或分公司根据各自的需求进行采购计划的编制，并交由集团采购部进行供应商名录及物品单价的审核。

3.3各使用部门对未列入当月采购计划表，而又确实在当月经营运作中急需采购的物资，由物品需求部门或分公司提出专项物资采购申请，经确认库房没有该项储备或没有其他代用品后，将物品需求数量及供应商名录上报集团采购部，由集团采购部审核批准后方可进行采购。

3.4专向采购报告立项批准后，如这些新增物资需要日后常备，则应由库管人员将其纳入日后的正常采购计划中。

4、采购计划的审批和执行

4.1各部门及分公司需按月向集团采购部上报采购计划。

4.2集团采购部负责汇总各部门及各分公司的采购计划，并按照类别进行分类汇总，此外还应做好价格、供应商的权衡及确定工作，最终根据规定表格内容编制出完整的采购计划表，交由集团领导签字确认。

4.3各部门及分公司在整理库房和制定采购计划时，应重点检查采购计划的数量、规格、货品质量的级数、标准或品牌，避免采购量不足影响正常的公司运营，避免过量的物品库存形成积压从而加大库存成本，避免采购货品的级别、规格随意变更。

4.4物品需求部门或分公司在采购过程中如遇到进货价格、数量以及品种的变动的，须填写《变更申请单》，要求见“本制度2.9”

4.5对采购计划中涉及的金额较大、数量多、使用周期长的物资，要按照大宗物资招标采购工作执行程序执行。

5、采购例会

5.1为确保购进的物资在数量、质量、价格上都能达到要求，集团采购部须定期召开采购工作协调会，由集团采购部经理主持，各部门及分公司负责人参加。

5.2采购例会主要内容：

5.2.1讨论价格。

对市场调查结果进行公布，对现行价格提出建议。

5.2.2讨论紧急采购物品的内容

5.2.3其他改进措施

5.2.4做好会议纪要，经各参会人员签字后，下发各部门执行。

6、采购工作的程序

6.1每月库房常备物资及计划内物资的采购程序

6.1.1由分公司常备物资库房管理员每月对库存数量进行统计，将需要补充的物品种类、数量、及单价等内容经数据统计后，汇入每月采购计划。

6.1.2各分公司应将各需求部门的申购要求汇入每月采购计划。

6.1.3集团采购部汇总各分公司的每月采购计划，上报集团审批后，应针对供应商、物品价格进行权衡，并最终确定采购供应商及物品价格。

6.1.4集团采购部应按照确定的供应商名录、物品价格及采购数量等决定，执行采购。

6.2专项报批物资的采购程序

6.2.1确定专项报批物资的范围：

①特殊情况需要、一次性采购的

②计划外采购的

③新增品种

6.2.2由物品需求部门及分公司提出物资的申购报告，报集团采购部批准。

报告中应注明：

①申请部门

②申购理由

③物资的品牌、名称、规格、型号、价格、推荐供应商名称及有关物品使用要求和产品质量。

6.2.3由集团采购部对专项报批物资的申购报告进行审核，如确实需要购进，则进一步审核物品单价、供应商户名单，在完成物品性价比后最终确定供应商户名单及商品单价。

6.2.4集团采购部将专项物资采购决定报集团领导审批后，进行采购工作。

6.2.5采购物资到货后，须由使用部门、收货部门、采购员在供应商在场的情况下办理物资验收手续。

6.2.6如有特殊情况、或急需该项物资，且确实没有剩余时间进行申请，则各执行部门应本着选用性价比更高的供应商进行自行采购，但采购工作完成后须上报集团采购部进行备案。

6.3大宗贵重物品的招标采购程序

6.3.1确定大宗物品的采购范围，包括：

贵重物品、成批量物品、使用周期较长的物品。

6.3.2物品需求部门及分公司上报大宗物品的需求原由，经集团采购部审核，确定招标范围。

6.3.3每年年底由集团采购部及物品需求部门就下一年大宗物品的使用数量进行商定，初步拟定招标范围，经集团总裁批准后，由集团采购部门制定投标方案，选择竞标供应商。

选择原则：

①竞标供应商须三家以上（含三家）

②选择规模和实力较强、企业信誉度较好的供应商。

③尽量选择直接供应商，减少中间环节

6.3.4物品需求部门及分公司根据招标的有关内容，填制集团采购部统一下发的招标书，并于竞标日15日前签发有关的竞标单位。

6.3.5参与竞标的企业须提供营业执照、税务登记证复印件以及单位地址、开户行账号等基本资料，同时要求预付投标保证金，以取得资信。

6.3.6投标方应于投标日将投标书与正式报价单密封交回。

6.3.7将参与竞标供应商提供的样品进行编号之后，由物品使用部门对样品进行试用并做出评价。

6.3.8集团采购部、物品需求部门及分公司负责人共同根据各投标方的报价，本着实事求是的原则，综合供应商的物资质量、信誉等因素，做出综合评价，并在此基础上确定中标供应商。

6.3.9确定供应商后，由集团采购部与供应商签订采购合同。

6.3.10在招标过程中，严格遵守招标的各项规定注意保守秘密，不得向投标单位泄露其他投标方的报价等情况。

6.4临时性急购程序

6.4.1根据集团财务部门对临时性机急购物资的范围和金额作出的限制规定，如有超出限制范围和金额的采购，必须说明原因，并由使用部门上报集团采购部。

6.4.2此程序只适用于各分公司或集团总部在运营中出现的紧急情况。

6.4.3申请临时性急购物资，须由物品使用部门填制《急购物资申请表》，经各分公司负责人批准后，自行进行采购工作。

6.4.4采购工作完成后，物品使用部门须将紧急采购情况连同《急购物资申请表》一起上报集团采购部备案。

7、验收程序

7.1库房常备物资及计划内物资验收程序

7.1.1验收依据：

完成审批手续的采购计划单或补充申购单及采购合同或协议。

7.1.2收货人员、采购员应在供应商在场的情况下对所购物资进行验收，验收时应依据有效采购单规定或合同的项目、数量、价格、时限、供应商及其它内容，认真检查所购商品的品质、商标、有效期、卫生标准等内容。

由于物品的不同，如出现无有效期限、卫生标准等内容的情况，则本着坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品的原则执行。

7.1.3收货人员、采购员及供应商应同时在《收货单》上签字，收货部门、供应商、集团采购部与财务部各存一份。

7.2专项报批物资验收程序

7.2.1验收依据：

完成手续的专项报告及采购合同

7.2.2由使用部门专员、收货人员、采购员在供应商在场的情况下，对所购物资进行验收。

7.2.3物品使用部门专员、收货人员、采购员及供应商共同在《收货单》上签字，收货部门、供应商、分公司采购部、集团采购部与财务部各存一份。

7.3大宗物品的验收程序

7.3.1供应商按约定的时间将物资送到酒店指定地点后，由采购部、使用部门、收货部及供应商联合对物资进行验收，以上人员共同在《收货单》上签字，收货部门、供应商、分公司采购部、集团采购部与财务部各存一份。

7.3.2分公司采购部、收货部、使用部门对物资进行验收的标准有以下几种：

A、按样品对照验收；

B、按合同中规定对物资质量的要求验收；

C、按供应商提供的物资出产的质量标准验收。

7.3.3分公司采购部、收货部、使用部门在物资验收过程中应做到：

A、将物资清点的数量与报告中批示申购的数量进行核对，对于易碎易破的物资要认真逐一检查有无破损情况；

B、根据样品和质量标准对物资逐一认真仔细检查，或按照抽样标准对物资进行质量抽样；

C、如在验收开始阶段就发现物资普遍存在严重质量问题，可以暂停验收工作，由分公司采购部门与供应商进行交涉处理。

7.3.4在验收工作中出现质量问题的处理方法

A、在验收中发现大部分物资存在质量问题。

由分公司采购部向供应商进行交涉，了解原因，退货、更换以及进行赔偿等，同时书面上报集团采购部。

B、在验收中如发现极少部分物资存在质量问题，分公司采购部、收货部、使用部门、供应商对验收合格的物资在验收单上签字认可。

对存在质量问题的物资，由分公司采购部与供应商进行交涉作更换处理。

待更换物资到位后进行在此验收，填写《收货记录》。

7.4临时性急购物资验收程序

7.4.1货到后由收货人员、使用部门专员共同验收，并在《收货单》上签字。

7.4.2使用部门须凭部门经理签字的《领货单》直接领取货物。

7.4.3事后使用部门须将《急购后物资申请表》、《收货单》、《领货单》同时上报集团采购部审核备案。

8、支付程序

8.1计划内采购、专项报批物资采购，财务部根据集团采购部开出的采购计划单，对《收货单》或购货合同等相关资料进行审核，无误后按照相关程序支付货款。

8.2临时性急购，财务部应根据集团采购部批准的《急购报批物资申请表》，对《收货单》的财务部联及供应商联进行审核，无误后方可支付。

8.3对于招标采购的物资，验收合格的，凭《收货单》及购货合同支付货款。

如需留尾款的项目应根据合同中规定的时间进行支付。

验收不合格的，应停止支付货款，待问题解决后再行支付。

9、采购合同管理

9.1对于物品供需双方认为必须签订的经济活动，事先应由采购员与供应商洽谈有关业务细节，上报集团采购部同意。

9.2双方达成协议后由集团采购部拟定采购合同，并盖章生效。

9.3采购合同原件应留存于分公司及集团采购部各一份。

以便日后对采购工作进行统计。

9.4采购合同的原本之一由财务部作为会计凭证附件保存，以便安排付款及相关税费。

如采购合同还涉及到其他使用部门，则使用部门也需要保存复印件。

10、市场调查及价格管理

10.1价格调查小组应由酒店使用部门、酒店财务及集团采购执行部门组成。

10.2对酒店鲜活物品的询价由价格调查小组负责，并于每次询价后根据质优价廉的原则确定报价，并将比价结果提交集团采购部报批。

10.3对于其他物品的采购须由各分公司自行调查价格，并确定供应商推荐名录及物品单价，上报集团采购部审批。