差旅费管理规定.docx
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差旅补助规定
1.出差管理权责
(1)人力资源部应根据本规定核实出差人员审批流程是否规范,核定差旅费标准,负责飞机票、火车票、目的地宾馆等预定工作;
(2)财务部负责出差备用金申请的审核、差旅费报销的审核。
⒉出差管理原则
(1)出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间,反对浪费行为;
(2)出差必须先获批准后才能出差,对擅自主张者不予报销差旅费;
(3)提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理;
(4)公务出差兼私人旅行,公司承担公务出差部分的差旅费;
(5)出差人员参加与企业发展有关的重要会议及培训学习,出差回来后要及时以书面形式报告总经理及相关人员。
其它方面的出差也应以口头形式及时向分管领导汇报事情完成情况;
⒊出差审批程序
(1)各部门负责人应合理安排外出人员,并考虑完成任务的期限,确定出差地点、路线和事件等相关事宜,填写《出差申请单》,经有审批权限的领导批准同意;
(2)一般员工出差经部门负责人签署意见,分管领导批准后方可出差;超过2天的需经总经理批准。
部门负责人以上级别人员出差需经分管领导签署意见,总经理批准后方可出差;
(3)员工出差国外或港澳台地区,一律由总经理审批;
(4)出差人员凭《出差申请单》办理差旅费预借审批;
(5)出差中途改变路线时,需报直属领导同意,报销审批时另附说明;
⒋差旅费构成
列入本规定的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用,主要包括:
Ⅰ、长途交通费:
乘坐飞机、轮船、火车、长途客车的费用;
Ⅱ、其他交通费:
自带车所发生的路桥费、燃油费,以及乘坐公共汽车、出租车、地铁等费用;
Ⅲ、住宿费:
异地出差因过夜住宿发生的费用;
Ⅳ、膳食补贴:
按地区标准在出差期对就餐给予的补贴;
Ⅴ、其它费用:
公务发生的电传、邮寄、托费、公共服务等费用;
Ⅵ、出差期间产生的业务招待费用不在此列。
⒌费用标准
员工出差乘坐车、船、飞机和食宿费用都应力行节约,并按不超出规定限额报销。
限额控制的具体标准:
层级
交通费
住宿费(元/夜)
膳食补贴(元/天)
飞机
火车
轮船
总经理
商务舱
软卧/
一等座
一等舱
按实报销
按实报销
部门负责人
及以上级别
经济舱
硬卧/
二等座
二等舱
一类消费区
350
一类消费区
80
二类消费区
300
二类消费区
70
三类消费区
250
三类消费区
60
部门负责人
以下级别
经济舱
硬卧/硬座
三等舱
一类消费区
250
一类消费区
60
二类消费区
200
二类消费区
50
三类消费区
150
三类消费区
40
备注
1、一类消费区是指:
北京、天津、上海、广州、成都、深圳、厦门、珠海、海口、三亚、东莞、中山、佛山、南宁、桂林、义务、杭州、温州、泉州、石狮、青岛、烟台、大连、重庆、南京、沈阳、乌鲁木齐、武汉、宁波、汕头、福州、北海。
2、二类消费区是指:
济南、郑州、昆明、兰州、贵阳、南昌、石家庄、合肥、太原、呼和浩特、无锡、西安、长春、哈尔滨。
3、三类消费区是指:
除一类、二类城市之外的地区。
4、国外出差费用每批次由总经理事先审定批准执行标准。
⒍出差住宿费报销审核
(1)膳食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定,膳食补助的时间为6点到18点,凡是在此时段内离开公司不超过6小时者,享受膳食补助标准的50%;
(2)出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行,但陪同招待就餐人员,按陪餐次数减发膳食补助;
(3)出差期间有下列情况之一者,不计发膳食补贴:
Ⅰ、借出差之际绕道探亲、访友期间;
Ⅱ、支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了膳食费的。
⒎交通费报销审核
(1)出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行,并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销;
(2)在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则,任务紧急或携带公物重的可选择乘坐计程车。
市(县、区)内交通费报销时按规定附有效报销凭证;
(3)多人一起出差,同乘一辆计程车,其交通费只能由一个持票人代为报销,同行其他人员不得再报销;
(4)经批准同意,个人或多个人一起同行出差自带(驾)私车,凭票报销与出差时间、出差地点一致的过路费;
(5)出差期间有下列情况之一者,不予报销交通费:
Ⅰ、未经同意,擅自乘坐超标准而发生的超支部分;
Ⅱ、借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分。
⒏出差期间杂费报销审核
出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等,凭有效票据按实报销。
⒐出差期间公休与延期的处理
(1)出差中公休:
出差过程中,若遇公休日,应以公务为重,继续执行出差任务,如遇到出差单位公休无法办公,可安排休息;为避免此类情况,出差前应事先与有关单位联系;
(2)超期停留:
出差过程中,因生病(未住院)、交通中断或其他不可抗拒因素造成超过预定期限停留的,在核清事实的基础上,按照实际差旅费报销;因生病(需住院)原因超期停留的,按标准领取出差补贴,不报销住宿费和市内交通费;住院期间出差补贴不超过20天;超期停留报销时需附上情况说明;
(3)出差期间不能按时回公司时,出差者必须向主管领导报告公务进展情况,并保持24小时开机。
⒑出差费用报销程序
(1)出差人员回公司后,7个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。
对无故未报销者不予再次借款,超过报销期,账面有个人出差借款的,财务部有权从当月工资中先行扣回;
(2)差旅费报销审签程序:
Ⅰ、先将单据交由主管会计对单据的有效性、费用标准符合性进行稽核,符合规定的签名后交还出差人;
Ⅱ、按审批权限分别送部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理批准;
Ⅲ、审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。
⒒差旅费报销违规与失职追究
(1)出差人员不得违反规定虚报差旅费;不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。
否则,财务部有权拒绝受理,情节严重的移交相关部门查处;
(2)经查实为虚增报销者,责令退回虚报金额,并按虚报额的3~5倍罚款;
(3)各级审签人员因把关不严失职,使弄虚作假的票据得以报销,后经查实已无法收回,由此给公司造成经济损失的,由各级审签人员承担相应的连带责任;(4)部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为,一经查实,按虚报额的3~5倍罚款;
⒓其它
Ⅰ、被派往家庭所在地出差的,住宿费和膳食补助不予报销;
Ⅱ、不同级别人员同时出差,因工作原因不能分开住宿、分开乘车的,可按高级别人员的标准,在限额范围内报销;
Ⅲ、50公里内出差,原则上应于当日返回,确因工作需要,经领导同意后按规定住宿标准报销;
Ⅳ、为其他单位或个人办理事务的,由出差人将发生的住宿、交通、伙食费用向对方单位或个人报销(总经理除外);
Ⅴ、国外出差的交通、住宿、伙食标准实报实销,但出差人员必须按勤俭的原则安排支出;
Ⅵ、原则上,出差期间未取得正规发票的,一律不予报销;
Ⅶ、差旅费用中交通费、住宿费、膳食补贴,根据公司相关规定核算到部门费用中,按年度进行费用预算核定和费用支出考核(经总经理特批的除外)。