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excel技巧-----排序方法、输入技巧
高效办公Excel排序方法"集中营"
排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名
次）和数据重排两类。
本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel2000/XP的数据
排序方法。
一、数值排序
1.RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:
RANK（number，ref，
order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则
以降序方式给出结果，反之按升序方式）。
例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:
$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。
再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。
如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，
$E$2:
$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:
相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续
数字的序数空缺。
假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名
分别是3、3和1（降序时）。
2.COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF
（range，criteria）。
其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。
其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:
$E$4，">"&E2）
+1”。
计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。
此公式的计算过程是这样的:
首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。
很显然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。
如果将它与IF函
数结合，可以计算出没有空缺的排名。
以图1中E2、E3、E4单元格的产值排序为例，具
体做法是:
选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为
自然数）的排名。
可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF
（E3=E2，G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。
如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法:
选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。
选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。
如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。
这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:
首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。
选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。
如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。
无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。
需要说明的是:
显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。
谈谈Excel输入的技巧
在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：
常数和公式。
常
数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它
特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。
虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格
中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你
是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分
子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输
入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01/2”。
如果在单元格中输
入“81/2”，则在单元格中显示“81/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。
三、输入负数
在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号
内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为
“-88”。
四、输入小数
在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万
位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。
当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，
可以采用下面的方法：
选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编
辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为
要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88
000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3
位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。
另外，在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影
响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入
数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。
欧元出台以后，
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。
用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民
币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。
用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”
来分隔日期中的年、月、日部分。
比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。
如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上
的Ctrl+;组合键。
七、输入时间
在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两
种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：
2:
30:
38，而用12小时制输入时间格式为：
2:
30:
38p，注意字母“p”和时间之间有一
个空格。
如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。
在Excel中快速查看所有工作表公式
只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用
来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`（位于TAB键上
方）。
EXCEL2000使用技巧十招
在Excel中自动推测出生年月日及性别的技巧
大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息（对
于老式的15位身份证而言，7-12位即个人的出生年月日，而最后一位奇数或偶数则分别
表示男性或女性。
如某人的身份证号码为420400*********，它的7-12位为700101，这
就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1，这就表示该人为男性
；对于新式的18位身份证而言，7-14位代表个人的出身年月日，而倒数第二位的奇数或
偶数则分别表示男性或女性）。
根据身份证号码的这些排列规律，结合Excel的有关函
数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常
输入的工作量。
Excel中提供了一个名为MID的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定
数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数，其作用与MID完全一样，
不过MID仅适用于单字节文字，而MIDB函数则可用于汉字等双字节字符），利用该功能
我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份、月份及日期，然后再加以适当的合
并处理即可得出个人的出生年月日信息。
提示：
MID函数的格式为MID（text,start_num,num_chars）或
MIDB（text,start_num,num_bytes），其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num
是文本中要提取的第一个字符的位置（文本中第一个字符的start_num为1，第二个为
2……以此类推）；至于Num_chars则是指定希望MID从文本中返回字符的个数。
假定某单位人员管理希望通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别，现以
此为例，将有关步骤向广大用户作一简要介绍：
1.选中整个B列，然后执行“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格
式”窗口。
2.选择“数字”选项卡。
3.在“分类”栏中选择“文本”选项，然后单击“确定”按钮，关闭“单元格格
式”窗口，将所有包含有身份证号码的单元格设置为文本格式。
4.将光标移至C3单元格中，然后输入“="19"&MID（B3,7,2）&"年"&MID（B3,9,2）&"月
"&MID（B3,11,2）&"日"”内容。
其中MID（B3,7,2）就是从身份证号码的第7位开始取2位
数，得出该员工的出生年份，MID（B3,9,2）就是得出该员工的出生月份，而
MID（B3,11,2）则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员
工的准确出生年月日“1970年1月1日”。
5.接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入
“=IF（MID（B3,15,1）/2=TRUNC（MID（B3,15,1）/2）,"女","男"）”。
这就表示取身份证号
码的第15位数，若能被2整除，这表明该员工为女性，否则为男性。
6.最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充
即可。
上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份证的操作方法与此类似，广大用
户若使用的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可（如将
“="19"&MID（B3,7,2）&"年"&MID（B3,9,2）&"月"&MID（B3,11,2）&"日"”修改为
“=MID（B3,7,4）&"年"&MID（B3,11,2）&"月"&MID（B3,13,2）&"日"”）。
这样就实现了由Excel自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了
用户录入数据时的工作量，有兴趣的读者不妨一试。
在EXCEL中增加自动填充序列
中文ＥＸＣＥＬ９７作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办
公带来了极大方便。
在ＥＸＣＥＬ中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来
完成数据的自动填充。
例如要输入甲、乙、丙、丁……，可以先在指定单元格输入甲，
然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“＋”字，按住鼠标左键，向下
（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。
可是有时我们会发现有一些数
据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种：
第一种：
单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”→“自定义序列”，这时就可
以在“输入序列”栏输入要定义的序列。
需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，
表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”→“确定”，这样我们自定义
的序列就可以使用了。
第二种：
首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列
：
车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元Ｈ１：
Ｈ３，单击“工具”→
“选项”→“自定义序列”→“导入”，在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中
输入Ｈ１：
Ｈ３，单击“导入”→“添加”→“确定”，这样新序列就产生了。
定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：
单击“工具”→“选项”→“自定
义序列”，在“自定义序列”框中，单击要删除的序列，再单击“删除”→“确定”。
发掘ExeclXP合并拆分技巧
本人在用ExcelXP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一
段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。
所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆
分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。
合并数据
要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、
“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上
看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。
1、真合并
如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办
法，快捷而准确的操作方法是：
（1）将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动
到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。
（2）在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存
类型选择“文本文件（制表符分隔）”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]
按钮即可。
（3）在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”
中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复
选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。
（4）将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，
合并操作完成。
提示：
合并后的数据在原来两列数据（如毕业院校和专业）之间会有一个空格，而有
时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：
方法一：
对TXT文件进行编辑
XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据
在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离（即改变空格的大
小），对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数
据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减
小为零。
如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。
方法二：
利用函数ConcateName
ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：
ConcateName（text1,text2,……），text1,text2,……为1到30个将要合并成单个文
本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所
示。
图2
方法三：
利用“&”运算符
利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同
“+”、“-”等运算方式一样，如图2所示。
2、假合并
我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的
“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印
出来后保证不留一点“作假”痕迹。
此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元
格，奉劝你还是来点“真”的吧！
否则够你忙的了。
拆分数据
合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS
文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分
开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。
处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试
一试。
]]
ExcelHome精华版整理
（2003年11月14日）
By徒然客
从身份证号码中提取性别
Q：
A1单元格中是15位的身份证号码，要在B1中显示性别（这里忽略15位和18位身份证号
码的判别）
B1=if（mod（right（A1,1）,2）>0,"male","female"）
请问这个公式有无问题，我试过没发现问题。
但在某个网站看到作者所用的是如下公式
：
B1=if（mid（A1,15,1）/2=trunc（mid（A1,15,1）/2）,"female","male"）
A：
leaf
道理都是一样的，不过你的公式比那个公式优质
提取性别（无论是15位还是18位）
=IF（LEN（A1）=15,IF（MOD（MID（A1,15,1）,2）=1,"男","女
"）,IF（MOD（MID（A1,17,1）,2）=1,"男","女"
如果身份证号的输入已是15或18位，用公式
=IF（MOD（LEFT（RIGHT（A1,（LEN（A1）=18）+1））,2）,"男","女"
xls--->exe可以么？
A：
Kevin
如果只是简单的转换成EXE，当然可以。
如果你指的是脱离Excel也可以运行，好像没听说过可以。
当然，通过DDE，是可以不运行Excel但调用它的所有功能的，但前提仍然是你的计算机
上已经安装了Excel
列的跳跃求和
Q:
若有20列（只有一行），需没间隔3列求和，该公式如何做？
前面行跳跃求和的公式不管用。
A:
roof
假设a1至t1为数据（共有20列），在任意单元格中输入公式：
=SUM（IF（MOD（TRANSPOSE（ROW（1:
20））,3）=0,（a1:
t1））
按ctrl＋shift＋enter结束即可求出每隔三行之和。
跳行设置：
如有12行，需每隔3行求和
=SUM（IF（MOD（（ROW（1:
12））,3）=0,（A1:
A12）））
能否象打支票软件那样输入一串数字它自动给拆分成单个数字？
Q：
如我输入123456.52它自动给拆成￥12345652的形式并且随我输入的长度改
变而改变？
A：
Chiu
我所知函数不多，我是这样做的，如有更方便的方法，请指点
例如：
在A1输入小写金额，则：
千万：
B1=IF（A1>=10000000,MID（RIGHTB（A1*100,10）,1,1）,IF（A1>=1000000,"￥",0））
百万：
C1=IF（A1>=1000000,MID（RIGHTB（A1*100,9）,1,1）,IF（A1>=100000,"￥",0））
十万：
D1=IF（A1>=100000,MID（RIGHTB（A1*100,8）,1,1）,IF（A1>=10000,"￥",0））
万：
E1=IF（A1>=10000,MID（RIGHTB（A1*100,7）,1,1）,IF（A1>=1000,"￥",0））
千：
F1=IF（A1>=1000,MID（RIGHTB（A1*100,6）,1,1）,IF（A1>=100,"￥",0））
百：
G1=IF（A1>=100,MID（RIGHTB（A1*100,5）,1,1）,IF（A1>=10,"￥",0））
十：
H1=IF（A1>=10,MID（RIGHTB（A1*100,4）,1,1）,IF（A1>=1,"￥",0））
元：
I1=IF（A1>=1,MID（RIGHTB（A1*100,3）,1,1）,IF（A1>=0.1,"￥",0））
角：
J1=IF（A1>=0.1,MID（RIGHTB（A1*100,2）,1,1）,IF（A1>=0.01,"￥",0））
分：
K1=IF（A1>=0.01,RIGHTB（A1*100,1）,0）
网客
公式中最后一个0改为""
如何编这个公式
Q：
我想编的公式是：
a/[84-（b×4）]
其中a是一个数值，小于或等于84；b是包含字符C的单元格的个数；C是一个符号。
这个公式的关键是要统计出包含字符C的单元格的个数，可我不会。
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