费用支出管理制度.docx
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费用支出管理制度
费用支出管理制度
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费用支出管理制度
第一章总则
第一条为了进一步加强事业部（以下简称“公司”）成本和费用管理工作，规范员工报销各类与公司业务相关的费用，合理控制公司费用支出，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条本制度适用于事业部所有员工的费用报销。
第三条各报销人部分负责人对报销事由的真实性及合理性负责，财务部人员监督本制度的执行。
第四条费用报销时由报销人根据业务类型发起审批流程，经各级审批人员审批后，方可报销。
所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除费用金额。
费用报销原始凭据均需要取得国家规定的发票或者行政事业单位收据。
不符合规定的一律不得报销。
第二章差旅费用规定
第五条本规定所约定的差旅费是指因公需要，在国内出差发生的费用，包括交通费，住宿费，餐费等。
因公需要国外出差的，需要提前审批差旅费金额预算并在预算金额内使用。
第六条原则上，报销人只能报销自己所发生的费用，禁止代替他人报销。
若出现多人共同消费某项费用，报销单需要注明相关人员姓名，如：
住宿费可以由一位员工支付并报销，但需要注名住宿人员的姓名。
第七条差旅费相关的费用标准如下：
发生的差旅费在费用标准内据实报销：
一、住宿费、交通费报销标准：
职位（级别）
住宿费最高标准
交通工具最高标准
A类地区
B类地区
C类地区
飞机
火车
轮船
长途汽车
出租车
总经理、总监级
400
300
250
经济舱
硬卧硬座
三等
可乘
实报
高铁动车二等座
部长、经理级
300
250
250
预申请
硬卧硬座
三等
可乘
实报
高铁动车二等座
主管、员工级
250
220
220
预申请
硬卧硬座
三等
可乘
根据情形
高铁动车二等座
（一）地区解释
1、A类地区城市指深圳、北京、上海、广州、深圳。
2、B类地区城市包括各省的省会城市及重庆、天津、沿海重要城市如：
宁波、厦门、杭州、大连、青岛、无锡、苏州等。
3、A类地区和B类地区以外的城市为C类地区城市。
4、对于一天在多个城市出差的，按住宿地核定标准报销。
（二）住宿费报销注意事项：
1、住宿首选公司协议酒店，次选经济快捷酒店，如：
汉庭、速8、锦江之星、如家等。
单价不得超协议价，如有超标情况，需提前申请，经人力资源部和总经理审批后方可住宿。
住宿酒店协议按年度与相关酒店签订，协议价格需与集团协议价格一致，或低于集团协议价格。
所有住宿人员，需开具有效住宿流水清单和发票后，方可报销。
2、住宿标准一般指每天每间房，若为同性二人出差，应住一个房间并且可按最高级别者的住宿标准报销。
2、驻外时间15天以上的，应在当地租房。
短期出差在3个月以内，超过15天的需在当地采用短租（上限3000元/月）形式解决住宿，不在按照以上出差标准报销住宿费。
如超过三个月出差同一城市，公司将视为员工常驻地，将不再给予报销短租住宿费用，但给予第一年（自出差日起）的住房补贴2500元/月，后续不再支付相关住宿补贴费用。
（三）出差交通费报销注意事项：
1、原则上以动车或高铁二等座为主，如路程较远，可选择等于或小于动车/高铁二等座的特价机票。
2、如有特殊情况，需提前申报人力资源部和总经理，待审批后可临时预定机票出行。
3、出差市内交通费，部长及以上级别，可选择出租车，经理及以下级别根据实际情况选乘出租车，但必须事先由部门领导签批确认。
4、出租车发票需注明起止点、乘坐人姓名后方可报销。
5、乘坐出租车必须遵循合理、安全、节约的要求，正常情况下不得乘坐非营运车辆。
6、员工差旅费一律先垫付后报销。
7、不建议公司员工自己驾车出差，建议选择更有效的交通工具。
8、飞机票由人事行政部统一预定，统一付款。
火车票汽车票船票等出差人自行购买。
二、出差餐费补贴标准：
职位
早
中
晚
合计
总经理、总监级
20
40
40
100
部长、经理级
20
30
30
80
主管及以下人员
10
20
20
50
1、早餐报销：
凡入住的协议酒店提供早餐的，当天早餐不得报销。
出差第一天早晨可报销早餐费。
2、报销上限标准：
每人每天餐费报销不得超过补贴标准。
3、据实报销：
按照每人每天标准据实报销，允许一张发票报销多天多次费用。
如涉及多名员工，需要在附件里写明人数、人名。
同时涉及员工当天差旅费报销须由一人汇总报销，定额发票须写明用餐日期。
至外地出差，时间不满12小时或当天返回的，只可报销午餐。
4、对于多名员工参与的餐费，应由在场级别最高的员工支付餐款并事后申请报销，如下属与上司同时在场，决不允许出现由下属付款并由其上司批准其付款申请的情况。
5、发票要求：
不接受消费日期不一致的发票、不接受与正常餐费项目不一致的发票等。
第三章市内交通费报销规定
第八条市内交通费主要针对因公外出而发生的费用，包括乘坐出租车、轨道交通、公交车等在内的各种交通工具而发生的费用。
1、员工应该本着时间与成本最优化原则，尽量采用公共交通出行方式，而减少出租车出行方式，经理级以下员工乘坐出租车需提前报备部门负责人，部门负责人签批同意后方可乘坐出租车。
2、报销人必须根据实际情况，提供明细报销清单，列明外出时间、事由和金额。
3、出租车票上必须写明往返地点和事由，否则不予报销。
4、晚间交通费应在报销单中注明晚间加班交通。
原则上，晚间交通费为当日在21：
00后下班的员工报销，21：
00之前下班的原则上不予报销，特殊情况由BU负责人签批。
5、网约车费用，需提供网约的行程单和发票，方可报销。
6、禁止以下出租车发票的报销，一经发现，按违反本制度处理。
（1）出租车发票连号。
（2）多张出租车发票来自同一辆出租车，且无合同的情况说明。
（3）多张出租车发票属于同一时间段，且无合同的情况说明。
第四章办公费报销规定
第九条办公费主要指为日常办公需要所支出的费用，包括办公耗材、办公用品、IT用品等。
公司办公费的开支统一由人事行政部门负责申请与管理，财务部门负责监督，使用部门承担费用。
采用实报实销，预算总额控制的方法。
公司不鼓励各部门自行采购大金额办公用品。
财务、人事、行政类特殊部门超标物资，如凭证纸，切纸刀，打孔机，合同归档工具等邮件单独说明申请，定期采购。
办公类采购由行政部门填写申请单。
第五章业务招待费报销规定
第十条业务招待费指日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而列支的接待、用餐等交往应酬费用。
第十一条各部门负责人对本级业务招待费的使用负责，财务部负责对业务招待费使用情况进行监督和反馈。
1、招待外部人员，应在报销单中尽量说明客户名称，客户人员、我方人员、事由，地点等备注信息。
该类招待费用应尽可能压缩在一定范围内。
2、原则上仅限总监、部长级别及其以上人员开支，并且每次招待宾客原则上不得超过人均消费100元。
3、所有业务招待费报销单上，必须铅笔注明此项招待费的使用目的、使用人数、使用地点等信息。
4、报销业务招待费时，发票的摘要栏的注明须是“餐费”，“食品”字样方可报销，其他任何项目均不可以业务招待费报销，且不可顶替换票。
第六章汽车费用报销规定
第十二条汽车费包括油费、过桥路费、停车费、保险费、年检费、修理费等，费用报销必须提供公司抬头的原始发票，未取得发票不得报销。
2、汽车日常修理采用“提前申请、核准后修理”方式，由人事行政部门提报审批，总经理批准后修理。
3、汽车维保、修理原则上采用定点厂家形式，但大额修理要比价（3000元以上需要比价）。
4、汽车油费报销采取加油卡形式，凭加油发票报销，公司汽油费日常管理由人事行政部负责管理。
5、汽车日常管理办法参照人事行政部部相关办法执行。
第七章员工福利费用
第十五条部门团建标准，每双月人均金额不得超过150元，经部门负责人审批后报销超过150元的，应一事一议，需在计划阶段报备至人资行政部负责人；活动计划及预算需完成审批后方可执行。
每两年一次员工旅游，标准从集团工会相关规定
第十六条员工生日，生日福利费用，金额在每人100元以内，由人资行政部统一组织对生日福利费用的使用负责
第十七条员工住院。
慰问金费用在500元以内。
第十八条员工结婚，礼金为300元。
第十九条女员工生育，探望礼金为300元。
第二十条员工年度体检由人资行政部统一组织。
第二十一条其余各项福利政策，如节假日福利等，由人资行政部统一组织，参照人资行政部福利政策及相应报销要求。
第八章误餐及加班费用报销规定
第二十二条误餐费指个人因公在城区、郊区工作，不能在工作单位或返回就餐的，发放误餐补助。
1、误餐餐费报销：
工作日午餐误餐费（会议延迟、外出调研等），按照15元/人次进行报销；晚餐误餐费（会议延迟、加班至晚7点后），按照30元/人次进行报销。
2、工作日加班至晚21：
00点及以后，可以报销打车费；休息日加班可以报销往返车费。
3、非销售人员可以按规定报销加班费用。
加班费按照人资行政部加班费用标准执行。
第九章附则
第二十三条本制度由财务部制定并负责修订、解释
第二十四条本制度自发布之日起施行
事业部财务管理中心
2019年7月1日
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