学生会办公室章程.docx

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学生会办公室章程

办

公

室

章

程

XXXX大学学生委员会

前言：

办公室是学生会中一个重要的部门，其主要职能为组织、服务、协调、监督、管理、上传下达和物品外借等。

办公室上传主席团，下达学生会各部门，处于承上启下的位置，负责主席团与各部门之间的联系与交流。

主要分为两个方面，一是将主席团的要求通知各部门成员，以便更好地完成各自工作；二是将各成员对学生会以及其他各方面的意见和建议反映给主席团，不断完善学生会工作。

办公室职能的特殊性决定了其在学生会中的特殊地位，因此，办公室的工作容不得丝毫马虎，需要办公室全体成员以极大的热情以及认真的工作态度全身心地投入到办公室工作中。

为了给校学生会各部门提供更加高效有力的后勤保障服务，我们做出以下章程希望各兄弟部门予以配合和理解。

一、值班

1.XXXX大学校学生会办公室位于综合楼1101。

为了更好的服务广大同学，以及加强与各学生组织的联系，正常学期每周一至周五均由校学生会办公室安排值班，值班人员为校学生会各部门成员。

具体值班时间为：

夏令时晚上19:

00-21:

30（清明节-国庆节）

冬令时晚上18:

30-21:

00（国庆节-清明节）

值班纪律：

查班人员（办公室人员）需在值班前一天晚上的值班期间去办公室领取钥匙，并早于正常值班时间10分钟到办公室开门；值班人员在值班当天准时到达办公室，不得迟到早退，否则将做出相应的考评扣分。

1）值班人员在值班期间不准大声喧哗打闹，如有做出有损校学生会形象的行为务必自行承担所有责任。

2）值班人员务必进行卫生打扫以及做好值班记录，在值班记录本查班人/值班人签到栏上请务必签名。

不签名记做旷班,若有代班，请在值班记录本代班栏上签上本人名字。

值班期间若发现在办公室内吃零食、玩电脑/手机游戏、听音乐等与值班无关行为，则扣除相应考评分数。

办公室原有文件在阅读之后按原有顺序摆放在相应位置；值班期间上交纸质文件务必按部门放到相应的文件夹里；上交电子档文件时将电子档文件放置办公室电脑各部门相应的文件夹内。

值班人员在值班期间，如有遇到上交文件（纸质文件或者电子档文件）都需在值班纪录本上详细记录并且务必放在相应部门文件夹内，不得出错。

如遇到有需要传达的信息（邀请函等）需及时准确的传达给接收对象，信息最晚在22：

:

30之前传达，如有因信息传达不及时或者错误引起的后果将追究值班人员的责任，并扣除相应考评分。

3）办公室值班完毕后，整理好桌面、文件柜等物品及文件，清洁地面卫生，倒掉垃圾桶中垃圾，检查好电脑电源是否关闭，关灯、关窗、锁好门后方可离开。

4）办公室值班从2019年10月开始将作出更为细致的考评，根据值班记录情况、办公室文件整理情况、信息传达情况、卫生打扫情况、办公室值班纪律情况等方面对每天值班情况进行考核，查办人在值班结束后将对办公室整理情况进行拍照，若发现值班未达到相应要求将视情况扣除相应考评扣分。

5）办公室和团委值班顺序及次数原则上均由办公室部门成员根据无课表进行排列，所有值班表将提前张贴在学生会公告栏上，请校学生会成员自行查看或者相互转告，如临时有事请自行提前联系其他成员代班，凡是因自身原因造成迟到将予以批评，造成旷班将在例会上通报批评，以上两种情况均扣除值班人相应考评分。

6）团委值班人员请务必在团委学生电脑桌左边第一个抽屉里的签到表上签字，否则将视为旷班并扣除相应考评分，若有代班，请在签到表代班栏上签上本人名字。

值班开始时需要打扫卫生，用电水壶烧水，其他事情若有需要请听从老师或团委助理要求。

二、物品

1.物品外借（对外）

为了更好地支持各学生组织积极而有意义的活动，校学生会将不遗余力给与支持和鼓励，因此物品外借也就成为校学生会办公室部门一个重要职责。

（注：

展板外借由宣传教育部负责。

大件物品外借由青年志愿者部负责。

礼仪服外借由公关策划部负责。

）

1）物品包括果盘，席卡，文件夹，托盘，秒表，计时提示牌、小彩旗等小件磨损非消耗物品。

外借程序：

到办公室联系办公室当日查班人员查询物品是否外借，若能外借，请在小件物品外借登记本上写上借条，并务必写上物品外借双方经手人及联系方式，若非按照此手续校学生会概不负责。

2）物品外借程序如下：

物品外借由办公室全权负责，任何物品外借都要由办公室的成员经手，否则外借物品丢失或者损害将由物品出借人自行负责赔偿。

2.物品使用（对内）

物品包括：

中性笔、签字笔、剪刀、订书器、胶带（透明胶、双面胶、泡沫胶）、气球、彩带、一次性水杯、茶叶、席卡、文件盒、文件夹等活动所需物品。

相关程序为：

1）活动所需物品请各部门在举办活动当前前3-7天将详细的物品清单张贴在办公室公告板上并通知办公室相应成员进行负责准备，办公室仅准备物品清单上所需指定规格指定数量物品，若物品出现问题，办公室概不负责。

2）活动举办的前一天晚上活动举办部门请到办公室检查活动物品，若有不足请及时告知办公室人员，否则出现问题办公室概不负责。

三、信息

（一）、信息传达

办公室作为校学生会一个特殊的部门承接了上传下达的职责，为了更好地履行职责，我们作出以下说明：

1.一般情况下，主席团传达召开例会，部门举办活动通知大家准时参加，或者进行信息统计等通知时，办公室成员需在最多四个小时内拟好通知内容准确发给各部部长，并注明各部门内部其他成员均由该部门部长负责通知，各部长请在收到信息后尽快回复，如无回复，办公室成员应以其他方式进行通知，若有通知失误者将在例会上点名批评并由失误者本人作出检讨和道歉，如因收信人手机关机或者欠费引起的通知收不到将由收信人自行负责后果。

2.例会值班（会议记录、卫生打扫、热水准备等）由各部门轮值，轮值部门将得到办公室的通知，如有部门临时有事者请自行调节。

3.活动或其他临时情况需要办公室通知人员，通知人数达到六人以上（含六人）由办公室负责通知（注：

仅为避免麻烦、提高效率），人数未达到由负责人自行联系。

（二）、学生会基本信息的制作与更新

办公室负责制作无课表、通讯录、值班表、活动时间预览表等各种学生会基本信息并及时更新。

四、聘书及证书的发放

1.聘书发放

1）XXXX大学学生委员会聘书发放对象为XXXX大学校学生会工作满一个学年的成员，聘书书写的职务标准以发放聘书时所担任职务为准。

聘书发放编号以当时校学生会成员任职为准，主席团主席编号为20XX001-20XX007，各院主席编号20XX008-20XX022，各部部长编号20XX023-20XX036之后为各部副部编号最后为各部干事编号，以此类推。

2）XXXX大学学生委员会聘书所盖印章为共青团XXXX大学，XXXX大学学生委员会两枚，未带公章的聘书视为无效。

3）XXXX大学学生委员会办公室部门负责聘书的制作与发放，并对所有聘书进行登记，若有未登记者将追究办公室成员的责任。

2.证书发放

1）XXXX大学学生委员会发放证书的对象为参加校学生会举办活动所获奖项者或和组织活动时表现突出的校学生会成员，以及在校学生会工作中表现优异被评为先进个人、部门之星及校会之星的成员。

2）参加校学生会活动或者比赛获奖者的证书和组织活动突出成员的证书，将在活动结束后由活动举办部门自行制作完成，证书做好后统一放至办公室靠近门口的电脑桌中间抽屉里，由活动部门在一周内通知获奖者在值班期间去领取证书并务必在抽屉里的登记本上做记录。

3）为了提高校学生会成员工作的积极性，校学生会设置了先进个人、校会之星及部门之星的奖项，校会之星及部门之星奖项每学期评比一次，先进个人每个月评比一次，具体发放时间由当时主席团对各相关工作进行部署后商榷决定，发放模式为例会表彰发放。

4）所有校学生会发放的证书的信息都需在办公室部门的监督下进行登记。

五、档案管理

1、校学生会档案管理遵照主席团编订的档案管理条例，我们在此作出补充说明。

2、办公室的文件存档分为电子档和纸质档。

a）纸质文件:

办公室只存放校学生会近两年内文件，两年外文件放在附中六楼青年志愿者部办公室统一存放。

学生会活动资料、各院材料分别放在办公室文件柜中（文件柜上已用标签注明），请各部门成员自行按照标签要求放置文件。

部门临时常用文件夹放在文件桌上，请各部门时常注意整理，保持整齐。

办公室将每月通知各部门负责人进行整理。

b）从2019年春季学期开始，部门文件电子档将存放在校学生会专用XX云盘当中，各部门上交电子档文件时请自行按照规定时间传至XX云盘，届时办公室将对各部门上交文件情况进行统计并将统计结果交给人文素质教育部，如出现不按规定上传文件的将由人文素质教育部扣除相应考评分。

XX云盘“各部门2019至2020学年资料”文件夹中会有以各部门的部门名称命名的文件夹，平时文件均可放在相应文件夹内，历史文件可放置在“各部门2019至2020学年资料”文件夹内的各部门文件夹中，各部门文件的整理皆由各部门自己负责。

C）从本学期开始，各部门活动的红头文件、获奖证书在活动结束后的一周内各交一份上交到办公室存档。

3校学生会成员档案管理

自本学年开始根据主席团要求办公室将建立校学生会成员档案库，校学生会每位成员自通过三轮考核开始皆由办公室建立个人档案，档案包括该成员在校学生会工作的一切资料（简历、各成员基本信息、各项考核成绩及评优结果，及各成员在校期间所获各项荣誉、学生会干部竞选演讲稿，干部辞职报告）。

在校学生会工作满一学年的学生会成员当该成员退出学生会时将会与聘书一起发给该成员，若未满一个学年办公室将会开一份校学生会工作证明在该成员退出校学生会时将会把档案与证明一起交给该成员。

校学生会成员档案存放于办公室专用文件柜当中非主席团及办公室成员其他各部门成员不可随意翻看。

六、电脑使用

1、学生会办公室电脑仅供学生会成员使用。

2、值班期间禁止使用电脑进行与工作无关的操作。

3、正确使用电脑。

（注：

使用时先开显示器后开主机；使用U盘时，先用杀毒软件查杀病毒，确定没有病毒后方能打开使用；关机前必须关闭所有运行的程序，正确关机后切断电源。

）

4、保持办得擅公室值班电脑桌面干净整齐，新存入文件务必存到部门文件夹里，不可将文件直接存放在桌面，以免造成系统盘负载过重，值班人员每天负责清理放在桌面的其他文件，如有因放在桌面被值班人员删除的文件出现问题，所有责任追究存入文件者，值班人员不负任何责任。

5、不得擅自修改电脑配置文件，不自安装任何软件，违者从严处理。

在使用计算机过程中，若发生死机、黑屏或其他意外情况，与办公室联系，勿擅自操作。

七、请假签到制度

1.请假：

（参照《XXXX大学学生委员聘任制干部考评细则》第二章会议篇）

●请假须履行逐级请假程序。

●请假者必须出据校学生会专用请假条（校学生会网站下载中心），其它请假方式均为无效（经主席团集体认定的特殊情况除外）。

●因特殊情况不能准时上交请假条者须事前向所在部门部长（或主持工作副部长）和分管中心负责人（或中心负责人）请假。

●补假者必须在会议或活动结束后两天内将假条交于办公室

●请假条必须经主席、分管中心负责人和所在部门部长（或主持工作副部长）同时签字同意后方为有效。

●请假理由必须是合理、真实

●请假条必须由办公室整理并存档保管。

●不符合要求的请假条办公室有权拒不接收。

●在收取请假条时办公室人员必须写明收取时间和收取人的姓名，请假条的收取人必须为办公室成员（例如：

李四于2019年09月10日将请假条交予办公室张三，则2019年09月10日为假条收取时间、张三即为收取人）

●办公室每一个月将会对请假情况进行统计，并将统计结果移交给人文素质教育部。

3.例会、活动签到

各部门成员必须严格按照办公室所通知的时间进行签到，若超过截止签到时间办公室将会对其超出时间进行登记，办公室每一个月将会对签到情况进行统计并将统计结果移交给人文素质教育部，由人文素质教育部扣除相应考评分。

办公室人员必须认真统计若出现任何徇私舞弊现象将对统计人员进行严惩。

【备注】

以上章程凡涉及扣除考评分的情况，办公室只负责记录相应的情况并将统计结果移交给人文素质教育部，是否扣分由人文素质教育部根据考评制度自行决定。

校学生会办公室

2019年10月05日