访客接待程序.docx
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访客接待程序
来访客户参观及会议接待程序
般接待程序
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
一、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
3
前台LED灯
开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
5
会议室准备
座位摆放整齐，地面及桌面清洁。
可提供茶水、矿泉水。
设备可提供投影仪。
（所需准备项目由接待部门至少提前4小时通知内务部）。
客人到达刖2小时准备元毕。
内务部
杨薇
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
7
茶水（矿泉水）
准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡
茶所需开水。
（或矿泉水）
客人到达前15分钟。
内务部
杨薇
8
设备准备
投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。
客人来访当日由内务部
9
办公环境
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安
通知各部门部长，部长监
各部门
部长
排的柜子内。
督员工执行。
客人来访当日由内务部
10
员工着装
主管以上级人员着正装。
通知各部门部长，部长监
各部门
部长
督本部门执行。
二、接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待。
客人来访前15分钟。
接待部门
接待人
2
前台迎接
主动起立，微笑并问候“您好！
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
3
引领客人进入
会谈区
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回头照顾客人，行走到相应区域时可简要介绍情况。
进入会谈区前所经过区域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入
会谈区
会议室内一般应安排客人一方背门落座，接待人员面门入座。
接待部门
接待人
5
茶水（矿泉水）
服务
自客人右侧提供茶水（矿泉水）服务，将水杯放置在客人右前方桌面上，茶杯把手朝向右侧。
放置前应讲“打扰一下，请用茶水”，语言音量应以当事客人能听清，并不打扰到他人为准。
客人入座后3分钟内。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内，由接待人贝负责添加。
内务部
杨薇
三、送客
1
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门，行走在客人右前方1米左右，引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启电梯间门，并按电梯下行键。
接待部门
接待人
2
送客
进入电梯前应站立在在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯。
进入电梯后，应在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
VIP接待程序
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
一、迎宾
1
车辆引导
（按客户需求
提供此服务）
公司安排车辆前往访客驻地接载，或者在关键路段等候引导客户车辆。
需按规定时间抵达，车辆行驶平稳，遵守交通规则。
司机语言须礼貌、规范。
按预定时间提前10分钟以上抵达。
内务部
罗毅
2
迎接
在大厦门前迎接访客，应协助客人开启车门，并做简单寒暄。
客人抵达前10分钟在大门前i等待。
接待部门
接待人
3
引导客人
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回头照顾客人。
按电梯下行键，进入电梯前应站立在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯，在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
二、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
3
前台LED灯
开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
5
会议室准备
座位摆放整齐，地面及桌面清洁。
可提供茶水、矿泉水、茶点、水果。
设备可提供投影仪。
（如需茶点、水果须由接待部门至少提前24小时通知内务部）。
客人到达刖2小时准备元毕。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前30分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
7
茶水（矿泉水）
准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶，并准备泡
茶所需开水。
（或矿泉水）
客人到达前15分钟。
内务部
杨薇
8
茶点及水果
（视接待部门
需求而定）
根据客人数量准备。
水果洗净后装盘，苹果、梨、西瓜等不便直接食用的水果应切块装盘，并放置牙签方便客人食用。
果盘应放置在桌面中部靠近客人一侧。
并应放置餐巾纸。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
9
设备准备
投影仪应接好视频线，接通电源，并协助使用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前1小时。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
文件及办公用具摆放整齐，桌面整洁、无杂物。
客人来访当日由内务部
10
办公环境
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门安
通知各部门部长，部长监
各部门
部长
排的柜子内。
督员工执行。
客人来访当日由内务部
11
员工着装
主管以上级人员着正装。
通知各部门部长，部长监
各部门
部长
督本部门执行。
三、
接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待
客人来访前15分钟。
接待部门
相应职级管
理人员
2
前台迎接
主动起立，微笑并问候“您好！
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
3
引领客人进入
会谈区
行走在客人右前方1米左右，行走时要适时回
头照顾客人，行走到相应区域时简要情况。
进入会谈区前所经过区域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入
会谈区
会议室内应安排客人一方背门落座，接待人员面门入座。
接待部门
接待人
5
茶水（矿泉水）
服务
自客人右侧提供茶水（矿泉水）服务，将水杯放置在客人右前方桌面上，茶杯把手朝向右侧。
放置前应说“打扰一下，请用茶水”，语言音量应以当事客人能听清，并不打扰到他人为准。
客人入座后3分钟内。
内务部
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内，由接待人贝负责添加。
内务部
杨薇
四、送客
1
赠送礼品
视客人级别而定。
赠送时应先送对方职务最高之人员，然后依次递送。
递送时应用双手。
2
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门，行走在客人右前方1米左右，引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启电梯间门，并按电梯下行键。
接待部门
接待人
3
前台道别
主动起立，微笑并道别，应说“再见！
”。
前台
杨薇
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
4
送客
进入电梯应站立在电梯外并用手挡住电梯门，请客人先行进入电梯，进入电梯后在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内，并用手挡住电梯门，请客人先行。
接待部门
接待人
5
道别
送客人到车前，应协助客人开启车门。
客人进入车内后，接待人员应在车外礼貌道别。
待客人车辆离开视线后再返回公司。
接待部门
接待人
访客接待任务单
访客接待任务单
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月日：
接待标准
□普通O/IP
服务项目
□茶水□矿泉水
□水果（）
□茶点（）
□投影仪
其他：
（）
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注：
1.普通访客接待不提供水果及茶点。
2.VIP访客请最迟在访客到达前24小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前4小时通知内务部。
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月日：
接待标准
□普通Q/IP
服务项目
□茶水□矿泉水
□水果（）
□茶点（）
□投影仪
其他：
（）
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注：
1.普通访客接待不提供水果及茶点。
2.VIP访客请最迟在访客到达前24小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前4小时通知内务部。
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