采购管理办法001.docx
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采购管理办法001
2010第一版
2010-01-04
有效
原治国
于美丽
郭德彪
版次
生效日
失效日
状态
编写
审核
批准
修改说明
内蒙古岱海保护建设发展有限公司企业标准
Q/DHPC－JH-001－2010
综合计划部专业文件
物资采购管理制度
（2010第一版）
本文件之产权属于内蒙古岱海保护建设发展有限公司，未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或泄露该文件。
修改记录
版次
生效日期
页码
章节
修改内容和依据
第二版
1
引用文件
物资采购管理制度
（2010第一版）
1.范围
1.1.为加强公司物资采购管理工作，建立健全物资采购管理、监督体系，规范物资采购行为，降低物资采购成本，减少资金占用，保障正常生产、提高经济效益，特制定本制度。
1.2.本制度所规范的物资包括固定资产、消耗性材料及低值易耗品等，涵盖公司所有原辅材料、零部件、办公用品、劳保用品、机器设备及燃料燃油等。
1.3.本规定适用于公司各部门、所属各单位。
1.4.京能电力后勤服务有限公司参照执行。
2.引用文件
综合计划管理程序
3.定义
无
4.管理内容
4.1.物资采购由物资管理部门统筹，物资使用部门参与采购。
单笔采购金额在10万元以上（含10万元）或年度内同类物资采购累计金额超过10万元（含10万元），具体执行标准见《物资招标管理办法》。
4.1.1.物资管理部门应充分重视市场信息管理，通过各种媒体、计算机网络系统，加强对产品信息的搜集整理工作，及时掌握产品市场报价、行业情况及市场动态等，整合资源，建立采购成本控制监督体系。
4.1.2.物资计划分为物资需用计划和物资采购计划，范围包括月度计划、零购急件计划等。
4.1.3.物资采购实行计划管理，各职能部门的职责为：
4.1.3.1.使用单位负责月度物资需用计划（见附件1）的编制，使用单位根据生产任务按规定格式编制物资需用计划。
物资需用计划应准确提供物资的类别（见物资分类表附件2）、名称、规格型号、计划单价、需用数量，必要时应附图纸和技术规范。
各单位必须于本月25日前将下月采购材料报物资管理部门。
对于无法编入月度计划的物资，使用部门及时填写零星采购申请单（见附件3），部门经理签字后报到物资管理部门或各项目单位物资主管，由物资管理部门统一编入零购急件采购计划（采购周期是自接到采购申请单七个工作日内）。
4.1.3.2.物资管理部门负责物资采购计划的编制和实施（见附件4）。
4.1.4.计划一经审核批准，必须严格执行，严禁无计划采购和盲目采购。
如有计划变更，物资使用部门要及时修订物资计划并做好记录。
修订计划必须按规定的程序审批后提交物资管理部门执行。
物资管理部门要积极采取措施，避免积压，减少损失。
4.2.物资管理部门依据汇总后的物资采购计划，协同物资需求部门确定采购方式及供货单位。
4.2.1.物资采购实行定点供应与零星采购相结合的方式。
对于一年内连续采购次数超过五次或累计采购金额10万元以上的物资实行定点采购。
定点供应商的选择在综合考察供应商的资信情况、价格、供货能力、交货期、服务配合度等主要指标基础上进行确定。
一年内累计采购金额10万元（含）以下的物资可由各项目部自行确定定点供应商，一年内累计采购金额10万元以上的经常性物资采购，定点供应商的确定必须由物资管理部门负责。
定点物资的供应必须与供应商签署定点限价供应合作协议，所有定点合作协议的起草、签批手续均由合同管理部门办理（包括项目部自行确定的定点供应协议），经总经理审批签字后方可生效。
定点供应以外的零星采购，由物资管理部门协同使用部门相关人员考察产品质量、价格及供货能力等项目后确定供应商。
各项目单位的零星采购合同需要到物资管理部门备案。
4.2.2.定点限价合作协议中价格条款
4.2.2.1.定点合作协议中的限价条款必须明确规定零售价格基础上的折扣比例。
零售价格的定义是：
同时期供应商面向市场中任何个人或团体单个物件单次采购的售出价格。
在协议期内发现供应商高于或等同于零售价格经证实，视为与该供应商之前所有交易价格均高于协议价，要求供应商返还之前所有高出协议价的款项。
4.2.2.2.严格按采购计划确定的项目、价格、数量进行采购。
备品配件优先选择现运行设备的厂家；原材料优先选择签署定点供货协议的厂家或供应商采购。
急件采购时事先要与有关部门联系，按有关部门填写的要求到货时间及时进货。
如遇特殊情况无法按照使用部门规定的时间内供货，采购员应及时通知使用部门负责人实际情况，确定到货时间，以免影响使用部门正常运行。
4.2.2.3.物资管理部门负责根据市场信息在满足物资质量要求的前提下，实现低成本采购。
4.2.2.4.除仅有唯一供货单位或企业生产经营有特殊要求外，其采购价格由物资使用部门提供参考价格，物资管理部门审核后提出采购价格，原则上实际采购价格要低于使用部门提供的参考价格。
4.2.2.5.财务管理部门、物资使用部门对物资管理部门的采购价格进行监督。
4.3.物资验收入库
4.3.1.公司应健全必要的质量检验监督机制。
质量检验或验收人员应当严格按标准和程序进行检验和验证，并对检验、验证结果承担责任。
4.3.2.物资入库
4.3.2.1.采购员应及时向库管员提供物资到货信息，以便库管员提前安排存储场所，准备货位、准备卸货器具，保证物资到货后及时验收入库。
4.3.2.2.库管员要按订货合同、物资采购审批表及供货单位提供的验收资料和有关规定的标准，根据不同情况分别对入库物资进行验质、点数，核对品名、规格、型号，过磅或检尺换算；验收中发现短少、溢余、损坏、质量不符或资料不全等情况，要及时通知采购员查明原因、落实责任并及时处理；计件物资验收一律按合同、装箱单、供货明细和有关规定进行数量验收。
验收时应做到全部点清。
对不急需安装的设备，可只清点件数，检查外包装是否良好，暂不开箱。
对物资外观质量的验收要察看箱子表面有无水渍、发霉、损伤等异状及尺寸偏差。
4.3.2.3.入库的各种凭证（入库单、账本、卡片标识等），库管员要填写清楚完整、内容准确。
凭证传递要及时、交接手续要清楚。
4.3.2.4.大宗后勤物资及其他消耗性材料要尽量保证“即入即出”，减小库存资金占用。
零星采购的备品备件入库同时通知需用部门及时办理领用出库手续，尽量避免占用库存空间。
4.3.2.5.经检验物品数量、质量、规格型号和采购物品相符，参加验收人员在采购入库单（见附件5）上签字。
固定资产入库物资管理部门需协同使用部门相关人员现场验货并填写验收单（见附件6）后方可办理入库手续。
4.3.2.6.对重要物资，物资管理部门可以根据需要留样存档，并进行复检。
4.4.物资出库管理
4.4.1.库管员应认真做好仓库材料的分类摆放和保管工作，合理设置各类物资和产品的明细帐簿和台账。
4.4.2.各部门领用物资必须由部门主管指定专人统一领取，库管员凭物资使用部门主管及财务主管签字后的出库单（见附件7）方可出库。
对于低值易耗品、消耗性材料及零星采购的备品备件，可直接办理领用出库手续；固定资产的领用出库要办理固定资产移交表（见附件8）。
4.4.3.做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库库管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，填写物资盘点表，做到帐、物一致（见附件9）。
4.4.4.库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。
如需报废处理的（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等）填制物资报废处理申请单（见附件10）。
必须按审批程序经公司领导审核批准后才可进行处理，一律不准自行调整。
4.5.检查与考核
4.5.1.物资入库后物资的质量由物资使用部负责，财务管理部门负责对物资采购的质量、价格进行监督、检查、考核。
4.5.2.物资管理部门物资主管定期追踪抽查已签订定点供货协议的供货价格，建立监控模型随时监控大宗经常性物资采购价格并随时接收来自使用部门及其部门的价格反馈，接受各部门对采购价格的监督。
4.5.3.物资管理部门定期以《物资采购信息反馈单》的形式（见附件11）收集各物资需用部门对物资部门采买的产品质量、价格、交货期等各项指标的反馈意见，作为物资管理部门考核物资管理人员及采购人员的依据。
5.附则
附件1月度物资需用计划
附件2物资分类表
附件3零星采购申请单
附件4物资采购计划
附件5采购入库单
附件6验收单
附件7出库单
附件8固定资产移交表
附件9物资盘点表
附件10物资报废处理申请单
附件11物资使用信息反馈单
附件1月度物资需用计划
月度物资需用计划
物资使用部门：
填报时间：
年月日
序号
物资编码
物资名称
规格型号
品牌（标识）
单位
数量
计划单价
计划总价
推荐厂家及电话
原物资情况
要求到货日期
备注
1
2
3
4
5
物资需求部门经办人
签注意见：
物资需求部门负责人
签注意见：
附件2物资分类表
物资分类表（统计至2009年12月31日）
序号
大类
细项
货物类别
包括内容
已统计项目（含项目部）
备注
1
原材料类
1
调味品类
包括菌类、酱类、调料类、调色类等
973
2
食品类
与库存类“食品”区分
3
粮油类
包括各种大小米、白面、杂粮及各种食用油等
54
4
水产类
岱海鲤鱼、岱海鲫鱼、带鱼、鱿鱼等
41
5
蔬菜类
白菜、萝卜、豆角、菠菜、茄子、尖椒、黄瓜、土豆、油菜等
100
6
水果类
苹果、香蕉、橘子等
51
7
蛋奶类
伊利牛奶、精品盒牛奶、松花蛋等
10
8
干货类
官燕、血燕、虾干、国产干贝等
30
9
肉食品
包括冻猪、牛、羊、鸭、鸡、鱼肉等
15
10
消耗品
包括办公用品、宾馆一次性用品、清洁用品、劳保用品、布草餐厨具、百货其他类等
86
11
五金电料
包括各种灯泡、灯管、灯具及灯罩类、灯具零件、胶木制品、各类开关、熔断器、插头、插座；降温装置及充电装置；电线、小电缆；绝缘材料、滤油纸；内线安装用料及维修所用的材料等各种小五金类
1674
12
建材类
包括各种大中小型钢材、钢带及水泥、砖、瓦、灰、沙、石等其他建材
23
13
备品备件
汽配、锅炉、厨具等配件
14
绿化材料
发财树、八角金兰、橡皮树、花肥、花盆等
246
15
燃料燃气
含各种润滑油、变压器油、柴油、汽油、煤油、燃煤、液化气、液（固）体酒精等
15
3318
2
库存商品
1
酒水类
包括各种白酒、啤酒、红酒、饮料等
99
2
香烟类
包括中华、苁蓉、金呼伦贝尔等
11
3
饮品类
咖啡、如梦、百事可乐、雪碧等
66
4
食品类
巧克力、瓜子、牛肉干、饼干等
81
5
服装类
男士西裤、滑雪服装、泳衣泳裤等
43
6
药品类
目前无存货明细
7
日用百货类
扑克、泳镜、天堂雨伞、哈达等
9
8
石灰石
9
石灰粉
10
其他
3
周转材料
1
器具
包括钳工工具、量刃具、土木及油漆工具、锻工铸工工具、清洁卫生用工具、仪器仪表等其他各种工具
目前无存货明细
2
办公用耗材
含与办公有关的纸、笔、文件柜、电脑耗材、装订用品、计算器等
目前无存货明细
3
维修工具
网线钳、喷灯、改锥等
99
4
工艺品
目前无存货明细
5
消防器材
灭火器、尼龙布水管、水龙头、机箱等
1
6
标识类
不锈钢牌、金牌指示牌、铭牌等
5
7
清洁工具
单通榨水桶、环保垃圾桶、草坪剪等
18
8
灯具
云纹豪华台灯（带灯罩）、大型云纹台灯、40W磨砂灯泡、荧光灯等
14
9
餐厨具
骨碟、保温车、保温桶、搅拌机、绞肉机等
286
10
家具类
货架、备品柜、床具、床头柜等
60
11
电器类
电视机、吊扇、电热水壶等
22
消毒柜应归餐厨具？
12
办公设备
打印机、复印机、碎纸机等
26
13
仪器仪表
氧气表、乙炔表、万能表、温度表等
5
14
工程工具
手摇疏通机、丝锥板牙、小型电焊机等
88
15
布草
窗帘、床垫、被芯、被套等
12
16
其他
麻将、轮椅、台秤、游船踏板楼梯等
7
17
包装物
4270
目前无存货明细
附件3零星采购申请单
后勤餐厅物资需求单
申购部门：
要求到货日期：
填报时间：
序号
物资名称
计量单位
数量
品牌（标识）
质量描述
存货情况
本次采购预计用完时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
附件4物资采购计划
建发公司物资采购计划表
价格:
元
采购单位:
填报时间:
年月日
序号
采购目录
规格型号
主要技术参数
单位
计划单价
采购数量
采购预算
申购部门
需求时间
公司领导签批时间
备注
合计
预算内
预算外
其它资金
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
合计
经办人
采购部意见
备注
附件5采购入库单
采购入库单
入库单号：
提货日期：
购货单位：
仓库：
No.
装订线
存货编码
货物名称
规格型号
品牌（标识）
计量单位
数量
零售单价
协议单价
金额
产地
备注
第四联供应商留存
合计
物资主管：
采购员：
库管员：
验收人：
供应商（章）注：
本联供应商留存，不能作为结算依据
附件6验收单
固定资产入库验收单
物资入库验收单编号
物资采购合同名称
物资采购合同编号
供货商
验收时间
验收地点
合同采购物资明细
序号
物资类别
物资编码
物资名称
规格型号
计量单位
数量
合同单价
合同金额
技术要求
使用时间
到货数量
质量是否符合要求
1
PE焊接型网型隔离栅
PF-11
套
2860
128
行业标准
2010.4.25
到货物资情况
到货箱件数量
箱：
箱
件数：
件
技术资料
合格证
试验报告
其他
验收记录
部门
验收人
主要验收内容
验收意见及签名
采购人员
验收意见：
物资使用部门
验收意见：
物资管理部门负责人
验收意见：
物资使用部门负责人
验收意见：
库管员入库确认
（入账报销）
附件7出库单
领用出库单
出库单号:
领用日期：
领用单位（部门）：
仓库：
装订线
存货编码
货物名称
规格型号
品牌（标识）
计量单位
申领数量
实发数量
单价
金额
备注
第四联物资供应部门留存
合计
财务部负责人：
项目（部门）负责人：
领用人：
库管员：
注：
1、财务部负责人未签字的情况下，物资不得出库；2、物资申领部门负责填写货物名称和申领数量，其余物资信息由库管员核实库存情况后填写完整。
附件8固定资产移交表
固定资产移交单
移交部门：
移交日期：
领用部门（单位）：
固定资产起用时间：
N0.
装订线
存货编码
固定资产名称名称
规格型号
品牌（标识）
计量单位
移交数量
单价
金额
物资使用方向
备注
第四联物资供应部门留存
合计
资产管理部门审核：
固定资产接收部门负责人：
固定资产接收人：
物资供应部门经办人：
附件9物资盘点表
物资盘点表
仓库名称：
仓库编号：
盘点日期：
货物类别
物资编号
货物名称
规格型号
品牌（标识）
单位
账面数量
实存数量
盈亏数量
质量情况
存放位置
盘点人:
监盘人：
物资主管
附件10物资报废处理申请单
废旧物资处理申请单
废旧物资处理申请单编号
WZ-FJCL-序列号
填报时间
年月日
废旧物资清单
序号
物资类别
物资编码
物资名称
规格型号
计量单位
入库时间
数量
账面单价
账面金额
报废原因
预计残值
升级会员 