采购管理制度.docx
《采购管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理制度.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购管理制度
采购管理制度
一、采购作业程序
采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及分析各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。
详细作业程序及要点如：
采购作业程序及要点
程序
要点
接件分发
1、请购单各栏填写是否清楚
2、按分配原则分派请购案件
3、急件优先分派办理
4、无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门
5、撤销请购单应先送办理
询价
1、交货期无法配合需用日期时联络请购部门
2、充分了解请购材料的品名、规格
3、急件或需用日期接近者应优先办理
4、向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法
5、同规格产品有几家供应宜均询价
6、有否其他较有利的代用品
7、应提供同规格，不同厂牌做比较
8、有否必要办理售后服务及保固年限
9、新厂商产品，是否需经检验试用
比价、议价
1、厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认
2、是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
程序
要点
3、其他经销商价格是否较低
4、经成本分析后，设定议价目标
5、是否必要向厂商索取型录比较
6、价格上涨下跌有何因素
7、是否必要开发其它厂商或转外购
8、规定几万元以上的案件呈副厂长议价或设定议价目标
呈核
1、请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件
2、买卖惯例需超交者应注明
3、现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因
4、按核决权限呈核
订购
1、需预付定金，规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同
2、再向厂商确认价格交货期质量条件
3、分批交货者在请购单上盖分批交货单
4、订购单（采用联络函式传真机）寄交厂商，无法按需用日期交货的案件联络请购部门
催交
1、约交日期前应再确认交货期
2、无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办
3、已逾约交日期尚未到货者加紧催交
整理付款
1、发票抬头及内容是否相符
2、发票金额与请购单价格是否相符
3、有否预付款或暂借款，应处理
4、是否需要扣款
收件、分发、核对
1、收件
2、按分配原则指派经办人
3、核对品名
4、核对规格
5、核对数量
6、核对需要日期
程序
要点
询价
1、选择询价对象及地区
2、询价
3、整理报价资料
4、确认请购内容
5、寻找代用品
6、选择开发对象
7、询价索样
8、整理代用品资料及样品送样
9、整理检验结果
议价、比价、呈核
1、调查市场行情
2、核对资金预算
3、选择议价对象
4、研拟底价
5、研议采购条件
6、议价（或公开比价）
7、填写上次报价记录
8、估算海（空）运费
9、估算保险费
10、核对付款条件
11、比较交货期限
12、检查卸货条件
13、按核决权限呈核
二、采购作业细则
第一章 请 购
第一条请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
（一）常备材料：
生产管理部门
（二）预备材料：
物料管理部门
（三）非常备材料：
1、订货生产用料：
生产管理部门
2、其他用料：
物料管理部门或使用部门
第二条请购单的开立、递送
（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号。
（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。
（五）庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。
第三条免开请购单部分
（一）下列总务性物品免开请购单，并得以“总务用品申请单”委托生活服务处和总厂办公室办理，但其核决权限另订之，列举如下：
1、贺奠用物品：
花圈、花篮、礼物等。
2、招待用品：
饮料、香烟等。
3、书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。
4、打字、刻印、报表等。
（二）零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条请购核决权限
（一）内购：
1、原物料：
⑴ 请购金额预估在五千元以下者，由处长核决。
⑵ 请购金额预估在五千元至三万元者，由副厂长核决。
⑶ 请购金额预估在三万元以上者，由总厂厂长核决。
2、财产支出：
⑴ 请购金额预估在五千元以下者，由处长核决。
⑵ 请购金额预估在五千元至三万元者，由副厂长核决。
⑶ 请购金额预估在三万元以上者，由总厂厂长核决。
3、总务性用品：
⑴ 请购金额预估在一千元以下者，由处长核决。
⑵ 请购金额预估在一千元至二万元者，由副厂长核决。
⑶ 请购金额预估在二万元以上者，由总厂厂长核决。
附注：
凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出“核决权限呈核。
（二）外购：
1、请购金额预估在十万（含）元以下者，由副厂长。
2、请购金额预估在十万以上者，由总厂厂长。
第五条 请购案件的撤销
（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
（二）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
第二章 采 购
第一节一般规定
第六条 采购部门的划分
（一）国内采购由供应部门负责办理。
（二）总厂厂长或经营副厂长对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。
专案用料，必要时由副厂长或总厂厂长指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
（一）集中计划采购：
凡是有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
（二）长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购
第八条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第二节 国内采购作业处理
第九条 询价、比价、议价
（一）采购经办人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
（六）“试车检验”的采购案件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条 呈核及核决
（一） 采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
（二）采购核决权限：
采 购 别
核 决 权 限
采购核决权限
列属统购项目的原料、物料（包括燃料）
不论金额多寡
副厂长→厂长
非属统购项目的原料、物料（包括燃料）
不论金额多寡
副厂长→厂长
财产支出（包括什项购置）的非生产器材
1‚000元以下
1‚001元至100‚000元
100‚001元以上
采购主管
副厂长直接核决
副厂长→厂长
庶务用品
1‚000元以下
1‚001元至50‚000元
50‚001元
采购主管
副厂长直接核决
副厂长→厂长
附注：
凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
第十一条 订购
（一）采购经办人员接到经核决之“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
第十二条 进度控制及事务联系
（一）采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条 整理付款
（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送财务部门。
财务部门应于结帐前，办妥付款手续。
如为分批收料者，“请购单”的会计联须于第一批收料后送财务部门。
（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第三节 价格及质量的复核
第一十四条价格复核与市场行情资料提供
（一）采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
（二）采购部门应就企业内各单位所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
第一十五条质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。
第一十六条异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。
第三章附 则
第十七条
本办法呈总厂厂长核准后实施，增设修订亦同。
申 请 单
年 月 日
项次
料 号
品名规格
单位
单价
金额
备 注
订 购 单
年 月 日
厂商：
No.
地止：
电话：
请购单No.
项次
材料编号
品名规格
单位
数量
单价
合计
一式二联
交货日期
交货地点
注
意
事
项
交
易
条
款
（由各单位自订）
核准：
审核：
经办：
采购进度控制表
请购日期
请购单 号码
供应商
国别
代理商
订 购
付款条件
需要日期
交货记录
日期
数量
单价
金额
材料检验报告表
材料编号
收料单编号
品名规格
检验部门
质量规范编号
送验编号
一式二联
检验部门︵呈核︶采购部门
检验项目
检验标准
检验结果
合格
不合格
1
2
3
4
5
说明：
检验部门主管：
采购处理结果
总︵副︶经理批示
厂︵处︶长意见
资材部门说明
请购单编号：
表单编号：
升级会员 