通用管理平台用户需求规格说明书.docx
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通用管理平台用户需求规格说明书
文件名称：
【用户需求说明书】
文件编号：
【】
版本号：
【1.0】
密级：
内部公开☐秘密☐机密☑绝密☐
所属流程：
所属阶段：
【正在编撰】
创建人：
创建日期：
【2009.10.10】
批准人：
批准日期：
【2009.10.10】
用户需求规格说明书
版权所有XX
文档变更
版本
修订日期
修订人
描述
文档呈送
姓名
目的
1.文档介绍
1.1.文档目的
本文档主在用于界定系统的主体功能和需求。
对各个功能需求做一个概括的描述和定义，为系统建设提供业务依据和方向。
1.2.文档范围
本文档内容包括通用管理平台系统各模块的业务定义、表单样式、功能描述。
并描述项目整体安全性需求，性能需求，扩展需求，集成需求等。
本文档中系统界面的参考图示仅标明各功能的操作及字段内容，仅供参考。
具体实现及界面风格以开发的实际系统为准。
1.3.读者对象
北京卓卓网通用管理平台项目组全体成员
1.4.参考文档
1.5.术语与缩写解释
缩写、术语
解释
…
2.产品/项目介绍
本产品为XX保险公司的通用管理平台，涵盖了档案管理、考勤管理、办公用品管理、呈批管理、报销管理、会议室预定、车辆管理、物业管理、行销品管理、人力招聘等功能。
实现企业日常管理需要，为XX集团所有管理模块提供整体解决方案。
3.产品/项目面向的用户群体
本系统面向XX保险公司总公司及以下分公司、中支公司所有人员。
本系统可使用户通过统一平台，对企业进行全方面管理。
系统管理用户的角色权限，并根据不同的角色展现指定的工作平台，并结合工作流及工作提醒提高工作效率和质量。
系统的高效性和安全措施为所有业务功能提供安全运行环境。
4.产品/项目应当遵循的标准或规范
本产品遵循软件标准规范。
遵循PMP项目管理体系进行项目管理和控制，遵循成熟的软件研发规范进行研发和测试，遵循标准实施规范进行项目实施。
5.产品/项目运行环境
环境因素
运行环境
备注
硬件平台
操作系统/版本
其它硬件系统
其他软件系统
其他
6.设计和实现上的限制
限制因素
限制说明
备注
必须采用的技术、工具、编程语言、数据库等
不能使用的技术、工具、编程语言、数据库等
无
要求的开发规范和标准
标准研发规范
企业策略、政策法规、业界标准
无
硬件限制
无
性能限制
在系统运行高峰期的峰值时系统可正常运行
数据格式标准
无
其他
7.产品的功能性需求
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.1.功能性需求分类
功能类别
子功能
（一）档案管理
文档管理
批量上传和下载功能
文档维护
文档搜索
分类搜索
高级搜索
在线预览
支持office、pdf、txt等文件的在线预览
文件权限管理
文件夹、文件均可以设置权限
（二）考勤管理
考勤资料录入及修改
考勤资料手动录入及修改
考勤数据导入及导出
导入、导出固定格式的考勤数据
考勤报表
生成固定格式的考勤报表
（三）办公用品管理
基础资料维护
货品类别
货品资料
供应商资料
采购管理
采购入库
采购报表
领用管理
物品领用
物品归还
个人领用报表
部门领用报表
库存管理
库存查看
库存报表
审批管理
审批流设置
（四）呈批管理
提交呈批
新建呈批并提交
审批管理
审批
转批
提醒
邮件方式提醒新审批
（五）报销管理
费用科目设置
报销单登记
过账报销单错误修正
报销综合查询
支付方式
（六）人力招聘
1.组织人事管理
员工入职管理
员工调动管理
员工离职管理
4.培训管理
培训资源
培训计划
培训活动
培训评估
员工培训档案
（七）会议室预定
9.会议室维护
会议室类别维护
会议室基本信息维护
11.会议室管理
会议室预定
会议室查看
13.会议室记录
会议室使用记录表
（八）车辆管理
14.车辆基础数据维护
车辆登记
15.车辆费用
费用类别维护
费用登记
费用查询
18.车辆调度
调度审批
出车登记
回车登记
用车申请
22.车辆违章及事故登记
违章管理
交通事故管理
24.车辆报表
出车明细表
回车明细表
年度公里数统计表
费用统计表
（九）物业管理
28.租赁管理
职场租赁信息统计
租金外需承担其他费用统计
30.采购管理
按名称搜索
新增职场-税费明细
搜索优化
（十）行销品管理
33.
7.2.文档管理
文档管理分为上传下载、文档搜索、文档预览、权限设置四部分。
首先由各分公司文档管理员创建和设置文件夹、文档权限，用户可根据权限上传、下载、修改、预览文档，并可搜索符合条件的文档。
结构图如下：
7.2.1.文档管理
XX保险集团内所有用户都可根据其拥有权限上传或者下载文档。
7.2.1.1.文档上传
【业务定义】
XX保险集团内所有用户，可上传文档至系统中。
各分公司和总公司用户只能上传文档至该用户所属公司目录下。
中支公司及以下机构用户可上传文档至所属分公司目录下。
【表单样式】
【功能需求】
XX保险所有用户进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击有权限进入的文件夹内，选择本地文档，点击上传按钮，上传文件至系统中。
文档大小不得大于5M。
文档名称长度不得大于100个字符（即100个字母或50个汉字）长度。
各分公司根目录不允许上传文档。
文档格式仅限于Word、Excel、Visio、Powerpoint、PDF、JPG、GIF等。
支持批量上传。
记录上传文档的基本信息，上传文档的用户信息。
7.2.1.2.文档下载
【业务定义】
XX保险集团内所有用户，可从系统中下载文档至本地。
各分公司和总公司用户只能下载该分公司目录下的文档。
中支公司及以下机构用户可下载所属分公司目录下的文档。
【表单样式】
图1
图2
【功能需求】
XX保险所有用户进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击有权限进入的文件夹内，选择系统中的文档，点击下载按钮，下载文件至本地。
下载链接支持迅雷等下载工具。
支持批量下载。
下载后记录下载数，每下载一次下载数加1并记录最后下载人。
7.2.1.3.文档管理
【业务定义】
总公司及分公司文档管理员权限，可增/删文件夹，增/删文件，分公司文档管理员只能操作其分公司下的文件夹和文档，总公司文档管理员权限可对所有文件夹及文档进行操作。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司文档管理员进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击增加文件夹按钮，可增加文件夹。
选择文件夹（可以多个），点击删除按钮，可删除文件夹（若文件夹中有文件，须提示）。
选择文件（可以多个），点击删除按钮，可删除文件。
点击多个文件或文件夹选择删除时，若有删除失败或取消情况，则不继续删除操作，已经删除文件或文件夹不回滚。
7.2.2.文档搜索
用户可对文档进行搜索，搜索方式包括条件搜索和高级搜索。
条件搜索为固定条件的搜索形式，高级搜索可提供区间搜索，扩大搜索范围。
文档搜索面向所有文档进行搜索。
7.2.2.1.条件搜索
【业务定义】
用户可选择条件，对全集团公司范围内所有文档进行搜索。
条件包括：
所属机构、文件类型、所属权限等。
【表单样式】
【功能需求】
用户进入条件搜索界面，选择相关搜索条件，点击搜索按钮，展现文档列表。
根据用户权限展示相关文档。
文件夹对该用户为不可浏览权限的，其文件夹里的文档也对该用户不可见。
文件默认排序为时间倒序排列。
每页展示文档记录数为100条。
7.2.2.2.高级搜索
【业务定义】
用户进入高级搜索页面，选择高级条件，对全公司范围内所有文档进行搜索。
高级搜索条件包括：
时间范围、上传人、文件名称（模糊搜索）、文件大小（区间）、下载次数排序等。
【表单样式】
【功能需求】
用户进入高级搜索界面，选择相关搜索条件，点击搜索按钮，展现文档列表。
根据用户权限展示相关文档。
文件夹对该用户为不可浏览权限的，其文件夹里的文档也对该用户不可见。
文件默认排序为时间倒序排列。
每页展示文档记录数为100条。
7.2.3.文档预览
用户可对单个文档进行在线预览。
通过浏览器插件打开word、excel、PDF等文件，实现在线预览。
7.2.3.1.文件预览
【业务定义】
用户可对文档文件进行在线预览。
【表单样式】
【功能需求】
用户进入文档列表页面，选择文档，点击预览按钮，通过浏览器插件打开文档进行在线预览。
浏览器没有装相关插件，点击预览后进行相关提示。
用户每次只能预览一个文档文件。
文档预览功能对多浏览器支持。
浏览后记录浏览数，每浏览一次下浏览加1并记录最后浏览人。
7.2.3.2.图片预览
【业务定义】
用户可对图片进行在线预览。
【表单样式】
【功能需求】
用户进入文档列表页面，选择图片，点击预览按钮，浏览器弹出窗口打开图片文件进行在线预览。
用户每次只能预览一个图片文件。
图片预览功能对多浏览器支持。
浏览后记录浏览数，每浏览一次下浏览加1并记录最后浏览人。
7.2.4.权限设置
文档管理员可对文件夹及文件进行权限设置。
权限包括文件夹浏览、文件夹上传文件、文件下载等权限。
7.2.4.1.权限设置
【业务定义】
各分公司文档管理员可对其所在分公司目录下的文件夹及文档进行权限设置。
包括文件夹访问、操作权限和文档操作权限。
【表单样式】
【功能需求】
文档管理员进入文档列表页面，选择文件夹（复选）或文档（复选），选择权限，点击权限设置按钮设置权限，系统刷新文件夹权限显示。
用户不可同时选择文件夹和文档设置权限。
多个文件夹或文档处于不同权限状态时同时修改权限全部设置为修改后权限。
7.3.考勤管理
根据XX人力资源已经上线的考勤系统和E-HR系统（PeopleSoft）中已实现相关的考勤管理功能，为避免相同工作量的增加，考勤管理模块的数据主要以现有考勤系统与e-HR系统中现有数据为来源主，通过数据抓取与导入为来实现此模块中的相关的功能，主要功能如下：
7.3.1.考勤资料录入及修改
由人力资源部负责考勤的人员，手工录入修改相关（请假，加班）考勤的资料。
7.3.1.1.考勤资料录入及修改
【业务定义】
录入相关人员的考勤资料。
修改相关考勤资料。
【表单样式】
【功能需求】
负责人员登入系统，填写人员（请假，加班）考勤情况。
负责人员登入系统，查找相关人员（请假，加班）考勤情况，修改相关考勤情况。
总部考勤负责人员可添加
●建立部门档案:
首先修改公司名称,再往以下添加各级部门
●建立员工档案:
必需填入工号、姓名、入职日期、身份证号、考勤状态
7.3.2.考勤资料导入及导出
通过现有各分支机构考勤机，导出的每日统计数据，导入系统，生成相关的考勤统计。
7.3.2.1.考勤资料导入及导出
【业务定义】
通过统一的考勤统计格式，批量导入该分支机构的考勤统计。
导出考勤汇总表格。
【表单样式】
【功能需求】
考勤人员从考勤机导出相关excel格式统计表，登入考勤系统界面，导入考勤统计报表。
总部考勤负责人可通过系统导出考勤汇总表。
个人用户可按时间段导出该月考勤报表明细。
7.3.3.考勤报表
考勤报表可根据分公司（3，4级机构名称），及时间段进行多维的展示，方便总部考勤负责人的管理。
7.3.3.1.考勤报表
【业务定义】
根据分支机构名称，时间段进行2个维度的搜索，展现出相关的考勤情况。
【表单样式】
【功能需求】
考勤负责人通过搜索可查看相关机构或时间段内的考勤情况；
默认考勤报表为当月所有42家分公司的考勤情况。
7.4.办公用品管理
办公用品分为基础资料维护、使用管理、库存管理、审批管理等功能。
资产管理员对基础资料、库存管理进行维护，用户申请办公用品的领用、维修及报废。
办公用品分为固定资产和低值资产。
总公司员工申请固定资产首先由部门经理审批，后须通过总公司资产管理员审批。
分公司员工申请固定资产首先由部门经理审批，后由分公司资产管理员审批，再由总公司资产管理员审批。
低值资产办公用品申请须由总公司或所在分公司资产管理员审批。
7.4.1.基础资料维护
总公司资产管理员可维护办公用品基础资料维护。
基础资料维护包括资产大类、资产细类、供应商等。
基础资料维护包括新增，查看，修改，删除。
7.4.1.1.新增
【业务定义】
总公司资产管理员可增加资产类别。
基础资料包括名称、备注等信息。
【表单样式】
【功能需求】
总公司资产管理员进入新增页面，填写名称和备注信息，点击增加新增基础信息。
每一类基础信息内的名称不可重复。
7.4.1.2.查看
【业务定义】
总公司资产管理员可查看资产类别。
基础资料包括名称、备注等信息。
【表单样式】
【功能需求】
总公司资产管理员，点击基础资料类别，查看该类别下的选项列表。
7.4.1.3.修改
【业务定义】
总公司资产管理员可修改资产类别。
基础资料包括名称、备注等信息。
【表单样式】
【功能需求】
总公司资产管理员选择一个选项，点击修改按钮进入修改页面，修改名称和备注信息，点击增加修改基础信息。
每一类基础信息内的名称不可重复。
7.4.1.4.删除
【业务定义】
总公司资产管理员可增加资产类别。
基础资料包括名称、备注等信息。
【表单样式】
【功能需求】
总公司资产管理员进入查看页面，选择一个或多个选项，点击删除按钮，弹出提示框询问是否确定删除，用户点击确定，则删除记录，选择取消，则取消删除操作。
当有资产属于该类别选项时，此选项不允许被删除，并弹出提示。
7.4.2.库存管理
总公司及分公司资产管理员可对其所属机构的资产进行管理。
管理包括资产查看、资产录入、资产修改、资产报废等操作。
7.4.2.1.资产查看
【业务定义】
总公司及分公司资产管理员可对其所属机构的资产进行查看。
管理员可根据条件查看相关资产。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司资产管理员进入库存管理页面，默认分页显示该机构下所有资产。
列表显示资产名称、资产细类、资产大类、供应商、状态、领用人、领用时间、使用部门、资产原值、数量等字段。
7.4.2.2.资产录入
【业务定义】
总公司及分公司资产管理员可为其所在机构添加资产。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司资产管理员进入资产录入界面，输入资产名称、数量、选择资产细类、资产大类、供应商、资产状态等信息，点击保存按钮，添加资产。
资产信息填写须进行校验。
添加的资产属于资产管理员所在机构。
录入资产系统须记录录入人和录入时间。
7.4.2.3.资产修改
【业务定义】
总公司及分公司资产管理员可修改资产基本资料和状态。
资产处于非正常状态时资产基本资料不允许修改。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司资产管理员进入资产列表，选择一个资产，点击编辑按钮，进入编辑页面，修改相关信息后，点击保存，完成资产修改。
资产修改页面可修改资产状态。
资产状态为非正常状态（如：
使用、维修、报废）时不允许修改资产资料。
7.4.2.4.资产回收
【业务定义】
总公司及分公司资产管理员可回收正在使用的固定资产类别的办公用品。
回收之后资产与员工和部门的关系解除。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司资产管理员进入资产列表，选择一个资产，点击回收按钮，系统弹出提示确认，点击确认按钮后完成资产回收。
资产在回收之后变为正常状态。
非使用状态的资产不能被回收。
7.4.2.5.资产报废
【业务定义】
总公司及分公司资产管理员可对资产进行强制报废操作。
总公司资产管理员报废资产无需审批程序；分公司资产管理员报废资产须提交至总公司资产管理员审批。
审批通过后方可报废。
正在进行报废审批的资产不能被领用。
已经领用的资产不能进行强制报废。
【表单样式】
【功能需求】
总公司及分公司资产管理员进入资产查看页面，选择一个或多个资产，点击报废按钮，系统弹出提示确认操作，用户点击确认按钮完成报废操作，点击取消按钮取消操作。
总公司资产管理员完成报废操作后，资产变为已报废状态。
并且不能被使用，也不可被操作。
分公司资产管理员完成报废操作后，资产变为正在审核状态，此时资产不能被使用，也不能被操作。
总公司管理员审批通过后，资产变为已报废状态，审批拒绝后，资产变为正常状态。
资产处于使用的状态下，资产管理员不能强制报废资产。
7.4.3.使用管理
员工可以对办公用品进行领用、维修、报废等操作。
员工领用办公用品后，办公用品与用户及用户所在部门关联。
用户在报废及交换办公用品后，系统保留记录，取消关联。
系统记录用户对资产的操作记录。
7.4.3.1.领用
【业务定义】
员工可领用办公用品。
领用非固定资产的办公用品须填写审批单并须所在机构的资产管理员确认。
领用固定资产办公用品，总公司员工须填写签报提交部门经理审批，部门经理审批通过后交予总公司资产管理员审批，全部审批通过后完成领用。
分公司员工须填写签报提交部门经理审批，部门经理审批通过后交予分公司资产管理员审批，审批通过后须由总公司资产管理员审批，全部审批通过后完成领用。
领用完成后，该资产与领用员工及员工所在部门关联。
【表单样式】
【功能需求】
员工进入填写办公用品领用单界面，填写领用单据内容，点击提交按钮，将领用单提交。
员工选择非固定资产类别用品申请提交后，资产管理员确认申请。
员工选择固定资产类别用品申请提交后，送入审批流程，流程如下：
总公司员工——部门经理——总公司资产管理员
分公司员工——部门经理——分公司资产管理员——总公司资产管理员
资产领用成功后，资产与该用户和该用户所在部门关联。
资产领用成功后，资产状态变为使用中。
7.4.3.2.维修
【业务定义】
员工领用固定资产类别的办公用品后，如设别损坏可提交维修申请。
总公司员工提交申请需总公司资产管理员审批。
分公司员工申请维修须分公司和总公司资产管理员审批。
【表单样式】
【功能需求】
员工进入填写维修申请页面，选择自己所领用的固定资产，填写维修申请相关内容，点击提交按钮，完成申请维修。
非固定资产不能申请维修。
总公司员工申请维修成功后，维修申请提交至总公司资产管理员，审批通过后资产变为维修状态。
维修结束后，由总公司资产管理员确认维修完成后，确认维修单，资产变为使用状态。
分公司员工申请维修成功后，维修申请提交至分公司和总公司资产管理员，审批通过后资产变为维修状态。
维修结束后，由分公司资产管理员确认维修完成后，确认维修单，资产变为使用状态。
资产在维修状态和维修申请状态时，不能进行任何操作。
7.4.3.3.报废
【业务定义】
员工在领用固定资产类别的办公用品后，可进行报废申请操作。
总公司员工在申请操作后须由部门经理和总公司资产管理员审批；分公司员工在申请报废操作后由部门经理和分公司资产管理员审批后，须由总公司资产管理员审批通过后生效。
【表单样式】
【功能需求】
员工进入填写报废申请页面，选择自己所领用的固定资产，填写报废申请相关内容，点击提交按钮，完成申请报废。
非固定资产不能申请报废。
总公司员工申请报废成功后，报废申请提交至总公司资产管理员，审批通过后资产变为报废状态。
报废结束后，由总公司资产管理员确认报废完成后，确认报废单，资产变为使用状态。
分公司员工申请报废成功后，报废申请提交至分公司和总公司资产管理员，审批通过后资产变为报废状态。
报废状态的资产与员工与部门解除联系。
资产在报废状态和报废申请状态时，不能进行任何操作。
7.4.4.审批管理
审批管理分为我的公文、待审公文、公文审批。
我的公文为所有用户具有的功能，待审公文为有审批权限用户的功能。
办公用品管理模块审批权限为部门经理、分公司资产管理员、总公司资产管理员角色。
7.4.4.1.我的公文
【业务定义】
我的公文为我提交的申请及批复情况。
【表单样式】
【功能需求】
用户进入我的公文页面，查看公文列表。
列表包括标题、审批人、审批状态、提交时间等字段。
用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。
信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间、审批时间等。
7.4.4.2.待审公文
【业务定义】
部门经理及资产管理员可以查看待审公文列表。
【表单样式】
【功能需求】
部门经理及资产管理员进入待审公文页面，查看待审公文列表。
列表包括标题、申请人、申请时间等字段。
用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。
信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间、审批时间等。
7.4.4.3.审批公文
【业务定义】
部门经理及资产管理员可以对公文进行审批，通过或者拒绝。
审批人可填写审批意见。
【表单样式】
【功能需求】
部门经理及资产管理员进入待审公文页面，查看待审公文列表。
列表包括标题、申请人、申请时间等字段。
用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。
信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间、审批时间等。
审批人可在审批意见内填写相关内容，点击审批通过或审批拒绝按钮完成审批操作。
7.5.呈批管理
呈批管理分为提交呈批、审批、转批、提醒四部分。
用户可新建审批并添加附件，提交至审批流（两级）中。
审批人可审批，填写意见，并可以将呈批转发至其他人进行审批。
审批人可通过邮件查看呈批提醒。
7.5.1.提交呈批
系统用户可新建呈批，并添加附件，提交至审批人进行审批。
7.5.1.1.新建呈批并提交
【业务定义】
系统用户可新建呈批，填写相关内容，添加附件，提交至审批流中。
呈批单包括主题、审批人、呈批人、职务、部门、附件等信息。
【表单样式】
【功能需求】
系统用户进入呈批管理页面，点击新建呈批按钮填写呈批单。
用户填写主题、审批人、呈批人、职务、部门、描述等信息。
用户点击浏览按钮，选择本地文档加入呈批单。
用户点击提交按钮，将审批提交至审批流中。
7.5.2.审批管理
审批人用户可对呈批进行审阅和批复，填写意见后可选择审批通过和审批拒绝相关呈批。
审批人可把呈批文件转发至其他人进行审批，审批流程不变。
7.5.2.1.审批
【业务定义】
审批人可对呈批进行审阅和批复。
审批人可下载附件查看。
审批人可填写意见，并选择审批通过或审批拒绝。
如果审批通过，则送入下级审批流程。
若审批流结束或审批拒绝，则回复至提交呈批人并可查看状态及意见。
提交呈批人和审批人都可查看审批进行状态及每个环节批复意见。
【表单样式】
【功能需求】
审批人进入呈批管理列表，选择一个呈批点击查看按钮进行查看操作。
审批人点击
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