行政前台规章制度.docx
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行政前台规章制度
行政前台规章制度
北京国明通科技有限责任公司
前
台
及
行
政
部
规
章
制
度
前言
前台是一个公司的脸面和名片。
因此，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。
一、前台人员的穿着及相关仪表要求
1、前台人员须每天着淡妆上班。
2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。
3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍，扣子齐全不漏扣。
4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。
5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。
二、环境卫生、办公设施的保持和检查
1、每天早上9:
00打扫前台周边卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐；
2、每天上午巡视公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时更新；
3、每月补充购买后勤保障用品及办公用品（卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、墨盒、办公用品等），保障公司后勤配备；
4、每月缴费水、电、公司座机费用，并在每月月底为公司员工缴纳次月移动话费。
5、下午下班前对办公区的巡视，查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况。
三、办公用品的出入库管理
1、 填写办公用品领用表。
2、到综合部文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。
3、让领取人确认物品，签字。
4、月底及时汇总，下月一号汇总完成。
四、日常公司订水以及统计
1、每次订水一般情况一次性定2—4桶，在水只剩一桶的时候及时给水站打电话送水；
2、每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。
3、简历表格题目—年—月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量，品名，及时备档。
4、月底及时汇总，下月一号汇总完成。
五、快件、包裹、邮件、信件的收发
（一）收快递
1、 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。
2、 定时发放，能够再中午和下午下班前统一发放，（紧急文件除外）。
（二）发快递
1、所有的快递统一由前台与快递公司联系
2、需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。
快递信封。
3、员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。
4、联系快递公司过来取件。
5、 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司提供费用。
6、 及时做好收发快件的登记工作。
（三）邮件信件的收发
1、纸质文件的收发
（1）前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；
（2）前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；
（3）发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。
（4）前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；
（5）将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。
2、电子文件的收发
（1）前台需询问所收/发文件的相关内容,文件名称，需转交对象等；
（2）在电脑上建立新文件夹，如：
“年月日_收发文件”；
（3）及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；
（4）当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员；
六、日常的打印、复印以及相关设备的使用管理
1、每天早上上班时间准时开启而且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸
张；
2、负责公司日常的打印、复印。
打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、
图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”；
3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检
查维修；并填写《设备报修记录表》；
4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。
5、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应告知行政主管。
节约资源，爱惜纸张；
七、接待访客
1、访客进门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。
面向来访者点头微笑致意：
“您好，请问您找哪一位？
、请问您是哪家公司？
、请问贵姓？
”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意；
2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。
知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。
如果要找的人正在忙，能够请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态（手势指引或起身带位）引领来访者入座，并倒水给客人。
如果等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再向来访者要找的相关人员说明情况。
若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；
3、如果来访者知道找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：
让我看看她是否在，要打电话给相关同事或领导。
XX单位XX来访，不知道是不是方便接待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都能够当做是其它人接的电话，再询问。
这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是她要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下了余地。
同时婉转的询问对方来意，如果对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人的回答中充分判断能否让她与同事见面，如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理；
4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》
上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由，并确保及时回复；
5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。
八、带领客人
带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势
1、方向引导方法：
接待人员在客人二三步之前与客人大约呈130度的角度，配合步调步伐与客人一致，让客人走在内侧。
2、会客室里引导方法：
当客人走入会客室，接待人员用手指示，请客人坐下，等客人坐下后，行点头礼后离开。
如果客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）
九、客人离开公司
客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，将洽谈室或会议室桌椅整理好，以便接待下一批客人。
十、对内接待
1、早上上班主动向同事问好，下班时也主动向同事告别。
2、有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如提供茶水等。
3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其它同事帮忙接电话或接待来访客人。
4、每天检查前台桌面清洁，设备的维护和干净整洁。
十一、电话的接听和记录
1、接听电话应热情，使用普通话和礼貌用语。
声音要适度，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。
应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么能够帮您吗？
”“不用谢”等。
在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。
首先要说“您好，北京国明通科技有限责任公司或简称北京国明通”要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。
如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”；
2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。
对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问：
对方的姓名、单位。
如果是做广告的或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到相关部门；
3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。
因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。
因此，在电话即将结束时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话；
4、在与客户进行电话沟经过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。
例如，应该会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队，尽可能的避免错误发生；
5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做记录，切忌立即挂断电话；
6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；
7、将需要转达的内容及来电人的基本信息及时记录在《电话记录》上；
8、每月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。
十二、行政后勤人员外出登记（前台提醒督促）
1、将文件筐中的临时外出登记表放在前台打卡机旁边。
2、 员工填写外出登记表时检查所填信息，填写的信息是否正确，不正确要对其进行指导和改正。
3、行政后勤人员在外出前请填写《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、知情人、事由等；
4、 回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况；
5、 特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；
6、前台人员负责提醒并督促其它员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。
十三、考勤统计
1、 熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；
2、 每月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交上级领导审核签字；
3、 行政部将考勤交由财务部作为工资表的根本依据，财务完成工资表后一起交由总经理查阅；
十四、编辑公司内部规章制度等
1、协助制定公司的各项规章制度和维护工作秩序；
2、收集公司内部信息及情报，定期汇报。
3、检查和审核部门工作计划及总结，掌握公司主要活动情况，并定期汇报。
十五、上级领导临时安排的其它工作
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