单位公文处理实施细则.docx

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单位公文处理实施细则

******单位

公文处理实施细则

第一章总则

第一条为加强和规范公司的公文处理工作，使之专业化、制度化、科学化，促进工作效率的提升，参照《中国单位通信集团公司公文处理办法》，结合**公司生产、经营、管理工作的实际，制定本细则。

第二条公司公文是指公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布置工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理（传递）、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理必须严格执行保密法律、法规，确保国家秘密的安全；遵守集团公司保密工作规定，保守企业的商业秘密。

第五条办公室是公司公文处理的管理机构，负责公司公文的编号、收发、传送、用印、归档，并负责组织制定公司公文处理工作的制度，建立健全相应的管理办法，对各部门的公文办理进行指导、监督和检查。

第六条发文应当确有必要，坚持少而精的原则，注重效用。

对可发可不发的文件，一律不发。

凡能通过当面协商、电话（邮件）联系、在统一信息平台中共享等方式沟通工作、解决问题的，不印发文件。

对各级党和国家机关、上级公司已公开发布的文件，原则上不得层层转发。

第七条行文应言简意赅、言之有物，观点明确、逻辑严谨，条理清楚、层次分明；要注重指导性、针对性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。

审核文件要把好政策关、文字关、格式关和程序关，保证文件的规范性和准确性。

第二章公文种类

第八条公司公文的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩所属企业及人员，变更或者撤消所属企业不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准等，传达并要求所属企业执行办理或周知的事项，转发国家机关、上级单位的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。

（三）通报

适用于表彰先进、批评错误，传达工程进度、网络运行、业务经营等重要工作的进展情况。

（四）报告

适用于向国家机关、上级单位汇报工作，反映情况，答复询问。

（五）请示

适用于向国家机关、上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题、事项提出见解和处理办法。

可用于向国家机关、上级单位提出见解和建议，向所属企业表明态度、提出统一要求和处理办法。

（八）函

适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。

（九）会议纪要

适用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第九条公司的电子公文一般由版头和正文两部分组成。

第十条在版头部分需填写的内容有：

公文类型、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、附件、附注、主送、抄送、分送等。

（一）公文类型

应根据公文类型，选择公文去向。

一般来说，“报告”和“请示”文种，应选择“上行文”；其它文种，应选择“下行文、平级行文”。

（二）秘密等级

按照秘密等级，应在公文里分别选择“一般”、“秘密”、“机密”、“绝密”。

涉及企业的商业秘密的公文应当标明“商业秘密”。

（三）紧急程度

按照紧急程度，应在公文里分别选择“一般”、“急”、“特急”。

（四）发文字号

发文字号包括发文单位代字、年份、顺序号。

（五）标题

公文标题应当先写介词“关于”（转发文件除外），然后准确简要地概括公文的主要内容，一般应包括事由、公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点。

转发、批转公文，如原标题文过长，可重新概括确定标题。

（六）附件

公文如有附件，可在正文中的相应位置标注“（详见附件）”，主要内容包括随文转发或报送的文件、随文颁发的规章或制度以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。

附件格式只能为word、excel、ppt、pdf、jpg，不得采用音频、视频、压缩包、电脑软件等格式，且应与公文有直接紧密联系，参考文件一律不应作为附件。

（七）附注

附注为选择项目。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（八）主送、抄送、分送

主送对象为公文的主要受理（执行）单位，应当使用其全称或规范化简称、统称。

不同类之间用逗号，同类用顿号。

抄送对象为除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，按照“先外后内”的原则排序。

会议纪要中，分送单位为会议的参与部门以及公文的主要执行部门。

（九）公司公文一般不标注主题词。

报送国家机关和上级单位的公文可按照主送单位的要求标注主题词。

第十一条正文部分是公文内容的表述。

（一）公文文字从左至右横排。

公文标题一般用二号小标宋体字，文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字，正文一般用三号仿宋体

字。

（二）需要使用序数符号表明层次时，一般排列顺序是：

第一层用“一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1.”，第四层用“

（1）”。

规章和规范性文件，视需要，用章、节、条、款、项、目标明层次。

（三）视具体文种，用“特此通知。

”、“特此报告。

”、“当否，请批复。

”等为正文结尾。

（四）成文日期应与公文签发人签发的日期一致，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

（五）除“会议纪要”外，公司公文应当加盖印章。

印章盖在文件末尾发文日期处，以印章的下部边缘压盖发文日期，并应注意尽量使年月日露出。

文件加盖印章后不需在落款处另署发文单位名称。

第四章行文规则

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）公司与外部同级单位可以联合行文；公司和公司工会可以联合行文。

公司内部各部门之间不得联合行文，各部门也不得与外部单位联合行文。

联合行文应当明确主办单位。

（二）除办公室外，各部门不得以部门名义对外单位发文。

（三）公司内部各部门之间不相互行文，可以将文件抄送给其他部门阅知。

（四）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（五）公司行政发文，不得向党的组织（工会）作指示、交任务。

如公文内容涉及党（工会）的工作，应与党的组织（工会）联合行文。

第十三条“报告”应在“事后”或“事中”行文，内容可以涉及多个方面，但不得夹带请示问题，一般不要求上级回复。

“请示”应在“事前”行文，且一文一事，一般只写一个主送单位，需要上级予以批复。

第十四条请示问题应逐级上报，除有下列情况之一的，不得越级行文。

（一）对上级的检举、控告。

（二）情况特殊紧急，逐级上报会延误时机，遭致损失的事项。

但应抄送被越过的上级部门。

第十五条除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导个人主送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章发文办理

第十六条下列情况下，可以用公司发文：

（一）对上级行政部门或监管单位进行工作商洽、请示或汇报等。

（二）与不相隶属的单位联系工作、询问和答复问题，向对方知照有关事项（公司发函）。

（三）部署涉及国家政策、规定和行业管理的要求，落实国家指令承担的经济事项。

（四）安排须所属企业统一执行或知晓的重大事项：

1.对全省业务发展长远规划与年度计划的下达和批复；

2.对全省工作部署和检查，对经营决策的重大调整和改革；

3.对重大投资项目、重大科研项目的下达和批复；

4.对公司财务制度或工资、劳保福利的调整；

5.对重要外事活动计划的上报和下达；

6.对公司部门机构的设置和撤并；

7.关于生产、运营、管理、支撑等涉及全省专业方面的长期性的管理办法或制度。

第十七条下列情况下，应当用部门发文：

（一）凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的某些公司职责范围内的事项。

（二）由省公司部门牵头组织开展阶段性的营销活动，或者在短期内执行某项临时性的制度。

第十八条强化办公室文件的职能。

下列情况下，应当用办公室发文：

（一）代表公司布置日常性的事务工作，通报有关情况；

（二）代表公司联系对外邀请、交流、商洽事宜；

（三）批转下级公司的来文；

（四）下发公司级会议通知（凡有公司领导和分公司负责人参加的会议，须通过办公室文件下发通知）；

（五）通报公司本部有关情况。

第十九条发文办理指制发公文的过程。

包括起草（撰稿）、审核、会签、复核、签发、编号、发送、印制、用印、归档等程序。

（一）公司发文办理流程

主办单位承办人拟稿——主办单位综合人员核稿——主办单位负责人审核——有关部门会签（需要会签的）——办公室秘书核稿——公司领导签发——办公室编号、分发——文印室印制——办公室用印——原件归档。

（二）部门发文办理流程

部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门负责人签发——部门编号、分发。

（三）办公室发文办理流程

部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门负责人审核——办公室秘书核稿——办公室负责人签发（如有必要，可呈送公司分管领导审批）——办公室编号、分发。

第二十条起草公文应当做到：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

（二）其它

1.公文内容要与公文类别相符。

2.公文中如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

3.引用公文应当先引标题后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。

4.公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

第二十一条会签

属于本部门职责范围内的事项，不需要会签。

对于涉及其他部门职责范围的事项，主办部门应当主动与相关部门沟通、协商，尽量在行文前达成一致意见。

对于会议上已达成一致意见的，应尽量减少会签。

转发文件和情况通报不需要会签。

第二十二条公文审核

（一）为保证公文质量，公司各部门应设置公文审核工作程序，在送部门负责人前对公文进行审核；公文在呈送公司领导签发前应送办公室核稿。

（二）公文审核的重点是：

是否确需行文，公文内容是否符合国家的法律、法规和行业主管机关的规定，是否与企业理念、工作部署一致，是否符合公司的工作规则，是否符合行文规则和要求，公文格式是否符合规范。

（三）公文审核中，如发现原则性问题需对文稿作较大修改，应当向主办部门提出，由主办部门修改；修改后的文稿须由主办部门负责人确认，核稿人员应当进行复核。

第二十三条各级领导人审批、签发公文要认真负责、严格把关。

文件签发权限如下：

（一）公司发文

按公司领导分工签发；属于重大的问题由分管副总经理审核后，送总经理签发。

公文一经签发，非经签发人同意不得修改。

（二）部门发文

由部门领导签发，其中内容重要的报公司领导审批。

（三）办公室发文

经拟稿部门领导审核后，由办公室领导签发。

确有必要的，由公司分管领导审批。

（四）任免通知

由总经理签发。

（五）会议纪要

一般由会议主持人签发。

若部门会议纪要中涉及重要内容，可以由分管领导签发。

第二十四条公司公文经公司领导签发之后，由办公室秘书进行编号、分发，并提交文印室印制、归档。

部门文件经部门领导签发之后，由部门综合人员进行编号、分发。

第二十五条文印室对签发付印的公文，要按轻重缓急，急件先行安排，一般公文按送稿先后次序安排，不得自行压误。

第二十六条公司公文应按照有关规定向收文单位发送。

（一）对于加密文件，不准用传真传送，须通过机要渠道传递，确保文件安全。

（二）对于涉及公司相关流程和领导批示的文件，不准用电子邮件传送。

第六章收文办理

第二十七条收文办理是指对收到公文进行处理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十八条接收公文时，公司文秘工作人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收。

签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收绝密、机密、秘密公文须登记公文序号；签收特急公文应注明签收具体时间。

第二十九条收到所属企业报送的需要办理的公文应当进行审核。

审核的重点是：

是否属于受理范围，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及集团公司的相关规定，文种使用、公文格式是否规范等。

第三十条国家机关、上级单位发来或交办的公文一般应由公司办公室（综合部）负责人提出拟办意见，对于重要事项，应送公司领导批示后办理；对于一般事项，可直接送主办部门办理。

第三十一条对经审核符合规定的公文，办公室（综合部）应当及时提出拟办意见送公司领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

对于紧急公文应当明确办理时限。

对于不符合本办法规定的公文，经办公室（综合部）负责人批准后，可退回发文单位并说明理由。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明情况。

对不属于本部门职责范围或者不应由本部门办理的，应当及时退回综合部并说明理由。

各部门直接收到需要办理的公文，应当及时转交办公室（综合部）按程序办理。

第三十三条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责人应当出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第三十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主要审批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签名表示同意；没有请示事项的，签名

表示已阅知。

第三十五条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司办公室（综合部）负责催办。

紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十六条经授权，公司办公室（综合部）可将公司领导作出明确批示的公文转至相关部门，明确办理时限、告知办理形式，并负责督办。

第七章公文归档

第三十七条公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文正本和有关材料整理归档。

第三十八条公司的公文归档工作由办公室归口管理，公司各部门指定人员负责。

公文须按保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本部门的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第三十九条凡是公司发文，由办公室文印打印、制作，加盖公章后定期移交公司档案室。

部门发文不再制作纸质文件。

第四十条公司电子收文由办公室文员编号、分发，待文件流传完毕自动导入档案系统整理模块，由文件的主办部门兼职档案员对文件整理归档。

第四十一条公司的纸质收文由办公室文员在OA的“公司实物收文

”模块登记，定期向档案室移交实物文件。

第四十二条联合办理的公文，原件由主办单位归档，其他单位保存复制件。

第四十三条部门兼职档案员负责公司及部门电子文件的收集、整理、归档工作。

第四十四条公文整理完毕应按照有关规定向办公室移交。

公文归档要有交接手续。

个人不得保存应存档的公文。

第四十五条不具备归档和存查价值的文件材料，经过鉴别和办公室负责人批准后可以销毁。

销毁秘密公文，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记，清单由办公室妥善保存备查。

第八章公文管理

第四十六条建立公文考核和评价机制。

省公司各部门应严格执行《中国单位**公司公文处理实施细则》有关规定。

对于不符合规定的公文，办公室可以退回报送部门，并指导其按照规范重新报文。

办公室将建立公文评价机制，对各部门及各分公司公文管理情况进行通报及考核。

第四十七条国家机关、上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导和办公室负责人批准，可以翻印（复印）。

翻印（复印）时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

公文的复印件作为正式公文使用时应当加盖复印单位证明章。

第四十八条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条公司内设机构（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。

机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第五十条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退给本部门文秘工作人员或公文原管理部门。

第九章电子公文

第五十一条公司电子公文，是指通过公司统一建设的办公自动化系统和电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第五十二条公司电子公文的生成和流转以及处理，参照公司纸质公文的管理办法。

同一份公司公文的电子版本（加盖电子印章）和纸质版本（加盖实物印章）效力相同。

第五十三条处理公司电子公文的办公自动化系统和电子公文传输系统的管理按照有关规定执行。

第五十四条公司办公室负责监督、指导电子公文的处理工作，档案部门负责监督、指导电子公文的整理、归档工作。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性在移交前由主办部门负责，移交后由档案部门负责。

第五十五条电子公文归档管理参照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和集团公司有关规定执行。

第十章附则

第五十六条各市分公司应参照本办法制定本公司的公文处理实施细则。

第五十七条本细则自2009年5月1日起施行。

原公文处理实施细则同时废止。

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