书记员卷宗的整理装订与归档.docx

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书记员卷宗的整理装订与归档

项目六书记员卷宗的整理、装订与归档

引例

小陈是某人民法院民一庭的书记员，一起离婚案件法官已经审结，法官叮嘱小陈及时订卷、归档。

于是，小陈就将该案的所有诉讼文书放在一起，随手拿了一个正卷的卷皮，用订书器装订之后，就送到了法院的诉讼档案管理部门。

结果，小陈的卷宗因为质量不合格被退回立卷单位重新整理。

内容提要

人民法院的诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作、实行审判监督的重要依据和必要条件。

书记员诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的重要组成部分。

书记员作为人民法院诉讼档案管理工作中的一员，其在诉讼文书档案管理中的工作任务具体包括：

⒈人民法院诉讼文书的立卷；⒉人民法院诉讼文书的接收、整理、归档；⒊办理相关档案利用手续；⒋档案的鉴定和移交；⒌档案的保管和防护。

能力目标

⒈了解诉讼档案的管理机构及其职责

⒉掌握书记员诉讼文书档案管理的工作任务

学习建议

⒈认真学习《人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《人民法院档案管理办法》以及《人民法院声像档案管理办法》等与人民法院诉讼文书档案管理相关的法律、法规。

⒉通过教师的演示、同学们的反复实训，练习卷宗装订的每个步骤，从而使装订的卷宗符合人民法院要求。

教学方法

理论教学主要采用讲授和角色体验教学法

实训教学部分主要采用演示操作法和技能竞赛教学法

教学手段

多媒体教学（课件、视频）

教学过程

学时分配

教学内容

学时分配

理论教学

1.人民法院诉讼文书档案概述；

2.人民法院书记员在诉讼文书档案管理中的工作任务；

3.人民法院诉讼档案保管期限。

1

实训内容

书记员卷宗的整理、装订与归档

2

教学内容

见下

备注

【角色体验教学法】通过播放真实的庭审录像视频，安排学生以书记员的身份，做好庭审事务和卷宗整理、装订与归卷等工作，使学生获得担任书记员的工作体验和庭审记录的经验积累。

【演示操作法】该教学法是主要适用于书记员某一具体工作任务操作的教学，教学中通过教师准确、娴熟的演示，学生具体直观地掌握该项目的操作方法、操作规范及效率评价标准，达到预期的教学效果。

【技能竞赛教学法】该教学法以竞赛的方式，在同学中分成若干竞赛小组，以庭审笔录制作、装订卷宗等教学项目为竞赛内容，评选出优胜的小组，以此既能激发学生的求知欲、团队意识和责任意识，又能在各组竞赛成绩的比较中查找不足，明确学生的改进方向，在娱乐中运用知识、学习知识，巩固和提升自己的专业技能。

【多媒体教学】多媒体教学是指在教学过程中，根据教学内容和教学对象的特点，通过教学设计，合理选择和运用现代教学媒体（例如：

课件、视频等），并与传统教学手段（教材、粉笔、黑板、仪器等）有机组合，共同参与教学全过程，以多种媒体信息作用于学生，形成合理的教学过程结构，达到最优化的教学效果。

本项目中的实训内容具体实施详见实践教学中实训实施方案中项目六

第一节人民法院诉讼文书档案概述

一、诉讼档案的涵义

人民法院的诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作、实行审判监督的重要依据和必要条件。

诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的重要组成部分。

（一）诉讼文书的含义

诉讼文书是指人民法院依照法律的规定进行诉讼活动、处理刑、民、经、行政诉讼案件所制定和使用的各种具有法律效力或者法律意义的司法文书和诉讼当事人在进行诉讼活动过程中所制作和提交的各种具有法律意义的诉讼书状的总称。

（二）诉讼档案的含义

诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的，并按照有关规定立卷归档、集中保管起来的诉讼文书材料和声像材料。

它是审判工作面貌的客观反映和审判活动真实的历史记录。

（三）诉讼文书与诉讼档案的关系

诉讼文书与诉讼档案的关系是密不可分的。

诉讼档案是有历史联系的诉讼文书材料的集中表现。

没有诉讼档案，诉讼文书只是一些零散的单个材料，不能使人们了解事物发展变化的始终；没有诉讼文书也就没有诉讼档案，前者是后者的基础。

诉讼文书是正在发生先行效用的文书材料，诉讼档案是执行完毕经过科学整理按照一定规律组合成案卷以备日后查考利用的文件材料。

二、诉讼档案的管理

（一）诉讼档案的管理机构

根据《人民法院档案管理办法》的规定，各级人民法院的档案机构负责集中统一管理本院的全部档案（包括各种门类和载体的档案），积极提供利用，切实为审判工作和其他工作服务。

根据《人民法院档案管理办法》第五条、第六条的规定，目前，我国人民法院的诉讼档案的管理机构设置是各级人民法院应当设置与职能任务相适应的档案机构，配备与所承担任务相适应的专职档案干部。

各级人民法院档案干部的配备，参照劳动人事部、国家档案局的有关规定，从法院目前的实际情况出发，现以保管档案一万卷（件）设专职档案干部一人为基数。

超过部分每超过一万五千卷再增配一人。

（二）诉讼档案的管理机构的职责

我国人民法院诉讼档案的管理机构的职责主要包括以下五个方面：

⒈贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策；

⒉统一收集、整理、保管、统计本院全部档案，并积极有效地开展利用和编研工作，为本院领导、审判工作和其他工作服务；

⒊监督和指导本院各审判庭（含人民法庭）和其他部门文书材料的立卷、归档工作；

⒋中级以上人民法院的档案机构，根据需要负责建立健全本辖区内法院档案工作的规章制度，制定档案工作计划，召开档案工作会议，组织经验交流，对档案干部进行业务培训，对下级人民法院的档案工作进行业务监督和指导；

⒌领导交办的其他档案工作任务。

第二节人民法院书记员在诉讼文书档案管理中的工作任务

根据《人民法院档案管理办法》第八条的规定，各级人民法院应当选调政治可靠，责任心强，身体健康，具有高中以上文化程度的审判员、助理审判员、书记员从事档案工作。

对未明确职称的档案干部应任命或评定相应职称。

档案干部队伍应保持相对稳定。

书记员作为人民法院诉讼档案管理工作中的一员，其在诉讼文书档案管理中的工作任务具体包括：

⒈人民法院诉讼文书的立卷；⒉人民法院诉讼文书的接收、整理、归档；⒊办理相关档案利用手续；⒋档案的鉴定和移交；⒌档案的保管和防护。

一、人民法院诉讼文书的立卷

（一）人民法院诉讼文书的立卷原则

⒈一案一号原则。

一个案件从收案到结案所形成的全部诉讼文书材料，统一使用收案时编定的案号。

法律文书以及其它对外行文的文号，应与案号绝对一致，不允许一案多号。

⒉齐全完整原则。

诉讼文书材料应收集齐全完整。

属于立卷范围的诉讼材料主要包括：

起诉状、上诉状、答辩状、人民检察院起诉书、人民检察院或公安局预审笔录、书证、物证、调查笔录、法医鉴定书、庭审笔录、辩护人或诉讼代理人发言材料、合议庭笔录、审判委员会研究案件记录与决议、结案报告、判决书（裁定书、调解书）、通知书、宣判笔录、执行笔录、传票、押票、提票、送达回证、各种书信以及人民法院拍摄制作的照片、图片、录像带、影片录音带等。

每份诉讼文书材料都应标明形成时间、有关人员签名或盖章，庭审笔录中当事人应签名、按手印。

⒊书记员立卷原则。

书记员立卷原则是我国档案工作的文书处理部门立卷原则在法院诉讼档案工作中的具体运用。

立卷工作是书记员工作职责的一项内容。

书记员是案件承办人之一，自始自终参加一个案件审理的全过程，担任审判记录及部分诉讼文书的拟制。

书记员应发挥其优越条件，保证诉讼文书材料的齐全完整和诉讼档案的质量。

档案部门对书记员立卷工作应进行指导，不能包办代替。

⒋正、副卷原则。

诉讼档案本身有一定的机密性。

为了便于控制使用范围，做到内外有别，防止副作用，保证党和国家机密安全，确立正副卷的原则是十分必要的，除简易刑、民案件和一般的申诉驳回案件外，其他均应立正、副卷。

凡属于人民法院内部掌握不宜公开的或涉及党及国家安全的重大机密性诉讼文书材料，如：

内部请示、指示、批复、研究案件笔录、合议庭笔录、阅卷笔录、法律文书的草本、重要信件等一律单独立成副卷，其他诉讼材料均立成正卷。

正卷供对外利用，副卷仅限于法院内部使用。

⒌卷内材料排列规范统一的原则。

全国统一规范的诉讼文书材料排列的原则和方法是诉讼档案区别于其他文书档案的重要标志之一。

立卷时，卷内诉讼材料的排列顺序均按最高人民法院制定的统一规范要求。

（二）人民法院诉讼文书的立卷方法

诉讼文书材料的立卷方法分为平时立卷和正式立卷两个方面。

⒈平时立卷

平时立卷又称平时收集管理。

书记员随时把案件审理过程中产生的每一份诉讼文书材料收集起来，归入卷宗，为正式立卷作好准备。

⒉正式立卷

一个案件的最后一项程序完成时，可进入正式立卷工作。

正式立卷工作可按五个步骤进行，又称“诉讼文书整理五步法”：

整理材料、去粗取精→系统排列、固定顺序→填写卷内目录→填写案卷封面、备考表→案卷装订。

第一步：

整理材料、去粗取精

首先对一个案件全部诉讼材料进行整理，一般入卷的材料只保存一份（有领导批示的除外），重复文件一律剔除。

本院法律文书保留2－3份以备利用。

将整理好的文书材料按正、副卷规定要求分开。

第二步：

系统排列、固定顺序

诉讼文书材料经系统排列后，要固定顺序，逐页编号。

页号一律采用阿拉伯数字编写，双面印刷或筒页为2页，编号写在有文字下面的右上角背面的左上角（案卷封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编页号）。

一卷内页号不得重复和遗漏。

第三步：

填写卷内目录

填写卷内目录，应按卷内实有的诉讼文书材料逐件填写，各项内容填写要齐全准确无遗漏。

一份材料数页时填写起页顺序号、案卷最后一份材料是两页以上时应将该起页和尾页顺序号一并填写在目录上。

第四步：

填写案卷封面、备考表

案卷封面所列各项，除归档日期和档号由档案部门填写外，其他各项均由立卷人填写。

填写封面、必须用毛笔或钢笔正楷逐一填写，字迹要清晰醒目。

年代、案卷号、收结案日期均采用阿拉伯数字填写；一、二审结果必须写清，不得使用“详见判

决书”的字样；填写审级采用大写数字。

有需要说明的问题可在卷宗备考表中注明，并在封底栏内注明立卷人、检查人姓名及立卷日期、检查日期。

第五步：

案卷装订（参见装订图例）

装订前，应对卷内全部诉讼文书材料做一次全面检查，材料不完整的要补齐；剔除一切金属物，对破损和褪色、复写的材料要进行修补和复制，不便附卷的证物应拍照粘贴入卷，并在下面（旁侧）标明证物名称、数量、特征、来源；纸面过小的或装订口过窄的材料，要加贴补纸。

纸面过大的材料要修剪、折叠整齐，加边加衬、折叠均以十六开办公纸为标准；对于字迹难辩的材料要附上抄件；外文及少数民族文字材料要有汉语译文附后；信封应打开平放加纸衬，邮票不得启掉；人民法院审理过程形成的诉讼文书材料不允许与公安机关的预审卷、检察机关的起诉卷混订或合订。

卷宗装订要求结实、整齐、美观、采用三孔一线装订法，长度160毫米，结头打在背部。

装订完毕，应在卷底装订线上贴密封志，并用立卷书记员名章加盖骑缝。

装订图例：

（1）

说明：

将所要装订的卷宗材料整理齐。

（2）

说明：

用夹子夹住卷宗右侧（以便固定卷宗材料），用锥子在卷宗左侧的装订线上标记的三个孔位钻孔。

（3）

说明：

将装订绳对折，将两个绳头并齐后从卷宗背面穿入中间孔。

注意装订绳要在卷宗背面留出一定长度，以便打结。

（4）

说明：

将两个绳头分别穿入两边的孔中，并在背面由装订绳形成的圈中交叉穿过。

（5）

说明：

用力拉紧两个绳头，使装订线紧缚在卷宗之上，之后将两个绳头打结。

（6）说明：

将卷宗正面朝上放置，取封条沿卷宗左侧装订线按图中所示进行粘贴。

如前所述，装订完毕，应在卷底装订线上贴密封志，并用立卷书记员名章加盖骑缝。

（三）不属于归档范围的诉讼文书材料

⒈答复来信来访人到有关单位申诉的；

⒉转交有关单位办理的；

⒊没有参考价值的信封、转办单、工作材料；

⒋内容相同的重份申诉材料；

⒌法规、条例复制件；

⒍一般的法律文书草稿（未定稿）；

⒎与本案无关的材料。

（四）诉讼文书材料的排列顺序

诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。

⒈刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）案件移送书（收案笔录）；（4）起诉书（自诉状）正本及附件；（5）送达起诉书笔录；（6）聘请、指定、委托辩护人材料；（7）自行逮捕决定、逮捕证及对家属通知书；（8）搜查证、搜查勘验笔录及扣押物品清单；（9）查封令、查封物品清单；（10）取保候审、保外就医决定及保证书；（11）退回补充侦察函及补充侦察材料；（12）撤诉书；（13）调查笔录或调查取证材料；（14）赃、证物签定结论；（15）审问笔录；（16）被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；（17）延长审限的决定、报告及批复；（18）开庭前的通知、传票、提押票换押票；（19）开庭公告底稿；（20）开庭审判笔录（公诉词、辩护词、证人证词、被告人陈述词）；（21）判决书、裁定书正本（刑事附带民事部分的调解书、协议书、裁定书正本）；（22）宣判笔录（委托宣判函及宣判笔录）；（23）判决书、裁定书送达回证；（24）司法建议书；（25）提押票；（26）抗诉书；（27）上诉案件移送书存根；（28）上级人民法院退卷函；（29）上级人民法院判决书、裁定书；（30）执行通知书存根和回执（释放证回执）；（31）赃物、证物移送清单及处理手续材料；（32）备考表；（33）证物袋；（34）卷底。

刑事一审案件正卷中关于死刑、死缓诉讼文书材料的排列顺序，在（23）与（24）之间依次排列：

（1）死刑、死缓的复核报告及上诉移送函；

（2）最高人民法院或高级人民法院判决书、裁定书或批复；（3）退卷函；（4）执行死刑命令；（5）暂停执行死刑的报告及批复；（6）死刑执行前验明正身笔录；（7）执行死刑笔录；（8）执行死刑布告签发稿；（9）执行死刑报告；（10）死刑执行前后照片；（11）死刑犯家属领取骨灰或尸体通知；（12）尸体处理登记表。

上列诉讼文书排列完毕，再继续排列（24）以后的诉讼文书。

⒉刑事二审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）上（抗）诉案件移送书；（4）原审法院判决书、裁定书；（5）上诉书（抗诉书）；（6）答辩状；（7）聘请、指定、委托辩护人材料；（8）调查笔录（调查取证材料）；（9）撤诉书；（10）审问笔录；（11）公诉人、辩护人出庭通知书；（12）开庭公告底稿；（13）传票、提押票；（14）开庭审判笔录；（15）公诉词、辩护词、陈述词；（16）庭审后的补充调查材料；（17）司法鉴定材料；（18）被告人坦白交代、揭发问题登记表及查证材料；（19）延长审限材料；（20）判决书、裁定书正本；（21）刑事附带民事部分调解书、协议书、裁定书；（22）宣判笔录、委托宣判函；（23）判决书、裁定书送达回证；（24）退卷函；（25）执行通知书存根和回执；（26）备考表；（27）证物袋；（29）卷底。

刑事二审案件正卷中关于死刑案件材料的排列顺序，在（24）后依次排列：

（1）执行死刑命令正本；

（2）暂停执行死刑的通知、批复；（3）死刑执行报告及死刑执行前后照片；（4）执行通知书存根和回执（释放回执）；（5）备考表；（6）证物袋；（7）卷底。

⒊民事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）起诉书或口诉笔录；（4）立案（受理）通知书；（5）缴纳诉讼费或免费手续；（6）应诉通知书回执；（7）答辩状及附件；（8）原、被告诉讼代理人、法定代表人委托授权书、鉴定委托书及法定代表人身份证明；（9）原、被告举证材料；（10）询问、调查取证材料；（11）调解笔录及调解材料；（12）开庭通知、传票及开庭公告底稿；（13）开庭审判笔录；（14）判决书、调解书、裁定书正本；（15）宣判笔录；（16）判决书、调解书、裁定书、送达回证；（17）上诉案件移送函存根；（18）上级法院退卷函；（19）上级法院判决书、调解书、裁定书正本；（20）证物处理手续；（21）执行手续材料；（22）备考表；（23）证物袋；（24）卷底。

⒋民事二审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）上诉案件移送书；（4）原审法院判决书、调解书、裁定书；（5）缴纳诉讼费或免费手续；（6）上诉书正本；（7）答辩状；（8）询问、调查笔录或调查取证材料；（9）调解笔录及调解材料；（10）撤诉书；（11）开庭通知、传票；（12）辩护委托书及辩护词；（13）开庭审判笔录；（14）判决书、调解书、裁定书正本；（15）司法建议书；（16）宣判笔录委托宣判函；（17）送达回证；（18）退卷函存根；（19）备考表；（20）证物袋；（21）卷底。

⒌经济一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面：

（2）卷内目录；（3）立案审批表；（4）起诉书及附件；（5）受理案件通知书；（6）缴纳诉讼费通知及预收收据；（7）送达起诉书回执；（8）答辩状及附件；（9）原告、被告、第三人法定代表人身份证明及授权委托书；（10）原告、被告举证材料；（11）诉讼保全或先行给付申请及本院裁定；（12）诉讼保全或先行给付的执行记录；（13）询问、调查笔录及调查取证材料；（14）调解笔录及调解材料；（15）撤诉书；（16）鉴定委托书及鉴定书；（17）开庭通知、传票、开庭公告底稿；（18）开庭审判笔录；（19）判决书、调解书、裁定书正本；（20）宣判笔录；（21）诉讼费收据；（22）上诉案件移送书存根；（23）送达回证；（24）上级法院退卷函；（25）上级法院判决书、调解书、裁定书；（26）证物处理手续材料；（27）司法建议书；（28）备考表；（29）证物袋；（30）卷底。

⒍经济二审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）上诉案件移送书；（4）原审法院判决书、裁定书；（5）上诉书及附件；（6）缴纳诉讼费通知及预收收据；（7）答辩状及附件；（8）诉讼代理人和法定代表人的身份证明及授权委托书；（9）上诉人、被上诉人举证材料；（10）询问、调查笔录或调查取证材料；（11）调解笔录及调解材料；（12）撤诉书；（13）开庭通知、传票等；（14）开庭公告；（15）开庭宣判笔录及辩护材料；（16）判决书、调解书、裁定书正本；（17）宣判笔录；（18）送达回证；（19）诉讼费收据；（20）司法建议书；（21）退卷函存根；（22）证物处理手续；（23）备考表；（24）证物袋；（25）卷底。

⒎行政一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）起诉书、口诉笔录及附件（行政处罚及处理材料）；（4）受理案件通知书；（5）缴纳诉讼费通知及预收收据；（6）应诉通知书回执；（7）答辩状及附件；（8）法定代表人及诉讼代理人的身份证明及授权委托书；（9）询问、调查笔录及调查取证材料；（10）开庭通知、传票、公告底稿；（11）停止行政机关具体行政行为继续执行的法律文书；（12）开庭审判笔录；（13）代理词、辩护词；（14）撤诉书；（15）判决书、裁定书正本；（16）宣判笔录；（17）送达回证；（18）诉讼费收据；（19）上诉或复核案件移送书；（20）上级法院退卷函；（21）上级法院的判决书、裁定书或批复；（22）证物处理手续；（23）备考表；（24）证物袋；（25）卷底。

⒏行政二审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）原审法院案件复核或上诉移送书；（4）原审判决书、裁定书；（5）上诉状或申请复核书；（6）缴纳诉讼费通知及预收收据；（7）上诉状副本或申请复核送达回证；（8）答辩状；（9）法定代表人、代理人身份证明及授权委托书；（10）询问、调查笔录及取证材料；（11）鉴定委托书及鉴定报告；（12）开庭通知、传票、公告；（13）开庭审判笔录；（14）代理词、辩护词；（15）撤诉书；（16）判决书、裁定书、复核批复正本；（17）宣判笔录；（18）送达回证；（19）诉讼费收据；（20）退卷函存根；（21）司法建议书；（22）备考表；（23）证物袋；（24）卷底。

⒐再审、申诉案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）立案审批表或提起再审决定书；（4）申诉书；（5）原审判决书、裁定书；（6）提审、询问当事人笔录；（7）提押票、传票；（8）调查笔录或调查取证材料；（9）判决书、裁定书、批复正本；（10）宣判笔录；（11）送达回证；（12）退卷函存根；（13）备考表；（14）证物袋；（15）卷底。

⒑各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序：

（1）卷宗封面；

（2）卷内目录；（3）阅卷笔录；（4）案件承办人的审查报告；（5）承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录；（6）有关本案的内部请示及批复；（7）合议庭评议案件笔录；（8）审判庭研究、汇报案件记录；（9）审判委员会讨论记录；（10）案情综合报告原、正本；（11）判决书、裁定书原本；（12）审判监督表或发回重审意见书；（13）其他不宜对外公开的材料；（14）备考表；（15）卷底。

此外，上述未尽项目，各级人民法院可以根据实际情况，按照形成文书材料的时间顺序排列。

复核案件、减刑假释案件、执行案件的诉讼文书材料的排列，可参照所属该类案件一、二审材料的排列顺序办理。

二、人民法院诉讼文书的接收、归档、整理

根据《人民法院档案管理办法》的相关规定，案件结案后３个月内由审判庭内勤或承办书记员编写归档清册向档案管理部门移交归档。

接收人要逐卷检查验收。

卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立卷单位重新整理。

随卷归档的录音带、录像带、照片等声像档案材料，应按《人民法院声像档案管理办法》的规定办理。

凡能附卷保存的证物均应装订入卷。

无法装订的可装入证物袋，并标明证物名称、数量、特征、来源。

不便附卷的证物应拍照片附卷。

已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料，确需增添诉讼文书材料的，应征得档案管理人员同意后，按立卷要求办理。

归档后的档案，应在卷宗封面右上角盖“归档”章。

同时，根据类别、年度、审级、保管期限登记档案目录和检索卡片。

诉讼档案以案件为保管单位。

同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。

并卷要求是：

再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷，向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。

卷宗合并时，要在卷宗封面、卷宗登记簿和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。

三、办理相关档案利用手续

⒈本院工作人员因工作需要借阅档案，须持所在庭、室领导签字的借卷单，借出的档案应按规定期限退还。

该工作人员调动工作时，应经档案管理部门办理清结手续。

⒉党委、人大常委会和有关法院、公安机关、国家安全机关、检察院借用档案，须持正式介绍信和工作证（身份证），经有关领导批准后，办理借卷手续，并限期归还。

其他单位原则上不准借用。

⒊外单位查阅档案，应持有县、团级以上（本县、区的，应持乡、街道办事处以上）介绍信，按有关外调规定办理。

涉及国家机密、个人隐私和对社会有不良影响的案卷，不得查阅。

律师查阅档案，应通过原案件承办人办理。

卷内材料除判决书、裁定书、调解书等结论性材料外，其他材料原则上不准摘抄和复制。

⒋档案工作人员必须严格遵守纪律，保守国家机密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。

四、档案的鉴定和移交

各级人民法院对保管期限届满的档案，应定期进行鉴定。

鉴定工作按有关规定办理。

各级人民法院由于机构撤销、合并等原因，涉及档案移交时，交接双方都应认真办理交接手续。

做到有据可查，移交有序。

五、档案的保管和防护

（一）档案的保管

各级人民法院应安排可容纳全部档案的专用库房，购