公关管理制度.docx

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公关管理制度

公关接待管理制度

第一章总则

第一条为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司及所属各分（子）公司。

第二章具体内容

第三条来访种类：

（一）按是否约定时间分为：

1．预约来访：

先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等。

2．临时来访：

因业务需要临时决定来公司参观。

（二）按来访的层次级别分为：

1．特级来访：

指国家、省、部级领导的来访；

2．一级来访：

指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；

3．二级来访：

指处级、区级领导的来访；

4．三级来访：

指科级及以下的领导的来访。

5．四级来访：

一般客户、业务人员等来公司参观者。

（三）按境内外客人分为：

1．外宾

2．内宾

第四条接待原则：

（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；

（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；

（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；

（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；

（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；

（六）因工作需要安排客人用餐、住宿、订票的，必须提前一天通知办公室；

（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经办公室洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在办公室领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；

（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在办公室（企管办）领用。

（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先与客人交待清楚。

第五条接待环境要求：

（一）所有厂区环境必须干净整洁；

（二）附近社区的环境必须整齐有序；

（三）必须确保社区内的安全；

（四）必须确保厂区内部的安全；

（五）公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；

（六）张贴欢迎标语牌；

（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。

第六条会议室内部布置：

（一）按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；

（二）提前控制好室内温度；

（三）提前准备好企业录像片，并试放，确保无误；

（四）提前准备好产品展示；

（五）提前准备好需展示的材料幻灯片；

（六）提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；

（七）会议室内部的绿化、鲜花摆放。

第七条责任划分：

（一）办公室（企管办）：

负责掌握所有的来访信息：

包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责拟定接待日程通知相关部门提前做好接待准备并对接待安排进行考核；礼品准备，用餐安排、住宿安排、机票预订等；

（三）总务部（科）：

负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果购买、摆放，室温，录相的试放及准备；重要接待时总务部第一负责人必须在场，负责整个接待现场的协调安排工作；

（四）策划科（企管办）：

集团总部公关接待由策划科负责联系产品展示，按办公室提供的文字资料制作欢迎标语牌，提供最新的公司宣传片；分（子）公司公关接待中产品展示与欢迎标语由该公司企管办负责。

（五）生产部（科）：

负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要）；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；

（六）人资部（企管办）：

负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；与前来参与的新闻媒体认识，并索要音像资料保存。

（七）各联系接洽部门：

来访预约负责接待部门必须安排专人负责与对方接洽，确定来访人数、具体到访时间及相关事宜并及时通知协助接待各相关部门，应提前拟定接待具体日程交办公室存档（含人员名单、职务、联系电话、具体日程、礼品安排等）；

第八条接待相关事项：

（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；

（二）提前将车辆安排好；

（三）安排好来访的随同人员，如司机、保卫、秘书等；

（四）其他突发事项。

（五）接待人员应注意个人的衣着及整体形象。

第九条按不同的分类确定接待级别：

（一）特级来访：

由集团公司总裁办公会成员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；

（二）一级来访：

指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；由集团公司总裁办公会成员（或分、子公司总经理级成员）负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；

（三）二级来访：

指处级、区级、银行领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；

（四）三级来访：

指科级以下的领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；

（五）四级来访：

一般客户、业务人员等来公司参观者。

由对口责任人负责接待。

（六）临时来访：

因业务需要临时决定来公司参观。

对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由办公室（企管办）在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。

第十条接待工作流程

（一）办公室（企管办）首先了解来访的基本情况：

人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；

（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式（接待日程）通知集团办公室；

（三）特级和一级的来访，办公室（企管办）根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由办公室（企管办）或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；

（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；

（五）根据具体情况，由办公室（企管办）提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；

（六）办公室（企管办）将客人来访的相关要求，需要相关部门配合做的工作，以邮件形式发送到相关部门，各相关部门按要求执行，总经办在客人到达前两小时负责总体检查，查漏补缺；

（七）办公室（企管办）负责通知总务部（科），由总务部（科）负责接待室的布置和相关工作准备；

（八）迎接客人方式

1、自行安排车辆到达公司的客人，由办公室（企管办）负责告知公司的具体地址和线路；特级和一级领导，如有需要，办公室（企管办）安排车辆到指定地点迎接；

2、来访的客人，如对方需要，由具体联系部门提前预约车辆，在相关负责人的陪同下，到指定地点（如车站、机场、酒店或指定的其他地点）迎接；

3、特别重要的客户（如关系到企业发展的业务客户等），需由接待部门（科室）预约，到指定地点迎接；

4、办公室（企管办）或具体负责部门应随时掌握来访客人到达公司的时间，并及时通知接待领导，负责接待的领导在客人到达公司之前，提前在公司门口迎接；

5、由负责接待的领导将来访客人迎接到接待室，安排客人入座；

（九）总务部门礼仪小姐负责给客人泡茶，并确保10分钟添加一次开水；

（十）人资部（企管办）工作人员负责拍照、摄像，将历史的瞬间载入公司发展的史册；

（十一）由领导针对客人来访的目的，带领客人参观我公司产品展示，介绍公司发展的相关情况，如有需要，放映公司的录像片；

（十二）如有安排，由接待领导带领客人参观公司车间；

（十三）陪同客人到预订好的酒店用餐；

（十四）客人如果完成此次来访，需要预订返程车票、机票的，由办公室（企管办）与具体负责接待部门沟通，由办公室（企管办）负责按客人要求安排；如需要送至车站、机场的，具体负责接待部门应按公司规定提前预约，办公室（企管办）给予认真安排配合；

（十五）对接待工作进行总结；将来访人员名单、来访具体事项、此次来访入住酒店、用餐、准备礼品等具体情况详细统计，作为档案资料保存。

第十一条用餐和住宿标准

（一）特级客人（国家、省、部级领导），原则上住五星级酒店套间以上标准的房间，用餐每人标准500元以上；

（二）一级客人（厅级、市级领导），原则上住四——五级酒店标准房间，用餐每人按300左右标准；

（三）二级客人（处级、区级领导），原则上住三——四星级酒店标准房间，用餐标准每人按100—200元标准；

（四）三级客人（科级以下领导），原则上住三星级酒店以下标准房间，用餐标准每桌按500元标准（8—10人/桌）；

（五）一般客户、业务人员，原则上在公司四楼用餐，我公司不安排房间，或房间费用由客人自行支付。

第十二条各子（分）公司应针对每次接待必须提前拟定接待日程，具体格式见（附件），并提前反馈至集团办公室。

第十三条各子（分）公司将区级以上接待资料包括（接待日程安排、、接待过程的影像资料（照片）、接待过程的汇报材料）在每月20日前反馈至集团办公室邮箱（），若当月无重要接待，请发邮件注明。

第三章附则

第十四条本制度解释权及监督执行权归集团公司办公室。

第十三条本制度自颁布之日起正式执行。

附件：

青岛市政府考察雨润接待方案

一、时间：

2004年6月11日下午17：

00

二、来访领导（一行十人左右）：

青岛市国资办主任王安明

青岛市国资办副主任王建辉

青岛市国资办处长李茂喜

青岛市国资办主任科员（女）高卫红

青岛市财政局处长王振海

青岛市体改办副处长陈军

青岛市劳动局主任科员赵同远

青岛市经委处长王子路

三、接待领导：

江苏雨润集团祝义才董事长

江苏雨润集团总裁毕国祥、董事张帆（全程陪同）

地华徐总

四、具体日程安排：

6月11日

13：

00毕总裁、张总南京出发乘飞机至北京（航班号：

5137）

16：

00毕总裁、张总北京机场迎接，联系北京公司安排车辆接机

17：

30入住酒店住宿

18：

30北京公司安排酒店晚餐，由毕总、张总陪同

20：

30晚餐结束，酒店休息

6月12日

8：

00酒店早餐

8：

30酒店出发至北京公司参观，毕总裁、张总陪同

9：

00公司参观座谈，由北京雨润李爱彬总经理介绍公司情况

11：

00结束参观返回酒店

12：

00午餐，毕总裁、张总、北京公司李爱彬总经理陪同午餐

13：

30酒店休息

16：

05乘座北京至黄山的飞机，请北京公司安排车辆送至机场

18：

00到达黄山机场，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员至机场迎接

18：

30晚餐并休息

6月13日

06：

30早餐

07：

00酒店出发至黄山风景区，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员全程陪同（乘览车前山上到达玉屏峰），下午乘最晚一班览车下山

18：

30酒店晚餐

20：

30酒店休息

6月14日

8：

00酒店早餐

9：

00祝义才董事长陪同客人参观高尔夫酒店并介绍酒店情况

12：

00午餐，由祝义才董事长宴请

13：

30黄山出发至南京

18：

30到达南京入住侨鸿皇冠酒店

19：

00侨鸿贵宾楼（金龙厅）

21：

00回酒店休息

注：

青岛国资办主任王安明将于15日到达南京（08：

05青岛起飞），9：

00安排车辆到机场接机（接回侨鸿皇冠酒店休息）。

另14日红星集团副总杨厂军及总经理助理夏有波将从贵州乘飞机到达南京（时间待定），请安排车辆接机。

6月15

8：

30酒店早餐

9：

00酒店出发至南京市内游玩（中山陵、总统府）

11：

30侨鸿贵宾楼午餐（衡山厅），由毕总裁、张总陪同

13：

30中午休息

14：

30酒店出发至雨润集团总部参观，请集团做好接待安排

15：

30到月安花园康居示范工程参观

16：

00月安花园至地华房地产会议室座谈，由毕总介绍雨润集团情况

18：

30夫子庙金陵春晚餐，由毕总裁、张总陪同

20：

30返回酒店，休息

6月16日

结束行程，离开南京。

江苏雨润食品产业集团有限公司

2004-6-10

礼（赠）品管理工作

第一章总则

第一条为规范公司礼（赠）品的管理，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司及所属各分（子）公司、部门礼（赠）品的管理，各子（分）公司也可参照本制度精神自行制订相关规定。

第二章管理条例

第三条礼品请购

（一）礼品保管员根据礼品的日常用量，制订出礼品的最高、最低库存量。

（二）保管员要关注库存量，当礼品库存量达到的最低库存量时，要及时做好礼品采购计划，将计划报办公室（企管办）。

（三）节日期间的礼品用量要提前做礼品计划，由办公室确定采购数量。

（四）办公室根据礼品采购计划，权衡时限缓急，安排采购。

第四条礼品采购

（一）办公室（企管办）安排用车，指定人员上市场采购，其采购员对采购质量、价格和全过程负责。

（二）礼品的采购员须对购买的礼品货比三家，进行比质比价。

（三）凡公司派车的市内礼品购买，驾驶员须同行，并由驾驶员在采购礼品发票上签字证明。

（四）各公司的礼品采购由办公室（企管办）报计划至该公司供应科统一采购。

第五条礼（赠）品的缴库

（一）所有因工作关系获赠的、价值超过30元（含）的礼品应交到办公室统一管理。

对于获赠价格超过2000元（含）以上的礼品，应按公司固定资产管理办法的要求（具体参照《固定资产管理制度》），办理缴库和出库手续。

（二）采购的礼品与获赠的礼品缴库时，应严格填写缴库单。

（三）缴库单填写要求：

对缴库部门或个人、时间、礼品名称及规格、单位、数量逐项详细填写，不得遗漏。

验收人、记帐、缴库人签字生效。

缴库单一式四联、一联留存、一联记帐（保管员登台帐用）、一联交缴库部门或个人。

（四）保管员必须在货物入库后方可办理缴库手续，手续的办理必须在采购当天办清，不得拖延，否则责任由采购员承担。

（五）对非购礼（赠）品的退库，应视为特殊缴库，保管员当日填写缴库单，详细备注原因，经过办公室负责人审核后，对该礼品单独存放，建立赠品台帐。

各分（子）公司必须在赠品缴库单上注明赠送礼品的单位、人员职务等，并要求在书面台帐上登记清楚、完整。

第六条礼品库管理

（一）礼品保管人员在其任职期间，对因管理不当造成的损失负全部责任。

（二）在保管人员请假或其它原因不在岗时，与临时代理人员须有书面交接，没有交接或交接不清的，责任仍由保管员负责。

（三）礼品库保管员有权拒绝和阻止闲杂人员进入礼品库。

（四）礼品要分类摆放整齐，严格将赠品、与礼品分开存放，入柜上架防挤压碰碎；库房门窗关严、柜橱锁好确保安全。

第七条礼品的领用

（一）各部门根据需求到办公室礼品库开出库单，由部门负责人签字，办公室（企管办）主任审核签字（特殊紧急情况，可经办公室（企管办）主任书面同意领用，但须在一天内补办手续）。

（二）领料单须逐项填写清楚，保管员应严格查看是否有办公室（企管办）主任、领料部门负责人、领料经办人签字，用途、品种、数量等内容是否清楚，否则视为无效领料单。

保管员在单据不合要求或没有领料单的情况下发货，责任由其本人承担。

（三）领料单一式三联：

一联留存、一联记帐、一联交领料经办人。

（四）礼品保管员根据已签批的领料单，将礼品分门别类分级、分等，领料经办人当面清查礼品实物与领料单是否相符，确认无误后，方可包装。

第八条礼品的退库

（一）对没有用完的礼品，原领料部门或领料经办人要立即办理退库手续。

（二）退库时，保管员认真点验，准确、完整地用红字填制领料单，办理退库手续。

红字领料单一式三联：

一联留存，一联记帐，一联留退库人存查，红字领料单经双方签字确认。

第九条礼品台帐处理

（一）礼品台帐由礼品保管员建立，按品名分页建立数量金额多栏式台帐。

（二）缴库单、领料单、礼品退库时的红字领料单，要妥善保管，保管员按编号逐笔记入台帐，单据联成册存放，不得遗失。

（三）各类单据不得随意涂改，发生涂改的单据作废，必须注明原因并重新开单据。

（四）每日的礼品收、发、退等单据必须于当日入帐，做到日清，确保帐实相符。

（五）保管员应经常自行帐实核对，发现问题及时上报，查明原因，不得私自将帐做平。

（六）每月21日，礼品保管员必须提交月结报告至各分（子）公司财务部（科）。

第三章考核办法

第十条采购员、保管员、领料经办人，证明人作假者，一经查出，十倍赔偿经济损失并开除。

第十一条请购单填写不清楚，导致误购的；礼品采购员未做到货比三家，高价购买的；礼品库管理人员因工作失误导致礼品亏损的。

损失由责任人承担。

第十三条出现下列情形的，扣除责任人绩效奖金10-20元/次：

1、因库存不足影响使用的；

2、礼品的缴、领、退等手续不清的；

3、台帐混乱不清，无月报表和库存清单的；单据保管不善造成破损或遗失的；

4、办公室未实施监督与定期盘存的；

5、未按要求领、退礼品的。

第十四条礼品保管员在包装礼品时，若领料经办人不进行现场清点，导致出现误差的，责任全由领料经办人承担。

第四章附则

第十五条本制度解释权和监督执行权归办公室。

第十六条本制度自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。

酒店预订工作制度

第一章总则

第一条为规范公司订房、订餐的管理，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司办公室，各子（分）公司可参照制定相关的制度。

第二章订房管理条例

第三条办公室（企管办）负责公司客人的客房预订工作，根据所订客房的付款方式，将订房分为两种：

公司统一付款客房和客人自付款客房。

第四条公司统一付款。

1、各部门（各分公司）若有客人，需要安排住宿的，由各部门（各分公司）按客人要求和具体情况通知办公室，由办公室（企管办）统一安排订房。

2、各部门（各分公司）必须将客人姓名、入住时间、我方愿承担的费用标准或星级标准（若客人有自己的酒店喜好或要求，也必须列明）、客房间数、客房标准、入住天数、由公司统一付款所含事项，如：

全付，除购物娱乐外所有费用（一般情况下，我方不支付购物和娱乐费用）等以书面形式通知办公室（企管办）；

3、办公室（企管办）相关责任人根据需求部门（需求分公司）的要求办理预订手续，并以传真形式发送至各酒店客房预订处，传真上必须加盖办公室（企管办）公章；

4、办公室接到预订回执确认无误后，将回执与原传真装订归类相应文件夹（办公室按不同的酒店进行归类）；

5、对于所预订的房间，必须根据要求在《办公室住房登记表》完整登记，便于查找和统计月末费用划分；

第五条客人自付款订房。

1、办公室（企管办）根据需求部门要求，为客人预订相关标准住房（预订程序同上，可以口头形式通知）；

2、办公室相关责任人以传真形式将所需预订客房要求发送至相关酒店，无需加盖办公室公章，同时注明费用由客人自付，收到酒店回执后，与原传真一起留存，便于核查。

第六条更改订房

1、各部门（各分公司）若因客观需要或其他任何原因需要更改订房的，必须提前通知办公室（企管办）；

2、办公室（企管办）责任人必须在规定的时间内通知酒店更改订房；

3、有关更改订房的书面文件必须留存备查。

第七条例外情况

1、由于国际上的订房（除了中国大陆）必须于两至三天前确认，一旦确认后即无法取消，所以在联系香港和国际订房时，必须考虑到这个因素，必须提前三天将行程与当事人确认并由当事人签字后，方可与酒店或中介机构确认订房；

2、国内的酒店有一项规定，即早上6：

00之前入住和下午12：

00之后退房必须加收半天房费；有关这一点，我们在订房或因不可控原因延迟退房时必须事先或及时与酒店的销售人员联系，要求减免半天的房费；

第三章订餐管理条例

第八条各部门（分子公司）根据业务办理情况和其他情况，如需请客人在酒店用餐，必须事先口头通知办公室（企管办），由办公室（企管办）按需求部门的要求，负责预订包间或桌位，办公室（企管办）相关责任人必须问清需求部门或责任人需预订的酒店标准（如有具体酒店要求的，根据要求办理；如有标准的，办公室（企管办）责任人根据标准自行确定）、用餐人数、就餐时间、桌位标准、就餐标准（如每人的用餐标准）等。

第九条办公室（企管办）负责预订人员在确认需求部门的具体要求后，根据要求进行预订，如因客观原因（如预订较迟等）导致需求部门要求的桌位紧张或缺少的，必须征求需求部门责任人的意见后方可更改预订；

第十条办公室（企管办）负责预订人员在预订时必须确认酒店负责人的姓名、预订地点（包间号或桌牌号）；

第十一条一般情况下，为了避免出现有私人用餐的情况，所有的用餐费用由公司或分公司接待人员直接以现金形式支付，不允许签单，办公室（企管办）人员必须在当事人预订时交待清楚，特殊情况可经确认后定；

第十二条每次由办公室（企管办）预订的宴会，办公室（企管办）负责安排的人员必须根据要求进行书面登记，以备查；

第四章费用结算（订房和订餐）

第十三条公司与酒店签有住房协议的，原则上每个月结算一次；

第十四条酒店的帐务结算包括用餐和住房；

第十五条每月固定日期，由酒店负责联系我公司的销售工作人员将帐单和发票送（寄）至公司责任人；

第十六条由责任人在一周内与公司的订房和订餐记录进行核对（包括签单、住房的天数、住房的价格、电话、洗衣等），若有不相符的，除了与当时的当事人核对外，还必须与酒店核对，若酒店计算有误，必须进行索赔，直至与记录相符为止；

第十七条核对无误后，向酒店索要同等金额的发票，由责任人按要求填写资金计划单，交部门负责人审批后，交财务部会计开具支票或同城汇票，结清该月的帐务，同时做好资金往来台帐的登记工作；

第十八条责任人必须根据订房和订餐时的记录，将所发生的费用进行分类，并在财务上进行划分；

第十九条责任人根据公司规定手续，将发票和帐单整理好到财务报销；

第二十条责任人将报销完毕的发票交给财务开具支票或汇票，由会计在《办公室往来帐务登记表》上签字，同时在资金往来台帐上做好注销登记。

第五章附则

第二十一条本制度解释权和监督执行权归办公室。

第二十二条本制度自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。

票务处理工作制度

第一章总则

第一条为规范公司票务处理，明确票务处理的工作内容，特制订本制度。

第二条本制度适用于集团公司办公室，各子（分）公司可参照制定相关的制度。

第二章购买机票流程

第三条机票预订

需乘座飞机的公司规定级别人员或经批准的人员向办公室提出订购机票的要求，同时提供所出差的时间、航空公司等。

办公室人员进行以下操作：

1、办公室工作人员按需求人的要求进行航班、票价、机型等情况的查询，并及时将情况反馈至需求人员，得到确认后，请需求人提供乘机人准确姓名和证件号码；

2、办公室工作人员根据具体要求向航空售票处预订机票，并要求申请最低折扣。

一般情况下，提前一天出票，若当天出票，必须确保乘机人能乘上飞机；出票前再次征得需求人的确认；

3、国际机票的预订原则上必须提前一个月至半个月，特殊情况可适当调整；

（1）由于国际机票不同的线路和航班有不同的价格，为了节约成本，同时也为了乘机人能安全舒适地乘机，必须在行程初步定好之前一个月至半个月内预订机票舱位；

（2）必须在不同的售票处进行询价，挑选最低价格购票，如有特殊需要订头等舱或公务舱的，也需在不同的售票处询价；在最低价格的售票点先预订舱位，并报上乘机人姓名，并与对方谈价，在最大可能的条件下获得最合理的价格；

第四条机票确认

1、客人机票的处理方法

（1）征得需求人（客人或本公司负责接待的人员）的确认后，通知航空售票处出票，并根据需要，将票送至公司或客人手中，同时确定好付款的方式；

（2）一般较为重要的客人，机票都由我公司付费；商务方面的客人，费用由客人自付；咨询接待人员后确