综管中心部门制度及岗位职责.docx
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综管中心部门制度及岗位职责
综管中心部门制度及岗位职责
宁夏纵横宝盈软件服务股份有限公司
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第三章部门制度及岗位职责
行政部管理制度
第一章总则
1.为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。
2.本规定所指行政人事管理包括公文管理、员工招聘与录用管理、员工培训管理、固定资产管理、办公用品管理、行为规范管理、印鉴管理、薪资、福利管理、商业秘密管理等。
3.本制度适用宁夏纵横宝盈软件服务股份有限公司全体员工。
第二章公文管理
2.公文管理是指收文、文件制作与发文管理。
2.1公文的签收
2.1.1凡外来公文文件，均由行政部签收、催办及归档。
2.1.2对上级主管部门下达的文件，必须由行政部报送总经理签批、审阅。
有重要文件需要向下属部门传达时，行政部应及时、迅速送到。
2.1.3行政部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。
3.参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送行政部按收文程序处理，不得个人保存。
4.公文发文程序
主办部门承办人拟稿，负责人审核，行政部经理核稿，总经理签发，行政部负责登记、编号、打印、封发。
文件中涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准。
5.行政部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。
内容不实，格式不符的文稿可以退回拟稿部门。
6.上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。
第三章档案、合同管理
3.归档范围
3.1公司所有公文等具有参考价值的文件材料。
3.2档案、合同管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。
3.3档案的借阅与索取
3.3.1总经理、行政部经理借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
3.3.2公司其他人员需借阅档案时，要经行政部批准，并办理借阅手续;3.4档案的销毁
3.4.1任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
3.4.2若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。
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第四章印信管理
4.公司各种印鉴（除财务印章外）、介绍信均由行政部实行登记审批制，专人负责保管。
4.1日常业务用印，须经行政部经理审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用印需经总经理审批、署名后方可盖章，并留有原件存档。
4.2外出办事需带公章时，应由总经理签字批准，行政部登记后方可带出，但至少有两人携带并监督使用。
并在规定期限内归还。
4.3公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。
4.4公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经行政部经理同意后方可开出，未使用的回来后必须交回。
第五章证照管理
5.1公司所有的法律文件，包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登记证等，均由行政人事部保管和年检，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行活动。
5.2公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明使用目的、使用时间，经申请同意后，方可登记使用;
5.3因工作需要须使用证照复印件的，须由使用部门领导签字同意并注明使用目的方可办理使用手续;
5.4证照需进行年度审验工作的，由行政人事部提醒相关人员按时办理年审，否则造成的经济损失应由相关责任人承担;
5.5造成证照遗失，由直接责任人承担责任;
5.6保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失由相关责任人承担责任，直至追究责任人的法律责任。
第六章公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定6.1经申请批准后，所有图书、音像资料、软件由行政人事部统一协调安排购买，报刊由行政人事部统一向邮局或其他发行机构订阅;
6.2图书、音像资料、软件购进后，由行政人事部登记入帐，建立目录，办理借用手续。
（外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、软件等按相同方法处理）;6.3图书、音像资料、软件登记后，费用按照公司“费用报销流程”的规定报销;6.4图书、音像资料:
使用部门向行政人事部资料室登记后借阅。
6.5凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归公司，员工使用完毕或调离公司时应及时归还资料室;
6.6使用人、保管人应妥善保管公司图书、报刊、音像资料、软件;
6.7因个人原因造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由个人照价赔偿。
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第七章企业VI广告宣传品的管理
7.1自制及外购宣传品由需求部门提出方案，上报公司批准后，行政人事部负责统一联系安排制作、跟踪与采购;
7.2宣传品由行政人事部保管，做到定点摆放、定期盘点和防潮、防虫保护;7.3需要领用公司宣传品的，需到行政人事部行政助理处登记。
涉及贵重物品的须征得各部门负责人同意;
第八章安全管理
8.1门禁:
公司门禁是由指纹操作，对每位新入职的员工进行指纹输入，通过指纹开启办公室大门。
8.2电脑密码:
各电脑操作人员应当设置个人开机电脑密码，员工离职时，应事先取消密码，并行政人事部专员核实后方可签离;
8.3人员离职时将电脑密码解密或者知会行政人事部门;
8.4门窗:
下班后行政部门与办公室最后下班人员检查办公室内各门窗，务必将所有的门、窗全部锁好;
8.5电源:
公司总电源与机房统一由行政人事部门管理，属于个人办公室与个人用的电源开关由个人负责，下班请关闭电源。
行政人事部人员将进行定期检查与维护;8.6机房:
机房的管理由行政部与技术部负责，由行政人事部负责日常维护和管理;
第九章邮递快件管理
9.1凡因工作需要邮递快件的（包括快递公司、EMS等），须填写《邮递快件申请单》;9.2邮递快件须经本部门负责人签字同意，行政人事经理核签后交付行政部递送;9.3行政人事部负责统一办理邮递快件业务。
各部门将需邮递的信件连同申请单送行政部，由行政部登记，统一通知安排快递公司，并负责与快递公司结算清帐，每月底分部门（项目）做好当月邮递快件的汇总统计;
9.4行政部应做好抽查工作，发现因私邮递现象，除费用由因私者支付外，还将视情节轻重对因私者给予一定的处罚;
第十章名片管理
10.1公司名片应统一颜色、尺寸、规格标准，同时保证名片纸张质量;10.2公司员工的名片经行政人事部审核后统一联系印刷单位印制，个人不得私自印制;
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10.3印制名片的版式设计，使用标准经总经理确认后统一格式印刷;
10.4印制名片当事人要提前三天向行政人事索取《名片印制申请单》填写，经部门负责人审批后，转送行政人事部执行;
10.5印制名片的员工职务由行政人事部根据人事资料确定，不得自行改动;10.6新印制名片要在行政部备案;
10.7领用在行政部，离职时，必须将名片交回行政部;
10.8其它印刷品可参照以上流程与标准进行。
第十一章会议管理
11.1公司会议主要由办公会议、业务会议、股东会议或董事会议组成。
11.2每月初召开办公例会，就一定时期工作事项做出研究和决策。
会议由总经理主持，参加人为公司总经理、各部门经理等领导班子成员。
11.3公司不定期召开专题会议。
11.4公司每周五下午4:
00为周例会日，是为跟进、落实每周的工作。
会议由总经理主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
11.5公司各部门根据部门工作进度，每周或每天早上开早会，针对前一周或前一天工作进行总结及分析。
11.6会议纪律
11.6.1与会人员不得迟到、早退或缺席。
特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。
11.6.2与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。
11.6.3与会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得来回走动。
11.6.4迟到、中途离席者应轻声入、出座位，尽量不干扰会议进行。
11.6.5与会人员应坐姿端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。
11.6.6会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动状态）;会议期间不会客。
11.6.7与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。
第十二章保密制度
12.1公司机密涉及企业及员工的根本利益，全体员工都有保密义务，特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。
12.2公司机密包括下列事项:
12.2.1公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。
12.2.2公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
12.2.3公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。
12.2.4公司技术开发资料及计算机内的所有资料。
12.3严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司（包括利用网络传输）。
12.4因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到行政部的批准。
12.5属于公司机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司总经理委派不同工种的两人共同执行。
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12.6对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。
12.7公司员工发现公司的机密已泄露，应立即报告公司上层领导并及时处理。
12.8严禁和人交往中，泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。
12.9违反上述规定要追究部门领导的责任，情节严重的，公司保留诉讼法律的权利。
第十三章办公用品的管理
13.1办公用品的购发
13.2公司所需办公用品由行政部统一购置,各部门按实际需要领用。
办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用。
所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗。
13.3负责购、发办公用品的人员要建立登记帐本，并办好出、入库手续。
出库物品一定要由领取人签字，特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库。
第十四章行为规范管理
14.1员工行为规范
14.2员工在公司内着装整洁。
会议接待及重要活动要求着正装。
14.2.1工作环境有序。
在办公区内，禁止大声喧哗，在工作时间内严禁串岗，严禁谈论与工作无关的事宜，禁止上网聊天、玩游戏，严禁浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸。
14.1.2严禁员工在工作时间打私人电话或接听电话时以聊天寒暄方式影响工作及影响信息的畅通。
第十五章固定资产管理
15.1固定资产实物管理
15.1负责固定资产的实物管理。
建立固定资产台帐，详细记录编号、名称、规格、使用部门（使用人）价值等信息，并及时更新。
15.2按类别编号填制、粘贴固定资产标识卡;
15.3每月末、季末、年末定期盘点固定资产，并及时更新台帐，财务部定期监盘;15.4合理安排使用，及时办理入账、发放、报废等手续。
第十六章库房管理
16.1定做好库房物品的入、出库手续办理，及登记，领用、保管工作，做到帐实相符。
每月末、季末、年末按要求做好盘点工作。
16.2负责库房物品的整理、标识、摆
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