批量制作询证函教程资料.docx
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批量制作询证函教程资料
1、首先把事务所发来的excel版询证函模板粘贴进word版文件:
转贴为:
2、按以下格式整理重分类过后的往来余额:
注意:
数据格式要设好,用round函数截断,保留两位小数。
3、将整理好余额的表格关闭。
4、在第一步转贴好的word版询证函模板中,点击工具栏的“邮件”按钮:
再点击“开始邮件合并”,选择“邮件合并分步向导”:
点击右下角的“下一步:
正在启动文档”:
点击右下角的“下一步:
选取收件人”:
点击右下角的“下一步:
选取收件人”后显示如下界面:
点击左上角的“浏览”,出现如下界面:
找到存放重分类数据的excel所在位置并选中:
点击“打开”,出现如下界面后点击“确定”:
点击“确定”后出现如下界面,再次点击“确定”:
然后点击右下角的“下一步:
撰写信函”,出现以下界面:
把光标移到到询证函正文的
部位后,点击右侧上方的“其他项目”,出现如下界面:
选择“单位名称”后依次点击“插入”、“关闭”,出现以下界面:
再把光标移到至“编号:
”位置,重复以上点击“其他项目”——选择“编号”、点击“插入”、“关闭”后,出现以下界面:
再根据要制作的往来余额性质,选择销售或采购或是其他项目合适的单元格,并把光标移到至对应位置,例如应付账款贷方余额,把光标移到至“欠贵公司”单元格后,
重复以上点击“其他项目”——选择“编号”、点击“插入”、“关闭”后,出现以下界面:
点击右下方“下一步:
预览信函”:
最后点击后下方“下一步:
完成合并”即可。
可在工具栏上方选中“预览结果”后点击翻页按钮进行预览:
调整好格式即可批量打印,搞定!