钢材集中采购管理规定.docx

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钢材集中采购管理规定

中国第一汽车集团公司管理文件

编号：

CA/A15-CX-020-2015批准：

金毅

钢材集中采购管理规定

2015年6月26日发布2015年6月26日实施

中国第一汽车集团公司发布

前言

为规范集团公司采购行为，加强集团公司汽车生产用钢材采购的管理与控制，保证钢材集中采购公平、公正、透明、有序运行，特制定本规定。

本规定是集团公司管理体系文件之一。

本规定是对《钢材集中采购控制程序》（CA/A15-CX-002-2012）、《钢材集中采购实施细则》（CA/A15-CX-003-2012）和《汽车生产用钢板供应商管理规定》（CA/A15-CX-011-2014）的修改和替代，自本规定发布之日起，原《钢材集中采购控制程序》、《钢材集中采购实施细则》和《汽车生产用钢板供应商管理规定》废止。

本规定由集团公司采购部提出并归口。

本规定由集团公司采购部负责起草、解释。

本规定主要起草人：

谢奇

1适用范围

本规定适用于集团公司职能部、分公司、全资子公司、控股子公司汽车生产用钢材的采购，参股公司参照执行。

2术语定义

2.1“钢材”指集团公司各分、子公司汽车生产用钢板和特殊钢。

2.2“一级供应商”指集团公司钢材采购资源平台内，由采购部实施集中采购管理的供应商。

2.3“二级供应商”指集团公司钢材采购资源平台内，暂不具备集中采购条件，经集团公司采购委员会批准、为部分子公司供应特定品种的供应商。

3职责

3.1集团公司采购委员会

采购战略和采购政策、标准以及供应商准入、采购资源、价格政策、成本目标等重大采购事项的审核、批准。

3.2经营控制部

对采购预算进行审核并纳入集团公司生产经营预算。

3.3资金管理部

对钢材集中采购资金实施监督。

3.4监察部

对钢材集中采购的工作情况实施监督检查。

3.5审计部

对钢材集中采购的过程实施审计。

3.6采购部

3.6.1按照集团公司采购战略和采购政策、标准，制定、完善钢材集中采购管理规定、控制程序并实施。

3.6.2集团公司钢材采购资源平台的建设与管理；推荐潜在供应商并对潜在供应商进行资质和能力评审，选择供应商并提交采购委员会核准；颁布《钢材采购资源清单》，对一级供应商进行供货绩效评价。

3.6.3实施钢材集中采购，根据分、子公司提报的需求计划和月份订货单保证钢材供应。

3.6.4组织分、子公司共同与供应商进行集中采购年度谈判；以集团利益最大化为原则，进行资源分配，确定供应商年度资源总量，与供应商签订《年度采购协议》。

3.6.5钢材集中采购成本核算、分析以及价格信息的发布。

3.6.6确定向分、子公司的销售价格政策与支付条件，与分、子公司签订《年度委托采购协议》。

3.6.7建立和完善集团公司采购信息平台，实现钢材集中采购业务在采购信息平台上运行，并对相关业务人员进行培训。

3.6.8办理钢材集中采购的货款收支、财务结算等业务。

3.6.9对分、子公司钢材采购管理制度建设和实施过程进行监督指导。

3.7技术中心

3.7.1根据钢材集中采购的需要与供应商签订供货技术协议。

3.7.2根据需要与供应商进行技术交流，配合采购部和分、子公司进行新材料、新资源开发。

3.7.3根据需要对新材料、新资源技术认可。

3.8分、子公司

3.8.1根据集团公司钢材集中采购管理规定和控制程序，制定、完善相关管理制度并实施。

3.8.2根据产销计划和消耗定额编制年度采购预算，向采购部提报年度钢材需求计划。

3.8.3根据本公司产品规划、技术条件和降成本需求，向采购部推荐潜在供应商，并配合采购部对潜在供应商进行资质和能力评审。

3.8.4按规定的时间向采购部提报集中采购月份订货单，及时清点到货、办理验收并支付货款。

3.8.5及时发现、申报集中采购钢材的质量异议，提出处理意见，与采购部共同处理质量异议。

3.8.6与采购部、技术中心共同进行新材料、新资源试制和国产化工作。

3.8.7按规定对二级供应商实施采购管理，保障供应。

3.8.8配合采购部对一级供应商进行供货绩效评价；对相关二级供应商进行供货绩效评价。

4工作内容与要求

4.1采购原则、模式、范围

4.1.1钢材集中采购要充分体现集团公司利益最大化的原则，最大限度地降低采购成本，确保交货及时、质量优良。

在满足质量与成本要求的基础上，集中采购应保证一级供应商中集团公司核心供应商的采购份额，并在新产品、新材料、国产化等方面给予优先选择。

4.1.2钢材集中采购必须按照统一的管理规定、流程实施，并接受集团公司有关职能部门的监督检查。

4.1.3钢材集中采购实行统一资源管理、统一价格政策、统一订货结算、分别交货验收的采购模式。

4.1.4集团公司所属各分公司、全资子公司、控股子公司必须参加钢材集中采购，参股公司要积极参与。

4.1.5采购部与分、子公司签订《年度委托采购协议》，明确买卖双方及委托服务方的责任、权利、义务，严格按合同约定执行。

4.1.6分、子公司要充分发挥贴近现场、掌握生产需求的优势，积极配合采购部共同做好集中采购工作。

4.1.7希望加入集中采购的零部件供应商，由分、子公司推荐，采购部与分、子公司共同确定。

4.1.8纳入集中采购的零部件供应商必须是以一汽为主要配套对象的零部件供应商，纳入集中采购的数量应与其为一汽配套份额相一致。

纳入集中采购的零部件供应商应具备运输仓储条件或是位于分、子公司所在区域、具备集中物流条件的零部件供应商。

4.1.9零部件供应商的集中采购需求由相关分、子公司整合需求集中采购。

4.2采购渠道与供应商管理

4.2.1采购资源的分级管理：

集团公司对钢材采购资源实施分级管理，一级供应商由采购部实施集中采购管理。

二级供应商由分、子公司在《钢材采购资源清单》规定的范围内实施采购管理，分子公司与二级供应商签订的年度采购协议（包括价格协议）必须提交采购部备案。

除产品技术条件限制因素外，二级供应商的选用必须在满足产品质量要求基础上，对比一级供应商具有明显采购成本优势为前提。

4.2.2采购资源清单：

采购部负责集团公司钢材采购资源平台建设并实施统一管理。

采购部经采购委员会授权每年颁布《钢材采购资源清单》（暂不包括进口钢材采购资源），《钢材采购资源清单》由采购部商务例会审议通过颁布。

采购部与子公司的钢材期货采购业务必须在“清单”规定范围内开展。

4.2.3新增供应商：

采购部根据集团公司采购需求、资源规划和分、子公司推荐，经采购部商务例会审议确定潜在供应商考察需求（包括二级供应商升级为一级供应商）。

采购部组织对潜在供应商进行资质和能力评审—包括企业资信、工艺装备、产品开发、规划发展、供货保障、质量保证、成本与服务等方面，并出具供应商评审报告。

通过评审的潜在供应商作为集团公司采购资源储备，由有实际需求的分、子公司按其规定程序进行试验、试制并验证合格、出具报告。

采购部依据上述过程文件提出新增供应商申请，提交采购委员会审核批准，纳入下一年度《钢材采购资源清单》。

4.2.4新增采购渠道：

为规范集中采购订购管理，保障集团公司采购资源的长期稳定和规模优势，各分、子公司须在《钢材采购资源清单》所确定的采购渠道范围内分配资源、提出订购申请。

分、子公司新增采购渠道须向采购部提交《新增采购资源申请单》，经采购部商务例会审核批准，在下一年度实施。

需要进行材料试验、试制的，分、子公司按其规定程序进行试验、试制并验证合格、出具报告。

4.2.5临时采购：

4.2.5.1出现下列情况，为保证生产供应不间断，分、子公司可按本公司管理规定、程序选择适合的供应商实施现货临时采购。

A由于生产计划大幅增加造成的订货量和库存储备不足，经提请采购部追加期货合同、调整库存结构或调整采购渠道仍无法满足生产需求的。

B已签订期货合同，由于供应商交货延期或质量问题造成的备料不足，经提请采购部追加期货合同、调整库存结构或调整采购渠道仍无法满足生产需求的。

C新产品开发或新材料试制产生的小批量采购需求，无法按期货合同采购的。

4.2.5.2分、子公司的现货临时采购应最大限度选择《钢材采购资源清单》范围内的供应商。

4.2.5.3分、子公司须制定严格的现货临时采购请购审批流程，按照多家询价、比价择优的原则实施。

分、子公司采购部门须填制临时采购审批单，说明采购原因和采购渠道、数量、价格、金额等，由相关部门评审、主管高级经理审批。

现货临时采购审批单须向采购部报备，由分、子公司签订合同、实施采购。

4.2.6委托采购：

分、子公司根据本公司经营管理需要，委托加工配送中心或物流配送企业代理其采购业务的，由分、子公司向采购部提出申请，经采购部商务例会审议通过，可以由被委托方直接向采购部采购、结算，在下一年度实施。

4.2.7对依据集团公司《商务合作禁止行为暂行规定》所发布的“黑名单”合作商，采购环节不得引进。

4.3年度需求与请购

4.3.1采购部组织分、子公司编制年度采购预算，经经营控制部审核后纳入集团公司生产经营预算。

4.3.2分、子公司采购部门以年度采购预算为基础，制订《年度钢材需求计划》（包括年度需求和采购渠道），按本公司管理规定、程序报请主管部门或机构组织审准后，向采购部提报，并提供《集中采购钢材定额明细表》。

4.3.3采购部根据年度采购预算和各分、子公司提报的《年度钢材需求计划》，确定年度钢材集中采购需求。

4.4年度谈判、资源分配与价格政策、年度协议

4.4.1采购部组织主要整车公司成立联合谈判工作组，在充分征询分、子公司意见和调研分析基础上制订年度谈判预案并与分、子公司达成一致。

预案经采购部商务例会审议后由联合谈判工作组与供应商进行年度谈判，约定年度资源总量和价格政策、支付条件等。

分、子公司不得在联合谈判机制外单独与供应商进行年度采购政策的交涉。

4.4.2年度谈判结果经采购部商务例会审议后，向分、子公司通报。

采购部依据年度谈判的结果和年度钢材集中采购需求，按照集团利益最大化和长期稳定战略合作的原则，进行资源分配，并向分、子公司反馈资源分配情况，对采购渠道做出适当调整。

4.4.3采购部确定年度资源分配方案、采购与销售价格政策、支付条件经采购部商务例会审议，向采购委员会汇报。

采购部据此与供应商签订《年度采购协议》，《年度采购协议》必须由法定签约人或授权签约人签署，并同时签订《廉洁合同》作为附件。

4.4.4采购与销售价格政策包括月份定价、季度锁定价格、年度锁定价格三种执行模式。

分、子公司在价格政策执行模式、结算方式、配送服务等方面要求变更的，应提前报请采购部，经采购部商务例会审议通过，在下一年度开始执行。

4.4.5采购部对钢材市场价格信息和采购价格波动情况进行跟踪、统计，做出分析、预测，每月向经营控制部提供钢材集中采购价格信息和钢材市场价格分析报告；钢材市场价格分析报告不定期向采购委员会汇报并向分、子公司通报。

4.4.6采购部与分、子公司签订《年度委托采购协议》，明确采购资源、价格政策、支付条件、相关责任和权利，以及采购订单、合同跟踪、接货验收、配送服务、质量异议、付款结算等各环节的时间和要求。

《年度委托采购协议》必须由双方法定签约人或授权签约人签署。

需要配送供货的，由采购部协调分、子公司与供应商及委托服务方就配送供货的内容签订《配送采购协议》，作为《年度采购协议》的补充。

4.4.7分、子公司与二级供应商的年度采购谈判与资源分配，参照上述规定，按照本公司相关程序执行。

原则上，相关分、子公司在二级供应商的采购份额不超过年度采购需求的10%，如因特殊原因超出此范围，须向采购部提交书面说明。

分、子公司与二级供应商的年度采购协议必须由法定签约人或授权签约人签署，并同时签订《廉洁合同》作为附件。

4.5订单管理

4.5.1分、子公司向采购部提供完整的《集中采购钢材定额明细表》（包括零部件供应商集中采购部分），采购部将分、子公司物料信息录入采购信息平台；超出明细表范围的采购需求，分、子公司需填报《新增产品审批单》，经采购部核准，录入采购信息平台。

4.5.2分、子公司《月份订货单》须按照本公司管理规定履行请购审批程序，于《年度委托采购协议》约定的时间节点前在集中采购信息平台提报。

4.5.3采购部将充分考虑资源保障、价格差异以及是否对集团年度资源总量优惠政策产生关键性影响等因素，要求分、子公司对月份订单分配进行适当调整。

4.5.4对有特殊使用要求的钢材品种规格，必须在《月份订货单》中注明。

4.5.5采购部月份订单须按内控制度履行请购审批程序方可发出。

采购部发出订单经供应商确认形成月份合同后，向分、子公司发出《月份订货确认单》，确认无误并签字反馈后，视为双方月份订货合同确立。

采购部负责按合同跟踪排产、生产、整备、发运过程和信息传递。

4.5.6订单价格确认：

采购订单价格按照《年度采购协议》约定的价格政策计算确认；订货确认单价格按照《年度委托采购协议》约定的价格政策计算确认。

4.5.7对由于生产计划调整等原因，需要变更或取消合同的，分、子公司应及时将变更情况以书面形式上报采购部，由采购部与供应商协调变更事宜，需要支付变更费用的，由要求变更方承担。

如果合同在供应商的生产管理部门已完成炼钢、进入下续排产阶段而无法变更或取消，采购部将及时通知分、子公司。

4.5.8分、子公司在二级供应商的订购管理参照上述规定，按照本公司相关程序执行。

4.6接货验收与质量管理

4.6.1分、子公司按《年度委托采购协议》的约定办理接货验收。

4.6.2如果在验收或使用过程中发现质量异议，分、子公司应在期限内，以《质量异议申报单》形式向采购部提出质量异议，采购部按照《年度采购协议》和《年度委托采购协议》约定的相关条款，要求供应商对质量异议予以处理。

4.6.3采购部与分、子公司共同对供应商产品质量进行跟踪管理。

对频繁发生质量异议的产品，采购部将对供应商进行约谈，要求其限期整改，逾期整改无效的，采购部将协调子公司调整其该产品的供货比例直至取消供货资格。

4.6.4凡因批量质量事故，对分、子公司生产产生重大影响的供应商，采购部将协调子公司取消其该产品的供货资格，同时，在《钢板采购资源清单》内调整该产品供货路线，确保分、子公司生产的连续稳定。

4.7货款支付

4.7.1分、子公司按照《年度委托采购协议》约定的支付条件向采购部支付集中采购货款，因未按《年度委托采购协议》约定的支付条件付款造成的影响，后果由违约方承担。

4.7.2采购部与分、子公司的货款支付，必须按内控制度履行付款审批程序。

4.8供货绩效评价

4.8.1采购部每年对一级供应商进行供货绩效评价，形成《供应商供货绩效评价表》，其中包括分、子公司评价部分，分、子公司应予以积极配合。

评价结果将作钢材采购资源优化和资源分配的主要依据之一。

4.8.2分、子公司应制定对二级供应商的评价办法，进行定期评价，评价结果报采购部备案。

4.9信息沟通与供应保障

4.9.1采购部与子公司要保持经常的信息沟通，以便及时了解生产需求和市场资源状况的变化，保障及时供应。

4.9.2子公司应合理安排储备，并在需求异常时及时通报库存储备和供应间隔信息。

4.9.3采购部与分、子公司要建立资源保障应急预案，以确保在特殊情况下尽最大限度避免供应延误。

4.9.4采购部与分、子公司定期进行一级供应商和二级供应商的市场和价格信息交流。

4.10考核监督

4.10.1采购部接受分、子公司在采购价格、质量、服务等方面的建议和监督。

4.10.2分、子公司相关钢材采购管理规定、程序的制定和执行，以及在二级供应商采购和现货临时采购的合规性，须接受采购部检查与监督。

4.10.3分、子公司不得将集中采购钢材用于非集团公司汽车生产的其他用途和销售，采购部将对分、子公司集中采购钢材使用情况进行抽查。

4.10.4监察部根据工作需要对钢材集中采购工作情况进行监督检查。

4.10.5审计部对钢材集中采购过程进行审计。

5、相关文件

《供应商准入管理规定》

6、相关记录及保存期

6.1《年度钢材采购资源清单》保存期五年

6.2《年度采购协议》保存期五年

6.3《配送采购协议》保存期五年

6.4《年度委托采购协议》保存期五年

6.5《年度钢材需求计划》保存期五年

6.6《月份订货单》保存期二年

6.7《月份订货确认单》保存期二年

6.8《质量异议申报单》保存期二年

6.9《新增资源申请单》保存期二年

6.10《新增产品审批单》保存期二年