新能源汽车ISO9001文件控制程序.docx
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新能源汽车ISO9001文件控制程序
1.0目的
为了规范本公司体系相关文件资料的管理程序，确保体系运行文件的适用性、系统性、协调性、有效性和完整性。
2.0范围
本程序适用于与ISO管理体系有关文件或资料的控制，包含各内外文件的识别、审批、收发及废止等过程的控制。
3.0定义
3.1一阶文件：
手册文件；
3.2二阶文件：
程序文件；
3.3三阶文件：
检验标准/管理文件/作业指导书/技术图纸等等；
3.4四阶文件：
记录/表单/报告/计划等；
3.5外来文件：
国家法律、法规文件，顾客、配套厂家、其他单位提供的技术性资料以及从其他公司引进的设计图样和技术文件。
3.6部门内部文件/表单：
仅在编制部门内部使用或与ISO管理体系文件无太大关系的文件、表单。
4.0职责
4.1内部文件编制、审核、批准、收发职能表
文件类别
编制
审核
批准
收发
方针
总经理
行政文控人员
质量目标
管理者代表
管理者代表
总经理
行政文控人员
环境目标
管理者代表
管理者代表
总经理
行政文控人员
质量手册
管理者代表或其指定专人
管理者代表
总经理
行政文控人员
环境手册
管理者代表或其指定专人
管理者代表
总经理
行政文控人员
程序及关联表单
各相关职能部门
部门责任人
管理者代表
行政文控人员
管理文件
各相关职能部门
部门经理
副总经理以上
部门文控人员
检验文件/
作业指导书/
关联表单
各相关职能部门
部门主管
部门经理
部门文控人员
部门内部
文件或表单类
各部门
部门主管
部门经理
部门文控人员
4.2各部门文控——负责以上职责外，同时要作好其他部门发放文件的管理工作。
对同一文件需求份数较多的部门（例：
生产部），其部门文控同时要作好部门内转发文件的发放/回收管理。
4.3行政部文控人员——负责以上职责外，同时负责全公司内部编制文件的统一编号和建立各文件的分类总清单；负责体系相关文件或资料的管控用章的管理工作。
技术中心图文发放较多，少量管理其常用文件管控章，但是不作为授章人。
4.4外来文件的管理职能依本程序5.2执行。
5.0程序
5.1内部文件编写格式要求
5.1.1所有体系文件用字统一为简体宋体字。
a.手册、程序文件、管理文件和检验标准的抬头样式以本程序为样本。
其中公司名称和文件名称为16号字,其余为12号字。
b.手册文件内容字号依其内容需要而定。
程序文件、管理文件和检验标准的项目内容统一为10.5号字。
c.表单用字号以其内容编排适度为限。
d.其余文件抬头样式及其使用字号参考本条a、b项选用。
5.1.2文件内容格式
文件类别
内容项目
手册文件
必须包含封面、目录和修改一览表，具体项目内容依ISO管理体系要求组织
程序文件
1.0目的、2.0范围、3.0定义、4.0职责、5.0程序、6.0相关文件、
7.0相关记录表单、8.0修改一览表
管理文件
1.0目的、2.0范围、3.0职责、4.0内容5.0修改一览表
检验标准/
作业指导书
必须有文件名称、公司名称、文件编号、版本号、页次以及文件修改相关信息。
其余内容以实际需要编制
表单
必须有表单名称、公司名称、文件编号和版本号。
其余内容以实际需要编制。
可以《文件审批申请单》为样本。
部门内部文件
根据实际需要可参选以上项目
注：
手册/程序之外的文件,在编制时根据实际作业内容不能依上述格式编写时,可由需求单位自行决定，但是同类别文件不能以任意样式发行。
5.1.3文件章节编排方法
1.0第一层
1.1第二层
1.1.1第三层
a第四层
5.2文件版本规定
5.2.1新编一阶、二阶、三阶文件的版本为A/0版。
文件小幅度更新修订后为A/1版；大幅度修改或换发新版本为B/0版。
依此类推。
5.2.2新编记录表单的版本为A.0、第一次修改为B.0，以此类推。
5.3内部文件管理程序
序号
流程
流程说明
责任部门
资讯输出
（方向）
主导
参与
1
文件的编制
参照4.1职能表执行，文件的页面设置应方便使用和保管，应内容完整、通俗易懂，格式适当。
文件的编号按“文件编号规则”执行。
管理者代表
各部门
文件编号规则（见附录1）
2
文件的审核和批准
参照4.1职能表，以《文件审批申请单》送呈审批。
各参与审批的单位以1~2个工作日为审核期限。
文件内容涉及部门较多，考虑时效时，可以召开相关检讨会议。
文件讨论会上提议在三条以内且内容简单的，在会议《签到表》的备注栏注明会议内容，则此《签到表》可代替会签意见；讨论会提议/异议较多时必须以《会议记录》代替会签意见。
会签意见中有不同意或不被批准的，要参考批注意见修改后重新送呈审批。
相关部门
《文件审批申请单》
《签到表》
《会议记录》
3
文件的发放及标识
a.文控接收到审批完成的《文件审批申请单》后，针对新增文件需登记到《文件清单》以备查询；对原有文件可依《文件清单》作发放准备。
发行作业需在1~2个工作日内完成，以便使用场所及时获得最新版本。
如果文件修改内容对产品质量产生即时影响时，必须当日完成文件收发作业。
文件以纸制方式发行，原则上新增文件对“文件审批申请单”上勾选的分送部门各发一份。
管控的一、二、三阶文件一律不可私自复印/打印到使用现场，部分文件如作业指导书类生产线一份不够使用时，需求部门可填写《文件增补换/借阅申请单》经需求部门主管核准后由相关文控人员发文。
相关文控同时要将份数更新登记到《文件清单》。
表单类不作纸质发放，只以电子档形式通知发放。
表单可以自行复印、打印或印刷，但作业前必须先同相关文控人员确认最新版本。
受控文件必须在每页加盖红色“受控文件”专用章，其发行日期即文件的实施日期为批准日期。
另依《文件审批申请单》的分送部门勾选记录或《文件清单》，在“受控文件”章的上侧加盖蓝色“分发码”,便于追溯。
b.接收人需在《文件发放/回收记录表》上签名。
c.保密性文件（限制公司高层、部门领导和关键人员传阅的），发放人员需直接发给相关人员，不得转发。
各部门文控人员
文件管控章（见附件2）
《文件清单》
《文件增补换/借阅申请单》
《文件发放/回收记录表》
4
文件的修改
文件的修改流程参照上述1～3执行。
与认证产品及客户有关的文件/资料更改按照《合同管理程序》、《认证产品变更控制程序》进行。
文件经多次修改或文件进行大幅度修改时需换版，版本编写参见“文件编号规则”。
各部门
“文件编号规则”
5
文件的回收
新版本文件分发后，旧版本文件应及时上交到发文部门回收和填写《文件发放/回收记录表》，旧文件收回时要清点份数和确认文件页数是否有遗漏。
收回旧文件作业需在1~2个工作日内完成，以防止作废文件在使用场所的非预期使用。
收回的旧版文件，纸张可再生利用的，加盖蓝色“作废”章后再生利用；不可再利用的，可直接粉碎。
各部门文控人员
各部门
《文件发放/回收记录表》
文件管控章（见附件2）
6
文件的保存
各部门签发文件的原件（电子/纸质）由本部门文控建档保管。
文件的审批申请单要随该文件的纸质原件一起保存。
各文件使用现场要爱护文件，应保持文件的可阅读性，不得在受控文件上任意涂画，避免遗失。
如有脏污/破损/遗失发生，需填写《文件增补换/借阅申请单》进行补换。
受控文件为永久有效，直至废止。
记录文件，依《记录表单一览表》内容管理。
对各版次文件的电子档和纸质原件皆需存档，但是为了使用方便，新旧文档不能混放同一文件夹。
纸质原件的首页应盖红色“留存”章作标识，生效日期同其新版的生效日。
各发文单位应定期对保管的电子档文件进行备份或刻盘保存。
由于售后服务的原因，顾客需要公司按以前旧版本的文件生产某一配件产品时，旧版本文件的使用必须得到品管部的特别批准。
按文件补发办法申请。
标识为每页加盖红色“留存”章，生效日期为补发批准日。
各部门文控人员
各部门
《文件增补换/借阅申请单》
《记录表单一览表》
文件管控章（见附件2）
7
文件的废止
当某文件的内容不再适用于本公司的任何过程内容时，则由该文件的归口部门提出《文件审批申请单》，呈请批准废止。
被批准废止的文件的回收和保管参照上5～6方法。
各部门文控人员
各部门
5.4技术图纸资料的编、审、批等等各项相关流程规定按照《技术文件管理规定》执行。
5.5外来文件管理程序
序号
流程
流程说明
责任部门
资讯输出
（方向）
主导
参与
1
收集及管理
技术中心：
外来技术文件、图纸及与产品有关的国际/国家/行业标准和适用的政府/安全/环境法律法规由技术中心管理。
销售部：
来自顾客的技术文件、图纸、传真、合同等外来文件，由销售部执行《顾客财产管理程序》进行管理。
行政部：
政府/法律/法规/环保体系等外来文件由行政部负责归口管理。
文件管理部门收到任何外来文件后建立《外来文件清单》予以记录。
相关部门
《外来文件清单》
2
外来文件的评审
各相关部门在收到外来文件后，应及时召开相关会议对文件的适用性进行评审。
对适用的文件要确定文件的时效性、发放范围及使用部门。
外来文件在公司内部使用时，必须加盖红色“外来文件”章，其日期为相关检讨会议的决议日。
其发放参考内部文件的收发管理进行。
各相关部门每年要定期确认文件的有效性。
对过期的外来文件统一由归口单位集中处理，可参考内部文件的旧版保管方法处理。
相关部门
《会议记录》
5.6文件的查阅，需临时借阅的人员填写《文件增补换/借阅申请单》，经需求部门责任人确认批准后到文件保管单位借阅。
借阅者另需填写《文件借阅登记表》并在规定的时间内归还。
原版本一律不外借，防止文件遗失或损坏。
6.0相关文件
序号
文件名称
文件编号
1
技术文件管理规定
NEOC-JS-QW-001
2
合同管理程序
NEOC-XS-QP-22
3
认证产品变更控制程序
NEOC-XS-QP-19
4
顾客财产管理程序
NEOC-XS-QP-25
7.0相关记录表单
序号
记录表单名称
记录表单编号
1
文件审批申请单
XZ-QR-001
2
会议记录
XZ-QR-002
3
文件清单
XZ-QR-003
4
文件发放/回收记录表
XZ-QR-004
5
文件增补换/借阅申请单
XZ-QR-005
6
记录表单一览表
XZ-QR-006
7
文件借阅登记表
XZ-QR-007
8
外来文件清单
XZ-QR-008
9
签到表
RS-QR-002
附录1：
文件编号规则
●手册文件
XXX/XXXX-XXXX
体系的建立年份
公司名称简写
“ISO管理体系”的英文缩写
●程序文件
XXXX-XX–XX-XX
文件顺序号（01，02，……）
“程序文件”的英文缩写
编制单位名称代码
公司名称简写
●检验标准/管理文件/作业指导书类三阶文件
XXXX-XX-XX-XXX
文件流水号（001，002，……）
文件类别的英文缩写
编制单位名称代码
公司名称简写
注：
特殊情况需对不同客户或产品区别管理文件时，可在顺序号前加一个英文字母
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