XXXX制度管理办法.docx

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XXXX制度管理办法

XXXX股份有限公司

制度管理办法

拟稿

企划部

拟稿日期

2008年5月6日

编号

审核

总经理

审核日期

复印号

批准

总经理办公会

批准日期

生效日期

颁发部门：

企划部

执行部门：

企划部

目录

第一章总则3

第二章制度的组织管理4

第三章制度的立项5

第四章制度的编制6

第五章制度的审核与会签10

第六章制度的颁布和实施10

第七章制度的修订和废止11

第八章附则13

第九章附件13

第一章总则

第一条为规范公司制度管理，建立和完善公司制度管理体系，规范制度制定程序，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司管理层、生产运营部门和职能部门制定、颁布的各类制度。

第三条操作服务岗位的管理应满足指导性、匹配性、可操作性、系统性、前瞻性等原则：

1.战略指导原则：

操作服务类岗位的管理应随着公司战略远景、战略目标、发展战略、业务模式、工艺技术的变化做出相应调整。

2.组织匹配原则：

操作服务岗位的管理要考虑公司目前组织的变动，对相应职责与权利进行调整；制度的制定和实施要考虑到组织结构现状，本着效率最大化的原则实现制度与组织的匹配，为制度有效推行创造条件。

3.系统性原则：

围绕公司整体运行，形成全面系统的制度体系，指导企业各个层面的工作逐步导向规范化。

4.可操作性原则：

在制度的制定过程中需要考虑现实实施的可能性，应根据公司运行的实际需要制定相关制度，保证企业各个层面的制度能够落到实处。

5.前瞻性原则：

在制度的调整过程中应考虑到公司未来可能发生的变化，为公司未来发展预留空间，提高制度本身适应未来可能的变化，时刻保持实效性。

6.循序渐进原则：

公司制度体系的建立需要相当长的时间，需要结合企业实际情况，分清主次，逐步修订完善，最终构建起全面系统的制度体系。

7.与管理流程相辅相成：

公司制度体系与流程体系是紧密联系在一起的，制度可以强化流程，流程又有利于制度的完善和实施。

第四条这里所称制度是指公司依据国家（地方）有关法律、法规和有关规定、规程等的要求，结合公司实际情况而制定的用以规范指导公司生产、经营、和管理的文件。

第五条根据企业管理职能和业务职能的划分，横向上将公司制度分为29个类别，有效保障各个职能在规范系统的制度框架下实现标准化运作。

（详见第17条）

第六条根据制度的管理范围和综合程度，纵向上将公司制度划分为以下三级：

1.一级制度（政策指导性制度）：

主要是指在一定时期内相对稳定的、具有战略性、指导性、全局性、综合性的管理原则和政策，一般由公司总经理办公会议审核批准。

如产品开发策略、薪资福利政策、年度经营方针等。

2.二级制度（流程规范性制度）：

主要是指跨部门的、以流程为纽带、调整某一范围内工作关系的制度，一般由公司总经理或总经理办公会审核批准。

如全面预算制度、投诉处理流程等。

3.三级制度（规范操作性制度（SOP））：

主要是指依据上一级制度制定的、由部门管理或实施的、用于指导岗位操作的作业指导书、岗位手册，或针对某一个或几个控制点制定的管理细则等，统称为标准操作程序（SOP），一般由公司主管副总经理审核批准，并报送总经理。

如：

招聘作业指引、信用管理细则、文印管理规定、公司车辆管理办法等。

第二章制度的组织管理

第七条制度管理组织主导分为企业高层决策机构（制度管理委员会）、制度管理负责部门（企划部）、制度建设参与和执行部门（其他生产与职能部门）三个层次。

第八条相关部门职责说明

1.高管或总经理办公会（制度管理委员会）主要职责：

●是公司制度体系建设的最高支持机构、决策机构和监督机构；

●负责公司制度的最终评审和审批；

●负责监督公司制度建设各项工作的落实；

●负责公司制度管理主要负责人的提名和任免。

2.企划部为公司制定制度的管理部门，主要职责：

●负责建立健全公司制度管理体系。

●负责组织编制公司级制度基本框架、目录及公司年度制度工作计划。

●为各生产部门、职能部门制度的建设提供必要的技术支持和咨询服务。

●负责公司所有制度的审核、归档管理及评审工作。

（制度评估表见附表二、

三、四）

●负责组织一、二级制度审查、审批、印制、下发、培训、宣贯、解释、评估、修订及废除等工作；

3.各生产运行、职能部门

●负责与实现本部门工作职责相关的一、二制度起草及会签工作及负责组织在

本部门内部的一、二级制度的培训、宣贯等工作。

●负责建立健全本部门三级制度管理体系、操作规程、工作细则、作业指导。

●负责本部门三级制度基本框架目录和本部门三级年度制度工作计划的制定，并组织落实。

●负责本部门三级制度的起草、审查、会签、审批、宣贯、解释、评估、修订、归档及废除等工作。

●本部门三级制度在审批通过后及修订后均要报送制度归口管理部门（企划部）审核、归档备案后才可下发执行。

第九条制度管理流程（详见附表一）

第三章制度的立项

第一十条制度立项：

企划部根据公司制度基本框架目录及现行制度运行的实际情况，组织公司级制度的立项管理工作。

各生产运行和职能部门应于每年12月初完成下一年度与实现本部门工作职责相关制度的新建、修订及废除立项申请建议，并提交企划部审查（主要审查该制度制定、修订或废除的必要性及依据等），经相关领导审核（主要审核该制度制定、修订的主要内容等）后，即完成该制度的立项工作。

制度立项申请建议书（见附件八）包括以下内容：

1.制度名称。

2.制定（修订、废除）制度的必要性。

3.制度制定（修订、废除）的依据。

4.新建（修订）制度的主要内容。

5.起草（修订）部门和起草（修订）责任人的组成。

6.起草（修订）进度计划及制度拟废除的具体时间。

第一十一条根据批准的制度立项申请建议书，并结合公司下一年度制度评估的具体要求，由企划部负责组织编制公司年度制度工作计划，每年12月底前完成，经公司分管领导审核、总经理批准后，作为公司级制度年度工作的依据。

第一十二条对因情况变化，但已列入年度制度工作计划而无制定（或修订）必要的、或因工作状况急需制定（或修订），而未列入年度制度工作计划的，相关部门可提出立项申请建议，并以请示报告形式提交企划部进行审查，经分管领导审核、总经理批准后撤消或增加该制度的立项，企划部应及时调整公司年度制度工作计划。

第四章制度的编制

第一十三条按照批准的年度制度工作计划，企划部负责组织一、二级制度的编制工作。

制度草案一般由其内容涉及的部门负责起草；对涉及两个以上部门主要活动的，可由相关部门组成联合起草小组起草，企划部负责组织和协调工作。

制度在起草过程中，应广泛听取相关部门特别是一线部门的意见，可以采取讨论会、征询意见表等多种形式。

第一十四条制度草案经起草部门领导校对后提交企划部进行审查，起草部门（小组）应提交下列文件资料：

1.制度草案（含电子文档）。

2.制度制定的相关依据（包括国家法律、法规、政策、规章制度或事实）和索引。

3.有关国家政策、法律制度及其他有关文件资料

第一十五条制度的编制内容要求：

1.制度编制时应用词确切，语句通顺。

2.制度的条款应充分考虑其他相关制度的规定，避免相互抵触。

3.制度规定应详实、全面，符合实际营运需要。

4.一级制度应包括的内容：

●总则。

主要有本制度制定的目的、适用范围、公司政策（提倡鼓励的行为）、

本制度的拥有者等。

●制度正文内容。

主要包括：

本制度拥有者的权利和职责、工作方法、概括性

的工作流程、做法及要求（需召开的会议、填写的表单、需设定的人权、财权、物权、事权的管理权限、需做的计划、预算、组织、控制、协调工作）、相关的考核办法或责任追究等。

●附则。

本制度涉及相关名词的定义解释，需要说明的问题，解释权等。

●一级制度是相关管理工作的纲领性文件。

编写时，按章节、条款编排序号，

如第一章、第一节、第一条。

5.二级制度主要包含的内容：

●本制度制定的目的、适用范围、本制度的拥有者等。

●本制度管理部门的权利和职责、工作方法、跨部门的工作流程、具体做法

要求（需召开的会议内容、填写的表单内容、具体的管理权限、需做的计划、预算、组织、控制、协调工作）、相关的考核办法或责任追究等。

●本制度中相关名词的解释，需要说明的问题，解释权等。

●二级制度编写时，一般按条款编排序号，如第一条、第二条。

内容复杂、超过二十条以上的制度可分章编写。

6.三级制度的内容：

●本制度的目的、适用范围、本制度的拥有者。

●本制度的工作方法、具体做法及要求（召开会议时和填写表单的注意事项

具体管理权限的行使、需做的组织、控制、协调工作）、相关的考核细则或责任追究等。

●本制度中需要说明的问题，解释权等。

●三级制度编写时，一般按条款编排序号，如第一条、第二条。

内容不超过十

条的制度可按一、二、三的序号顺次编写。

●本级制度要具有可操作性及与上一级制度的连贯性，三级制度范畴应覆盖部

门内部所有管理岗位和事务。

7.制度的附件内容：

●组织结构图（包含管理层次和幅度等）；

●职位说明书（描述岗位应做的事、应承担的责任，包含岗位职责和任职条件

等）；

●管理权限表（描述某事的运作由哪一级申请、立项、拟定、征求意见、审核

批准、执行等）；

●相关表单（包含表单的填写、审核、发生周期、送发单位等）；

●作业流程图；

●操作规程（以事为核心，描述事情如何做）；

●技术标准；

●国家的政策法律法规和相关规定。

第一十六条制度的格式要求（模板见附件十一）

1.制度一般为单页文件，表头或扉页上必须印制下列内容：

2.公司名称、吉恩标志

3.制度名称

4.独一无二，易于识别的制度编码

5.拟稿人、审核人、批准人签字

6.拟稿日期、审核日期、批准日期、生效日期

7.颁发部门、执行部门

8.页数、总页数、复印号

9.制度字体设置

●制度表头：

公司名称“XXXX股份有限公司”用二号黑体字；

●表格内第一栏：

制度类别：

“XXX制度”为小三号黑体字；

●内容部分：

小四号宋体字，章节标题为宋体四号加重；

●制度中所有的数字、字母均为“TimesNewRoman”字体；

●制度中的行距一般为23磅，或根据制度排版情况适当设置。

●每一段落的首行应缩进2字符。

第二行及以后不再缩进。

第一十七条制度的编号

1.公司制度的编号由九位数组成，格式如下：

例：

一个文件的编号为：

1-1-11001-02

编号示例

1-

1-

11

001

-02

编号释义

制度类别

制度级别

部门编号

制度编号

修订版次

2.制度类别编号：

●1战略规划类

●2全面预算类

●3组织管理类

●4企业运行类

●5质量标准类：

QES（ISO9000、ISO14000等系列）

●6质量控制类

●7生产管理类

●8安全管理类

●9环保管理类

●10营销管理类

●11品牌管理类

●12工程管理类

●13设备管理类

●14节能管理类

●15采购管理类

●16仓储管理类

●17研发/技术创新管理类

●18信息化管理类

●19二级市场投融资管理类

●20上市公司管理类

●21投资项目管理类

●22财务管理类

●23人力资源管理类

●24企业文化管理类

●25法律管理类

●26行政管理类

●27审计监察管理类

●28安全保卫管理类

●29党群管理类

3.制度级别编号：

●1一级制度

●2二级制度

●3三级制度

4.部门编号：

（详见附件十二）

5.制度编号为属本部门的制度序号，从001号顺序编排。

6.修订版次编号为本制度的修订版本号。

修订制度时，制度编号只修改最后两位版次号，其它编码不变。

7.制度编号应独一无二，方便查找。

制度修订或废除后，制度编号留存备查，不得再用于其它制度，以便于查找当时执行的该编号的制度。

8.格式由起草人按照规范要求制作，制度管理部门（企划部）负责统一审核，统一编号。

9.未经制度管理部门（企划部）许可，任何部门不得私自给制度编号或私自更改编号。

第五章制度的审核与会签

第一十八条企划部负责对制度草案进行审核，要围绕以下几点展开：

1.审核制度草案是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家相关政策。

2.审核制度草案内容是否符合公司实际运营管理的需要。

3.审核制度草案内容与公司现行制度是否协调，如果要改变现行制度的，理由和依据是否充分。

4.审核制度结构、条款、文字（字体、字号等）等是否符合制度的要求。

第一十九条对需要会签的制度，由制度起草部门负责组织对制度草案进行会签。

会签部

门领导就该制度与其部门工作相关的条款的合理性、有效性和可操作性等进行确认，并出具会签意见，由企划部整理汇总（见附表五）。

第二十条根据会签的意见，企划部应会同起草部门对相关意见提出处理建议，并编制

制度草案评估表（制度单体草案评估表见附表二），制度草案及制度评估表经公司分管领导审核后，报总经理/制度管理委员会批准。

根据领导的审批意见（见附表六），企划部组织起草部门完成制度草案的修改和完善，并负责制度最终校订和制度编号的确定。

制度原稿及审批过程记录由企划部负责存档。

第六章制度的颁布和实施

第二十一条制度的颁布：

1.公司一、二级制度由企划部负责统一印制、下发并负责公司所有制度的归档（含电子文档）管理。

新制度颁布时应在制度主题后标识“试行”字样，并在颁布通知中说明试运行时限。

2.部门三级制度由各相关部门自行印制、下发管理。

3.制度的印刷、复制，统一采用A4复印纸，单面印刷、左侧装订，装订线1cm，

上、下、左、右页边距均设置为2.5cm。

第二十二条制度颁布后，由起草部门领导负责监督实施，企划部负责对制度运行情况进

行监督、考核、反馈与评估。

第二十三条制度由公司生产部门或职能部门负责人、企划部及分管领导审核后，由总经

理批准后实施。

第二十四条公司所有制度由公司企划部统一编排文号。

第二十五条公司一、二级制度的下发范围为生产运营部门和职能部门主任以上管理人

员，三级制度的下发范围为有关员工；特殊情况由总经理确定发放范围，各部门承办人员需用时向上级索阅。

第二十六条分发时由收件人签收，生产业务部门和职能部门主任调动时，制度文件列入

移交内容，如遗失执行相应的处罚制度。

第二十七条制度中涉及董事会的权限，经董事会授权，由总经理代为履行。

第二十八条新制度颁布后，可视制度的重要性试运行一段时间后正式颁发。

企划部应及

时组织制度起草部门进行制度的宣贯工作。

新制度一律试运行六个月。

试运行期间企划部和制度起草部门应及时收集各方面的意见和建议，并作好记录。

在试运行期结束前25天，企划部应组织相关部门就制度的可行性、可操作性及运行效果等进行综合评估、分析，并编制制度评估表（制度单体评估表见附表三），视制度试运行情况对制度进行进一步的修订和完善，修订后的制度经分管领导、总经理审核后、由企划部正式颁布。

第七章制度的修订和废止

第二十九条制度的改进建议

公司内任何部门或个人就公司制度在具体执行过程中存在的问题可随时向企划部提出改进建议，企划部应及时组织相关部门对改进建议进行分析、研究，提出相应的处理意见。

第三十条制度的修订和修改

1.制度修订应遵循可行性、稳定性、总体修订和局部修订相结合的原则。

制度的修订应列入公司年度制度工作计划，由企划部负责组织制度的修订工作并填写文件更改履历表（见附表七）。

制度修订草案及修订说明的编制一般由制度起草部门负责，修订后的制度草案审批程序按本办法第五章部分的规定执行。

2.对于制度执行过程中个别条款的适应性修改或补充，制度起草部门可采用制度修改单的形式进行修改或补充，制度修改通知单（见附件十）经企划部审核、公司分管领导批准后，由企划部负责发放和存档。

制度修改通知单具有制度条款同样的效力。

第三十一条制度的解释

公司制度由企划部负责组织解释，制度起草部门负责制度的具体解释工作。

制度起草部门应采用书面形式进行解释，经企划部会签、公司分管领导批准后，由企划部视解释内容涉及面确定表单的发放范围并负责发放和存档。

制度解释单（见附件九）具有制度条款同样的效力。

第三十二条制度的废除

废除某项制度应由同级或高级的制度文件予以确定，废除主要制度时还需考虑废除从属附件形式的制度。

制度的废除列入公司年度制度工作计划，由企划部负责落实，同时负责废除制度的回收及销毁等工作。

第三十三条制度综合评估

为适应公司内外部环境的变化和内部管理水平提高的要求，企划部应就职能模块制度整体的适宜性、充分性、有效性定期组织制度集合的评估，制度集合评估应纳入公司年度制度工作计划。

综合评估工作开展：

由企划部定期组织召开制度评审会。

企划部应会同所有部门相关人员对制度的执行情况及存在问题广泛收集意见和建议，并分别填写制度综合评估表（见附表四）。

在此基础上对意见和建议进行分析，提出改进措施，企划部会后汇总上报制度管理委员会审批。

第八章附则

第三十四条本制度管理办法由公司企划部负责解释。

第三十五条修改、补充本管理办法由公司企划部提出，公司总经理审批。

第九章附件

附件一：

制度管理流程

附件二：

制度单体草案评估表

附件三：

制度单体评估表

附件四：

制度综合评估表

附件五：

制度会稿意见汇总表

附件六：

制度制定（修订）报批意见汇总

附件七：

文件更改履历表模板

附件八：

制度立项申请建议书

附件九：

制度解释单

附件十：

制度修改通知单

附件十一：

制度标准格式模板

附件十二：

部门编号表

附件一：

制度管理流程

附件二：

制度单体草案评估表

制度单体草案评估表

制度名称:

所属级别:

一级评估维度

二级评估维度

评估标准

评估建议

评分

存在问题

制度概况（25）

整体完整（15）

应该在本制度中体现的内容散存于其他的制度和文件的程度

内容独立（5）

与本制度模块中的相关制度是否交叉重叠或矛盾

配套完善（5）

本制度需要的支持性制度的完善情况

制度内容（55）

内容全面（15）

本制度对相应业务的覆盖范围

内容适用（10）

对本企业实际情况的针对性

主体明确（5）

各环节/任务责任主体设置的明确合理程度

权责对等（10）

流程各环节/各任务主体的责任、权利的明确和对等程度

流程规范（5）

流程是否已经绘制以及绘制的规范性

流程效率（10）

流程各环节顺序的最优性、流程各环节优化的空间大小

制度形式（20）

格式标准（5）

格式的统一、规范性

表述严谨（5）

表述的逻辑性与严谨性

用词规范（5）

含糊不清、界定不明词语出现的频率

语言精炼（5）

重复、不必要修饰词语出现的频率

合计

其它管理问题与改进建议

附件三：

制度单体评估表

制度单体评估表

制度名称:

所属级别:

一级评估维度

二级评估维度

评估标准

评估建议

评分

存在问题

制度概况（25）

整体完整（15）

应该在本制度中体现的内容散存于其他的制度和文件的程度

内容独立（5）

与本制度模块中的相关制度是否交叉重叠或矛盾

配套完善（5）

本制度需要的支持性制度的完善情况

制度内容（55）

内容全面（15）

本制度对相应业务的覆盖范围

内容适用（10）

对本企业实际情况的针对性

主体明确（5）

各环节/任务责任主体设置的明确合理程度

权责对等（10）

流程各环节/各任务主体的责任、权利的明确和对等程度

流程规范（5）

流程是否已经绘制以及绘制的规范性

流程效率（10）

流程各环节顺序的最优性、流程各环节优化的空间大小

制度执行（20）

反馈总结（20）

制度拥有部门是否及时的根据内外部环境的变化，提出制度改进意见和建议并进行有针对性的总结和改进

合计

其它管理问题与改进建议

附件四：

制度综合评估表

制度综合评估表

模块名称:

一级评估维度

二级评估维度

评估标准

评估建议

评分

存在问题

制度概况（20）

框架完整（5）

制度框架是否确立，是否与实际业务相匹配，是否覆盖了整个业务范围，对具有内在逻辑性的制度是否建立了统领性的制度以及统领性制度的完整程度

数量精简（5）

制度数量是否最精简

内容独立（5）

与本制度模块中的相关制度是否交叉重叠或矛盾

配套完整（5）

本制度需要的支持性制度的完善情况

制度内容（40）

内容全面（10）

本制度对相应业务的覆盖范围

内容适用（10）

对本企业实际情况的针对性

主体明确（5）

各环节/任务责任主体设置的明确合理程度

权责对等（5）

流程各环节/各任务主体的责任、权利的明确和对等程度

流程规范（5）

流程是否已经绘制以及绘制的规范性

流程效率（5）

流程各环节顺序的最优性、流程各环节优化的空间大小

制度形式（10）

格式标准（2.5）

格式的统一、规范性

表述严谨（2.5）

表述的逻辑性与严谨性

用词规范（2.5）

含糊不清、界定不明词语出现的频率

语言精炼（2.5）

重复、不必要修饰词语出现的频率

制度管理（10）

制度维护（5）

解释、修订权限的明确性以及根据业务发展趋势进行定期评估和更新的程度

制度建立（5）

是否形成本模块制度建立、修订、废除计划的制定、审批、执行、监督、反馈机制

制度执行（20）

检查考核（10）

对制度执行情况的检查考核设置的合理性以及检查考核的定期性

反馈总结（10）

是否定期收集制度执行部门的意见和建议并进行有针对性的总结和改进

合计100）

其它管理问题与改进建议

填表说明

1、标为绿色的两项为单独评分，其他为该制度集合内所有制度单体评分的平均分，问题展现为所有制度单体问题的概括总结。

2、请填写本制度模块存在的其它管理问题与改进建议。

附件五：

制度会签意见汇总表

规章制度名称

制定（修订）

部门

制定（修订）日期

会稿部门

部门意见

部门负责人签字：

年月日

部门意见

部门负责人签字：

年月日

部门意见

部门负责人签字：

年月日

企划部意见

签字：

年月日

领导意见

公司分管

签字：

年月日

备注：

各会稿部门