会展中的有用材料.docx

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会展中的有用材料

如何撰写客户参展计划建议书

展览会组办机构提供客户参展计划建议书，一般有两种情况：

一是，为动员重要客户参展，在提供参展邀请函等资料的同时，提供参展计划建议书；一是，应客户要求，提供参展计划建议书。

参展计划建议书应从客户的角度出发，按照客户可能的意图，并结合参展需要解决的问题提出具体建议。

参展计划建议书应符合公司或单位计划建议书公文的基本要求，其一般包括市场简析、参展目的、展览概况、参展建议、经费预算、工作措施等内容。

其中，“市场简析”是简略分析客户产品的市场情况。

尤其是与展览会辐射范围相关联的市场占有情况，以显示参展的必要性；“参展目的”是表明为何参展，如提高产品知名度、扩大市场占有率、推广新产品或进行客户形象宣传等；“展览概况”是介绍展览会基本情况，着重介绍展览会的服务特色和历届规模，以争取客户好感；“参展建议”是提出具体的参展方案，即租用展位数量、展位在展览场馆的位置、展位特别装修的设计创意、配合参展的广告宣传等；“经费预算”是根据“参展建议”提出经费预算，包括展位费、展位特别装修费、客户赴会工作人员费用等；“工作措施”是提出与参展有关的工作步骤和方法。

撰写客户参展计划建议书，较难把握的是“市场简析”部分。

撰写者需要认真收集资料，包括请客户提供资料。

撰写文字应该简明，用语应符合客户所在行业的专业习惯，尽量避免长篇议论，但对与展览会辐射范围相关联的市场情况应有一定见解。

撰写客户参展计划建议书，切忌写成展览会自我宣传的文稿，否则效果适得其反。

撰写好的客户参展计划建议书，应进行规范的排版和打印装订。

在建议

书标题下面，应注明“谨供参考”；在建议书封面下端，可以注明展览会组织机构名称。

如何协助展商在展会期间举办配套活动

参展客户在展览会期间举办的配套活动，以会议为主，包括新闻发布会、产品推介会、产品订货会、技术交流会、专题论坛等。

凡属展览会组织机构动员举办，且经展览会组织机构中介租用设施、转付租金的配套会议，展览会组织机构应协助客户开展准备工作。

具体协助工作须根据与客户订立的合同内容进行（一般包含在参展合同之内），如协助客户考察并落实会议场地及其设施（包括会场布置、会议音响或视频提供、饮品或茶点供应等事项）、组织与会观众、邀请相关权威人士出席、安排新闻媒体宣传等。

除会议外，客户在展览会期间还可能举办现场表演（如服装展览会的模特表演、乐器展览会的乐手演奏）、发赠纪念品（指以展览会名义向观众或特邀来宾发赠的纪念品）、特别展示（如在摄影器材展览会上举办专题摄影作品展）等方面的配套活动。

凡属展览会组织机构动员甚至策划举办，且经展览会组织机构中介安排场地、租用设施、转付租金的活动，展览会组织机构应协助客户开展相关准备工作。

展前准备印制展期证卡及资料

在展览会开幕前，组办机构需要印制展览会期间使用的证件、卡片和相

关的纸质资料。

具体如下：

（1）在展前印制的展期证件，包括参展证、布展证、参观券（门票）、工作证等。

其中，参展证、布展证发予参展或布展人员，参观券（门票）发予或售予观众，工作证用于展览会组织机构现场人员。

许多大型或知名的展览会还会根据需要，印制贵宾证、媒体采访证。

以上证件通常设计为胸前佩挂的吊牌，各种证件的大小尺寸统一，设计风格统一，一般以证件上的文字或颜色相区别。

其中，多次使用的证件如参展证、工作证，或使用者特殊的如贵宾证、媒体采访证，一般会采用较高级的工艺制作，如复加塑料膜或提升印刷材质等。

展览会的门票一般会特别设计。

展期证件的印刷数量应根据需要。

许多制度化举办的展览会，往往会相对固定展期证卡的设计，以利一次印刷多次使用。

（2）在展前印制的相关资料，包括展览会平面图、会刊、会报、展览会宣传招贴、专业观众登记卡、参展客户调查问卷等。

其中：

纸质印刷的展览会平面图（含参展客户名录）、会刊、会报，主要用于展览会现场散发（会刊可安排出售）；

招贴广告式的展览会宣传画、展位平面图、参展客户名录、展览会日程及配套活动日程等，用于展览会开幕之前或开幕期间的张挂；

纸质印刷的专业观众登记卡、参展客户调查问卷，用于展览会现场的有关服务工作。

展前准备如何制定展览会现场服务工作表

展览会现场服务工作表是统筹展览会期间各项现场服务工作的分工表，也是展览会组织机构对展览会期间各项现场服务工作的预先安排。

展览会现场服务工作表分为工作项目、工作内容、工作进度、岗位负责人及岗位人员等栏目。

工作项目可按参展客商报到、布展与撤展、观众接待、开幕典礼、配套会议或活动、物品准备、工作人员餐饮、现场调度等分列，再将每个大项下所属的子项工作逐一列出。

为确保执行到位，展览会现场服务工作表必须明确每项工作的岗位负责人及岗位人员，同时明确各项服务工作的具体内容和进度要求。

展览会现场服务工作表一般由展览会组织机构的客户服务部门编制。

编制时间应在展览会开幕前的30天。

展览会现场服务工作表编制完成后，应召集各岗位负责人或全体上岗人员进行会议讨论，以检查工作安排是否有重大疏漏，岗位负责人对其负责的工作职责及其细节是否清楚，相关工作的配合是否协调，现场人手安排是否合理，等等。

会议讨论后形成的意见，如需对现场服务工作表进行修改或补充，则应立即修改或补充。

正式的展览会现场服务工作表至少应在展览会开幕前15天确立并实施。

展前准备前与场馆协调的事项与工作方法

展览会的组织机构就即将举行的展览会，需要在展前与展览场馆进行工作协调。

协调工作主要依据双方签订的租馆协议，并遵循展览行业的惯例，其主要内容包括：

（1）确认展览会时间安排的细节，包括布展、开展、撤展的具体时间，如参展客户或观众进出展览场馆的时间、参展客户布展延时的起止时间等。

（2）了解展览场馆承担的各项现场服务工作的准备情况，如标准展位搭建完成的时间、现场申请使用水、电、汽和租用展具的地点安排、现场供应餐饮地点的安排、现场安全保卫、卫生保洁工作的措施等。

（3）衔接落实由展览会组织机构向展览场馆提供的资料及其时间，主要是：

展览会正式展位平面图的提交时间（一般应在展览会开幕前10天之内）；

标准展位楣板文字和标准展位开口要求（其中，标准展位楣板文字至迟应在展览会开幕前5天之内提交）；

大型展位或现场演示展品使用水、电、汽的情况；

大型或重型展品进馆及出馆的次序安排、相关运输通道的安排；

展期证件样板的提交时间（至迟应在展览会开幕前5天之内）。

（4）确认展览场馆对消防工作的要求。

（5）明确展览现场突发事件的处理机制。

（6）其他需要确认的事项，如展览现场照明、空调开启与关闭时间、展览现场用电计量流程、针对以往展览会存在问题的改进措施。

（7）展览场馆租金及相关服务费支付及结算方面的问题。

（8）展览期间双方现场负责人及业务部门人员安排。

协调工作分为综合协调和专项协调两种方式。

综合协调采取会议形式，即召开由展览会组织机构和展览场馆的负责人及业务部门人员参加的会议，就上述工作加以协调。

专项协调即为双方相关业务人员的对口协调。

综合协调层次高，有利于把握全局情况，便于解决双方跨部门工作的矛盾。

专项协调重在落实工作细节。

综合协调和专项协调应互为补充，结合进行。

进行综合协调之前，展览会组织机构应拟订展前工作形象进度表，在双方联合召开的协调会议上散发，并按进度表所列事项逐项确认或协商达成共识。

制订与实施观众邀请工作的计划

工作的计划包括资料收集与整理的时间安排、不同形式邀请广告或函件的设计安排、发送邀请的时间、经费预算等内容。

观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，专业性展览会尤其如此。

览会收集和整理专业观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。

其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。

会的性质，在明确观众定位和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。

发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。

普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。

媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。

参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。

除通过媒体发布展览会信息外，向专业观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。

每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如第一次可以是请柬式邀请函，第二次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。

邮件方式邀请专业观众，一般需要安排三次以上的发送。

其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。

在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。

电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。

短讯方式邀请专业观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。

一般需要安排三次以上的发送。

手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。

每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒专业观众及时参观展览会。

织机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请专业观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。

如何撰写和制作参展邀请函

参展邀请函是展览会邀请客商参加展览的专门函件，一般为印刷品。

国外业者将其称为“传单”,我想大概是因为邀请函需要发送而归类的吧。

参展邀请函的制作可分为两步：

第一步，拟定邀请函的文案；第二步，设计并印刷邀请函。

参展邀请函的文案包括两部分，即邀请函的文字稿和邀请函的设计要求。

参展邀请函文字稿的内容，除“展览会名称”、“举办时间”、“地点”之外，一般由“前言”、“展览范围”、“配套活动介绍”、“宣传推广措施”、“展会预期”、“参展费用”、“参展方法”、“联系方式”等具体内容组成。

如需要面向国外参展客商，邀请函文字还应翻译为英文。

展览会的名称字样、会徽、主题、广告语、识别色彩等，是参展邀请函文案应包括的设计要素。

需要批量印刷的参展邀请函，多委托专业机构负责平面美术设计。

参展邀请函的设计风格可以多样，但应注意体现展览会的特点，并具有个性。

参展邀请函的印制规格，一般为16开、32开、64开三种；也有异形的，如正方形。

由于邀请函多用于邮寄，其印制规格与邮寄信函规格相配合较为经济和方便。

用于电话传真的参展邀请函，一般由展览会组织机构自行制作。

为方便电话传真，邀请函基本采用黑白稿设计。

其内容较之印刷的邀请函，重点突出“展览会名称”、“举办时间、地点”、“展览范围”、“参展费用”、“参展方法”、“联系方式”等内容，而对“前言”、“配套活动介绍”、“宣传推广措施”、“展会预期”等内容较为简略，甚至省略。

用于网站上发布的参展邀请函，应可被客商下载，一般不需要进行复杂的美术设计。

展览项目经理十大业务技能培训提纲

我认为，展览项目经理应具备十个方面的基本业务技能：

一是，了解和分析市场/行业状况的能力

了解和分析的对象是展览会所服务的行业、展览会所影响的区域、同行业展览会。

培养能力要善于学习和调查研究，要有自己的独立见解。

二是，按照法规或行规运作展览项目的能力

包括申请行政许可、租赁展览场馆、商请主办/协办/支持单位、审聘外包服务机构等。

三是，设定经营目标、编制展览项目经营预算的能力

四是，撰写、审核或修改各种业务文本的能力

五是，主持或参与内外谈判的能力

六是，参与或指导项目市场营销的能力

七是，参与或辅导展会销售的能力

不但自己是销售能手，还会辅导项目团队成员销售。

领导项目团队成员进行售后服务。

八是，组织展会现场服务的能力

包括展位画线、接待展商报到、协助展商布展、接待观众参观、协调展场事务、安排撤展等。

九是，危机处理的能力

善于处理项目经营中的危机、展会现场出现的危机。

十是，综合协调的能力

包括对外关系的协调、公司内部的协调、项目内部的协调等。

展览会电话销售的“七不”原则

展览会电话销售要做到“七不”，即

不打无准备的电话；

不纠缠客户；

不贬损竞争对手；

不与客户争执；

不忽悠客户；

不任意答应客户额外要求；

不主动向客户许诺提供增值服务。

其中，“不忽悠客户”应是最基本的商业道德标准。

这本不应成为问题。

但现实中，以近乎欺诈的方式“忽悠”客户参展仍非个别，有的业者甚至不以为耻，反将“忽悠”视为“法宝”，教唆下属，传道同行。

“不纠缠客户”和“不与客户争执”，是行商的基本品质。

纠缠客户的情况现在还是很普遍，如一天之内数个电话，几近骚扰，令客户嫌恶。

而任意答应客户额外要求和主动向客户许诺提供增值服务，则是销售人员不自信的表现。

须知，客户参加展览会看中的绝不是类似福利的待遇，而是展览会的效果。

而只会拿“优惠”行销，很难成为好的销售人员。

展览会《参展服务指南》的内容

《参展服务指南》，又称《参展服务手册》，主要包括参展、展品物流、配套服务等客户须知的服务内容及其服务流程。

（1）参展须知的内容，主要包括展览会日程、参展报到、展览场馆消防、保安、卫生地方面的规定，以及展览现场租用水、电、气及展具价格等事项。

（2）展品物流须知的内容，主要包括境外展品申请进入中国海关的程序、境内外展品委托运输、仓储办法及费用标准、展览场馆接待大型或重型展品条件、展览场馆现场机械或人工搬运展品费用标准等事项。

（3）配套服务须知的内容，一般包括展览场馆现场餐饮供应、推荐客户入住酒店名称及联系方式、展览期间主要配套活动（如招待宴会、专题会议、旅游参访等具体安排）等事项。

展览公司经常使用的合同类别

展览公司是应用经济合同十分密集的企业。

展览公司对外的经济活动，大致有十一个方面需要签订经济合同：

1、商请主办合同——展览公司与主办单位签订；

2、承揽承办展览/会议项目合同——展览公司与展览/会议拥有方签订；

3、参展合同——展览公司与参展商签订；

4、展会销售代理合同——展览公司与销售代理商签订；

5、展览/会议场地租赁合同——展览公司与展馆、会场业者签订；

6、展会销售/服务推广资料印刷合同——展览公司与设计/印刷商签订；

7、公司及项目网站建设/维护合同——展览公司与网络设计服务商签订；

8、展会广告/新闻推广合同——展览公司与媒体及代理商签订；

9、展会及配套活动商业赞助合同——展览公司与赞助商签订；

10、展会数据服务合同——展览公司与数据服务商签订；

11、展会现场物流、展位搭建、餐饮、开幕礼仪、观众接待服务合同——展览公司与相关服务商签订。

因此，展览公司必须高度重视合同管理。

会刊中参展客商文字简介资料的编辑

登载于展览会会刊上的参展客商的文字介绍，一般为简介，即每位客商的文字介绍篇幅不超过300字。

简介的文字资料或素材由参展客商提供，编辑工作由展览会组织机构统一负责。

简介的文字资料或素材主要由三方面内容构成：

（1）公司或单位的名称；

（2）公司或单位的住址、邮编、网址、电话以及联系人姓名等信息；

（3）公司或单位的简况，包括发展沿革、产品与服务特点等。

对简介的文字资料或素材的编辑，应遵循下列原则：

（1）对于公司或单位的名称，须核实其是否规范，一般要求使用法人名称；如使用简称，则应是公众熟知或约定俗成的；

（2）对于公司或单位的联系信息，须核实其是否准确；

（3）对于公司或单位的简况资料，应按文字规范和简洁的原则，进行必要的修饰和梳理；

（4）经过编辑且改动较多的简介文字稿，应反馈参展客商认可；

（5）国际化程度较高的展览会，其会刊的简介文字需有英文版。

展览业常用的30个专业名词

　　俗话说：

家有家法，行有行规。

为行业广泛应用的专业名词，既是一个

行业发展成型的标志，也是行规的重要内容。

　　改革开放以来，中国展览业发展迅猛，已成为新型服务业的代表，业内经常并广泛使用的专业名词，经过借鉴与创意、沉淀与升华，基本上约定俗成。

　　搜集、整理和研究展览业的专业名词，是行业科学发展的需要。

建立展览业专业名词的规范，对于促进职业技术教育和开展企业员工培训，更是具有积极意义。

　　本文提供了30个专业名词及其解释，希望得到专家与同行指教。

（1）展题

　　展览题材的简称。

　　展览题材指展览会的展览范围所体现的行业属性，如建筑材料展览会，其展览范围包括水泥、玻璃、陶瓷、地板、涂料、墙材瓦材、建筑五金等许多产品，但展览题材只会归纳为建筑材料。

展览题材往往集中体现在展览会的名称上。

　　展览题材可以分为工业、农业、建筑、出口商品、消费用品等大类，但一般会细分到工业装备、农业机械、建筑装饰材料、汽车、食品、旅游等行业。

（2）展期

　　展览时间的期限，以天数计算，包括布展、开展和撤展三个阶段的时间。

　　（3）组展与组展机构

　　组展即组织展览，指展位销售或展会服务的组织工作。

　　组展机构即组织展览的机构，一般为展览公司，还包括政府及其部门、行业协会、商会、学会。

　　（4）展务

　　有关展览的事务，一般指展览会期间由举办机构提供给参展客商和观众的服务。

　　（5）展览招商与展览会销售

　　国内习惯将展览招商与展览会销售混为一谈，实际大有区别。

　　展览招商可以有两层含义：

一是指地方政府或展览场馆为发展展览业或扩大场馆业务，邀请或招揽非本地的展览会（如全国巡回展、国外展览会移植国内等）到本地举办的行为；二是指政府或企业利用展览会进行引进投资的商业贸易活动。

　　展览会销售应是展位及其广告的销售，其实质是销售展览会的服务。

展览会销售在国内长期被称为招展，但随着中国展览业国际化水平提高，招展概念让位于销售概念已是趋势。

　　（6）标准展位及楣板

　　标准展位全称为国际标准展位，港台地区称为标准摊位，通常简称为“标展”或“标摊”。

　　标准展位是用3块3米长、2.5米高的围板搭建的呈正方形的展览区域，其占地面积为9平方米（3×3米）。

　　在未搭建围板的一面，即朝观众开口的一面的上方，配有长3米、宽30厘米的条板，即为标准展位的楣板。

楣板用于标明参展客商的名称。

　　（7）标准展位搭建及配置

　　用标准规格的围板及楣板材料拼装标准展位，称展架搭建（港台地区称为展台搭建）。

　　标准展位内，一般配置一张洽谈桌、两把座椅、两盏照明灯、一个电源插座、等用具。

有的展览会会在标准展位内铺设地毯。

　　（8）非标准展位

　　根据展览会或参展商的需要，可以搭建非标准展位。

非标准展位的规格须按标准围板的长度增减，如小于标准展位规格的，一般为6平方米（3×2米）。

　　（9）标准展位异型化

　　对标准展位进行局部装饰，如加宽楣板，或在楣板上加装灯饰，在面朝观众方向的展架上增加造型等，使标准展位通过美化具有个性，达到吸引观众的效果。

　　（10）标准展位开口及展位隔板

　　展位开口是指标准展位面朝观众的方向。

在理论上，一个标准展位可以有三个方向朝向观众。

但在展览场馆搭建标准展位时，基本是根据展览场馆的场地情况，在留出观众通道后，一般是两两相靠并排搭建。

因此，展览会中大多数标准展位只有一个方向可以朝向观众。

　　可以选择开口方向或增加开口的少数标准展位，通常有三种情况：

一是单独搭建的标准展位；二是在展览场馆靠墙靠边搭建的标准展位（如搭建2-4个标准展位）；三是在并排搭建中居于转角位置的标准展位。

对于可以选择开口方向或增加开口的标准展位，要根据参展商的要求，在搭建时予以安排。

　　展位隔板是指用于隔离2个标准展位之间的展架围板。

一个客户如租用了2个及其以上的标准展位，有可能将其打通，而不需要在标准展位之间的搭建隔板。

　　（11）光地和特装展位

只向参展商提供展览场地，而不在展览场地上搭建展架和配置展具的，即为光地。

光地也称为净地、空地。

参展商租用光地，一般是为了在展位上进行特别装修。

采用个性化的展位设计和施工，达到美化展示环境的效果，即为特别装修展位。

特别装修展位简称为“特装展位”。

　　（12）展棚

　　采用轻质材料，在露天搭建棚架式临时性的展览场所。

　　（13）展位费

　　指参展客商或参展单位向展览会组织机构交付的展位租金。

展位费的价格分为标准展位和光地两种。

其中，标准展位按个数确定租金价格；光地按面积（平方米）确定租金价格。

　　（14）展品

　　在展览会上展示的商品，包括服务性商品、宣传性展牌、印刷品、电子视像等。

　　（15）展具

　　用于展览会展示商品或接待观众的用具用品。

　　（16）展览工程

　　标准展位的搭建施工，特别装修展位的设计和搭建施工，展览会现场烘托气氛的装置设计和搭建施工，统称为展览工程。

　　（17）展览物流

　　从事展品运输（含展览会现场的展品搬运）、仓储以及境外展品报关等工作，称为展览物流。

　　（18）展览的毛面积和净面积

　　展览会租用展览场馆的场地面积，为展览的毛面积。

　　展览会展位占用的展览场馆的场地面积，为展览的净面积。

　　（19）展位平面图

　　根据展览场馆提供的场地，由展览会组织机构设计的用于布置展位的平面图。

　　（20）布展

　　即布置展位，指参展客商按照展览会组织机构提供的展位的平面图，在展览会开幕前的规定时间内，在展览场馆属于客商预订的展览区域内，自行摆放展品、张挂宣传品，或进行展位特别装修等工作。

（21）撤展

指参展客商在展览会闭幕后，在规定的时间内，自行将展品及参展物品撤出展览场馆，有称撤馆。

　　（22）参展客商

　　又称参展商，或简称展商，指参加展览会的企业或单位甚至个人（非法人），也指参展企业或单位的与会人员。

（23）参展邀请函

　　展览会专门邀请或招揽参展客商的函件，一般为印刷品。

有称展览会招商函。

　　（24）普通观众和专业观众

　　参观展览会的普通消费者，为普通观众。

　　参观专业展览会的业内人士，为专业观众。

　　（25）参展服务指南

　　又称参展服务手册，作为参展合同要约的重要内容，是展览会组织机构提供给客商的手册性读物，旨在帮助客商了解展览会的服务事项及其服务流程。

　　（26）会刊

　　由展览会组织机构编辑、印制的专门刊物，是展览会辑录参展客商及展品资料的载体，用以方便展览会的信息交流。

　　（27）会报

　　由展览会组织机构编辑、印制的专门报纸，是展览会宣介进展情况、简介展品信息、公布展览会配套活动安排的载体，旨在传播展览会信息并宣传展览会。

　　（28）展览会配套活动

　　在展览会期间，由展览会组织机构或参展客商举办的、与展览题材相配合的相关活动，包括会议（论坛）、表演、观众抽奖等活动形式，旨在丰富展览会功能，吸引观众参与，活跃展览会现场气氛。

　　（29）展期证卡

　　在展览会期间，包括参展、布展人员、观众出入展览场馆的凭证。

展期证卡由展览会组织机构印制并发放。

　　（30）“展虫”

　　又称“会虫”、“会油子”，指不具备法人资格，长期在各种展览会以销售商品为业（主要销售小商品），特别是销售假冒伪劣商品的人员。