GTD 和 Omnifocus 的那些事儿二快速上手.docx

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GTD和Omnifocus的那些事儿二快速上手

Omnifocus快速上手

前言

没有最好的工具，只有最适合你的工具—小欠说

必须承认，我是Omnifocus的忠实拥趸和鼓吹者，一直以来我的看法都是“Omnifocus是最强大的GTD工具，没有之一”，不过客观的说，它未必适合每一个人。

GTD是我认为每个人都应该去学习和实践的一种方法，实现这个方法的工具则有很多，从Web端的，到PC、Mac端的，乃至纸和笔，都可以成为你GTD的有利帮手，选择一个最适合自己的，能让自己真正用得起来的，才是最重要的！

书归正传，上一篇中，我们讲述了“什么是GTD？

”,从这一篇开始，我们开始进入Omnifocus的实践操作。

请先清楚一个事实，Omnifocus是一款功能非常强大的GTD工具，远比普通意义上的Todo-List类软件强大得多，所以它的学习曲线也是相当之长，没经过系统的学习和较长时间的实践，很难全部掌握其精髓。

使用它之前，请确认一下自己是否真的是否做好了准备，能否坚持下去，如果答案是“yes”的话，恭喜你！

你即将进入一个全新的领域，也许你的生活方式也将从此改变！

那么，就让我们开始吧。

人物登场

前一阵子AsianEfficiency的Omnifocus系列教程写的很好，其中引入了一个虚拟人物来进行实践演练，在此我也东施效颦一下，引入我这个系列文章中的虚拟人物—小李：

小李是个土生土长的帝都男生，刚过而立之年，非单身亦未婚。

他在一家刚刚创立不久的移动互联网公司做产品负责人，职责除了负责产品的策划运营之外，还要兼顾一些外联和团队管理的工作。

他向CEOJaff汇报，部门内有一枚产品经理Woshi和一名UI设计师Jerry，与他协作的技术部门负责人是Sunfruit，他们是这家公司的最早的成员。

小李的兴趣爱好蛮多，业余时间喜欢呼朋唤友的小聚一下，也坚持运动来保持健康的体魄。

作为一个典型的互联网从业者，小李爱好数码产品，用Kindle阅读，用iPhone和iPad来工作和娱乐，上Twitter和Facebook，用Tumblr写一些玩物丧志的博客。

小丽是小李的女朋友，同样是一枚果粉和互联网成瘾患者。

他们有共同的爱好和生活方式，小李希望明年可以娶小丽过门早日让爸妈抱孙子XD

好啦，这就是我们的虚拟人物小李，他是帝都万千年轻人之中普通又不普通的一位，我们将以他为模型，看看Omnifocus是怎么玩转起来，改变他的生活的。

准备工作

熟悉界面：

开始上手之前，先让我们熟悉一下Omnifocus的界面。

Omnifocus过于简洁（甚至有点简陋）又排布了N多按钮、窗体和栏目项的界面一直被很多人争议，我个人倒是蛮喜欢这种风格的：

越不花哨的界面越能减少对注意力的分散，而且OF的界面是可以深度自定义的，就看你自己的喜好了。

上图是第一次打开Omnifocus时会看到的样子，它就是默认的“PlanningMode（规划模式）”，随时进入这个模式的快捷键是“CMD+1”。

屏幕上各个部分分别是：

1.ToolBar（工具栏）：

这里可以充分的自定义显示哪些图标以及如何显示，后面我们用它发挥巨大的威力；

2.ViewBar（显示栏）：

这个栏的作用是过滤器，通过设置这里可以过滤下面会显示哪些项目，这个栏非常之有用，后面我们会详解每一项。

它默认并不显示，开启办法是工具栏里面右侧的小眼睛，或者快捷键“SHIFT+CMD+V”;

3.SideBar（左边栏）：

这里显示Inbox（收件箱）和Library（资源库），资源库下面包含用户所有的Folder（文件夹）、Project（项目）和Single-ActionList（单个动作列表）；

4.MainWindow（主面板）：

这里显示左边栏选中项目下的所有Action列表；可以在此对每个动作进行修改编辑和Check（完成）的操作；

5.Columns：

在主面板的顶部条点击右键，即可手动修改显示Action的哪些属性，包括Project（所属项目），Context（情景），StartDate（开始时间），DueDate（截至时间）等等；

与刚才的“规划模式”对应的，上图是“ContextMode（情景模式）”。

PlanningMode侧重展现Projects的全貌用于规划，而ContextMode则更注重展示完成任务时候的情景（Context）。

在此模式下，左边栏显示用户预设好的所有Context，点击每个条目可以看到它下面包含的所有Actions，比如点击“Office”，右边就会显示所有在“Office”这个Context可以去完成的Actions了。

（注：

Omnifocus的中文版里面把Context翻译成为“上下文”，很多文章也引用了这个称呼，而我始终觉得“上下文”是个十分没品也令人费解的说法，所以以后我都用直接用Context来叙述，必要用中文的时候则用“情景”代替）

快捷键备忘：

CMD+1：

PlanningMode
CMD+2：

ContextMode
CMD+4：

在左边栏和主面板之间切换光标
上下方向键：

在条目之间上下滚动
左右方向键：

展开和折叠所在条目
SHIFT+CMD+V:

开关ViewBar

一些设置：

熟悉完界面，再来做一些基本设置。

在本篇里我只对一些最常规的基本设置进行说明，更细致的说明待到后面的篇章里面结合实践来讲解。

进入设置的快捷键是“CMD+，”

通用预置

这里需要注意的是“QuickEntryShortcut”，有了这个快捷键，我们就可以在任何时候直接呼出Omnifocus的QuickEntry（前提是Omnifocus处于开启状态），迅速的添加Action到Inbox里面了，这几乎是最最常用的一个快捷键了，可以根据自己的习惯去自定义。

其他选项可以根据自己习惯去设置，图中是我的偏好设置（下同）。

数据预置

Cleanup：

“CleanUpInboxitemswhichhave”指的是当Inbox里面的一个动作具备何种要素的时候就自动被整理到相关项目下，这里建议选择“BothaProjectandaContext”：

当一个Inbox里的Action被赋予了Project和Context的属性后才会被清理出Inbox；

Dates&Times：

这里按照自己的习惯来设置即可，我的习惯是把“DueSoon（即将截止）”设置为一天内，而“DefaultTimeforDueDates（默认的截止时间）”设置为晚上11点；DueSoon和DueDates都会影响到Omnifocus何时来提醒你任务要过期了；

Projects&ActionGroups：

按照我的设置操作即可，后续我们会详细解释“Sequentail（顺序的）”和“Parallel（平行的）”之间的差异和用法。

剪辑预置

ClippingShortcut也是十分有用的快捷键，在浏览网页的时候选中一段图文内容，或者直接在Finder下选中若干文件，直接一键即可关联到Omnifocus下生成一个新的任务，待到执行任务的时候就可以看到相关的网页或者文件了，甚至在Omnifocus未开启的时候都可以工作，非常便捷。

下面的“MailClip-O-Tron3000”是个Mail.app的插件，可以在Mail下直接将一封邮件剪切到Omnifocus下生成任务，对于工作离开不邮件的人来说这是个利器。

同步预置

Mac版本可以和iPhone或者iPad版本通过网络进行同步是Omnifocus最大的优势之一，而且有多种方式可以供我们选择。

我个人是用MobileMe来进行同步的，在免费的iCloud出来之前，没有MobileMe的用户可以尝试OmniSync这个Omnigroup自己提供的服务来进行同步。

点击“注册”即可跳转到注册页面，简单几步后即可获取一个免费的测试账号了。

设置完成后，记得打开你的iOS设备，也进入“设置同步”的步骤，然后点一下上图中的“ShareSettings”，即可通过wifi把设置从Mac传输到iOS客户端上。

怎么样，方便吧？

设置都完成了，下面我们该快速的进入实战演练了。

最快速的上手

首先要啰嗦一下，在一篇文章内把Omnifocus的所有功能讲述清楚是个不可能完成的任务，更何况每个人根据实际情况的不同也会有迥然相异的用法，所以这里我们只是用个最简单通用的范例，来引导大家上手操作Omnifocus，实现GTD里面的“收集—整理”的工作，让新手可以生成自己的任务列表，至于“组织—检查—执行”，我们要在后面详述了。

收集

上一篇中我们介绍过GTD的基本原则，其中第一步就是“收集”—把所有需要关注或执行的任务或者点子都倒入收件箱。

那么，我们就来看看小李脑子里都藏着哪些事儿吧：

买10.1和小丽出去玩的机票

读完《冰与火之歌》第五卷

给外包公司结款

每天清除GoogleReader里的未读项

策划设计公司的网站

整理Twitter的List

问问Steven关于他的演唱会

缴纳交通违章罚款

交每个月的电话费

给Jerry准备生日礼物

召开每周例会

研究GTD

去著名的日式拉面街大吃一顿

构思下一篇博客

测试公司产品的html5版本

和Jaff沟通产品的发展问题

每周二打篮球

研究寻找好用的EDM平台

自己尝试给爸妈做一顿饭

发送产品的iOS内测版本给用户

研究一下KeyboardMaestro

关注Kindle的下一代产品，决定买不买

招聘一个BD经理

研究一下装修房子的问题

给老爸买一台小米手机

篇幅有限就不多写了，总之原则就是把脑子里能想到的都倒出来扔进收件箱，这样才能做到“摆脱压力”去专注于当前需要做的事儿。

现在收件箱看起来变成了这个样子：

之前和Cherry探讨过一下“是否有必要把事情先放入Inbox再整理，为何不直接整理到项目下”这个话题，我的理解是这样的：

Inbox对于我来说比较像办公桌上触手可及的“便签”，当专心处理某件事情的过程中突然被意外打断的时候，我希望做的就是尽快把它记录下来然后继续回到处理的事情之中，既不希望丢掉对这个突发事件的关注，也不希望打断当前手里的工作去给它做仔细的规划，这就是Inbox显出作用的时候了。

所以Omnifocus有很方便的QuickEntry和Clipping快捷键，就是为了不打断当前工作同时快速的添加Inbox项而设置的。

只要做到定期处理清空Inbox，就可以确保不会延误任何事情了。

文件夹、项目和任务列表

现在收件箱堆得满满了，我们该开始分门别类的处理他们了。

在上文介绍过的“左边栏”里面，我们可以添加文件夹、项目和任务列表。

归纳整理这些项目是个值得展开细说的话题，我们今天只拿一个最常见的典型来做例子。

我处理左边栏项目的原则是这样的：

1.层级尽可能少一些：

Omnifocus支持无限的层级嵌套关系，但是过多的层级会让左边栏变成可怕的树状结构，而且在iPhone上一级一级的进入下一层也是个麻烦事儿，越简单的层级越能一目了然，提高查看的效率；

2.Folder（文件夹）越少越好：

多用Project少用Folder，Project可以被赋予诸如“平行”和“顺序”等属性，可以设置默认的Context，最关键的是Project可以在iPad上爽快的进行Review（检查），Folder可就没这么好的待遇了；

3.Project也是越少越好：

怎么连Project也要越少越好？

我的看法是Project位于左边栏这块寸土寸金的黄金地段，只有长期固定的事情才应该被赋予Project的属性，比如工作上的某个项目，或者生活中经常做的某大类事情；

4.善用SingleActionGroup：

上面的大哥们都被缩减了，那就要灵活使用SingleActionGroup来补充啦。

一些经常重复的固定又简单的项目（比如每天读报，每月还款）或者只是偶尔发生没有太多前后关联的项目（比如一次旅游，一次会议），虽然他们可能包含多个Actions而不是简单一步即可完成，我们还是把它放入SingleActionGroup里面更好。

Omnifocus可以在任一个Action下建立下级Action，所以我们完全不必担心。

你可以把这样的ActionList理解成为不出现在左边栏作为Project的小型Project：

）

有了以上原则，再结合之前小李的那一堆Inbox项，我们初步建立左边的树状结构如下：

需要说明的几点是：

1.我比较习惯按照事情的逻辑关系来分层次和建目录，所以我的所有事项基本都在两个大文件夹下：

Work和Personal。

Work下的项目稍微复杂一些，按照职责我又建立了Product、Operation和Team三个文件夹，下面各有各的一些项目；而Personal下面比较简单，每个领域都是一个Project，下面不再细化出子级的Projects，而是用刚才说过的ActionGroup来操作；唯一一个Folder是Reading下面，除了随时发现好书放入ReadingList之外，每本书在阅读的时候都会建立一个以书名命名的Project，方便记录笔记和整理相关资料。

2.除了ReadingList之外，在Work和Personal这两个文件夹下面各自还有2个SingleActionGroup，一个是“SingleActions”，用以存放简单的、一次性的及不适合并入任何Project的任务；一个是“Someday/Maybe”，用来存放突发奇想的点子或短期无需（或无法）实施的任务，注意看他的状态有个暂停的符号，因为我把它的属性设置成了“OnHold”，这样它下面包含的所有内容都不会被认为是“Available”的，这个我们后面细说；

3.在Work和Personal两大文件夹之上，还有个叫做Daily的SingleActionGroup，这里会存放每日例行的一些动作，比如上面提到过的“每天清空GoogleReader未读”，还可以包含每天例行的“清空Inbox”“检查可用任务”等多个ActionList，这是个很有用的方法，后面也会细说。

经过一番折腾，我们终于给小李列出来的所有项目都找到了一个归宿，他们愉悦的撤离了Inbox，等待时机成熟时出现在我们面前让我们去执行。

哦，等等，他们还少了点东西，就是下面这个咯。

Context（情景）

Context是个很有趣又有点纠结的东西，所以我们先给出范例，再来讲解：

从严格的GTD理念来说，Context应该定义为“为了完成任务所以来的场所，人物或工具”。

其实这个定义早就被拓展了很多，比如“Waiting”这种表示某种状态的Context，甚至有人用项目或者工作职责来定义自己的Context，比如“工作”“生活”“家庭”等等。

还是那句话，最适合自己的方式就是最好的方式。

只要记得Context是用来描述完成任务所需的“情景”即可。

关于Context的话题可能用一篇长文都讨论不完，在此我们还是先简单的从上图中的范例做个交代：

场所类：

Office，Home，Errands这些都属于场所类的Context，当你所在的空间变换了之后，可以根据这些Context更好的查看适合去做的任务；

方式（工具）类：

Phone，Email，Online，Meeting这些都是完成任务所以来的方式或工具，一方面执行任务的时候可以提供参考，一方面也可以在某一状态下完成不同Projects下的一些任务。

比如Work中有些事情是需要用“Phone”来完成，Personal下也有需要“Phone”的任务，当你在出租车上这种很适合且只适合打电话的场景的时候，不妨查看一下“Phone”这个Context下可做的事情有哪些，不管是Work的还是Personal的，都会被放在一起一目了然，这就是Omnifocus对任务的强大的整理和组织能力的一个小小体现；

People：

Omnifocus的Context也是可以无限层级的，这也是超越Tags的一个地方。

在People下面列出日常打交道最多的人是个较好的办法。

和上面说的“Phone”类似，你可能会有N件事情都和某人有关，但是他们分属不同的Project下面。

不必担心忘记什么，打开这个人的Context，一切就尽在掌握了；

Waiting：

这是个无比给力的Context，当你需要做的事情需要别人先完成某个部分的时候，这个Context会确保你不会忘记，又不必时常摆在眼前烦人。

同样，Waiting也可以下分出若干个子Context来，既可以看Waiting这个Context查看所有等待别人的事情，也可以单独看看张三李四到底还欠着你什么事儿没办。

真不容易，我们总算是把一堆事情分门别类的放在了不同的Project下，也加上Context来更好的找到和区分他们。

看看下面完成后的PlanningMode和ContextMode，还是小有成就感的吧？

结语

憋了一周，终于完成了这篇文章，绞尽脑汁的想把Omnifocus最基础的入门只是一股脑倒出来，真的不太容易。

其实本篇我们只是讲了一些最最基本的操作，距离完全发挥出Omnifocus的能量来还差得多呢。

不过万事开头难，相信后面会越来越顺手。

也希望各位看官看完本篇，可以兴致勃勃的自己动手去整理一下自己的Project和Context。

后面的篇章我们会正式进入细致的讲解，从收集，整理开始全面的讲述Omnifocus的各个功能和操作，并随时附带好用的快捷键帮助。

最后送大家一句话共勉：

坚持就是胜利！