差旅费报销管理制度.docx

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差旅费报销管理制度

差旅费报销管理制度

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差旅费用报销管理制度

1.0为规范员工因公出差费用的管理工作，合理控制出差管理效率，降低出差费用管理中的潜在风险特制定本制度。

2.0因公出差及费用报销管理程序

2.1根据公司管理程序，结合公司实际情况，财务部制定公司公务出差有关费用标准，经公司办公会讨论，总经理批准后执行。

2.2财务部负责监督核算员工公务出差事宜。

财务部应当根据实际情况为各部门或相关员工设立费用核算科目，定期分析各部门和相关员工的差旅费开支状况以及执行管理费用情况。

2.3各部门和公司领导应当按照授权严格控制公务出差审批。

3.0公务出差管理

3.1出差申请和批准

·所有公务出差员工应在出差前由出差人填写“出差费用借款单”，并经本单位领导和主管副总经理、总经理批准，未经批准，不报销任何费用。

·出差员工如果需要预借出差款时，应当根据计划天数、具体活动安排以及费用和补助标准等计算出所需款额，然后本单位领导和主管副总经理、总经理批准。

·财务部业务主管会计只有在总经理或副总经理签字后，方可办理付款手续。

·各级管理人员有责任确定其下属人员是否需要出差。

如果业务可以以更经济的方式进行，则不应批准出差。

·公司所有人员因公务出国，应当由总经理或公司办公室统一书面报告批准。

3.2出差标准

3.2.1交通工具

·所有员工出差可乘火车硬卧、轮船二等舱、汽车，如特殊需要乘飞机经济舱、火车软卧，事先必须获得总经理批准。

·员工到达目的地后，应尽可能使用当地公交车或其他大众交通工具办理业务。

特殊情况需乘坐出租车时，事后报销时应当说明理由经公司领导批准后方可报销。

·员工在外需乘坐其他交通工具旅行时，应当比照常用交通工具，遵循节约、合理、有效的原则选择。

·对符合乘坐卧铺，而未买卧铺的员工，在连续乘车12小时以上（或夜间乘车8小时以上）时，节约部分按以下办法发给个人：

a）对乘坐火车可购卧铺而未买卧铺票的员工，其中乘坐火车慢车和直快列车的，按硬座票价的90%补发给个人。

b）乘坐特快列车的，按特快列车硬座票价的80%补发给个人。

3.2.2住宿标准

·公司领导***元/天

·公司中层领导***元/元

·其他人员***元/天

·未发生住宿费用，可按每日**元计发住宿补助。

3.2.3伙食补贴

·公司向出差员工提供每日包干伙食补贴，其标准为：

**元/日，在途期间均按每日**元计发途中补助。

3.2.4交通费

·员工出差期间。

每人每天可发市内交通费**元。

市内交通费包干使用不再凭据报销。

·经总经理批准准予报销的出租车费总额超过市内交通费总包干费的，不再按包干费用报销市内交通费（含来回当日离开所在地交通费）。

·经总经理批准，员工出差期间，往返机场客车费用在包干费用之外，凭据报销。

·出差人员自带交通工具的（小车），不发市内交通费。

大车司机到达目的地后在**元/日内包干使用。

3.2.5电话费

·员工出差期间每天可发电话费*元。

（实行据实报销电话费用的人员不执行此标准）

3.2.6招待费

·公司严格控制出差招待费开支。

如确因业务需要，招待费开支范围和标准应从严掌握

·原则上普通业务人员不应发生招待费。

。

·出差过程中确要发生招待费用的，应事先提出申请并经主管副总经理的批准。

本人是副总经理，应经过总经理同意。

3.2.7会议费

·员工会议出差可以根据会议统一标准安排办理住宿。

当举办单位的会议标准严重超过企业出差标准时，出差人员应当另选合适的宾馆。

·会议期间伙食已作安排的，不再享受伙食补贴；伙食未作安排的，凭会议证明享受伙食补贴

3.3国外出差补助和外汇借款标准由公司另行制定、报办公会批准后执行。

3.4费用报销规定

·员工在报销出差费用之前，出差人应首先根据出差任务完成出差报告，并得到部门经理签署。

·报销差旅费必须填写“差旅费报销单”。

报销人应按规定要求填写有关报销内容，具体包括：

报销人姓名、部门、出差任务、出差起始日期、出差借款等。

·出差使用外币的情况下，应按照官方公布的汇率将外币折算成人民币。

·员工出差或业务活动结束返回公司后，应当在一月内填报“差旅费报销单”，如果出差实际天数超过预计天数，则应书面详细陈述超过的原因并附于报销单后。

·“差旅费报销单”填好之后，首先得到部门经理的审核并签字,然后到财务部审核签字，经主管副总经理签字，最后报送总经理审批.

·两人以上出差，原则上应各自填报差旅费报销单，不能分开的费用由其中级别较高者填报。

如果不同级别人员共同出差又分不开报销时，报销人应当由全部出差人联合签字，并交非出差的上级人员审批签字。

·出差报销住宿费时，应当注明住宿日期及天数，二人及二人以上共同出差时，原则上按级别较高者住宿标准报销（一个标准间）。

·招待费应经其上级领导批准报销，在“差旅费报销单”的相应部分应当注明。

·各部门经理应对属下发生的招待费用的合理性及必要性进行审核，从最大程度上控制招待费用支出。

·所有出差报销单附件应按项目粘贴。

·出租车费凭正式的出租车发票报销。

·在通常情况下，“其他费用”都应附有合规发票并在“差旅费报销单”的相关部分注明。

·出差人员发生超标准开支时，财务部应严格按标准执行，超额部分由本人自理。

如果由于特殊原因导致超标准开支时，必须得到总经理或其他授权主管副总经理的批准

3.5出差人员在发票丢失（仅限于车票、机票、住宿发票）的情况下，应遵循以下处理程序：

·从所在旅馆处取得发票的副本，并加盖对方的财务专用章

·从机票代办处或是航空公司处取得机票的副本以及附上登机牌

·如丢失的车票数额较小而且有同行人佐证时，应书面说明并经总经理或副总经理批准

3.6财务部办理员工出国旅行报销手续时，应当仔细审核各项费用开支发票和报销标准。

报销人员应当将国外票据交企业有关翻译人员将内容摘要译成中文后方可报销。

3.7财务部业务主管人员应当每季度一次向各部门提交员工备用金借款情况表。

各部门负责人应当督促借款人限期向财务部办理报销或退款手续。

当借款人未能在规定期限内办理报销手续时，财务部有权通知（书面）公司办公室从其工资中扣除。

3.8各部门负责人应当对本部门差旅费开支进行严格控制，财务部业务主管人员则应当对各部门差旅费实际开支进行监督审核

4.0政策和规定

4.1禁止利用公务出差办理招待之机，宴请亲友。

4.2禁止假冒公务出差游山玩水。

4.3禁止员工长期占用公款不办理报销和退款手续。

发现员工利用公款办理私人事务，应根据金额大小和管理规定对其进行相应的处罚。

涉及舞弊案件时，移交当地司法机关处理。

4.4禁止上级人员将自己的出差费用交下级人员填报办理报销手续。

任何人员不能审批自己的费用支出。

5.0报销时间规定

为便于管理和资金的使用，定于每周二、四两天为报销和借支备用金的时间，各单位根据工作安排，提前向财务部报告资金使用计划。

6.0本文件自下发之日起执行，以前相关规定与本文件有冲突的地方，以本文件为准，文件解释权归公司财务部。

借款单

姓名：

所属部门：

借款金额（大写）：

出差日期：

年月日——年月日出

总经理/副总经理：

部门经理：

出差人：

注：

1.本借款单一式二份。

出差人自留一份作为报销单附件。

2.此预算表作为报销单的必要附件，必须签署完整。

财务部将按被批准的预算表进行差旅费报销。

3.填写带*的行项目时，必须说明预计发生费用的理由或附上一经总经理或副总经理批准的申请获支持材料。

4.填写此表时，应做到字迹工整，表面整洁。

批准后的预算表不得随意更改，否则，一经发现，当事人将受到严肃处理。

差旅费报销单

所属部门：

年月日金额单位：

元

职工签字:

部门经理：

财务审核：

总经理：