公文及督办管理办法.docx

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公文及督办管理办法

公文及督办管理办法

关于印发《神木汇森凉水井矿业有限责任

公司公文管理办法》的通知

公司各部门、所属各单位：

现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司公文管理办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

二〇一二年二月二十七日

神木汇森凉水井矿业有限责任公司

公文管理办法

第一章总则

第一条为使神木汇森凉水井矿业有限责任公司（以称公司）公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际，制定本办法。

第二条公文处理应当坚持实事求是,精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。

第四条各相关人员应当重视公文处理工作，遵守本办法。

每一个部门（单位）的管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第五条公司综合办公室是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作。

第二章公司公文基本情况

第六条公司的公文种类主要有：

（一）决议。

适用于会议讨论经过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。

适用于对重要问题提出看法和处理办法。

（六）通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（十）批复。

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第七条依照公司实际情况，将公文分为两大类：

（一）收文类

1、外部收文：

各级政府部门、上级公司、公司股东单位及相关单位发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的文件。

2、内部收文：

公司董事会、股东会、监事会、各部门（单位）向公司报送的文件。

3、收文规范流程（见附件1）。

4、收文管理方式：

（1）创立收文簿，设置详细的分类文件夹保存、备查。

（2）在领导审阅、批示后，一律复印下发。

（3）各部门（单位）对接收到的文件，必须进行签收。

（4）必须严格执行收文规范流程。

5、收文处理程序：

机要秘书登记编号，办公室主任提出拟办意见，公司领导提出具体处理意见，承办部门按批示落实，部门收发员负责备份归档，机要秘书传递文件并负责归档。

（二）发文类

1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及上级公司报送的请示、报告等公文。

2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函等公文。

4、公司内部发布的制度、规定、办法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文

5、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

6、发文规范流程（见附件2）。

7、公司发文管理方式：

（1）创立发文簿，设置详细的分类文件夹保存、备查。

（2）如违背发文规范流程，综合办公室有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规范流程的严格执行。

（3）必须严格执行发文规范流程。

8、发文处理程序：

部门起草文件，部门负责人审核、修改，机要秘书核稿，分管领导审签，总经理签发，机要秘书印制公文，相关单位接收文件。

第三章公文格式

第八条公司公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，公司发文单位标识为“神木汇森凉水井矿业有限责任公司公司文件”。

（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名，还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

联系人应为对该公文的咨询能作出答复的人。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

标题为宋体二号字体，加粗并居中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称（上行文为矿业公司，陕西汇森煤业开发有限责任公司；下行文为公司各部门、所属各单位）。

（六）公文正文为仿宋GB2312三号字体，行间距为1.5倍，在页面底端正中插入页码，五级小标题为：

一、

（一）

1、

（1）

（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，与正文空开一行，用仿宋GB2312三号字体。

（八）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，日期为汉字输入法（如：

二○一三年二月二十七日），与正文最后一行空开两行，如有附件，与附件最后一行空开两格。

（十）公文应当标注主题词。

（11）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十二）印发单位应为发文单位的办公室，印发日期以公文付印的日期为准。

（十三）会议纪要应当在标题之下注明经过日期，经过日期以会议结束的日期为准。

“主送单位”标注在公文版记中的主题词之下。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章公文处理职责

第十条公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总工程师、总经理助理）的公文处理责任：

（一）当日审签、签发以公司、部门（单位）名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

（二）当日阅处重要收文并指示处理原则与方法。

（三）直接承办最重要的收文。

第十一条综合办公室主任（副主任）的公文处理责任：

（一）当日审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

（二）当日阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处理原则与方法。

（三）拟办和承办重要的收文。

（四）制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。

（五）协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

第十二条其它部门（单位）负责人的公文处理责任：

（一）当日审核、修改本部门（单位）分管业务范围内发出的公司公文并承担相应的行政责任（如有敷衍审核而出现明显错误的公文，综合办公室一律回退）。

（二）当日阅处由本部门（单位）直接办理的收文并确定具体处理方案，并转至本部门（单位）承办人或全体职工。

（三）严格督办本部门（单位）的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，及时向公司领导或综合办公室反映公文处理中的有关问题，解决本部门（单位）公文处理中的矛盾和问题等。

第十三条机要秘书的公文处理责任：

（一）分类集中进行公文处理，特别是其中具有管理性质的公文，按规定时限对公文进行启封、收发、清退、登记、编号、组织传阅、印制、发送、对外传递、交办、催办、归档、销毁、保管等。

（二）建立综合办公室独立的公文档案，创立收发文簿，设置详细的分类文件夹存放,严格登记、收发、归档。

（三）组织公司公文的具体运转过程，严格审核公司的各类公文。

（四）辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。

第十四条部门（单位）收发员的公文处理责任：

（一）部门（单位）指定收发员，负责本部门（单位）文件收发，部门（单位）发文只能用收发员OA账号进行。

（二）对当日公文进行收发、登记、编号，负责公文的组织传阅、分办、对外传递、归档、保管等。

（三）建立部门（单位）独立的公文档案，创立收发文簿，设置详细的分类文件夹存放,严格登记、收发、归档（对于部门（单位）需登记归档的收文复印件、收文及部门（单位）负责人、收发员账号上存在的文件，综合办公室一律不予查找）。

（四）组织负责部门（单位）内部公文的督办、协调工作，对报送的公文进行严格审核。

第十五条一般业务人员的公文处理责任：

（一）当日阅处收文，提供办理意见。

（二）当日承接办理公文，解决其中涉及的问题。

（3）起草和修改具体承办的公文。

第十六条各级人员必须严格按照文件规范流程和公文规范格式处理文件，每天必须至少登录两次自己的OA系统账号，确保待办事项保持零状态，文件处理完毕要及时提交，不得积压，影响文件归档。

若因文件处理不及时影响到工作办理，公司要追究责任，严肃处理。

第十七条公司领导在外出差时应携带移动办公设备，及时处理公文，不得以出差为由延误办公。

若休假，应委托其它人进行处理，确保文件处理流程的正常。

第十八条部门（单位）负责人、收发员不在公司时，应授权本部门（单位）其它人员进行公文处理，不得以不在公司为由延误办公，否则承担相应责任。

第十九条公司实行网上办公，原则上不接收部门（单位）纸质来文。

第五章行文规则

第二十条行文应当确有必要，注重效用。

第二十一条公司各部门（单位）除办公室外，不得对外正式行文。

第二十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文。

有平行关系和不相隶属关系的部门（单位）之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第二十四条公司内部各部门（单位）之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件，报公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由综合办公室统一处理。

第二十五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位；“报告”不得夹带“请示”事项，“请示”不得夹带“报告”事项；“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。

第二十六条各部门（单位）行文，如内容涉及公司其它部门（单位）分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文；部门（单位）向公司报送请示、报告等文件时，必须经部门（单位）负责人同意，与分管领导协商沟通后方可上报；未经公司会议讨论的文件，一律不准出现“经公司会议研究决定”字样。

第六章公文办理

第二十七条督办工作职责。

综合办公室是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门（单位）要积极配合综合办公室，认真做好督查督办工作。

第二十八条督办工作的范围和内容：

（一）公司所有经综合办公室处理的文件与责任人。

（二）督办负责人对收发文的阅处、登记、编号、处理、归档等。

第二十九条交办

督办人负责对领导批示事项确认后，交由承办部门（单位）/人以予办理，特殊情况也可电话或口头交办。

承办部门（单位）/人对领导批示后的文件无条件接收，如有异议，可向相关领导说明情况。

第三十条催办

督办人根据事项的重要、紧急程度，可向承办部门（单位）/人发出文字或口头通知，加以催办。

办理过程中如遇到矛盾和问题，承办部门（单位）/人要及时向领导报告，以便协调解决。

第三十一条承办

承办部门（单位）/人负责按要求办理交办事项，如未按要求完成，应说明原因并提出处理意见和措施，经承办部门（单位）负责人确认后报领导阅示。

第三十二条办结归档

任务完成后，承办部门（单位）收发员对事项进行记录整理并归档保存。

第三十三条通报

综合办公室每月不定期对部门（单位）公文处理情况进行督查并统计，对违反本规定的责任人在公司范围内给予通报批评。

第七章附则

第三十四条本办法最终解释权归神木汇森凉水井矿业有限责任公司。

第三十五条本办法自公布之日起执行。

附件1：

内部收文规范流程

附件2：

发文规范流程

附件3：

公文范本

附件1：

内部收文规范流程

打开OA--选择并打开

--填写（其中收文编号一栏不填写）

--点击

并打开---点击

打开文件--上传文件--保存退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改、盖章--点击发送

附件2：

发文规范流程

1、发红头文件

打开OA--选择并打开

---填写

打开

---点击

打开文件--上传文件--保存退出--点击发送--（部门负责人）审核、修改--点击发送

2、发协同

--

--

--点击

打开文件--上传文件--盖章--保存退出--填写标题--新建流程--选择“组”：

单位领导组，承办部门经理组，部门收发员组，区队收发员组（其它一律不选）--立即发送

附件3：

公文范本

范本1：

关于印发《神木汇森凉水井矿业有限责任

公司……管理办法》的通知

公司各部门、所属各单位：

现将《神木汇森凉水井矿业有限责任公司……》印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

二〇一二年十二月二十八日

神木汇森凉水井矿业有限责任公司

……管理办法

第一章总则

……

第二章管理机构及职责

……

……

第十二条附则

管理办法至下发之日开始执行。

附件1：

……

附件2：

《凉水井矿业公司……标准》

范本2：

关于……的请示

矿业公司：

根据……

……

拟对……进行招标，以确定供应商和供货单价。

妥否，请批示。

二〇一二年十二月七日

范本3：

关于上报《……》的报告

矿业公司：

2月19日，凉水井矿业公司按照《……》和……要求，进行了的……，……从上午7时30分开始，到11时30分结束，用时4小时。

……达到了……的预期目的。

现将……予以上报，请审查验收。

特此报告。

二○一三年二月二十二日