行政工作处岗位说明书.docx

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行政工作处岗位说明书

集团行政工作处

岗

位

说

明

书

岗位分析日期：

2011年5月19日

一、机构设置

二、岗位描述

（一）管理岗位描述

●处长：

全面负责办文、办事、办会工作，指导秘书科、调研科、会务接待科工作。

负责信息资料收集整理及政策法规研究，调研工作，重要文件、领导讲话的起草整理，文件的收发及文印室管理，档案管理，会议的组织安排及业务接待，外事工作，印章、证照及介绍信管理，保密工作，网站管理及日常维护等。

●副处长、秘书科科长：

协助处室负责人具体负责秘书科的工作及领导交办的其它工作。

带领科室人员做好文件收发、保存、录入、排版、校对、打印工作，公司证照、印章、介绍信等的管理工作，保密工作，公司文件、会议纪要、工作动态、文萃等资料的整理汇编工作以及集团公司档案室的管理等日常行政工作。

●副处长、调研科科长：

协助处室负责人具体负责调研科的工作及领导交办的其它事项。

带领科室工作人员做好起草整理公文、会议纪要、领导讲话、工作动态、董事会决议、山西国资年鉴、工作报告及工作总结等日常工作，同时深入调研，发挥调研科的职能，形成切实可行的高质量的调研报告。

●副处长、会务接待科科长：

协助处室负责人具体负责会务接待科的工作及领导交办的其它事项。

带领科室工作人员做好组织协调公司会务接待工作，做好外联工作，审核和校对网站信息发布，会务科相关工作制度的起草、审核及本科室的日常管理。

（二）专员岗位描述

●岗位：

秘书科机要专员

直接上级：

副处长、秘书科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，文秘类专业，工作原则性强，具有保密意识、沟通能力和协调能力

工作综述：

负责会议通知的接听、记录及通知，公司各种证照、介绍信、印章的管理使用，文件收发、保存、查阅，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、接听外单位会议通知及集团会议通知，并负责通知会议，保证及时、准确；

2、公司各种证照、介绍信、印章的使用手续办理，保证办理快捷、高效；

3、上级来文的接受、送达、归档工作，保证处理及时、有序；

4、公司公文收发及文件的存档、登记、查阅工作，保证办理快捷、高效；

5、每周五收取机关各处室每周工作小结并呈送集团领导；

6、请示报告卡的统一编号和存档；

7、完成上级交办的其它工作。

●岗位：

秘书科档案专员

直接上级：

副处长、秘书科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，档案管理类专业，责任心强，具有保密意识和档案管理基础知识

工作综述：

负责档案的整理、保管、借阅使用，保密工作，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、每年年初指导、督促和检查各职能处室自存档案的立卷，并按照有关要求分类、整理、归档各类档案材料；

2、负责档案的安全工作，维护档案的完整，做好档案的“八防”工作；

3、负责档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案进行鉴定，按规定程序经主管领导审批后进行销毁处理，并做好备案工作；

4、负责档案相关的统计工作，做好掌握档案的移交、转交、利用、销毁等的统计报告；

5、不断改进档案管理办法，掌握计算机档案管理技术，促进档案数字化建设；

6、严格执行档案的借阅制度，确保档案不丢失、不损坏、不涂改，保持档案的原始风貌；

7、做好保密相关工作，搞好保密考试、培训等对接工作；

8、完成领导交办的其它工作。

●岗位：

秘书科文印专员

直接上级：

副处长、秘书科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，计算机类专业，工作细心、认真，能熟练进行WORD、EXCEL等电脑操作

工作综述：

负责各类公文的录入、排版、校对、打印、保存（电子版），复印机的使用，公司文件、会议纪要、工作动态等资料的年度汇编工作，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责各类公文的录入、排版、校对、打印、保存（电子版），保证快速、准确，保存安全，力争做到排版、校对零错误；

2、负责复印机的使用，保证按规定使用；

3、负责公司文件、会议纪要、工作动态等资料的年度汇编工作，保证及时、准确；

4、完成领导交办的其它工作。

●岗位：

秘书科文档专员

直接上级：

副处长、秘书科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，计算机类或档案管理类专业，团队意识强，协作能力强，能积极配合开展工作

工作综述：

配合档案专员、文印专员开展工作，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、配合档案专员开展工作；

2、配合文印专员开展工作；

3、完成领导交办的其它工作。

●岗位：

调研科决议专员

直接上级：

副处长、调研科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，文秘类专业，具有一定的文字功底、协调能力

工作综述：

负责董事会会议记录、决议起草及重大项目跟踪反馈，国资年鉴编撰工作，组织处室学习活动，各处室周小结汇总，参与整理领导讲话录音和工作报告起草，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责董事会会议记录、决议起草及重大项目跟踪反馈，跟踪及时，认真反馈；

2、国资年鉴编撰工作，协调相关部门，积极认真撰稿；

3、组织处室学习活动，学习活动深入持久，富有成效；

4、处室周小结汇总，及时认真；

5、参与整理领导讲话录音，保证讲话整理及时准确；参与工作报告起草，保证有新意、务实；

6、完成上级交办的其它工作。

●岗位：

调研科动态专员

直接上级：

副处长、调研科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，熟练使用计算机，文字功底好，沟通能力强,做事细致认真、责任心强

工作综述：

负责集团公司工作动态工作，各种协议的搜集、整理、保存工作，公司日常经营数据的汇总、短信发送，参与整理领导讲话录音和工作报告起草，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责工作动态的搜集、整理、编辑工作，认真做好同各供稿部门的沟通工作，保证动态及时、准确、有价值；

2、负责搜集、整理、保存公司各种协议资料，保证资料齐全，便于查询；

3、负责公司日常经营数据的汇总、短信发送，包括煤炭发运量、汇算量和销气量，保证及时、准确将最新数据发送至公司领导；

4、参与整理领导讲话录音，保证讲话整理及时准确；参与工作报告起草，保证有新意、务实；

5、完成上级交办的其它工作。

●岗位：

调研科纪要专员

直接上级：

副处长、调研科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，中文或文秘专业，熟悉文秘知识，具有写作能力和沟通能力

工作综述：

负责起草公文和领导讲话，整理会议纪要，搞好会议记录，汇编公司文萃，参与整理领导讲话录音和工作报告起草，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、起草公文和领导讲话，起草公文及时，起草领导讲话有新意，保证材料按时按质完成；

2、整理会议纪要（包括党政联席会、项目协调会、股东联席会等）要准确、及时、具有可操作性，定稿前认真做好同相关领导及部门的沟通工作；会议记录要手写，不得涂改；

3、每年对公司文萃进行汇编，包括大事记、领导讲话、报告材料、媒体报道等材料；

4、参与整理领导讲话录音，保证讲话整理及时准确；参与工作报告起草，保证有新意、务实；

5、完成上级交办的其它工作。

●岗位：

调研科调研专员

直接上级：

副处长、调研科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，文字功底好，具有较强的调研能力

工作综述：

负责完成集团公司调研工作，参与整理领导讲话录音和工作报告起草，完成上级交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责调研工作，包括制定年度调研计划、组织实施调研，完成调研报告，每月完成一个调研课题；

2、参与整理领导讲话录音，保证讲话整理及时准确；参与工作报告起草，保证有新意、务实；

3、完成上级交办的其它工作。

●岗位：

会务接待科会务专员

直接上级：

副处长、会务接待科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，管理类专业，具有一年以上行政管理相关工作经验，具有较强的组织能力和协调能力；责任心强，工作严谨，做事精益求精；

工作综述：

负责组织集团公司会务工作，会议资料收集和整理；公司外事工作；公司印章的申请办理及领导交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责组织完成集团公司重大会务活动及日常办公会议，具体包括会场安排及布置、会议签到、就餐安排、房间分配、会议经费报销等；

2、负责会议资料（包括文字资料、录音、照片等）的收集和整理；

3、负责管理集团公司登记备案人员因私出国证件，确保登记备案人员因私出国（境）证件的规范使用；

4、负责落实国家外事管理规定，组织办理公司领导出国（境）手续；

5、负责集团公司印章的申请办理；

6、领导交办的其它任务。

●岗位：

会务接待科接待专员

直接上级：

副处长、会务接待科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，管理类专业，具备较强的沟通、协调能力和团队合作精神，了解一定财务管理知识，为人正直，工作积极主动、认真负责。

工作综述：

负责公司领导外出票务的预定，集团公司的接待工作，接待经费的审核及报销；集团公司证照的年检、更换；协助完成公司重大会务活动。

岗位职责：

1、负责公司领导外出票务的预订；

2、负责安排集团公司来访客人的餐饮、住宿、交通等事宜；

3、负责安排集团领导及各处室在集团公司餐厅的业务接待，编制集团公司餐厅招待费月明细报表；

4、负责公司接待经费的结算、审核及报销；

6、协助会务专员完成集团公司重大会务活动；

7、负责集团公司营业执照、组织机构代码证、对外贸易经营者备案登记表、中华人民共和国海关进出口货物收发货人报关登记证书的年检、续办和更换工作；

8、领导交办的其它任务。

●岗位：

会务接待科信息专员

直接上级：

副处长、会务接待科科长

岗位工作资格：

本科以上学历，新闻管理类专业，具有较强的写作能力，精通计算机文字处理软件，能熟练运用图片编辑软件。

工作综述：

负责集团公司新闻等有关信息的收集，公司网站的管理及更新，印发信息快报及公司领导学习资料，办公用品的申领及领导交办的其它工作。

岗位职责：

1、负责收集集团公司有关信息，管理及更新公司网站；

2、印发集团公司领导阅读材料，具体包括《新视角》、《决策前瞻》、《经济内部信息》、《领导决策信息》等其它领导学习资料；

3、每周汇编信息快报一份，在各大能源网站及新闻网站等信息权威网站渠道收集快报信息，确保信息的内容新颖、准确及时、新闻的真实性、时效性与工作学习息息相关；

4、办公用品的申领；

5、公司一层大厅电子宣传屏的更新及管理；

6、协助会务专员完成集团公司重大会务活动；

7、完成领导交办的其它任务。

三、工作流程

集团印章使用管理流程图

注意事项：

印章管理中，若行政工作处处长不在公司，需电话请示批准后，方可盖章。

集团介绍信使用流程图

上级来文管理流程图

集团请示报告卡办理流程

集团证照管理流程图

会议通知流程

发文工作流程

工作动态、会议纪要工作流程

电话表更新工作流程

复印工作流程

备注：

1、只提供集团公司内部使用。

2、双面打印。

3、要与调研科做好衔接交接工作，确保内容无误。

说明：

企业档案保存期限

一、文书档案

1、本企业印模启用文件（永久）

2、长远规划、年度工作计划总结（永久）

3、本企业向上级的请示与批复

重要的（永久）

一般的（长期）

4、上级关于人事工作的指示、决定、通知

重要的（长期）

一般的（短期）

5、关于企业内部机构设置、人员配备的决定、通知（永久）

6、有关工商管理执照的申报、登记、批复以及违章违法处理、停业等文件材料（永久）

7、本企业办公会、工作会、专业会所形成的记录、决定、纪要等文件材料

重要的（永久）

一般的（长期）

8、上级机关颁发有关经营政策文件

重要的（长期）

一般的（短期）

9、与其他单位联营、投资方面的文件材料

重要的（永久）

一般的（长期）

10、企业实行股份制和持有其他企业股份方面的文件材料（永久）

11、本企业财务管理工作的计划、总结（长期）

12、综合统计报表、统计分析（长期）

年度（永久）；季度（长期）

13、本企业工资计划、工资总额、奖金指标等文件材料（长期）

14、本企业制定的财务管理规定、制度（永久）

15、本企业资产管理、资产评估文件材料（永久）

16、经济合同、协议（永久）

17、上级对劳动管理的有关指示、决定及本企业向上级的请示、报告与批复（长期）

18、本企业职工名册（永久）

19、上级关于工资的有关指示、决议、通知（长期）

二、会计档案

1、会计凭证（十五年）

2、现金凭证（十五年）

3、银行贷款凭证（十五年）

4、销售凭证（十五年）

5、利润凭证（十五年）

6、生产费用凭证（十五年）

7、成本核算凭证（十五年）

8、工资凭证（十五年）

9、材料凭证（十五年）

10、其他往来凭证（十五年）

11、基金凭证（十五年）

12、备用金凭证（十五年）

13、资产凭证（十五年）

14、工会（会计）凭证（十五年）

15、医药费凭证（十五年）

16、涉及外事的会计凭证（永久）

17、银行存款金额调节表（三年）

18、总帐（十五年）

19、现金日记帐（五年）

20、银行存款日记帐（二十五年）

21、利润销售明细帐（二十五年）

22、生产费用明细帐（十五年）

23、工资明细帐（十五年）

24、其他应收应付明细帐（十五年）

25、专项应收应付明细帐（十五年）

26、工会（会计）帐簿（十五年）

27、医疗（会计）帐簿（十五年）

28、固定资产明细帐（卡片）（五年）

29、涉及外事会计帐簿（永久）

30、年度会计报表（决算）（永久）

31、月、季会计报表（五年）

32、不定期重要一次性报表（十年）

33、主要财务指标快报（三年）

三、荣誉实物

1、获得国家颁发的荣誉证书、优质产品证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等（永久）

2、获得省、部级以下的荣誉证书、优质产品证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等（长期）

3、一般赠品（短期）

4、印章、印模（永久）

董事会决议及重大项目跟踪工作流程

国资年鉴供稿工作流程

处室学习工作流程

周小结汇总工作流程

调研工作流程

内部明电工作流程

注意事项：

1、内部明电包括节假日通知及其他通知，紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级，其中特提等级用于发随到随办的十分紧急的事项，特急等级用于发三天内要办的紧急事项，加急等级用于发五天内要办的紧急事项，平急等级用于发十天内要办的紧急事项。

节假日安排须遵循政府网站公布的由国务院办公厅发电的节假日通知（每年12月发布），节假日内部明电须提前7天下发。

2、公文制发流程中印发阶段，要做好与秘书科文印专员和机要专员的交接工作，及时沟通，确保公文流程每处环节顺利进行；

3、公文的编号要同秘书科文印专员和机要专员进行沟通，确保编号准确；

4、办文过程中，必须给领导留足审核和签批时间，一般留足2个工作日，须紧急处理的公文除外；

函工作流程

注意事项：

1、函分为编号函与不编号函两类，由上级领导决定，编号要同秘书科文印专员和机要专员进行沟通，确保编号准确；

2、公文制发流程中印发阶段，要做好与秘书科文印专员和机要专员的交接工作，及时沟通，确保公文流程每处环节顺利进行；

3、办文过程中，必须给领导留足审核和签批时间，一般留足2个工作日，须紧急处理的公文除外；

起草领导讲话工作流程

注意事项：

1、起草领导讲话要及时、有新意，可参考相关范文；

2、起草领导讲话应具备以下知识：

公司发展沿革、历史和最新动态，国家政策和行业信息。

平日应积极参加处室调研活动，深入基层，了解基层动态；参加公司各种会议，例如周例会、党政联席会议经济分析运行会议和其他会议；阅览公司相关文件，如工作动态和会议纪要，以及公司各处室、各公司上报的材料及消息动态；从党政机关报纸刊物，例如《人民日报》、《经济日报》、《山西日报》、《太原日报》等和相关网站，例如人民网、新华网、中国能源网、中国煤炭工业网、中国煤炭信息网等了解国家政策和行业信息。

整理领导讲话稿工作流程

注意事项：

1、领导讲话整理原则上要在当天完成，遇紧急情况，实行24小时工作制，整理讲话要求既保证行文流畅，又符合领导讲话原意；

2、记录领导讲话，采用以速记为主、录音为辅的方式，速记力求要点全面；

3、整理领导讲话，调研科全体参与，最后将各自整理的部分进行合并，形成初稿，在初稿的基础上进行润色，初稿整理要求尽可能保持讲话原貌；

4、印发领导讲话，要做好与文印专员和机要专员的交接工作，及时沟通，确保整理领导讲话工作流程每处环节顺利进行。

业务接待流程一--集团公司餐厅

内部招待费用标准：

业务接待流程二--协议单位

注意事项：

1、领导的商务旅行，在预定好机票后要做好记录，已备月底结账时核查；月底结算机票时要注意核对出行的时间、出差的地点及人员，有无退票的情况。

2、收到报销票据后要妥善保管好发票，以免造成不必要的损失。

3、集团公司各处室如因业务需要需在协议酒店安排接待的，经行政工作处处长同意后，说明接待要求，由行政处具体安排。

月结时行政处根据接待记录对协议酒店账目进行初审，并通知协议酒店开具的消费发票，行政处将发票交由各处室自行核对与报销（如有问题，由行政处及时与协议酒店联系更换发票），各处室在拿到发票后一个星期内将财务转帐单复印件交到行政处以便核销账目。

或者各处室可提前与行政处沟通，在客人退房时，由各处室直接以现金形式向酒店支付招待费用。

公司组织机构代码证年检流程图

公司营业执照年检流程图

山西省国新能源发展集团印章刻制流程

注意事项：

1.太原市政务大厅位于;

2.工作时间：

早上9：

00-11：

30；下午14:

30-17:

00;

3.加急金额230元，一天取章，普通金额200元，三天取章。

因公出国证照办理流程

四、管理办法