科技资料整理方法和案卷质量要求附件3.docx

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科技资料整理方法和案卷质量要求附件3

科技资料整理方法和案卷质量要求

本附件资料整理对象系指除竣工文件和各类图纸之外的文件类科技资料，如各类报批文件、招投标文件、合同协议等。

竣工文件和各类图纸的案卷整理按办档［2002］8号文《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》执行。

科技资料的整理，是将收集的各类报批文件、招投标文件、合同协议等需归档的资料通过加工整理组成保管单位。

整理的主要任务是：

将应归档的科技资料编排好次序装订成册，粘上竣工文件软封面，对卷内资料编张号，填写卷内目录、备考表，装入铁道部统一规定的科技档案盒内。

现分述如下：

一、资料整理

1、对己形成的科技资料按类别、年代、时间顺序进行排列，装订成册，每册厚度不超过4公分，装订前先除去金属物，检查资料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份、表格文头是否一律向上或向左，资料装订线是否预留，小于A4开纸是否粘贴在A4开纸上。

文件材料采用档案专用线在左侧装订，以打3个眼为宜，装订后用胶水粘上铁道部统一规定的竣工文件软封面（式样见附件3之1）。

装订后要求结实牢固、整齐美观。

2、各种标书及合同如巳成册（须印刷本），可将若干份直接装盒，不需另外装订、不需另粘软封面，但要编张号及编制卷内目录（格式见附件3之2）。

3、变更合同可附在原合同后，以便查阅。

二、编张号

将完整的科档资料整理好，按要求装入统一规定的科技档案盒内，然后再编张号，一个保管单位（一盒）内的资料统一编一个张号，不是一个保管单位，不能连续编张号。

1、卷内张号的位置：

在每一张的右上角（双面字页编一个张号）。

2、张号用打号机打印。

3、张号从科技资料的内容开始，统一用阿拉伯数字，从1号起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。

三、填写卷内目录

每一个保管单位，均应填写卷内目录，以揭示每一个案卷的内容。

因种类不同，卷内目录格式也不同，分两大类：

第一类：

合同协议类（卷内目录式样详见附件3之2）。

1、卷内目录“名称”栏第一格应填写合同内容，注明线别、年代及类别，如新建合肥至福州铁路（闽赣段）2010年物资采购合同。

2、将盒内每份合同名称逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，其它栏对照合同协议条款按要求填写。

卷内目录“张次”栏内只需填该份合同协议的首页号，不必填起、止号，但最终件起止号（如最后一项内容只有一张是10号，也要填上10-10），这样能知道卷内总张数。

3、合同协议如有编号的，应在卷内目录“合同号”栏内填写清楚。

4、卷内目录禁止采用手写，应用机打，要求清晰、文面整洁不得涂改。

5、卷内目录应放在一个保管单位资料的前面（不装订在科技资料内）。

第二类：

合同、协议以外的资料（卷内目录格式详见附件3之3）。

1、卷内目录“名称”栏第一格应填写资料名称，注明线别、年代及资料类别，如新建合肥至福州铁路（闽赣段）2009年项目前期文件或新建合肥至福州铁路（闽赣段）施工监理招标文件。

2、将盒内每份归档资料的名称逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，要填写资料全称；卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起、止号，但最终件起止号（如最后一项内容只有一张是50号，也要填上50-50），这样能知道卷内总张数。

3、文件等如有编号的（即文件号），应在卷内目录“图号或文件号”栏内填写清楚。

4、卷内目录禁止采用手写，应用机打，要求清晰、文面整洁不得涂改。

5、卷内目录应放在一个保管单位文件材料的前面（不装订在归档资料内）。

四、填写备考表

每个保管单位（每盒）内应填写一份备考表（式样见附件3之4），便于统计卷内资料总张数，了解卷内存在的问题。

备考表放在每个保管单位（每盒）资料的后面。

五、资料装盒

归档资料按巳组好的保管单位装入铁道部统一规定的科技档案盒内，装盒的顺序是：

卷内目录、归档资料、备考表。

六、案卷封面和脊背的填写

1、案卷封面分为案卷软封面（式样见附件3之1）和案卷盒封面两种，各部门（单位）只需填写案卷软封面，案卷盒封面的各项内容不填，移交部门（单位）将盒面需填写的各项内容写于纸条上，别在纸盒上即可。

2、案卷标题：

主要包括项目名称、资料内容、是文件材料、合同协议还是招投标三要素。

3、施工里程：

此项不填。

4、竣工里程：

此项不填。

5、形成单位：

6、形成日期：

为卷内资料形成的起止时间（填到月即可），如2010年3月-2010年5月。

7、保管期限：

永久

8、密级：

此项不填

9、案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期，由组卷人填写；单位代号、种类代号、档案号、密级由档案接收单位填写。

七、移交工作

各部门（单位）在办理资料移交时，应分别填写“移交清册和目录”（附件3之5及6）一式两份，交接双方各执一份，以备存查。

附件1：

软封面填写式样

单位代号

种类代号

档案号

中华人民共和国铁道部

科学技术档案

第一册共一册

案卷标题

施工里程

竣工里程

形成单位

形成日期

保管期限永久

密级

注：

1、软封面宽度为封面210mm+封底210mm+厚度50mm＝470mm，高度为297mm，如资料厚度小于50mm，多出的宽度须裁掉。

2、封面左右边框距A4纸边15mm，上边框距纸边20mm，下边框距纸边25mm。

序号

合同号

合同单位

合同内容

张次

合同金额（元）

签订时间

经办部门（单位）

经办人

备注

卷内目录

档案号：

附件3之2：

科技档案卷内目录（第一类）填写式样

附件3之3：

科技档案卷内目录（第二类）填写式样

卷内目录档案号：

顺序号

图号或文件编号

名称

张次

备注

1

2

3

附件3之4：

科技档案卷内备考表式样

档案号：

附件3之5：

档案（文件）移交清册式样

档案（文件）移交清册

项目：

共计：

卷册件张

本册共计：

页

移交单位（部门）：

（公章）移交人：

接收单位（部门）：

（公章）接收人：

交接日期：

年月日

附件3之6：

档案（文件）移交目录式样

档案（文件）移交目录

形成单位（部门）

年代

标题或文件内容

移交单位编号

卷（盒、张）

数量

接收单位（部门）

备考