记录表单控制程序.docx

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记录表单控制程序

XXX物流有限公司

编制日期

执行日期

文件类别

记录、表单控制程序

文件编号

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程序文件

1.目的

为如何建立、存放以及保存质量记录提供一套体系及指导并分配职责。

通过记录，证明产品符合要求和质量管理体系有效运行。

2.范围

适用于本公司质量管理体系有关的记录。

3.分类、定义

3.1公司记录、表单分类：

3.1.1质量体系评审报告、评审记录、管理评审会议记录、内审记录、合同评审记录。

3.1.2运作记录。

3.1.3文控记录。

3.1.4不合格状况及处置结果记录。

3.1.5客户资讯记录。

3.1.6其他。

3.2公司以上记录按控制程度分为受控记录和非受控记录，所指记录均为填写内容后的记录、表单。

3.3质量记录：

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

3.4本文件所控制的记录表单包括公司质量管理体系文件中的附录表单和独立于质量管理体系文件的质量记录表单，各部门因工作需要而制作的其它表单不属于本文件的管制范围，由各部门自行制作、应用和管理，如：

财务报表、人事处罚记录、通知记录、传真记录等资料。

3.5受控记录：

记录的传递、保管、复印、回收等操作必须由权责人直接或授权控制，不得不经授权进行操作。

此类记录包括：

受控文件所附记录、表单。

3.6非受控记录：

可根据工作需求不需授权进行复印、传递的记录。

包括：

各部门自行拟定与质量管理体系相关的记录、表单。

4.职责

4.1文控室：

4.1.1受理记录、表单编号、发行、保管、传递、销毁、遗失、调阅及有效性管理等管制作业。

4.1.2记录表单电子文档输入资料库并保留备份档案。

4.1.3编制公司《受控记录表单目录》（附表1）

4.2质量管理部门：

4.2.1按相关文件对质量体系记录的制订过程进行审核，确保制订结果的适应性，确保制订过程有效性。

4.2.2全面对质量体系记录使用过程和结果进行监控，从而进行体系过程控制和发现不合格采取改正措施。

4.3记录使用部门：

4.3.1使用部门负责流水编号，申请，记录填写、记录分类存档和妥善保管。

4.3.2使用部门应设定固定位置及柜子分类保管部门内部记录表单及记录，保证记录表单和记录不损坏遗失。

4.3.3使用部门填写了内容的受控记录需由部门负责人直接控制或授权部门文件管理员控制。

填写了内容的非受控记录由使用者自行控制。

4.3.3各部门文件管理人员职责：

4.3.3.1依据本文件规定执行部门内记录表单及记录的管制。

4.3.3.2编制本部门《部门记录表单目录》（附表2），做好记录表单收发登记、修订、作废、收回等表单管理工作。

4.3.3.3对记录表单分类归档，按部门要求周期进行分类封存。

封存时按要求做好标识。

4.4表单使用人：

4.4.1妥善保管收到的表单，在规定范围内使用并防止表单丢失和损坏。

4.4.2认真按要求作好表单的记录、整理、上交审批、传递和保管工作。

4.5表单记录总结和分析人：

4.5.1公司或部门指定人员及各级管理者为表单记录总结和分析人，负责对记录数据进行统计分析和按规定的途径上报和传递，形成总结报告或分析报告，并使之成为公司产品质量判定和改进、工作质量判定和改进的事实依据和分析材料。

4.6记录表单的起草和审批权责：

4.6.1属于质量管理体系文件中的附录表单由文件编制小组拟制，其审核过程等同所属文件的审核过程。

4.6.2独立于质量管理体系文件的质量记录表单：

4.6.2.1行政人事部：

负责公司人力资源管理和公司经营管理相关表单的制作。

4.6.2.2财务部：

负责公司财务、采购和仓储管理方面相关表单的制作。

4.6.2.3销售部：

负责公司市场相关表单的制作。

4.6.2.4运作部：

负责货物运作、操作相关表格的制作。

4.6.2.5车管部：

负责公司车辆管理、司机人员管理表格的制作。

4.6.2.6吊装事业部：

负责公司吊车管理、人员管理、车辆调度、吊装业务等表格制作。

4.6.2.7信息部：

负责公司信息系统管理、车辆信息管理、客户信息管理、运营中心文件、合同管理等表格制作。

4.6.3独立于质量管理体系文件的质量记录表单的审批：

一般由起草人直接上级或部门负责人审核，由公司管理者代表批准。

5.工作程序

5.1表单制作：

5.1.1记录表单的制作和审批权限按本文中“4.6记录表单的起草和审批权责”执行。

5.1.2记录表单的内容由制订者根据应用的需要而定，但必须包括以下几个项目：

公司名称、表单名称、表单编号、表单流水号、表单具体内容。

5.1.3记录表单中公司名称、表单名称、表单编号、表单流水号这几个项目须参照《记录表单格式示意图》（附件一）所示之格式排版，其它不限。

5.1.4电子记录表单中的内容根据需要采用左对齐或居中对齐，文字字体采用小四号、五号宋体或仿宋体。

科目栏内容必要时可加粗。

5.1.5公司名称、记录编号在页眉中体现，公司商标图形左对齐，公司名称居中对齐，记录编号右对齐，公司名称和编号采用小五号宋体加粗。

5.1.6记录、表单名称抬头居中显示，采用黑体，小二号或三号，根据内容长短决定在字体间是否加空格符，原则以是否美观做标准。

5.1.7记录、表单边框线条的制作参照《记录表单格式示意图》（附件1）所示之格式。

5.2记录表单的编号、发行、变更和作废作业：

5.2.1作为文件附表的记录表单：

5.2.1.1表单编号按照《文件与资料控制程序》文件中“5.5.4记录表单编码原则”执行。

5.2.1.2编号的申请随同文件同时编定，此类表单的拟制、签核和发行随文件的发行同时发行。

5.2.1.3此类表单的变更、作废和销毁作业按照《文件与资料控制程序》文件中“5.8文件变更和5.9文件作废、销毁作业”实施。

表单变更后，原文件无需实施变更作业，只需由文控员将原文件中的旧版表单换成新版表单即可。

5.2.2独立于文件的记录表单：

5.2.2.1若属于独立存在，非文件附表的表单由制作单位自行拟制，交制作人直接上级或分管领导审批后，由管理者代表最终审核，审核通过后，表单制作人向文控室申请表单编号，由文控中心按照《文件与资料控制程序》文件中“5.5.4记录表单编码原则”执行，并由文控室受控发行，原稿由文控室保存。

5.2.2.2此类文件的变更由文件制作单位实施。

变更完成后，由变更人交直接上级或分管总监审批后，由管理者代表最终审核，审核通过后，向文控室申请变更后的文件编号和版本号，并提供变更后的新版表单交文控室受控发行。

5.2.2.3此类表单的作废和销毁作业按照《文件与资料控制程序》文件中“7.6.5文件作废、销毁作业”实施。

5.2.3使用部门文件管理员在表单变更或作废后要即可通知部门内该表单使用者回收旧版或作废表单，并由文控室统一回收处理。

5.3记录表单的存档管理和使用：

5.3.1记录表单原稿由文控室加盖“受控文件章”保存。

文控室应使用独立的文件夹统一存档受控表单。

并认真填写好《受控记录表单目录》（附表1）和《作废记录表单目录》（附表3）。

5.3.2使用部门的文件管理员同样应使用独立的文件夹统一存档部门受控记录表单。

并认真填写好《部门受控记录表单目录》（附表2）和《作废记录表单目录》（附表3）。

5.3.3使用部门的文件管理员存档和使用者使用的表单均为复印件，部门文件管理员负责根据部门使用者需要对受控记录、表单进行复印并分发给使用者。

非受控记录可自行复印。

这里所指记录、表单为空白记录。

5.4记录填写：

5.4.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。

5.4.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，更改应签名或盖章并注明日期。

5.5记录的统计分析：

5.5.1记录的目的一方面是为了证实过程的有效性，另一方面是对过程关键参数的原始记录。

最根本的目的是使记录成为服务质量判定和改进、工作质量判定和改进的事实依据和分析材料。

5.5.2各种记录应得到相关权职人员的统计和分析。

通过对记录数据进行统计分析，得出事物的相关结论和对某一过程和事物采取进一步的行动措施，以此来改进产品和过程质量。

5.5.3质量记录的统计分析结果应形成相应的总结或分析报告，并向相关单位和个人传达，为他们对服务质量判定和改进、工作质量判定和改进工作提供相关的事实依据和分析材料。

5.6记录的保存、防护和销毁：

5.6.1记录保存周期及保管单位详见下表所示：

NO.

记录名称

保存周期

保管单位或个人

1

管理评审记录

三年

管理者代表

2

内审记录

三年

管理者代表

3

合同评审记录

合同执行及以后的三年

业务部

4

供方评估和表现记录

三年

财务中心

5

采购单

采购材料有效使用期及以后的一年

财务中心

6

产品质量记录

三年

运作部

7

车辆证件、检查记录

三年

运输部、吊装部

8

不合格品记录

三年

运作部

9

纠正及预防措施记录

三年

运作部

10

客户满意度记录

三年

客服部

11

培训记录

员工离职后两年

行政人事部

12

内部沟通记录

一年

各部门

13

持续改进记录

三年

各部门

14

资料分析记录

三年

各部门

15

新、旧版文件原本

三年

文控室

16

各部门其它质量记录资料

一年

各部门

5.6.2文控室应按照上表要求，在每一个记录表单发行时，对该发行表单的记录规定一个保存周期和保管单位或个人，并记录在《质量记录保存周期及保管单位一览表》（附表4）上。

5.6.3各部门需把所有记录分类，依一定的顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。

记录保存责任单位或个人按规定的期限保存记录。

5.6.4记录如超过保存期或其他特殊情况需要取消或销毁时，经部门经理同意后可自行按规定要求进行销毁。

6.参考文件：

《文件与资料控制程序》

附表/附件:

附件一：

《记录表单格式示意图》

附表一：

《受控记录表单目录》

附表二：

《部门受控记录表单目录》

附表三：

《作废记录表单目录》

附表四：

《质量记录保存周期及保管单位一览表》

附件1记录、表单格式示意图

XXXXX记录、表单

编号：

科目栏

科目栏

科目栏

科目栏

科目栏

科目栏

备注：

记录编号（流水号）也可在科目栏中体现，根据表格设计处理

附表1受控记录表单目录

建立单位

记录编号

文件状况

序号

记录、表单名称

记录编码

记录表单依附的文件编号

受控范围

建立时间

编制部门

使用状态

备注：

如无依附文件，填写“独立记录”

附表2部门受控记录表单目录

建立单位

记录编号

文件状况

序号

记录、表单名称

记录编码

记录表单依附的文件编号

受控范围

建立时间

编制部门

使用状态

备注：

如无依附文件，填写“独立记录”

附表3作废记录表单目录

编号：

日期

旧记录编号

新记录编号

文件名称

文件管理通知单编号

作废原由

申请作业部门或个人

审批者

附表4质量记录保存周期及保管单位一览表

编号：

序号

记录、表格编号

记录、表单名称

作用简介

保存周期

保管单位

备注