版党政机关标准公文模板制作方法示例2.docx
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版党政机关标准公文模板制作方法示例2
2012版党政机关标准公文模板制作方法(示例)
相关公文格式标准
1.公文的结构层次序数:
第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
如层次较少可以跨层使用,但层次序列、序数格式不变。
2.标识公文横向距离的长度单位为字。
一个字指一个汉字空间。
纵向距离的长度单位为行,一行指一汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
3.标识公文中纵向距离的长度单位为行。
以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。
4.公文各要素标识规则:
《党政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。
Word公文模板制作
首先打开Word,进入Word窗口界面。
一、设置页面
△国家标准中有关页面的具体格式要求(以下简称“格式要求”):
公文用纸采用定量为60g/m2~80g/m2的胶印纸或复印纸。
一般采用A4型纸,成品幅面尺寸为210mm×297mm。
公文页边与版心尺寸:
天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
排版规格:
正文使用3号仿宋字体,一般每页排22行,每行28个字。
◇制作设置方法:
1.选择“文件”菜单,选择“页面设置”。
2.选择“纸张”附签,选择纸张类型为A4。
3.选择“页边距”附签,选择方向为“纵向”,将页边距分别设置如下:
上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
4.选择“版式”附签,将页眉边界设置为2.5厘米,页脚边界设置为2.2厘米。
将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
5.选择“文档网格”附签,单击“字体设置”,设置“中文字体”为“仿宋”,“字号”为“3号”。
6.选中“指定行和字符网格”,设置“每行”为“28”个字符,“每页”为“22”行。
二、设置页码
◇制作设置方法:
1.选择“插入”菜单,选择“页码”;
2.设置“位置”为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”为“外侧”。
3.单击“格式”按钮,设置“数字格式”为全角的显示格式,单击“确定”按钮完成页码设置。
4.双击选中页码,将字号设置成“4号”,然后在页码两边各加上一条半角方式的短线“-”,并与页码之间空一半角空格。
三、设置公文份号、密级和保密期限、紧急程度
△格式要求:
涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
如无需标份号而仅需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
如仅需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识密级与紧急程度,密级顶格标识在版心左上角第1行,紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。
◇制作设置方法:
1.公文份数序号:
“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号,可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。
2.设置密级和保密期限:
在第1行顶格输入“秘密★5年”,如无保密期限,帽秘密两字之间空1字,字体设置为3号黑体。
(可根据修改密级和期限)
五角星的制作。
执行“插入”-“特殊符号”-再选“特殊符号”★
3.设置紧急程度标识:
按国家标准规定设置,根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。
操作方法同上。
四、设置发文机关标志
△格式要求:
发文机关标志推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号最大不能等于或大于22mm×15mm(此为国务院文件字号)。
具体设置以“不大于上级机关”为原则自行酌定。
发文机关名称如文字少则尽量拉宽字间距,文字多则尽量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度,做到醒目美观庄重。
发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
◇制作设置方法:
1.在版心第3行输入发文机关标志,如“×××委员会文件”。
2.设置该行文字字体为“小标宋”,字体颜色为“红色”,字号为“50磅”,(可根据字数多少进行调整,以美观大方为准则)。
3.设置该段落为“分散对齐”,设置段落行距为“固定值85磅”。
五、设置发文字号
△格式要求:
发文字号由机关代字、年份和序号组成。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
发文字号用三号仿宋字体,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。
上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
◇制作设置方法:
1.发文机关标志下空两标准正文行,输入发文字号,如“民大发﹝2014﹞3号”。
注:
必须是六角“﹝﹞”括号,而不能是“[]”括号。
设置字体为仿宋,字号为3号。
2.六角符号插入方法:
选择“插入”——“符号”——“标点符号”附签,找到六角符号“﹝ ﹞”后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。
3.如果是下行文,设置该行文字居中;如是是上行文,则居左排布,并左空一字。
广西民族大学文件
民大﹝2014﹞3号
4.如果是上行文,还需要标识签发人姓名。
设置上行文发文字号和签发人标识:
设置发文字号为左对齐空一字符;设置一个右空1字符的右对齐制表符,按Tab键将光移至右对齐处,输入3号仿宋字“签发人:
李四”,并设置“李四”三字为3号楷体字。
(可按此方法另行制作一个上行公文模板)
广西民族大学文件
民大﹝2014﹞3号 签发人:
李 四
六、设置红色分隔反线
△格式要求:
发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。
◇制作设置方法:
1.首先选中“视图”——“工具栏”——“绘图”,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。
2.选中该直线,双击,选择“设置自选图形格式”,反线的属性要在这里进行设置。
3.选择“颜色和线条”附签,设置“颜色”为“红色”,“虚实”设置为“实线”,“粗细”设置为“2.8磅”即1mm。
单击“确定”,完成线条格式设置
七、设置公文标题
△格式要求:
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关名称。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
标题中标点符号的使用应注意以下两点:
1.法律、法规、规章名称全称应加书名号
2.如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格。
标题一般位于发文字号下空两行,使用二号小标宋字体,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题多行时一般采用梯形或菱形排布。
◇制作设置方法:
1.在发文字号下空2行,输入标题内容。
多行标题回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2.设置标题文字为2号小标宋字体,居中排列。
3.对标题段落进行如下设置:
选中标题段落,去除段落设置标签“如果定义了文档网格,则对齐网格”项前面方框中的对勾。
(如果不设置此项,则多行标题段落之间的行距过大)
八、设置主送机关
△格式要求:
主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中,置于抄送机关的上一行,与抄送机关之间不加分隔线。
◇制作设置方法:
公文标题下空1标准正文行,左侧顶格,输入主送机关名称加全角冒号;设置字体为3号仿宋,回行时仍顶格。
九、设置公文正文
△格式要求:
公文首页必须显示正文。
正文一般使用3号仿宋字体,位于主送机关名称下一行,每自然段首行左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引标题,后引发文字号。
引用外文应注明中文含义。
日期应写明具体的年、月、日。
应当使用国家法定计量单位。
公文的结构层次序数:
第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
如层次较少可以跨层使用,但层次序列、序数格式不变。
第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。
公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
◇制作设置方法:
正文设置的主要原则:
主送机关名称下一行,每自然段首行左空两字,回行顶格;公文正文主体使用3号仿宋字体,文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。
正文字体一般不使用加粗。
十、设置附件说明
△格式要求:
公文如有附件,在正文下1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如:
“附件:
1.××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”(或带序号)。
◇制作设置方法:
公文如有附件,则在正文下1行左空2字,输入“附件”加全角冒号,然后输入附件名称;附件如有序号则使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。
如:
附件:
1.××××
十一、设置发文机关署名、成文日期
△格式要求:
单一机关行文时,一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名。
印象顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。
用阿拉伯数字将年、月、日标全
公文印制完成后需加盖发文机关印章。
单一机关制发公文的成文时间右空4字,与正文之间空3行,3号仿宋字。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
◇制作设置方法:
1.在正文(或附件名称)下空3行,输入发文机关名称。
靠右,具体位置以成文日期为准居中排布。
3号仿宋字。
2.在发文机关署名下一行,输入成文日期,(按照公文签发日期定成文日期,用阿拉伯数字)。
设置成文日期为右对齐空4字
2.设置成文时间为右对齐空4字。
(可在段落格式中设置右缩进)
十二、设置附注
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项,对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。
“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。
在成文日期下一行,居左空二字,3号仿宋字,在输入所说明的文字后,外加圆括号,回行时顶格。
十三、设置版记分隔线
制作方法与版头的“红色反线”相似,只是将线条的颜色由“红”改为“黑”
版记分隔线,如果有“抄送机关”则有三线,首条分融线和末条分隔线为粗线(设置1.5磅),中间的分隔线为细线(设置0.75磅);若无“抄送机关”则为两条,均为粗线。
与版心同宽。
十四、设置抄送单位标识
△格式要求:
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文如有抄送,在版记分隔线下1行左空一字,用4号仿宋字体标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后加标句号。
十五、设置印发机关和印发时间标识
△格式要求:
印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关位于主题词之下)占1行位置,用4号仿宋字体。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
十六、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”,“保存类型”:
选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:
给模板命名;“保存位置”:
模板所在路径(一般不做调整,默认即可)。
至此,公文模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。
十七、调用模板
以后需要编排这种类型的公文,只需要调出该模板,进行公文内容修改即可。
1.选择模板创建新公文。
选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板(即制作完成的公文模板),单击确定,即可创建一个新公文。
2.编排公文各要素内容。
按照新文档的需要,对公文要素进行修改,比如删改密级、修改发文字号、输入版记项目内容等;正文内容可直接输入,也可从其它文档中复制。
3.调整公文各要素位置。
主要是调整文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期等要素的位置。
至此,对照国家标准,来制作、保存和使用Word公文模板的方法、步骤已阐述完毕。
依据此法,还可以制作一些工作中常用的其他公文模板,以方便日常使用,提高工作效率。
版记部分的另一种设置方法:
◇抄送制作设置方法:
1.选择“表格”菜单,“插入”一个行2、列1的表格;
2.选中表格,右键选择表格属性,设置表格宽度为15.6厘米,横向居中;选择“边框和底纹”按钮,在“预览”窗中将每行的横线选中,竖线取消。
3.在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号,后面输入抄送单位名称,设置字体为4号仿宋。
4.拖动标尺调整悬挂缩进,使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。
(可加按Alt键微调)
设置印发机关和印发时间标识
1.表格第2行左空1字输入印发机关名称,设为4号仿宋字体。
2.设置一个右空为1字的右对齐制表符,按Tab键将光移至右对齐位置,输入“20XX年X月X日印发”(使用阿拉伯数码),设置字体为4号仿宋。