有效降低办公费用管理规定.docx
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有效降低办公费用管理规定
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办公费用节省办法
第一条购买消耗品要克制再克制
从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手,大部分的人都认为公司的消耗品,随时都可以购买而且价格低廉。
这种观念首先要改正,养成克制购买消耗品的习惯。
尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。
合理的做法,例如,某些文具领用后最少六个月禁止再申领。
虽然金额很小,也要订出基准,依照申请制度领用,禁止随便购买。
第二条消耗品的所有标准要制定领用明细
对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支,制定领用明细标准。
然后每六个月一次,定期点查个人抽屉时,多余的事务用品先回收。
钉书机、剪刀、胶带等,全员每天使用频繁的东西,划为共用。
橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。
因本人不注意而遗失时,严格执行由本人负责赔偿。
第三条公司的物品、不要私自使用
在公司内事务用品等,能变为私用的东西很多。
例如电话费是其中一部分。
交际费的一部分也可占为私用。
样品、促销用的商品,带回家使用的案件也有。
公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。
首先干部要谨慎以身作则。
在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。
第四条不要使用铅笔与电动削铅笔机
铅笔购买一支削后才可使用。
削铅笔要花时间,使用电动削铅笔很容易削过头。
又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。
积存的铅笔屑也要清除。
购买自动铅笔价格不贵,铅笔芯可换装,换装铅笔芯时多少会有损失,笔芯三支抵算铅笔一支计算,节省下来的金额很可观。
第五条抽屉内要空出来
人都有占有的坏习惯。
在企业内看员工每人的抽屉,从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为。
倒不如,抽屉全部不要使用。
做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。
这样做,消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少,节省开支。
又可防止不正当使用,没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。
第六条在公司内部联络要尽量简化
联络用的文书,尽可能利用使用过的纸张反面,或广告废纸。
不需要考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的文件,可以自外面寄来的旧封套即可。
不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。
二张以上的文件,
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办公费用节省办法
使用回纹针也是一种浪费,用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。
用回纹针邮寄时,常因曲别针的重量,而超重增加邮费的支出。
第七条考虑信纸的折叠方式
信纸通常都把写字的一面反折向内,是不合理的。
收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封,收件人马上就知道内容比较合理。
又有折成四折的习惯,张数多时折为三折,比较好处理。
为了收件人与内容一目了然,利用三折方式为宜。
第八条收件人名称要简化
Ｈ公司以一个字代表厂长级,吴厂长就用吴代表即可。
科长级用两个字,陈科长只用陈科。
这种订制胸前挂牌开始使用,在公司内的往来文件亦用简称,这样制作名牌时也因小而节省费用。
写文件时吴只写1个字,有3秒钟就写好,如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字,每字用3秒,写8个字要花24秒。
所以文件的收件人名称要尽量的简单化。
第九条标示事务用品的价格
由公司提供的物品,往往没有成本观念,容易造成浪费使用。
所以需要把信纸1张多少钱,信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等,所有用品全部标示价格。
对每种用品的成本要花多少,让每人有数字观念是节省费用的第一步。
每月最少在开会时,突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。
第十条贴出电话费用表
为了要让全部员工对电话费都有成本概念,编制电话费用表,贴在电话机前。
费用要详列,市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。
第十一条电话通话定时
有一本书“一分钟经理”很畅销。
经理指导属下工作,已达到在1分钟内的时代。
电话的通话最长在3分钟内讲完。
我们1分钟可说50句话,3分钟就150句。
除了例外,全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。
如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。
第十二条利用电话自动记录机
电话费用自动记录机约几千元就可以购入。
为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。
对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。
几千元的投资,长远计算很快就可以回收。
许多公司使用自动记录机
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后,节省30％以上话费。
第十三条长途电话要经由总机
Ｆ公司为了提高成本概念,长途电话都由总机发出。
电话机前放置记录用纸,填写通话结果。
这样可以做笔录,同时可防止无谓的长途电话使用。
也不会打错电话,在等对方通话时可以再确认联络内容。
直拨电话很方便,所以挂接长途电话亦很容易,像使用市区电话的轻易感觉。
经由总机可防止以上情况,同时也是培养成本观念的一种方法。
第十四条建立电话传真机系统
总、分公司之间的电话费用,在做记录后,可考虑建立传真机系统。
不只可节省电话费用,还可以用作文书联络之用,消除传达上的错误。
用电话如本人不在时,就造成电话费的浪费,用传真机可以电送就没有这个情况。
与电报机不同的是,用电话传真机时,不必另请打字员打字,谁都轻易会使用。
Ｔ公司改用传真机后,电话费省下约三分之一。
第十五条总、分公司之间,联络制定标准化
员工不要用随意的方法联络,需要制定标准的方法。
方法可分为１、普通信件,２、限时专送,３、电话传真,４、电话等,这些方法,制定一览表彻底执行。
有的公司禁止使用总、分公司之间的电话,改用电话传真机,及活用电脑连线等,而达到节省费用。
时代在进步,头脑也要转得快,信息的传达亦要符合时代需要。
第十六条用一个字的单位简化公司内的电话
我在南部打电话回公司联络时,“喂,林,好”就问候完,通常的方法,“喂,喂,我是林某,您好吗？
”要这么说,这个字数的差异,前者三字,后者九字,差异很大。
前者可节省时间与电话费。
公司内的联络电话简略用一个字来传达。
季节的问候、久未见面、互相问候近况都要免除。
第十七条打电话要考虑区域
业务员为了联络,从公司打电话与客户联络时,要考虑打电话的地点。
因为业务员程度不一,有时和客户中的异性一聊,往往忘了费用一秒一秒的增加,公司应编制详细电话费用表,给每位业务员,这样的考虑可达到节省电话费用。
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第十八条利用５Ｗ２Ｈ表格
为了节省电话费用,打电话前先作成５Ｗ２Ｈ的表格,整理后再打电话。
这个表格不只是打电话前使用,接听电话或其他“转言记录”也要广为利用。
１、ＷＨＥＮ何时
２、ＷＨＯ谁
３、ＷＨＡＴ何事
４、ＷＨＹ理由
５、ＷＨＥＲＥ场所
６、ＨＯＷ方法
７、ＨＯＷＭＵＣＨ数量、金额
第十九条对方讲话中则改时再打
从这边打的电话,常常会碰到对方在另一线电话讲话中。
这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。
这样可以节省电话费用,同时两边的电话机都可以空出来。
第二十条要求对方打过来
向厂部订货的电话尽量避免。
让对方每天固定时间打电话来,这样可以有计划的进行工作,同时可以节省电话费。
这个方法也可以利用在其他事情上。
当然这个方法,依对方的立场,有时候行的通,有时候行不通的。
例如对方与这边立场相等,碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。
第二十一条禁止电话私用
市内电话就无所谓,家乡、朋友等的长途电话,被私人使用是一笔很大支出。
私用电话不但是费用的损失,对周围的人也会构成妨碍工作,所以绝对禁止。
工作中原则上,朋友与恋人打来电话都要禁止。
私用电话要休息时间打来。
另外一种方法是,在公司内装设公用电话,供私用,多少也可以增加收入,一举两得。
第二十二条每1盏灯,设置1个开关
通常在房间的进出口集中设置开关。
日光灯每1盏设置1个开关,可以节省电费。
已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关的工程费,
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数年间就可以节省回来。
对节省有无观念,只看是否用1盏灯1个开关就能判断。
第二十三条桌上放置台灯
在桌上办事,而光线从天花板照射是一种浪费,在各人桌上放置日光台灯,可以节省电费。
台灯要准备２０瓦以上为宜。
比装在天花板上的４０瓦双管一盏的日光灯经济的多。
白天稍微阴暗时,或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费。
第二十四条定期清扫日光灯管
日光灯如果不清扫,六个月就减低效率１０──３０％。
希望尽可能每月都用干布擦试。
又三个月──六个月一次用清洁剂清除干净。
有的企
业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过,这是没有节省观念。
污浊的天花板及墙壁要细心去清扫,要有自发去清扫的想法。
第二十五条窗户不可放物品
在难得的窗户旁边放置物品,阻挡光线进入,反而需要照明这就失去了窗的作用。
要养成将玻璃常常擦洗干干净净的习惯。
在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。
有人喜欢洗澡,但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。
第二十六条尽量使用日光灯
日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。
家庭与商店就当别论,在公司内尽量使用日光灯。
同样的日光灯白色比晨光色的功效强１０％。
在屋外要用比日光灯高压的水银灯,可得到相当于灯泡7──8倍效果的照明。
第二十七条日光灯管提早装换
日光灯的换装要在３０００－５０００小时左右。
日光灯管寿命终了前,尽早换装。
使用到最后会增加电费及失去效率。
要计算使用时间较为困难,用到灯管出现黑影圈时订为换装时间,每月底定期检查换装。
第二十八条适合场所的照明度
厕所、洗水间、楼梯间,走廊等以150--200度为宜。
办事处用300--500度较为合适。
会议室要配合气候、白天、晚上的需要而装置照明调节器比较合适。
度（ＬＵＸ）的订算是６０瓦灯泡光线离1米处的光度为
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65度。
照明度要用得合适。
第二十九条暖气器具的保养
暖气器具的保养要在使用前进行。
是否完全燃烧会造成一个冬天下来燃料费物很大差别。
反射式的暖气用器,每天勤擦试,可提高热效率。
因为热气是向上升的,所以要安装空气循环器,也可以考虑在天窗附近安装电风扇。
第三十条提前３０分关掉暖气机
使用暖气机的企业,下班前要有关机的习惯。
加班也要在加班下班前３０分钟关机。
依这个方法每年可节省很大的暖气费用。
第三十一条空调机装设位置适当吗？
空调机尽量装在日光直射不到的位置,最好装在朝北的方向。
日光直射的窗户使用滤光装置,避免日光直射。
或利用窗帘。
在外面的空调机,在日光的照射下会影响效率,上面要装设遮阳板以免日光直射。
第三十二条空调机每月清理一次
冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除,要有每月清除一次的习。
一年都不清除据说会减少２０％的热效率。
空气中有很多污染物,过滤器很容易被污染。
由于这些琐事不被重视,又是污秽的工作,谁都不愿意做,因此浪费很多电费。
第三十三条室内冷气不要开得过冷
为了不超过公司内规定的冷度,派负责人,每1小时检查温度。
每超过1度就要多花约１０％的电费支出。
太冷不只造成电费的浪费,也容易罹患冷气病。
而且与室外温度太大,会导致体力消耗,依实际情况确实调节温度是很重要的。
第三十四条冷冻柜的省电摆设
商品冷冻柜的摆设如果超过一定的高度时,冷气会外泄造成电费的浪费,还可能会降低质量。
冷气的进出口如被塞住亦是一种浪费,所以每天,由负责人定时巡查,摆设柜内尽量不要有灯泡灯光、与太阳光的直射。
在摆设柜附近因炊事而有热源的事也要避免。
冷冻柜的冷气有一部分的外泄,可以利用其冷气作室内的冷气用,可节省冷气室的费用２５％。
零售店的冷冻柜、冷藏设备的电费实在太大。
不深入研究的话,便无利可图。
温度的调节分为,上午、中午、下午三次实行。
除霜工作要早一点做好,关店门后盖上盖子以节省电费,一个
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晚上可节省１０％。
第三十五条多利用楼梯
电梯的使用,耗用电力庞大。
为了节省电费,上下三楼的梯应禁止使用。
也有在一定的时间,停电一部电梯的方法。
第三十六条烧开水要有效率
煤气热水器比煤气炉多三成至四成的热效率。
所以早上烧开水时,从热水器取热水,放在水壶烧开后,倒入热水瓶使用是最经济的方法。
烧开水的要诀是,烧开水不要让它再变冷水。
即不要烧多余的开水。
所以要量好使用量再烧。
第三十七条煤气的母火不能忽略
煤气热水器的母火,一日１０小时连续点火,要浪费约１０元。
煤气炉的开水烧开后,很多公司没有即时把火关掉,在厨房发生很大的浪费。
现在已到煮蛋都要计算时间的时代,烧开水是每日都要做的工作不可随便,水量、炉火的大小与时间都要有标准化。
第三十八条煤气炉最好的使用方法
使用煤气炉时,把开关开到最大火是很浪费的。
用中火可以节省１０％的燃料。
火焰刚好在水壶底部即可,不要让火焰跑出水壶外。
水壶要选平底壶,可提高热效率。
装水时底部不可弄湿,湿了要多花２％的煤气。
第三十九条规定热水的温度
热水器的温度,因使用的人不同,而没有一定的标准,用于打扫与洗碗杯时,５０°为适中。
饮水用时调到最高温,待到水管烧开后,再倒入热水瓶使用。
最好在热水器旁边贴出纸条“打扫与洗碗用５０°温水”。
第四十条水龙头要关紧
自来水漏水的损失很大。
例如,像线丝的漏水,流了二十四小时就足够洗澡用水的份量。
滴滴程度下的水二十四小时下来亦有３桶的水。
这只是一天就无妨,一年积下来的损失就很大。
在水龙头上面墙壁贴出“像线丝漏水下来可作洗澡用水。
滴滴水漏是三桶水的损失”的标语。
第四十一条厕所的水费亦要节省
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女性进厕所为了不要让人听到发出的声音,小解也要把水打开使用；以节省费用的观点,是一种浪费,有的公司利用水流的声音装置使用来解决问题。
洗车时用水管直接冲洗亦是一种水的浪费。
准备水桶先洗掉污泥,再用小量的水清洗就够用。
第四十二条建造节省能源的建筑物
以后建造房屋、或改造时要建成省能源的构造。
墙壁及天花板要使用隔热材料。
地板用地毯,窗户用双重玻璃,而且外侧要用不透明玻璃。
窗户要用落地窗帘等等多加考虑,暖气房有可能节省６０％的燃料费。
冷气房亦可以节省３５％的电费,数字实在可观。
第四十三条对纸张流程有无浪费作一总检查事务的工作和纸张有很大的关联,纸的数量增加会导致全体的工作增加,因此公司内部最好检查看看纸张的流程。
1、是否有已不再使用帐簿类。
2、能否减少报告书类,例如把日报变成周报、把周报变成旬报、把旬报变成月报。
3、能否减少分类和项目。
处理账务工作的人所做的账务传票类,既复杂又难以了解,做的人麻烦,看的人也费神,所以账簿如果不能井然有序,就不具有任何意义。
4、能否减少账票类的张数。
尽可能依据简化的内容减少张数,即使是一张也好。
5、能否减少手写的工作。
字丑的人所写的字,除了自己满足之外,是相当累人的,可以说是事倍功半。
而且即使写字漂亮的人慢慢地写的话,成本也要增加。
所以,若手写是必要的话,要请字写的漂亮的、写的又快的人写。
或许现在应是以文书处理极有效率地工作的时代。
6、是否不问内容,只是盖章了事。
内部牵制制度虽有必要,但是不问内容,只是盖章又会形成别的问题。
与其抱着“大家的责任到头来是谁也没有责任”, 不如以认真地审查、负责地盖章来的重要。
7、能否减少转记的工作。
转记多的工作以其时间成本来看是亏损的,而且又可能转记错误,其中最具代表性是账簿式会计。
虽然努力规规矩矩记账是值得欣赏的,遗憾的是它已经落伍了。
若现在尚且拘泥于账簿式会计是很不经济的。
8、是否无端的誊稿。
即使是一封信,从写草稿到慢慢地誊稿就需要浪费不少的时间和纸张,而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟
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草稿的,而且能获得更好的效果。
9、能否减少散发资料的份数,出席的人数尚未确定就大量的影印资料,
这样做是很没有成本观念的。
10、资料能否立即取出。
例如在Ｈ不动产公司,在晚间突然熄灯而命令职员带○○资料集合,职员们就需在黑暗中用手摸索找出资料,并于三分钟内在会议室集合。
我们不管这种训练有无必要。
但是必要的资料无法迅速地取出是个很大的问题。
第四十四条适当的订购印刷品仔细地调查公司过去印刷品的订购及使用张数,而后注意适当的订购,虽然整批订购较为便宜,但是要在好几年才能用完的情况下,可就不知道那一边更为便宜了。
最好把消耗品及商品库存一年要增加公司３０％成本的事牢记在心。
因此若库存两年,就像增加购入价格的６０％的成本一样,所以当印刷品使用张数较小时,用复印品会比较好。
虽然想使用它好几年,然而在现在日新月异的世界里,经营构架不断地推陈出新,以符合时代潮流,这些印刷品有时也就显得有些不符合实际。
第四十五条复印时动些脑筋大多数的复印机依其租用契约,每一张的复印均有其成本,而公司内部经常不注意这个问题,若了解这种情况,Ａ４的资料就不要全用Ａ３的纸影印,可仅仅影印一张Ａ４的,其余的两张合起来用Ａ３的影印,之后用截纸机截断,就能降低成本。
租用契约也依每家公司或许有些不同,但是用Ａ３的印２０张与用Ａ４的相互比较应可省下一半的复印次数及费用。
第四十六条两面复印用复印机复印时尽可能复印双面,这样做会降低纸张的费用,且在邮寄时邮票及信封费用也会降低,并且将这些复印件归档时,档案用纸也会减少。
使用单面的话,数量会相当的庞大。
第四十七条让复印机定时休息有许多的企业将复印机电源一打开就放置不管,且又并非一整天都在使用。
特别是午休时间几乎不使用。
因此休息时要将机器关掉。
而使用频率小的企业, 最好决定某时间才使用复印机比较好。
复印机电源一打开就放置不管,经常要浪费掉3瓦左右的电力。
第四十八条统一纸张的大小使用复印机时不经思索就用大号的纸张印的人是神经迟钝的,因为电子复印机械性能提高之后,复印时具有放大、缩小的功能。
我们虽可依资料的内容不同而调整影印纸张的大小,然而各部门最好仍依其使用纸类尽可能进行标准化。
如果不这样的
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话。
将影响其文书及档案的整理。
第四十九条废弃的纸不要丢入垃圾箱重要的文书以碎纸机裁碎后,可以做为填充料或是卖给收破烂的回收。
一向为人所困扰的纸类及报纸,最好也汇集起来当做废品回收。
但是在许多的企业里,多数将这些丢入垃圾箱；而写坏的纸张通常撕掉或揉起一团丢掉,但是最好把它当做便条纸、稿纸等再充分利用。
第五十条在文书上加上分类号码在文书整理保存上,最好分门别类予以编号。
分为“大分类”、“中分类”“小分类”三个等级似乎比较好。
大分类是以各部门为主,中分类如果以营业部门为例的话,就是“采购”、“库存”、“销售”等等,小分类就是“售货员别、月别销售绩产表”、“地区别绩效表”、“顾客别绩效表”等等。
第五十一条确实规定文书保存期限超过保存期限的文书,不但占据了公司的文书柜,而且也妨碍了其他文书取放。
因此,最好以一年为期,预先决定日期实施文书汰换工作。
对于文书的保存期限,可参考以下所列举的文书保存表。
有的公司把文书随便塞入纸箱内,收存取阅非常不便,而所需的资料无法立即找出,也无法分析资料,最重要的是为了取得所要的资料,而花费的翻箱倒柜的功夫,也是要算成本的啊！
文书保存表：
１、永久保存:
有关仪式、典礼的重要文件。
建筑物的新建、改建及增建的文件。
有关土地取得及处分的重要文件。
有关建筑物取得及处分的重要文件。
２、保存１０年
有关股份名义重写的文件。
有关新股票的发行及股票废除的文件。
有关缴纳股款的文件。
有关加薪、资金及主管津贴的文件。
有关工资筹措及运用的文件。
有关年度及每月的决算文件。
有关账目的决算纪录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）。
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有关账目传票的纪录。
有关收入、支出的原始凭证。
有关账产的评估及折旧的文件。
有关地方税的文件。
有关投资公司监查报告的文件。
有关股东息利的文件。
有关股票授受的文件。
有关员工身份保证的文件。
有关员工宿舍的筹设及管理的文件。
３、保存５年
有关医疗补助费、房屋津贴及结婚补助的文件。
有关营业成绩月报的文件。
有关传票统计的文件。
有关个人所得税的文件。
有关税捐的文件。
有关和投资公司联络的重要文件。
有关取得投资公司的股份及处分的重要文件。
会议记录、干部名册、干部会议决议录。
有关干部异动的重要文件。
有关法令的文件。
有关诉讼、诉愿的文件。
有关章程制订及改废的文件。
规程类集。
有关政府机关重要的许可申请及报告文件。
有关政府机关的指示及各种命令传达书。
有关专利及商标的文件。
有关重要的契约、协定及备忘录的文件。
有关业务组织的规定及改废的文件。
有关公司图章、董事长图章、其他干部的图章及改废的文件。
有关股东大会的文件。
有关股东名册的文件。
股东印鉴簿。
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办公费用节省办法
有关考勤表的文件。
有关股票分配的文件。
员工名册。
有关员工任用、解聘、退休、复职及特令的文件。
有关员工的身份及赏罚文件。
有关员工户籍誊本的文件。
有关劳动协约及工会协定的文件。
有关经营协议会及团体联系的文件。
健康保险、被保险者账簿。
养老保险年金、被保者账簿。
职业伤害保险、被保者账簿
有关贷款的重要文件。
有关法人所得税及营业税的文件。
有关被合并公司的税务的文件。
有关投资及融资的重要文件。
４、保存３年
经营会议（科长会议纪录）。
有关邮件的发送、收受及邮资的文件。
发文簿、收文簿。
有关捐款、赞助金及赠与的文件。
干部会议、协调会议纪录。
有关规定的制定、改废及施行的文件。
有关政府机关简易的许可、申请许可及报告的文件。
有关红利的文件。
有关投资公司营业报告的文件。
有关土地租赁契约的文件。
有关图书管理的文件。
有关招待和其他对外研讨会的文件。
有关和外在团体联络的文件。
有关安全管理的文件（公司内部自我约束,突发灾害防制、防火）。
有关庆典、纪念的文件。
有关发信、收信的文件。
（公司内部
升级会员 