参加展会前须做足准备工作.docx

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参加展会前须做足准备工作

据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序包括：

展品吸引力39%，操作演示25%，展台设计14%，展台人员表现10%，散发资料8%，展出者的名气4%。

由此可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。

2020-12-12

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首先，展品选择是第一位的。

展品是给观摩者留下印象的最重要因素。

展品选择应依据三项原则：

1、针对性，2、代表性，3、独特性。

针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。

代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。

独特性是指展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。

若一旦决定参加某一个展览会，则需尽速开始进行筹备。

以下是我们建议展出者不妨从这几方面入手：

   1）展品选择：

展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。

据不完全统计，在参观这的记忆因素中，展品具有吸引力可占到39％的比重，因此，应给予特别的重视。

选样三原则：

   a）针对性----是指展品要符合展出的目的，方针，性质和内容。

   b）代表性----是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。

   c）独特性----是指展品要有自己的独到之处，以便与其他同类产品相比，明显有别。

   2）展示方法：

展品本身在大部分情况下，并不能说明其全部性能，显示全部特征，需要通过借助其他材料或设备等手段，来加以说明，强调及渲染。

要考虑让参观者在现场积极参与，并准备一些小包装样品免费派发。

这些都是为了引起参观者的兴趣,增加客商们的购买欲。

   3）展台设计：

从表面上看，展台设计的任务应着重美观，其实，并非如此简单。

主要是展台要能充分反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力。

因此，还要注意以舷录傅悖篴）展台设计要与整体的贸易气氛相协调；b）展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主；c）展台设计需考虑参展商的公众形象，不可过于标新立异；d）展台设计时，不要忽略展示，会谈，咨询和休息等基本功能。

   4）人员配备：

它是展览成功与否的关键所在。

展台的人员配备可从四个方面加以考虑：

a）按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；b）根据工作量的大小来决定人员数量；c）注重人员的基本素质；d）加强专业知识的培训及产品性能的了解,如专业知识、产品性能、演示方法等等。

展台人员要结合参展商品的特点，灵活应对。

如果大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其在技术上的突破性。

   5.客户邀请。

展览会上若能顾客盈门当然求之不得，便有时难免会出现门庭冷落的情况。

这就要求参展者除了被动地等客户到，还要有意识地请客户来。

可采取直接登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传，派发资料等手段，邀请和吸引客户。

总之，要未雨绸缪，把工作做在前面

   附表：

参观者记忆统计因素

   ---------------------------

   展品有吸引力39%

   操作演示25%

   展台设计14%

   展台人员表现10%

   散发资料8%

   展出者的名气4%

   ---------------------------

   以下是多年来国外参展所积累的专业经验，仅供各位参考：

   计划时间表：

（一）12个月前

   1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

   2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

   3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

   4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划

（二）9个月前

   1、设计展览结构；

   2、取得展览管理公司的设计批准；

   3、选择并准备参展产品；

   4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

   5、制作展览宣传册；

   （三）6个月前

   1、以广告或邮件等进行推广活动；

   2、确定旅行计划；

   3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；

   4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；

   5、安排展览期间翻译员；

   6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

   （四）3个月前

   1、继续追踪产品推广活动；

   2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；

   3、将展位结构设计做最后的决定；

   4、计划访客回应处理程序；

   5、训练参展员工；

   6、排定展览期间的约谈；

   7、安排展览现场或场外的招待会；

   8、购买外汇；

   （五）四天前

   1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；

   2、搭乘飞机至目的地；

   （六）三天前

   1、抵达，饭店登记；

   2、视查展览厅及场地；

   3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；

   4、指示运输承包商将物品运送至会场；

   5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

   6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；

   7、访问当地顾客；

   （七）两天前

   1、确定所有物品运送完成；

   2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；

   3、布置展位；

   4、将所有活动节目做最后的决定；

   （八）一天前

   1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；

   2、将促销用品发送直接分配中心；

   3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

   （九）展览期间

   1、尽早到会场；

   2、于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；

   3、实地观察后尽早预约明年场地；

   4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

   5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

   6、每日与员工进行简报；

   7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；

   （十）展览结束

   1、监督摊位拆除；

   2、处理商机；

   3、寄出谢卡；

参展大纲：

参展目标的概括、参展计划、投入成本

公司相关资料：

包括公司概况、产品概况、公司形象信息（如

VI、宣传册、多媒体资料等）

参展人员安排

展会接待计划

展品准备：

包括展会现场的展品、发放的宣传品、礼品及相关

宣传资料的准备计划

确定展览方案、搭建公司：

·联系展览公司：

展会前2-3个月

·展览方案策划，初稿提交：

7-10天

·展览方案修改及确定：

一周时间

·展览搭建委托合同的签订：

展会前1个月

·展台预制：

10-20天

申报展览方案及相关文件的提交

交通运输，酒店住宿安排

进馆前相关手续准备、办理

展会活动的策划及准备：

包括展台范围内、展馆相关宣传活动、

展会期间交流会、招待会等活动的安排、

准备。

注：

上述准备工作与搭建公司提交的展览解决方案相关搭建公司将根据参展商的相关需求，作出展览解决方案。

企业参加展览会的注意要点

　　随着我国经济技术的快速发展，参加展览、展会的企业越来越多。

新参展的企业初次面对参展的复杂程序，有时会不知所措，浪费了不少人力物力。

下面，华展视际的专家给您介绍下参展的注意事项。

　　参展程序

　　选择好某个展览，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。

这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、相关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格，返回给大会主办者，并得以确认之后，你还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样你的展位便得到最后的确定。

　　费用预算

　　参展费用包括展览费、展位装饰装修费、展品运输费和机票、火车、长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。

做参展经费预算时还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。

　　展台位置

　　展台的集团由主办者全盘规划、按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排，工者是以展位费的多少来区分位置的好坏。

主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。

总之，越早将参展申请表格递给大会主办者，越容易得到好的位置。

　　标准展台

　　除国内某些大型商品订化会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为9平方米，称为标准展台。

大会主办者负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙、两个能固定的展墙上的射灯、一个展桌、两把椅子、地毯、220V5A三相电源插座，以及刻写楣板即参展公司的名称。

无特殊要求，楣板文字是你填写在参展表格中的单位名称。

展览会的标准展位中，有一种特殊的位置——位于每行展位的预端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。

因此，如果你越早申请参展，就越有机会向大会主办者寻求该种展位。

　　特修展台

　　超过4个或4个以上标准展位的面积时，你可以只预定光地面，装修则可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排、做出别出心裁的独特装修。

　　展位装修

　　大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用防火材料，在做特装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火涂料。

　　家具

　　大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。

大会组织者、展览场馆，要以提供桌椅、柜子、沙发等家具的临时租用服务。

　　水、电、煤气

　　如果你在展览中要大量用电以及使用上下水、煤气、天然气等，你一定要在参展表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排并可以提供这此服务。

　　电话

　　你可以申请展览期间租用电话线，但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

　　物品保管

　　展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。

但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。

展览期间人来人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。

　　如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。

贮藏室可以放置公司礼品、文化和工作人员的衣服、随身物品等。

标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

　　参展不是一件小事，细致筹划、准备，才能取得好的效果。

针对活动会议的定位，为会议活动发展的主轴、方向、推动的重点及主题设计规划。

时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。

一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

比如在活动中，主题内容、意义确定后才能确定议程、规格，规模、规格确定后才能确定人数，人数确定后才能落实场地，场地落实后才能现场布置等等。

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流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

参加展会、会展注意事项个人篇

01，个人包装

    （01）平易近人

    您给人的第一印象是“欢迎光临”还是“滚开”？

微笑及外向型的身体语言都可以传达友好和易于接近的信息。

当然，微笑要真诚，强挤的笑容会弄巧反拙。

此外，双手抱胸或插着衣袋都是不尊重他人的姿势，您的手要随时准备与人握手，以此更自然而有效地邀请来往客人参观您的展位；

    （02）热情好客

    参观商都希望自己是受欢迎的。

简简单单的一句“请进来看看我们的新产品吧”足够让客人感受到足够的重视，并把他邀请进展位了。

但不少参展公司工作人员却喜欢在展位里的与其它同事闲聊，或坐展位里啃小说，吃东西甚至打瞌睡，那无异于对来来往往的客商说：

“走开！

我忙着呢！

”

    （03）专业性

    您的举止是否显示足够的专业性决定您是否能在前言只语之间就能取得来访者的尊重和敬佩？

能够获得他们对您的敬佩会令以后的生意来往受益匪浅。

除此之外，您在展会里对参观者的态度很大程度上预示着您日后在生意来往中的态度，显示出真正关心来访客商的需要可以令他们对日后的合作充满信心。

对竞争对手不要蓄意贬低，对每一个走进展位的人都要同样地尊重，不要以貌取人，只有这样才能发展起长远的商业伙伴；

    深入了解你的产品在市场中的地位和价格水平，要抓住你产品的优点，质量的特点，寻找到其他类似产品不如你产品的地方，用性能价比来打动你的客户。

比如产品的技术参数，有哪些特殊的优点，如果没有，先找到自己产品的优点。

你首先要问自己客户为什么要买你的产品，价格贵不贵？

包装如何？

技术参数呢，生产加工能力和交货期如何？

售前、售中、售后服务等服务如何？

要深入分析，找出原因，深入了解你的产品，和你的产品谈恋爱，才能打动客户的芳心；

    要对国际贸易术语、信用证、产品专业技术参数、国际贸易相关法律法规、外汇结算、各国风土民俗、各国市场、各国商人风范、各国国际贸易政策等与外贸相关的知识都需要有一定的了解；摊位中，职员扮演的角色十分重要，设计独特吸引人的展摊可以邀请观众走进摊位，但惟有负责、有礼貌、对产品具有丰富专业知识的职员，才是宣传公司、促销产品的重要桥梁。

买家不会因为看到展览摊位而买货，能够赢得买家信任的营业代表，才是令买家下决心订货的关键；

    假如职员对参观者抱有爱理不理的态度，对参观者提出的问题敷衍了事，摆出不怕卖不出产品的架子，或者对产品的认识不甚透彻，不能清楚地回答参观者的问题，便会使人对你公司的产品失去信心。

所以摊位职员必须对产品了如指掌，以热诚的态度随时准备接待踏入摊位的观众。

在介绍产品时，也应注意

    推销的技巧，不要滔滔不绝地介绍所有产品的资料，而应有条不紊地与参观者对谈，聆听他的问题及对产品的意见，按部就班地激起参观者的购买意愿。

    （04）非语言的交流

    在展览会里有时无声确胜有声。

不少公司浑谙此道，并肯在展览设计、色彩搭配、促销字眼和小礼品上投资，这些非语言的交流可以有效地给参观者留下深刻的印象，因此在展览开始前确实需要好好预算一下这些方面的花费。

而参展人员的整体形象和举止亦应该与公司形象和展位布置融为一体，试想，一个外观平平、极不协调的展位又怎么能吸引参观客商，令他们对该公司有信心呢？

    （05）色彩搭配

    人们都会对周围环境中的不同色彩作出不同的反应。

正因为如此，展览商为其展位装饰、宣传目录及小赠品挑选颜色时确实要下点工夫。

现在越来越多公司为其员工订造统一风格和色调制服以塑造企业的形象，这种想法固然好，但稍有不慎就会带来负面影响甚至破坏公司形象，最好能由专业公司进行设计；

    （06）个人形象：

    化妆：

女士化妆应该适可而止，不化妆或化浓汝都会给参观商带来不好印象；

    指甲：

展览会期间，参展人员每天都要派发宣传资料或者给参观商指点产品，参观商都会有意无意地注意到参展人员的指甲，因此，把指甲修建整洁十分重要；

    眼镜：

最好别戴残旧的眼镜。

应该选择不反光的镜片，有色镜片不宜于眼神交流。

褐色和黄色等有色镜片会使戴眼镜人士看上去疲惫不堪，不宜选用；

    鞋子：

脚痛会导致人全身都不舒服，因此不要穿新鞋去参展。

当然，鞋子要注意擦干净；

    卫生：

体味、口气及太浓的香水都是令人反感但没人会开口指责的。

在展位上准备一点薄荷或口香糖以便清除口气。

在展览会期间不要涂过浓的香水，因为有不少人对香味过敏，如果他们闻到太刺鼻的香味就会避而不入您的展位；

    姿态：

懒洋洋地靠在墙上或歪扭地到处坐都会让人感到您很疲倦很烦闷，让参观商觉得他们走进展位倒象逼着展位人员接待他们似的。

因此展位工作人员应随时保持精力充沛，热情高涨；

    握手：

在我们这个“眼看手勿动”的社会里，唯一的身体接触只有握手，这是热情友好的标志，暗示对方可进入我们的个人空间。

主动与客商握手亦反映出展位职员充满信心，有助宣传其公司亲善的形象；

    衣着：

衣着能表明身份及个人内涵，一个人的社会地位、教育程度、审美观等统统可通过服装的品质、风格、色调搭配而可见一斑。

因此有必要制定着装指南派发给全体参展员工，而在指南中应避免使用如“衣着整洁”等模糊不清的语句，这些语句只会引起歧异和推卸责任的借口；

    02，个人保养：

    要注意参展期间身体的保养，注意在车上及时休息，注意在及时补充水份、热量和营养的膳食；

    03，通常展览人员都将注意力放在为参展者提供资料信息上，却忽视了企业参展的真正目的，将手册、赠品及样品摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，这不仅无法有效了解客户及市场信息，也非参展的目的。

他们常因缺乏发问技巧而错过一些重要信息。

要避免这一问题就要进行展览前的培训及准备工作。

很重要的一点是参与展览的人员需乐于跟陌生人交谈，并了解他们的需要，会将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户，达到营销的最终目的。

图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产品以外的产品资讯。

此外，参展商还可在会场提供录象带、模型、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、邮寄住址等信息），扩大宣传效果；

    04，注意事项：

    站立参展，不要坐着。

展览会期间坐在展位上，给人留下的印象是：

你不想被人打扰；

    不要看书。

通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意，吸引他停下来。

如果你在看报纸或杂志，是不会引起人注意的；参展商在有限的展位空间，不应看闲书与报刊。

应充分把握机会引起对方对企业与产品的注意，吸引买家与专业观众停下来，对企业与产品进行咨询，精神饱满地回答有关问题，提升他们的信心。

如你在看报纸或杂志，机会也就因此从身边流失；

    不要在展会上吃喝；展会上应杜绝随意吃喝现象。

因为，这种粗俗、邋遢和事不关己的表现会使所有潜在客户对参展企业产生极差的印象，继而影响他们对参展商的企业文化、管理水平、员工素质、产品质量的评估，导致对企业与产品的不信任。

而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你；

    不要打电话。

每多用一分钟打电话，就会同潜在顾客少谈一分钟；参展期间，要注意打手机的方式与时间。

不恰当的电话，每一分钟都会相应减少与潜在客户交流的时间。

从而直接影响企业在展会上的业务目标。

在展会上，即便只能找到一个好的潜在客户，也是一种成功。

而不恰当打手机，往往可能会使你与客户失之交臂；

    不要见人就发资料。

这种粗鲁的做法或许会令人讨厌，而且费用不菲，更何况你也不想成本很高的宣传资料白白流失在人海中。

那该怎样把价值不菲的信息送到潜在顾客手上呢？

寄给他；

    不要与其他展位的人交谈。

如果你不想让参观者在你的展位前停下来，他们自然会走开。

看到你在和别人说话，他们不会前来打扰你。

尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈。

你应该找潜在顾客谈，而不是与你的朋友聊天；

    不要以貌取人。

展览会上惟一要注重仪表的是参展单位的工作人员，顾客都会按自己的意愿尽量穿着随便些，如牛仔裤、运动衫、便裤，什么样的都有。

所有，不要因为顾客穿着随意就低眼看人；

    不要聚群。

如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论，那就是聚群。

在参观者眼中，走近一群陌生人总令人心里发虚。

在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围；

    要满腔热情。

常言说得好，表现得热情，就会变得热情，反之亦然。

如果你一副不耐烦的样子，你就会变得不耐烦，而且讨人嫌。

热情洋溢无坚不摧，十分有感染力。

要热情地宣传自己的企业和产品。

在参观者看来，你就代表着你的企业。

你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响；

    要善用潜在顾客的名字。

人们都喜欢别人喊自己的名字。

努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。

大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，大声念出他的名字来。

遇到难读的名字就问。

如果是个极不寻常的名字，也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲问砖；

    要指定专人接待媒体。

媒体也许会到你的展位找新闻，一定要安排专人作为你的企业与媒体的联系人，这样就可确保对自己企业的宣传始终保持一致口径。

如果每个参展的工作人员都可以与新闻界交谈，那么你是在自找麻烦，因为无论你对员工的训练如何有素，都不可能统一口径；

    要佩戴好名牌。

在展会上，你肯定不想让参观者叫不出你的名字。

如果你将名牌戴在左胸，你就会犯这种错误。

应把名牌戴在身体的右侧靠近脸的地方，这样与人握手时，你的名牌就会更靠近对方；

展会的选择：

只选对的

国际国内的展会可以说是渐乱迷人眼。

有综合性也有专业性的，公司应该结合自身实际来参展。

应该说，一年两届的广交会是国内最大的国际性展会，但动辄十几万甚或几十万元的参展费让一些实力较弱的展商望而却步。

一些知名度相对较弱的展会又吸引不了太多外商来光顾，起到的效果甚微。

兼顾二者，笔者认为，参加专业性的展会相对比较好些，客户相对比较集中和专业，费用也不是太高，一般只需2万元左右。

展前的准备：

精心策划

展位的选择。

参展的目的就是将自己的产品展现在客户面前，吸引客户进而达成交易。

展位的选择也是很重要的。

拐角处的双开面的展位要比单开面的展位更能吸引观众，费用也不会太高。

先择一个人流较大的展位比较重要，比较偏僻的展位效果则大打折扣。

一般的展会商会提前发来邀请函，并附有展位平面图，所以及早预订展位可获得较理想的展位。

展位的设计。

展位是门面，展位的设计要醒目，要吸出观众的眼球，其重要的一点就是专业。

最好请专业的设计公司进行设计和装潢，但要有参展商的人员参与其中，因为他们更了解自己的行业和产品?

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展位的色彩要整体谐调，不需太花哨，展位的上方贴出大幅强势宣传广告喷绘画，并配有灯光效果，让客户很远就能看到。

样品的摆放。

把公司的拳头产品摆在客户第一眼能看到的位置，另外根据客户对样品的关注度及时调整样品的位置，有时你的拳头产品并非是客户所需的，所以要根据客户的需求进行调整。

样本的设计。

样本的设计一定要精美，因为展位上的客户较多，很多是先收集样本回去慢慢研究。

样本是一种比较直观的宣传资料，设计样本时可借鉴国外同行大公司样本的模式，符合国