服装案例操作手册.docx

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服装案例操作手册

泉记制衣织造有限公司各部门职责与操作要点

OA-ERP服装解决方案流程图

一.样板管理（跟单）

流程图：

流程与操作说明:

1、跟单员从客户接到样板之后,根据样板单中所提供的资料在“服饰业基础信息”→”CS样品单”录入（样版号、款式名称、版本号、样版数量、跟单员、交版日期和交厂日期）等相关信息。

在这里新增式保存的同时也录入到物品资料中.

2、样板制作明细表,样板明细表是针对跟单与样板房之间反复打板记录,在每次样板房制作完工后记录发板日期、要求回板日期、实际回板日期、回板结果，最后总结以供考评。

3、样品外发单，是专门记录加工商在加工样板时的情况，因为样板在制作的过程中有些需要进行外协加工（如:

洗水、印花、订珠等），板房师傅会通知跟单联系加工商进行加工。

操作如下：

打开样品外发单，选择需要加工的样板号，录入工序名称、加工商、样品数量、发板日期、要求回板日期等，还有两个字段是在加工商完工后填写的，一个是对方报价，一个是确认价格。

当加工完成后，再打开回板明细，录入具体是日期包括实际回板日期，回板结果等。

4、相关单据报表：

样品登记明细表、样板外发明细表

二.样板房（负责人：

黄小琴）

1、跟单将样板资料录入系统后，填写好样板纸格架首先递交到样板房，所递交的样板资料中需包括物料编码（物品如在系统中没有编码，跟单首先把物品样板拿到仓库并进行编码后录入系统）、用量、纸架和样品衣，如资料不齐全，板房有权拒绝接收。

2、样板房操作员在接收到样板资料后，首先在物品资料中定义好样板的详细参数（当跟单在CS样品单新增后，该样板也同时转入到物品资料中）。

操作：

点击系统界面左边的“服饰业基础信息”，选择“CS生产流程”打开”物品资料”窗口，录入物品编码、物品名称、英文名称、分级结构编码、基本单位、需求类型、主业务仓库、原编码和客户方编码。

确定无误后，点击“修改式保存”。

3、修改好物品资料后，开始定制该样板的物料清单BOM。

操作：

打开“物料清单BOM”，在物品资料下拉列表中选择需要制作BOM的样板编号，然后填写好其它的参数（客户名称、图片等），最后根据跟单提供的资料，在BOM清单中录入各种所需的物料。

清单中的每一行数据都应该包括：

物料编码、物品名称、配料类型（详细说明请参考附注）、净用量（包括损耗）、单位和成本单价;

再选择生产工序清单后，点击“综合处理”→扩充业务→引入外发样板单中的加工项目,将自动从外发样板单中引用该样板需要外协加工的项目,不需要填写单价,点击“修改式保存”.

4、在系统中定制好物料清单BOM后,开始在系统中录入工序。

操作：

点击“CS工序管理”打开“SC工序单”，

录入生产单号、车间、物品编码和导入图片；在工序清单中，按顺序填写好工序号、工序名称和价钱，“需要打菲”字段看工序情况进行选择，检查无误后点击“新增式保存”，并审核（打开“综合处理”，选择“标准业务”，点击“单据审核”）；如审核后发现录入的数据有错误，需要取消审核后才能修改，打开“综合处理”，选择“标准业务”，点击“取消审核”后就可修改。

如修改工序单价，需要在工序清单中修改，打开“综合处理”，选择“扩充业务”，点击“工序清单”，

在打开的“工序清单II”窗口中，

可看到每道工序的详细参数，可在此进行修改单价，修改后点击“修改式保存”便可.最后关闭该窗口，并重新审核“SC工序单”，这时在工序清单的“原单价”字段中，可以看到前一次的工序单价记录，以作参考。

附注：

1、物料清单中样板房只负责录入基本物料和外协加工项目，加工单价由财务经理确认并审核后，由跟单录入到系统。

“人工”单价还需要剩三倍，最后打印出成本单进行报价。

打开“打印*单据”列表，点击“成本单BOM（EXCEL）”便可打印。

　　　2、在物料清单BOM中，如果选择的物料没有单价，系统是不予以新增式保存的（属系统对成本的控制），这时操作员必须通知仓库录入，但是仓库也没有录入物料单价的权限，仓库需要通知财务部相关人员进行录入单价（属系统对物料单价的控制）。

　　　4、这里重点说明配料类型，每种用料的配料类型大致分三类：

（1）Size，仅尺码有关；

（2）Color，仅款式颜色有关；（3）Size－Color，与颜色尺码都有关。

对于后面两类用料，需要配色信息，才能产生准确的用料、采购、外协加工信息。

为了简化配色信息的录入，系统将

（2）（3）类再分类。

一类是与款式的主色相同，第二类是与主色不同。

因此只有那些与与主色不同的用料需要录入配色信息。

从而问题极大简化。

因此配料信息最后分为五类：

（1）Size，仅尺码有关；

（2）Color，仅款式颜色有关；（3）Size－Color，与颜色尺码都有关；（4）M-Color，与主色相同；（5）M－Size－Color，与主色相同，且配料与尺码有关。

二、跟单

1、跟单在接到购货合同后，首先通知样板房，将该款衣服的板号改为货号，然后自己还要检查物料清单BOM，把物料补充完整（有些物料需要客户下订单后才能确定下来，比如吊牌等）；最后检查配料类型是否正确。

2、检查完物料清单BOM以后，就可以下销售订单。

　操作：

点击系统界面左边的“服饰业基础信息”，选择“CS生产流程”，打开“销售订单”窗口，这时系统会出现一个提示窗口，询问启动EXCEL外联或者是内联，在此选择“确定”，随后系统会自动打开一个空白的EXCEL空白表格。

香港那边发送过来的购货合同需要按照系统规定的格式进行修改，修改好以后将内容复制到系统打开的空白EXCEL表格中，然后回到系统的销售订单窗口，把相关的字段内容填写清楚，包括了客户名称和最终客户，其它字段内容可根据情况酌情填写。

最后新增式保存，系统就产生了销售订单单据。

3、下完销售订单以后，接着进行配色操作。

操作：

打开“服装产品配色表”窗口，

首先查找到购货合同中的那款衣服，在此可用系统提供的查找功能，点击“辅助”选择“显示查找面板”即可输入相关的款号进行查询。

查找到相关款号后，双击打开下拉表，选择对应的销售订单号进行配色。

在配色表清单中，系统会自动显示出在物料清单BOM中已经定义好需要配色的物料，然后对应销售订单的颜色来进行选择颜色，配完颜色后，点击“修改式保存”即可。

5、配完色后，接着就是配尺码或规格。

操作：

打开“尺码映射表”窗口，

这里的操作与配色表是一样的，找到相关款号并对应销售订单，在清单中对相应的物料进行填选规格或者尺码，最后点击“修改式保存”。

6、检查以上操作无误后，再打开销售订单进行单据审核，并且可以产生和打印物料需求表，该物料需求表需完成以上步骤的操作后才能产生，也就是小销售订单－配色－配规格尺码，系统才能根据这些数据准确计算出物料的需求。

操作：

打开“销售订单”窗口，点击“综合处理”－“扩充业务”－“分类统计若干单据的物料需求情况”（这里可以进行一张或多张统计），

系统会把计算出来的数据导入到EXCEL表格中，稍微作一下修改和检查，就可以进行打印，并转送到仓库的采购人员做预采购。

最后审核销售订单，“综合处理”－“标准业务”－“单据审核”。

7、审核销售订单以后，就可以下生产单。

操作：

打开“车间生产任务”，录入单据编号，也就是生产单号，该生产单号在跟单接到购货合同的时候，已经定义好生产单，再选择车间，最后选择相关单据，也就是相关的销售订单，这时候系统会自动产生一张生产单，

并且也会把销售订单中的明细数据也带过来，包括款号、颜色、规格和数量，是一个矩阵型数据表单。

接着点击“打印*单据”，选择“生产任务单（泉记单据－EXCEL）”，系统就会自动把生产单的相关数据导入到EXCEL中，该生产单主要包括了五部分内容，包括表头资料、物料清单BOM、衣服尺码表、销售订单明细和做工备注，导出数据后跟单可根据情况稍作修改便可打印。

附注：

1、跟单在检查物料清单BOM的时候，配料类型是重点，如果这里选择错误，将会影响配色和配规格，从而系统无法正确计算出物料的需求。

操作员务必警惕！

　　　2、生产单必须有专门的负责人进行检查，并作最终审核，后面的相关部门才可根据审核后的生产单作后续操作（比如生产领料）

3、物料清单BOM中，有颜色和规格字段，如果某些物料无论对应哪种尺码都是用同一种颜色或者同一种规格，那么可以直接在物料清单BOM中填写，而不必进行配色和配规格。

三、仓库（负责人：

艾志峰、胡杨琼、谭小芳）

1、物品资料

　物品资料属系统的基本资料，泉记规定了该窗口只有仓库、样板房和财务部拥有完整的操作权限，包括新增、修改等。

操作：

打开物品资料窗口，录入物品编码、物品名称、英文名称、分级结构编码、基本单位、需求类型、主业务仓库、原编码和客户方编码。

确定无误后，点击“新增加式保存”。

备注：

1）物品编码是唯一的，不能有重复，系统在新增的时候也会自动分配一个序号。

　　　　2）关于物品的规格问题每款衣服都会有不同的颜色和规格，如果每一种颜色和每一种规格都在物品资料里定义，那么整个数据库就会变的庞大，所以系统通过颜色表和规格库来进行管理。

2、规格库（用于一种物品有多种规格）

　操作：

打开“物品资料”选择相关物料，点击“综合处理”－“扩充业务”－“规格库”，录入规格名称、包括单位、包装规格、参考成本价格（物料有可能因规格不同而价格也会不相同），其它字段可酌情填写完整，最后点击“新增式保存”。

3、颜色表（用于一种物品有多种颜色）

操作：

点击系统操作界面左边的树形列表，选择“服饰业基础信息”，打开“颜色表”窗口，录入颜色名称、注释和分级结构编码，点击“新增式保存”。

4、领料单

操作：

有两种方式可产生领料单。

1）打开“生产车间任务”，选择相关的生产订单，点击“综合处理”－“扩充业务”－“产生领料单”，系统会产生两张领料单，一张为布料的，一张为辅料的。

该方式适用于仓库对成品衣生产领料的操作。

2）直接打开“生产领料单”，填写相关字段的内容，如出库类型、仓库和车间等，然后在明细清单中选择物品编码、颜色、规格和数量，最后点击“新增式保存”便可产生领料单，该种方式产生的领料单属于手工产生，适用于样板房在制作样板时的领料。

5、采购订单

　操作：

因系统有多种采购类型，所以可以根据情况有多种产生采购订单的方式，在此只对泉记的三种采购方式进行说明。

1）成衣生产的物料采购，用于仓库在物料不够时的采购。

打开“采购订单”窗口，选择业务类型（生产领料），选择“相关单据”后，系统自动根据领料单明细产生采购明细单据，最后选择供应商和交货日期并新增式保存即可。

2）普通采购，属手工采购，用于其它部门的物品采购（如前台日常消耗品和尾部的纸箱）打开“采购订单”窗口，选择供应商和交货日期，在明细清单中录入需采购的物品编码、颜色、规格和数量等，然后新增式保存即可。

（采购的审核说明）

6、采购收货单

　操作：

打开“采购收货窗口”，选择要入库的仓库，再选择相关的采购订单，这时系统会自动把采购订单的相关数据和明细带出来，比如供应商、交货日期和采购物料的明细清单。

操作员再根据供应商的送货单（实际送货的数量）对明细清单作修改。

有三种情况1）供应商多送，这样需修改清单中的“应收数量”，再修改“数量”。

2）供应商少送，这样的情况直接修改“数量”即可。

3）收货数量不完整，也就是供应商分多次送货，这里可在收货清单中把供应商还没有送过来的物料删除掉即可，当然，数据不会因此消失，当供应商再次送货过来的时候，可以再做收货单

备注：

无论多送、少送或者送货不齐全，都需按实际的收货物品和数量进行修改，因为这里直接关系到财务的付款问题，请操作员慎重填写。

系统增加该步骤，原因也在此，所以该步骤是非常必要的。

8、入库单

操作：

打开“入库单”窗口，选择入库的业务类型（如采购入库）和相关单据，系统会自动把相关单据的入库明细清单带出，新增式保存并审核即可。

账面“数量”必须与“实物数量”相同。

否则造成的任何差错操作员要承担责任。

9、出库单

操作：

打开“出库单”窗口，选择出库的业务类型（如生产领料）和相关单据，系统会自动把相关单据的出库明细清单带出，新增式保存并审核即可。

这里需要注意一点，有些物料的出库的单价会自动调整为入库时的单价，不然会有可能出现库存数量已出完但还有金额在库存的情况，当然，收款金额会根据实际的出库类型的相关单据进行收款（如销售发货出库，销售发货单的价格有可能比实际入库金额低，所以系统在出库单中自动调整属虚拟金额出库，把库存金额出掉）。

10、库存量和报表的查询

操作：

1）点击“进销存”，打开“M库存量统计”窗口，通过辅助中的查找功能，录入物品编码，点击“查找”即可，在库存清单中，显示的是每次入库的数量，在此可查询到物品对应的颜色、规格、入库单据编号、当前库存量和出库数量。

3）点击系统界面的主菜单“部分常用报表”，在打开的报表窗口中选择相应的报表并双击鼠标，然后录入查询条件等内容，便可浏览。

附注：

1、存放到系统中的图片，建议以JPG或者是GIF的格式进行保存，这样对于系统打开的速度和服务器的硬盘空间都会有很大的帮助。

2、物品资料中的单据需要财务部相关人员进行录入，其它人没有权限录入和修改，仓库一旦录入了新的物品，那么必须通知财务部门录入单价。

3.、分级结构编码在系统用于分类，如物品资料中的布料为主目录，而子目录就有可能包括了很多不同类型的布料。

当然，该功能还适用于其它的模块，如颜色表等。

4、所有的采购订单都必须先被相关经理审核后才能打印出采购单进行采购，否则无效。

四、外协加工

说明：

1、样板房录入样板物料明细后，跟单通知经理审核外协加工价钱并录入到系统。

2、考虑到跟单的工作量与工作时间，跟单可在下班之前把需要外发加工的单据打印出来交给发外部负责人。

3、外发加工单一式两份，一份由外发部存根，一份交给加工商，加工商必须有电脑系统打印出来的外发加工单才能放行

4、加工完毕后，加工商在送货时必须返还外协加工单，并签名。

收货部收到加工商返还的外协加工单后，必须在两天之内交回给跟单员将收货数据录入系统。

操作流程图如下：

操作流程如下：

1、登陆系统后，双击“生产系统”模块，点击“外协加工”，打开“外协加工单”窗口，如下图：

2、打开外协加工单窗口后，填写加工单号，生产单号和交货日期等资料，并新增保存，如下图：

3、录入加工资料后，把外协加工单打印出来，一式两份，递交给发货部，如下图:

4、打印效果如下：

附注：

发货部收到外协加工单后，自行存根一份，当外发时，需要主管签名和加工商签名后，加工商才能以该单据和货品一起离厂.

5、加工商完工后，必须将外协加工单和货品一起回厂，收货部确认数量和质量后，两天内，将外协加工单和送货单返还跟单录入系统。

跟单根据实际收货数量录入系统，操作如下图：

1）打开外协收货单，录入单据编号、加工商、仓库和相关单据。

2）填写需少付款金额有两种情况：

1.加工商在加工前发现裁片本身是损坏的，拒绝加工并送回本厂，这时只需要按损坏的数量扣除加工费用（针对外协加工单中的费用扣除）

2.加工商在加工时损坏的，并且没有送回本厂，这时需要按损坏的数量扣除衣服的成本费用

3.扣除加工商未送回物品的费用如下：

BOM总成本－尚未加工的项目价钱

3）根据送货单录入数据后，新增保存。

五、计件打菲、扫菲（负责人：

何红英、罗巧凤）

1、计件打菲（负责人：

何红英）

操作：

打开“SC工序单”窗口，选择需打菲的单据，点击“综合处理”－“裁床明细”，在裁床明细窗口中，选择“裁床”（这里是指裁床的组别），录入裁床提供的裁床数据，如S*1,M*2,L*3，这里的S\M\L是指衣服的尺码，*号后面的数字为对应尺码的唛架数，再录入裁床单价。

最后在裁床明细清单中，选择颜色，录入对应颜色的裁剪层数，这时系统会自动计算出总扎数、总数量和对应的尺码数量明细。

检查无误后，新增式保存并审核，点击“打印*报表”选择“计件工序条码表”，只有操作了该步骤，系统才会在条码库中产生对应该裁床明细单据的所有条码。

系统所显示的条码打印不能正常浏览，但能正常打印，不会存在影响。

备注：

裁床是服装生产中最重要的一环，裁床和车间都是通过打菲来计算工资，所以系统专门开发了计件工资模块，生产部门只需要把工作数据提交给前台，那么操作员只需要按照工作数据录入到系统，通过打印机打印出相应的菲纸（包括了工序、生产单号、数量、颜色，条码号），再交给裁床。

到最后车间完工，只需要把菲纸提交给前台，就可以通过扫描器，把数据录入系统，然后计算出工人的计件工资。

大大提高了工作效率，减少工作时间和人力资源。

2、补菲（包括了两种情况的补菲）

1）普通补菲，用于工人不小心把菲丢了或者坏掉而不能录入系统的情况。

首先补菲的工人需要提供相关的生产单号、工序号、裁床单号和扎号并且需要组长签名，递交给补菲员，然后补菲员才能查找到条码号。

打开“补菲单”窗口，在补菲清单中录入条码号，和当事人名称，新增式保存并审核，点击“打印*报表”－“补菲条码打印”，便可再次把条码打印出来。

（附注录入数量不会超数）

2）车间补菲，用于某道工序或者某种颜色进行补总菲的情况。

首先补菲的工人需要提供相关的生产单号、工序号、颜色给补菲员，补菲员可在条码表中选择其中一张对应的工序条码作为总菲。

打开“SC工序单”窗口，“综合处理”－“后续相关单据查询”－“条码表”，在打开的条码表窗口中，选择其中一张对应工序的条码后，点击“综合处理”－“扩充业务”－“转换为单工序菲仔”，这时系统会出现一个提示窗口，询问操作员是按那种情况补菲，第一种是“仅处理单个裁床”，第二种是“处理该颜色所有条码”，操作员按实际情况进行选择，点击确定以后，系统会对该工序的所有颜色的数量进行统计，最后操作员录入补菲的数量点击确定便可。

3、完工条码录入（负责人：

罗巧凤）

操作：

打开“完工条码登记”窗口，选择姓名，然后操作员可拿着工人所递交的菲仔，对着条码扫描器进行录入，系统会自动锁定选择的工人姓名，如果需要录入其它工人的菲仔，只要选择其姓名就可以。

如果录入错误，比如录入到另外一个人，系统还支持删除录入记录，打开“完工条码登记”窗口，点击“综合处理”－“明细清单”，在打开的条码清单中，选择录入错误的条码，点击“综合处理”－“扩充业务”－“清除完工信息”便可重新录入。

附注：

1、关于补菲的数量，无论那种情况的补菲，系统都会以打菲的数量为标准，并不会产生超数量录入系统的情况，如果是两张相同的菲或一张菲多次录入，系统都会提示该条码已经录入到系统。

六、职员档案（负责人：

林小花）

1、职员档案

操作：

点击系统操作界面的“人事管理”，打开“职员档案”窗口，录入姓名、分级结构编码、工号、所属部门、等资料，其它字段内容可根据情况酌情填写。

最后新增式保存便可。

附注：

1、所属部门必须录入，这里直接关系到工资的计算。

2、系统可通过分级结构编码进行分类管理，现在系统是计薪方式来分类。

七、职员工资（负责人：

罗巧凤）

1、定义工资方案（此模块已在系统设置好，在此只作说明，也可按F1查看帮助说明）

操作：

点击系统操作界面的“工资管理”模块，打开“工资方案”窗口,录入方案名称，如“计件工资”，再录入授权操作员名称和引用其它单据的项目设置，如果是多部门进行统计，可不选择。

然后新增式保存即可。

2、定义工资结构（此模块已在系统设置好，在此只作说明，也可按F1查看帮助说明）

操作：

点击系统操作界面的“工资管理”模块，打开“工资结构”窗口，录入项目名称，选择所属方案和项目类型，填写分级结构编码进行分类。

点击新增式保存即可。

3、职员工资（计件工资）

操作：

点击系统操作界面的“工资管理”模块，打开“职员工资”窗口，选择“综合处理”－“扩充业务”－“产生本期工资表”，系统产生一个提示窗口，选择日期并确定，再次选择需要计算工资的方案并确定，系统即可统计出工人工资。

八、财务（负责人：

刘敬福、黄凤新）

1、销售收款（用于仓库直接销售物料给其它工厂和织布车间的布料销售）

操作：

点击系统界面左边树形列表的“进销存”，打开“销售收款”窗口，选择相关的客户，系统会自动统计出对应该客户所有的未收款单据，再把其它字段，如凭证类型、收款方式、负责人、币种和收款银行等按情况填写清楚。

最后对明细清单中的数据进行处理，把不需要收款的单据删除掉，清单中显示的内容为收款的业务类型和相关销售订单单据编号，这里会出现一种情况，就是一张销售订单有可能对应多张销售发货单来进行收款，所以这里还必须选择销售订单所对应的销售发货单，然后系统自动把销售发货单的应收金额带出，操作员再填写上此次收款的金额，其它字段如“其它费用”和“需少收金额”可按实际情况进行填写，最后点击新增式保存并审核单据，把销售收款单打印出来即可（点击“打印*报表”－“销售收款单”）。

2、采购付款

操作：

点击系统界面左边树形列表的“进销存”，打开“采购付款”窗口，选择相关的供应商，系统会自动统计出对应该供应商所有的未付款单据，再把其它字段，如凭证类型、付款方式、负责人、币种和付款银行等按情况填写清楚。

最后对明细清单中的数据进行处理，把不需要付款的单据删除掉，清单中显示的内容为付款的业务类型和相关采购订单单据编号，这里会出现一种情况，就是一张采购订单有可能对应多张采购收货单来进行收款，所以这里还必须选择采购订单所对应的采购收货单，然后系统自动把采购收货单的应付金额带出，操作员再填写上此次付款的金额，其它字段如“其它费用”和“需少付金额”可按实际情况进行填写，最后点击新增式保存并审核单据，把采购付款单打印出来即可（点击“打印*报表”－“采购付款单”）。

3、外协付款

操作：

点击系统界面左边树形列表的“外协加工”模块，打开“外协付款单”窗口，选择相关的加工商，系统会自动统计出对应该加工商所有的未付款单据，再把其它字段，如凭证类型、付款方式、负责人、币种和付款银行等按情况填写清楚。

最后对明细清单中的数据进行处理，把不需要付款的单据删除掉，清单中显示的内容为付款的业务类型和相关外协加工单单据编号，操作员再填写上此次付款的金额，其它字段如“其它费用”和“需少付金额”可按实际情况进行填写，最后点击新增式保存并审核单据，把外协付款单打印出来即可（点击“打印*报表”－“外协付款单”）。

附注：

1、所有的付款和收款，都必须通过系统统计并把单据打印出来进行核对后才能收付款，否则手工所填写的发票都为无效。

九、特殊问题的处理技巧（系统管理员参考，负责人：

李保昌）

一、特殊问题与解决办法

1、因系统与EXCEL联用，导出或者导入，会出现这样一种情况，就是数据交换时出现失败。

原因是EXCEL在编辑状态中是不允许数据保存和交换的，这时可以检查EXCEL单据，便可解决。

2、打印条码时出现乱码。

原因是打印机的字体没有设置好，检查打印机是否设置成中文字体便可解决。

3、打印单据失败，会有多种情况导致该问题出现，可检查打印设置是否设好字段或者检查是否存在模板；还可以检查是否安装了打印机。

二、系统处理问题的一些技巧

1、SQL语句（以下例子为参考）

updatetblProductsetManufacture=''

数据库字段为Manufacture（制造商）清空，也就是属于该名称的所有资料都清除。

updatetblproductsetComponentX=Manufacture

数据库字段为ComponentX（成份，可在数据库字段列表中查询）等于数据库字段为Manufacture，

也就是，ComponentX字段里的所有资料都等于Manufac