便利店采购管理手册完整版二.docx
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便利店采购管理手册完整版二
超市采购管理手册
二
内部材料严禁外传
版权所有：
精品资料
第十四章采购部谈判十要点
一、依宣传单作公司介绍
·准备宣传单
·介绍公司的整体情况
·清楚负责商品的位置、面积
五、供应商的性质
·厂家直销、分公司（办事处）、代理商、批发商
·《代理协议》复印件
六、供应商企业性质
·国营、进出口代理商、三资、私营
·是否为增值税一般纳税人
七、相关证件
·三证
·企业营业执照、税务登记证副本复印件
·协议书
八、建议零售价、毛利率
附：
毛利率、加价率计算公式
毛利率=（销售额-销售成本）/销售额×100%
加价率=（销售额-销售成本）/销售成本×100%
九、条码状况、包装
·符合国家统一标准
·包装内含数量
·各包装对比优缺点
十、供货时间、供货周期
·供货周期
·供货方式
·最低订货量限制
·售后服务
以上十项，为采购员在与供应商进行第一轮谈判时，所需了解的基本知识，我们应在此基础上加以灵活运用，熟悉商品知识，认真做好谈判记录，提高业务水平。
第十五章谈判的技巧
一、仪表：
整洁、干净、有层次，必要时打领带。
二、如何介绍我们的公司：
●超市地理位置：
●准备开业日期：
●我们的管理：
●超市筹备处的电话、邮编、地址。
●报本人所在的部门、姓名。
三、见面语言
●你好！
握手；
●互递名片；
●行为动作有礼节、有层次；
●表情自然、从容、不呆板；
●语言表达自然、连贯、流畅、语音较洪亮。
四、谈判的内容
●双方对自我公司的介绍；
●准备笔记本做记录；
●首先解决技术上的问题，不谈价格、付款方式和其它；
●询问对方竞争对手的情况、市场营销、市场占有率情况；
●提出你所想到的所有问题，对方回答后立即做记录；
●对设备价格的组成部分从一个新的角度来谈；
●前期安排几家轮换谈，掌握更多的信息；
●提出让对方出思路和设计；
●所表达语言需让对方感觉到我公司的实力和先进的管理、雄厚的资金；
●所有洽谈必须提前有预约，否则请留下资料、电话、地址、联系人再洽谈。
●在洽谈谈过程中同事之间的协调和配合。
●尽量避开吃饭时间，约好时间再谈。
●不要主动给对方打电话询问情况，避免被动。
●请对方提供样品和验收的标准。
●我们占有主动权。
●在没有初步确定之前，不要轻易去对方工厂参观。
第十六章采购部样品管理制度
第十七章厂商需带齐的证件
1、营业执照（需盖工商局备案红章）；
2、税务登记证；
3、一般纳税人资格证书（需年审）；
4、组织机构代码证书（需年审）；
5、商品条码系统成员证书（应在有效期内且每个厂商均要提供）；
…….：
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11、被代理厂家营业执照、税务登记证；
12、动物防疫合格证、屠宰证；
13、现场制作商品企业生产标准证书；
第十八章谈判流程
一、初次谈判：
●来人接待：
使用文明用语，携带必要办公用品，在谈判间进行接待工作
●立项填表：
填写招商立项书
●公司简介：
对公司做简单介绍
●审查资料：
对供应商所带资质证明材料，原件进行验证
●提出问题：
对供应商进行例行问题询问，并做详细记录
●解答问题：
按公司统一标准，对供应商所提出的问题进行解答，如有不明问题，上报请示后回答，不得擅自做主
●等候通知：
告知供应商电话等候二次谈判的通知
二、二次谈判
●电话通知：
对初选通过的供应商进行二次谈判电话通知
●二次谈判：
对一次谈判中意见不统一的问题，再次洽谈
●展示样品：
对需要提供样品的商品，提供实物，采购登记造册
●明确合同：
对部分合同项进行商榷
●解答问题：
解答供应商的最后问题
●等候通知：
三、最终谈判
●电话通知：
通知供应商做签字准备
●三次谈判：
最后一次确认
●合同签订：
签署合同并盖章
●办理进店手续：
按相关规定
●缴纳各种费用：
按相关规定
●商品资料建档：
采购将商品资料建档上交商品部
四、对未能中选的供应商
●备案候补
第十九章商品分类原则
一、大分类的分类原则
在超级市场里，大分类的划分最好不要超过十个，比较容易管理。
不过，这仍须视经营者的经营理念而定，业者若想把事业范围扩增到很广的领域，可能就要使用比较多的大分类。
大分类的原则通常依商品的特性来划分，如生产来源、生产方式、处理方式、保存方式等，类似的一大群商品集合起来做为一个大分类，例如，水产就是一个大分类，原因是这个分类的商品来源皆与水、海或河有关，保存方式及处理方式也皆相近，因此可以归成一大类。
二、中分类的分类原则
1、依商品的功能、用途划分
依商品在消费者使用时的功能或用途来分类，比如说在糖果饼干这个大分类中，划分出一个“早餐关连”的中分类。
早餐关连是一种功能及用途的概念，提供这些商品在于解决消费者有一顿“丰富的早餐”，因此在分类里就可以集合土司、面包、果酱、花生酱、麦片等商品来构成这个中分类。
…….：
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3、依商品的产地来划分
在经营策略中，有时候会希望将某些商品的特性加以突出，又必须特别加以管理，因而发展出以商品的产地来源做为分类的依据。
例如：
有的商店很重视商圈内的外国顾客，因而特别注重进口商品的经营，而列了“进口饼干”这个中分类，把属于国外来的饼干皆收集在这一个中分类中，便于进货或销售的统计，也有利于卖场的演出。
三、小分类的分类原则
1、依功能用途分类
此种分类与中分类原理相同，也是以功能用途来作更细分的分类。
2、依规格包装型态来分类
…….：
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3、以商品的成分为分类的原则
有些商品也可以商品的成分来归类，例如100％的果汁，“凡成分100％的果汁”就归类在这一个分类。
4、以商品的口味做为分类的原则
以口味来做商品的分类，例如“牛肉面”也可以做为一个小分类，凡牛肉口味的面，就归到这一分类来。
第二十章招商方案
一、招商范围：
●食品类：
休闲食品、膨化食品、奶粉、饼干、烟酒、饮料、冷饮、干果、粮油、调味品、罐装制品、熟食、特色小吃、糕点、主食厨房、面包、蛋糕坊、腌腊制品。
●生鲜类：
海鲜、水产、生肉、蔬菜、水果、豆制品现场制作、酱菜、干菜、蛋类。
●百货类：
洗涤日化、办公文具、纸制品、陶瓷玻璃制品、日杂用品、不锈钢制品、木制竹编品、塑料制品、箱包、体育用品、玩具、鞋类、床上用品、针织、妇女用品、图书音像、。
二、招商对象及条件：
…….：
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三、合作方式：
●供货商：
是指由供货人按照与超市所签协议的约定条款，为超市提供商品和有关支持的厂家、公司或个人。
本方式有两种形式：
①供货商按进价供货，超市制定商品售价；②供货商提供商品建议售价，购物中心按核定的比例提取利润。
●联营：
是指由超市有偿提供场地，供货方自主经营、费用自理、按月结算的合作方式。
四、招商程序：
●报名：
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●报名者资质审查时间：
。
●以电话形式通知报名者谈判时间和地点：
●谈判，确定供货商或联营伙伴，并以书面形式告知对方；
●双方签订协议并交纳有关费用（样品、商品信息列表）。
第二十一章供应商收费标准一览表
收费项目
金额
方式
说明
1、店庆费
0.1%
超市每年店庆均要收取
2、进场费
1000
产品进场必须支付
3、新品费
5
对单项产品入场收取的费用
4、节日费
0.1%
每逢国庆节日和“中秋”等节收取
5、海报促销费
10
超市搞促销活动和入场必付
6、商品条码费
商品需要购买店内码，2分/个
7、无条件返利
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8、堆头费
产品堆放在好的位置必须付费
9、促销员费
10
企业向超市交纳销售人员费用每月
10、更衣柜费
5
厂家员工更衣柜使用费每月
11、其他损失费
自营（进货价格）
12、外场广告
13、设备使用费
14、计量维护费
第二十二章关于供应商馈赠的管理规定
为提高公司的经营管理信誉，维护供应商和公司的合法利益，对供应商的礼品及馈赠处理办法规定如下：
1、禁止以任何形式向供应商、供应商代表或潜在的供应商代表索取、要求或接受任何具有经济价值的礼品及馈赠。
2、礼品及馈赠包括但不限于：
免费商品、体育及娱乐活动入场券、货币或商品形式的回扣、不再使用的样品、供应商付款的旅游、酒水、食品、用餐及个人服务等（供应商正常给商场的免费货、赠品除外）。
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4、一切收取供应商礼品及馈赠据为己有的行为均视为贪污，将按公司的处罚规定严肃处理。
第二十三章相关协议合同
☆一、商品采购立项报告书
申请立项人：
立项日期：
商品资料表页编号：
供货厂商基本情况
谈判记录
供货商名称：
第一次谈判时间：
供应商编码：
参加者：
企业性质：
谈判内容：
法人代表：
注册地址：
营业执照号码：
有效期限：
年月日止
税务登记号码：
第二次谈判时间：
开户银行：
参加者：
银行帐号：
谈判内容：
联系人：
电话：
手机：
传真：
地址：
第三次谈判时间：
主要经营范围：
参加者：
谈判内容：
备注：
采购主管：
采购经理：
总经理：
☆二、供货商合同书
甲方：
（以下简称甲方）
乙方：
（以下简称乙方）
为了搞好市场供应，满足消费者需求，提高经济效益和社会效益，经甲乙双方友好协商，本着诚信互利，共同发展的原则，达成以下协议：
第一条：
经营范围
乙方经营范围为：
。
甲方每月做出单品销售业绩排序，若乙方经营品种排在同类商品后十名，甲方有权随时淘汰乙方销售不畅的品牌、品种，且甲方概不退还乙方交纳进店促销费用。
甲方因统一管理、营运（包括季节、行情变化）或实际需要，甲方有权随时调整乙方商品位置，排面或作其他改变，甲方进行以上变动时应提前通知乙方，乙方应同意甲方调整要求，并全力配合实施。
第二条：
商品数量
自营商品数量及计量单位以采购订单或超市规定为准。
第三条：
商品价格
一、商品价格指经乙方与超市双方协商后订立的买卖价格，该价格包含所有增值税及关税等各种应由乙方缴纳的税金及超市要求的包装形式的包装费，运送到订单上指定地点的费用等一切费用。
二、…….：
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//..
若价格调低乙方应补足超市所有库存该商品的差价。
三、价格经双方议定后，乙方在30天内不得调高价格。
四、除属于国家定价的商品外，应公平合理，不得高于乙方销售予其他客户的价格，如因乙方提供的商品进价致使超市商品售价高于其它竞争店价格，无法适应市场竞争时，超市有权调低售价并保持原有毛利。
第四条：
商品质量
一、乙方所提供的商品应符合国家规定的标准及法规，并提供国家相关职能部门颁发的证书或证明。
保证提供予甲方的商品必须符合《产品质量法》、《食品卫生法》、《商标法》、《消费者权益保护法》、《反不正当竞争法》等有关法律、法规的规定，并对商品实行三包，即包修、包换、包退。
遇有商品质量问题，甲方负责对消费者实行“先行负责制”，因消费者投诉引起的一切责任后果均由乙方承担，由于乙方所供商品原因导致损害甲方信誉或经济损失的，由乙方承担5000元以上经济赔偿，并且甲方有权终止协议。
二、对于乙方所供应商品的保质期限，则应遵守临界报警期管理标准，商品保质期止前的1/3为允收期，低于报警期以下的本超市有权拒收。
乙方应在标明的商品保质期限及保质条件下对商品质量全面负责，乙方不得提供假冒伪劣商品或以临近失效期（或保鲜期），甚至超过保质期的商品给甲方，如因乙方商品质量问题而导致甲方或甲方售予消费者（或经营者）的一切损失及全部责任均由乙方承担，国家有关行政执法部门检验、抽样、处罚等费用均由乙方负担。
三、…….：
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//..
四、在销售中发现商品内在质量问题，在日内乙方应负责三包，否则甲方有权扣除该部分货款。
第五条：
包装
一、商品的包装应符合国家的规定或双方的约定，并确保商品安全、卫生的运抵甲方。
商品原包装存在短缺、破损而产生的费用由乙方负担。
二、商品包装上标识应符合国家法律法规等有关标识的说明、产地、原材料、用途、警示语、保质期及保质条件、生产日期等规定，否则甲方有权拒收，由此造成的一切损失及费用均由乙方负担。
三、进入甲方超市销售的商品在甲方收货处应贴店内条形码，否则甲方有权拒绝验收。
乙方使用的条码不符合国家要求或粘贴有误，在商品销售时带来混乱和对顾客造成损害由乙方负责承担全部损失。
第六条：
商品交货
一、乙方应按订单规定的时间将商品运至甲方指定交货地点，所有交货费用均由乙方承担，因任何原因拖延，乙方未能在订单规定时间内（除不可抗拒因素外）将商品交予甲方，甲方有权拒收商品，由此引起的一切损失均由乙方承担。
乙方到货以本超市发出订单为准，乙方应严格按照本超市订单商品数量、规格、品质、日期送至本超市，乙方应为其未交货或交货不足而对本超市造成的损失负责赔偿。
二、乙方交货时，应将货品整齐码放在甲方收货指定区域，并应会同甲方收货员当面点清商品数量。
原则上乙方应接受采购订单一次交完，不可多交或分批交货。
乙方有责任教育本单位或外雇送货人员服从超市收货人员管理，并依照超市的规定做商品验收。
三、…….：
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四、商品交货违约罚则：
乙方如未能依订单所载日期交货，或预计在未来某一时间内会供货不及，则应在收到超市订单当天以书面形式通知本超市，并取得超市认可，否则按照以下规定承担违约责任：
①、正常销售商品依订单进货总额5%承担违约责任，并处予单次1000元罚款；②、促销商品以延误之订单金额10%承担违约责任，并处予单次2000元罚款；③、因乙方违约造成超市对第三方违约，乙方应承担全部责任，并负责对第三方的全部赔偿。
五、乙方所提供超过临界预警保质期（详见超市商品管理规范）的个别商品，乙方在接到甲方通知后应及时办理调换或退货。
第七条：
商品退货
…….：
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//..
二、退货货款从应付款中扣除。
货款不足以上扣款，卖方应及时补足不足部分，退货所产生之相应费用以现金方式交超市财务，乙方对此表示同意。
第八条：
促销配合
一、甲方组织大型促销活动，乙方应积极合作并给予支持，乙方每年必须参加不少于次的超市各类促销活动。
二、乙方按实际销售的金额返利%（每月销货款中扣除），（年、季、月）累计销售达万元，乙方应按实际销售金额的返利%。
三、节假日及其他促销费：
元旦元，春节元，劳动节元，中秋节元，国庆节元。
店庆（全年销售金额*%）元，开业元，
第九条：
费用情况
…….：
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//..
四、原则上乙方自行解决仓库，如需使用甲方仓库（包括冷库、恒温库等库房）应向甲方交纳仓库管理费。
五、如乙方在超市经营中，使用甲方包装材料、电子秤条码签等物料，应向甲方交纳物料成本费，粘贴店内条码费用按0.05元/个，在收货部门按实际使用量现金交付。
六、双方约定其他费用：
的
第十条：
结算管理
一、付款条件：
（月结/到货）天。
二、以下所称发票均指增值税发票，将发票在甲方规定时间内交予甲方财务。
如果未在超市所约定日期之前提交发票，或提交错误发票造成超市作业不及时，货款的支付将顺延到下一个支付期。
如无发票，甲方将另行从乙方货款中提取%作为代扣税，如不能开据发票，需在合同或另外协议中作特殊说明。
三、乙方如对超市的对帐作业有异议，应从对帐日之日起三日内以书面形式将具体内容通知超市，超过该期限，视为对帐目无异议，乙方对此表示同意。
四、超市的结款作业统一由公司财务部负责，乙方发票、购货单位名称填写依据订单上所示。
五、清户时，超市有权暂扣部分货款作为乙方已售商品的质保金，金额与所扣时间以乙方所供商品为依据。
六、双方同意甲方可在应付给乙方款项中，扣除乙方应支付甲方的帐款或其他费用及款项。
中秋节与国庆节、元旦与农历春节结款时间顺延至该节日完毕后的下月结款。
第十一条：
促销员管理
一、为了更好的提高销售、促进卖场管理，乙方应派人负责卖场的排面整理与售卖。
二、所派促销员要严格遵守超市各项规章制度，服从超市卖场管理，如发现违纪情况，本超市有权按超市的相关管理制度对其进行处理（罚款、除名等）。
促销员上岗办理手续，严格遵守店内各项制度，不得私上、更换，如有需要提前上报，店内统一调整。
促销员管理费元/人/月。
三、乙方承担促销员的工资，如乙方未按时对促销员发放工资，本超市有权从货款中扣除350元/人/月作为促销员的基本生活费用。
第十二条：
违约责任
一、乙方不得借用、盗用或串用其他销售编码在甲方场地非法经营，甲方一经发现，有权向乙方追偿损失，并对乙方处以5000元以上罚款且甲方有权终止协议，损失乙方自负。
二、任何一方违反本协议，应根据法律法规及本协议规定承担违约责任。
甲、乙任何一方采取商业贿赂及其他不正当商业行为而形成的协议无效。
甲方当事人不得要求乙方给予任何形式的不当利益，如经查实，甲方将严肃处理；若乙方以任何形式的利益给予甲方当事人，以获取不正当商业利益或特殊商业待遇者，甲方将终止本协议，并可对乙方处以5000元以上罚款。
三、乙方委托甲方销售的商品应具有所有权或合法的支配权、处分权，并不得侵害他人的知识产权（包括专利权、商标权等），如果乙方委托甲方销售商品，因所有权存在瑕疵而侵害他人知识产权，由此引起的一切后果及经济损失，完全由乙方承担。
四、乙方在做各种广告时，应事先征得甲方同意，若擅自使用甲方名称、徽标、字样，按违约处理。
第十三条：
不可抗力
甲乙双方的任何一方由于不可抗力原因不能履行本协议时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，如协议无法正常按期履行，双方均有权终止本协议。
第十四条：
责任纠纷
一、乙方应对所签购销合同、各种补充协议以及超市商品价格承担保密的责任。
如违背，应承担由此给超市带来的包含商业名誉在内的一切损失。
二、乙方对“供货商基本资料”必须完整如实地填写，如有变动应提前十五日通知超市，否则由此带来的一切后果由乙方负责。
三、本协议一式三份，甲方持二份，乙方持一份，均具有同等法律效力，双方签字盖章之日起生效。
未尽事宜由双方共同协商解决，若有争议，双方本着友好协商原则解决，如20日内达不成解决方案，应将争议提交合同履行地经济合同仲裁委员会仲裁。
补充：
甲方：
乙方：
法人代表：
法人代表：
地址：
地址：
邮编：
邮编：
电话：
电话：
传真：
传真：
甲方代表：
乙方代表：
甲方签章：
乙方签章：
年月日年月日
☆三、联营合同书
甲方：
（以下简称甲方）
乙方：
（以下简称乙方）
经甲、乙双方友好协商，本着自愿、平等、互利的原则，订立本合同。
一、经营场地及经营范围：
甲方同意用所属商场的部分场地于乙方联合经营。
（场地位置与联营面积应包括营业现场内及营业现场外）
.位置的场地面积平方米，经营范围及项目为。
乙方提供商品的货源,库存归乙方所有。
乙方商品及一切自带附助物品的财产保险均由乙方自行办理。
合同期间，甲方因经营需要或布局调整，有权调整乙方所在场地的位置、面积，或终止与乙方的联营合同，甲方提前15天通知乙方，乙方无条件服从甲方的安排和要求。
二、联营期限：
联营期为月，即：
从年月日至年月日。
合同到期，若双方均有意续约，则于本合同到期前一个月内重新协商，另立合同。
三、费用及支付方式：
1、支付标准：
①、乙方每月按销售向甲方交纳联营费不低于元/月。
②、乙方向甲方支付年联营费用为元。
2、支付方式：
…….：
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3、费用内容
①、水、电费按实际用量自负。
②、顾客持甲方卡消费乙方商品的，乙方承担卡的实际费用及卡的折扣差额。
③、与乙方商品有关的检验费政府有关部门罚款及其它临时性费用。
④、如乙方所售商品需甲方提供发票，乙方需担负票面（根据发票票面）4%的税点。
注：
乙方应交费用在规定时间内未交清的，甲方可以从乙方货款中扣除。
四、联营保证金：
乙方在双方签订本合同时，一次性向甲方交纳联营保证金元，作为乙方履行合同和遵守甲方各项规章制度规定的保证。
如乙方违反本合同任何条款，甲方有权扣留全部或部分保证金，其数额视乙方违约情况而定。
甲方按本合同规定扣留保证金后，乙方应在接到甲方的通知后立即将保证金补足。
如乙方单方面违约或因乙方原因导致合同无法履行，乙方无权请求返还保证金。
合同期满，乙方没有拖欠款项及其他未了结事项，三个月后,甲方把联营保证金无息退还给乙方。
五、其他费用：
1、联营期间，乙方应积极参与甲方组织的促销让利活动，并向甲方支付广告宣传费用元（收费标准另发）及促销活动费用，广告宣传收费标准由双方签字盖章后作为本合同的附件，与本合同具有同等效力。
促销费用按活动期间乙方销售所占比例进行核算。
…….：
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3、乙方需向甲方交纳人员保证金，每人元，该保证金在乙方促销员不发生任何违规行为或不存在任何没有交纳相关费用情况下在促销员离职后一个月全额返还；如在职期间有违规及其他应收费用如未以现金形式上交，则在保证金中扣除一切相关费用。
3、联营期间的水、电费的收取，乙方按缴纳。
①、甲方为乙方安装水表、电表等单独计费设施，费用由乙方于进店15天内一次性以现金形式支付甲方元。
联营期间甲方将于每月3日前核查各分表情况，乙方应于每月5日前按国家定价标准向甲方支付有关费用。
卖场内公共照明设施不再另行收费。
②、若乙方的项目或场地不适宜安装分表，水、电使用量较小，则每月向甲方缴纳定额水、电费元。
4、如在合作期间被清理出场的，乙方遵照甲方时间撤出超市，否则视乙方为自动放弃商品所有权，甲方有权做任何处理。
六、经营要求：
1、乙方应按照经营范围约定提供足够的商品货源及适销对路的商品，不得超范围经营，保证所提供的商品必须全部为质量合格产品。
乙方销售商品必须是本厂的注册商标，不得使用其它品牌的商标，不得以次充好。
如发现乙方提供假冒伪劣产品、不合格产品和“三无”产品，除商品全部予以没收、并解除本合同外，同时根据情节轻重，无条件向甲方缴纳元违约金。
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4、乙方应该遵循“顾客永远是对的”、“不满意就退货”、“无障碍退货”的经营理念，对其经营的商品实行包质量、包修理、包换货、包退货。
5、甲方按照企业内部标准对乙方销售人员和经营活动进行监督管理，乙方必须遵守甲方有关物价、计量、服务、卫生、商品质量的统一监督、检查和管理。
要求乙方设专职物价员，每周对周边商场价格进行对比，保证同类商品售价不高于周边商场价格。
6、乙方销售人员经岗前培训合格后，按规定统一着装，持证上岗，如发生违规现象，按甲方有关规定处理。
对不服从管理、服务态度恶劣、损害消费者利益及甲方信誉的乙方营业人员，甲方有权按相关规定进行处理。
7、乙方若因经营需要对甲方提供的经营场地进行装修改造，必须先征得甲方同意，全部费用由乙方负担。
合同期满后，由乙方负责按甲方要求恢复甲方所提供场地的原状（或保持现状）。
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9、乙方协议代理人因特殊情况不能来办理业务及支款时，需书面委托他人（一式四份，委托人、被委托人、财会室、部门经理各执一份），四方当事人当面交接清楚，被委托人方可全权处理乙方业务及财务事宜。
委托人向被委托人亦应做好交接，包括甲乙双方的一切书面约定与口头约定，服从甲方的一切管理。
如有违约由委托人承担全部责任。
另外
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