Excel函数公式使用技巧方法.docx

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Excel函数公式使用技巧方法

Excel函数公式技巧

函数和公式编辑技巧

1.巧用IF函数清除Excel工作表中的0

2.批量求和37

3.对相邻单元格的数据求和

4.对不相邻单元格的数据求和

5.利用公式来设置加权平均

6.自动求和

7.用记事本编辑公式

8.防止编辑栏显示公式

9.解决SUM函数参数中的数量限制

10.在绝对与相对单元引用之间切换

11.快速查看所有工作表公式

12.实现条件显示

一、函数和公式编辑技巧

1.巧用IF函数清除Excel工作表中的0

有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。

怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？

利用IF函数可以有效地解决这个问题。

IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。

它的表达式为:

IF（logical_test,value_if_true,value_if_false），logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

例如A1>=100就是一个逻辑表达式，如果A1单元格中的值大于等于100时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。

所以形如公式“＝IF（SUM（B1:

C1），SUM（B1:

C1）,“”）”所表示的含义为:

如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。

反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

2.批量求和

对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法:

假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以两者同时选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。

3.对相邻单元格的数据求和

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:

先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum（B2:

B5）”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。

此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据，它们的和立刻就会显示在单元格B6中。

同样的，如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中，也是采用类似的操作，但横向操作时要注意:

对建立公式的单元格（该例中的E2）一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式,这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。

如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、D6和E6中，则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:

先选取已建立了公式的单元格B6，单击常用工具栏中的“复制”图标，再选中C6到E6这一区域，单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。

4.对不相邻单元格的数据求和

假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下:

先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。

5.利用公式来设置加权平均

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。

在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

6.自动求和

在老一些的Excel版本中，自动求和特性虽然使用方便，但功能有限。

在Excel2002中，自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表，这些公式都可以添加到你的工作表中。

借助这个功能更强大的自动求和函数，你可以快速计算所选中单元格的平均值，在一组值中查找最小值或最大值以及更多。

使用方法是:

单击列号下边要计算的单元格，或者单击行号右边要计算的单元格，单击常用工具栏上自动求和按钮右边的箭头，并单击要用的公式，然后按Enter。

7.用记事本编辑公式

在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡，想看而看不见,非常不便！

能否用其它方法来编辑公式呢？

打开记事本，在里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,其结果又是纯文本格式，可以在编辑后直接粘贴到对应的单元格中而勿需转换，既方便，又避免了以上不足。

8.防止编辑栏显示公式

有时，你可能不希望让其他用户看到你的公式，即单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。

为防止编辑栏中显示公式，可按以下方法设置:

右击要隐藏公式的单元格区域，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”（）。

然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令，选取“内容”，单击“确定”以后，用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式，也不能编辑公式。

9.解决SUM函数参数中的数量限制

Excel中SUM函数的参数不得超过30个，假如我们需要用SUM函数计算50个单元格A2、A4、A6、A8、A10、A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM（A2，A4，A6，……，A96，A98，A100）显然是不行的，Excel会提示“太多参数”。

其实，我们只需使用双组括号的SUM函数;SUM（（A2，A4，A6，……，A96，A98，A100））即可。

稍作变换即提高了由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。

10.在绝对与相对单元引用之间切换

当你在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元，也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。

公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。

绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。

借助公式工作时，通过使用下面这个捷径，你可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。

操作方法是:

选中包含公式的单元格，在公式栏中选择你想要改变的引用，按下F4切换。

11.快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击，即可显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。

操作方法如下:

要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下“Ctrl+`”（与“~”符号位于同一键上。

在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）。

12.实现条件显示

统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，显示为“不及格”;输入60以上的分数时，显示为“及格”。

这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。

假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。

那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:

=if（b3<=60,“不及格”，“及格”）　分“不及格”和“及格”2个等级=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=90,“及格”，“优秀”））　分3个等级=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=70,“及格”，if（b3<90,“良好”，“优秀”）））　分为4个等级注意:

符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

一、数据分析和管理技巧

13.管理加载宏

Excel包括各种特殊作用的加载宏，它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他工具，扩充了工作表的基本功能。

默认情况下，每个加载宏都配置为在第一次使用时安装，也就是说在第一次需要某个加载宏时，都要找Office光盘安装，这是非常麻烦的事。

为了避免这种情况，你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装，或者全部安装它们。

单击“工具→加载宏”，出现“加载宏”对话框，选择可能对你有用的加载宏，如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等，单击“确定”，Excel会提示所选加载宏尚没有安装，询问是否现在安装，选择“是”，然后插入Office安装光盘完成安装。

不要在每次启动Excel时加载每个加载宏，因为这样将减慢启动过程，而且每个加载宏都占用了大量的内存。

建议你将“自动保存”加载，井设置适当的“自动保存时间间隔”，这样在Excel使用过程中能自动创建备份文件，避免了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

14.在工作表之间使用超级连接

首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。

完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现Excel自动打开目标工作表并转到相应的位置处。

15.快速链接网上的数据

你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接:

1.打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑→复制”命令;2.打开需要创建链接的工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;3.单击“编辑→选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。

若你想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作簿位置，如:

=http:

//www.J

16.跨表操作数据

设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容，则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:

=Sheet1!

D8＊40％＋Sheet2!

B8＊60％。

17.查看Excel中相距较远的两列数据

在Excel中，若要将距离较远的两列数据（如A列与Z列）进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错。

利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。

把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。

把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。

这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，从而可以进行轻松的比较。

18.如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品）

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。

解决方法是:

单击“工具→选项→重新计算”，选中“以显示值为准”（），这样计算结果就没有误差了。

事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。

采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。

19.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算

如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下:

在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。

点击“编辑→选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。

你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。

20.Web查询

保持Excel工作表总是最新Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。

但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。

现在Excel2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新Web查询，方法如下:

在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。

在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。

在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。

手动刷新方法如下:

在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。

注意:

当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。

21.在Excel中进行快速计算

查看一系列单元格的最大值的操作方法:

选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。

状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。

如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。

该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。

此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。

22.自动筛选前10个

有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。

当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。

23.同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品）

如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。

下面我们一起来看一个实例。

我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:

首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。

然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。

接下来点击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。

现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。

24.让Excel出现错误数据提示

Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。

选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！

”（），单击“确定”按钮。

此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Excel将自动提示上述信息。

另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:

选取单元格或单元格区域，单击“数据→有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框（），选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！

”，然后单击“确定”按钮即可。

此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!

”

25.用“超级连接”快速跳转到其它文件

用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。

一、设置技巧

26.定制菜单命令

你可以根据自己的要求来定制选项菜单。

首先单击“工具→自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡（），在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。

如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。

如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。

也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。

27.设置菜单分隔线

Excel工具栏按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。

方法是:

按住Alt键后拖动菜单。

如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。

28.备份自定义工具栏

在C:

＼Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼Excel文件夹中有个Excel10．xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。

所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0．xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。

29.共享自定义工具栏

如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。

单击“工具→自定义→工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮（），出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。

30.使用单文档界面快速切换工作簿

Excel2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。

因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。

如果你的Excel2002没有此项功能，可按以下方法设置:

单击“工具→选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（），单击“确定”按钮即可。

31.自定义工具栏按钮

单击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。

1.使用“命名”改变工具按钮的名称;2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上;3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编。