文件管理规定.docx

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文件管理规定

关于印发《文件管理规定》的通知

各部门:

为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本制度。

现将《文件管理规定》予以下发，请遵照执行。

附件：

《文件管理规定》。

二○一○年八月十七日

打字：

校对：

共印14份

1、目的

为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本制度。

2、适用范围

文件管理内容：

政府机关、集团公司来文；以公司名义上报、下发的各种文件、资料。

3、职责

综合管理部负责以上各类文件的管理、下发工作；

各部门负责按文件归属进行材料的上报、文件的编制工作。

4、主要内容

4.1收文的管理

4.1.1公文的签收

（1）签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收；

（2）签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导；

（3）签收文件应签写姓名并注明时间。

4.1.2文件的登记编号

对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记，所有附件按文件中出现顺序统一编号（附件一）。

登记项目一般包括：

收文时间、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题等。

参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。

4.1.3文件的阅批与分转

（1）凡正式文件应附《文件处理传阅单》（附件二），给综合管理部部长根据文件内容和性质阅签后，由行政专员根据阅签意见报相关公司领导阅办；重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完毕；

（2）为加速文件运转，行政专员应在当天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

4.1.4文件的传阅

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；

（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交与行政专员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；

（3）文件阅完后，及时交回综合管理部。

4.2发文的管理

4.2.1综合管理部负责文件的上报、下发，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件；

4.2.2发文的范围：

凡是以公司名义、公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。

4.2.3发文的程序

（1）各职能部门需要发文，应填写《发文申请表》（附件三），详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，附打印的发文内容报主管领导签字，签字后报综合管理部并在《发文登记薄》（附件四）上登记。

（2）所有文稿（件）除正式发文的红头封面外，均应正反打印。

（3）综合管理部行政专员对文稿内容、格式进行把关，确定印发份数，综合管理部部长进行审核；

（4）行政专员将文稿送总经理签发；

（5）经总经理批准签发后的文稿由行政专员统一编号。

（6）文件打印清样，应由发文部门核稿人校对并签名，此份文稿由发文单位在发放文件时经所有文件接收人签字后转交综合管理部存档。

4.3文件的借阅

4.3.1需要留用的文件，需要向综合管理部办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间，填写《借阅文件档案登记表》（附件五）；

4.3.2借阅人必须做好保密工作，需要翻印和复印的材料需要请示综合管理部部长，不得转借他人，严禁拆卷和在文件上标记，绝密文件应在指定地点阅读。

4.4文件的立卷归档

4.4.1文件归档工作依照《档案法》和公司有关规定及时整理（立卷）、归档；

4.4.2存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

4.4.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.5文件的销毁

对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》（附件六），经综合管理部部长审核批准后，可以销毁。

销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

下发至各单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向综合管理部上报销毁清单。

对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视具体情节严重，给予行政处罚和经济处罚。

5、本制度解释权归综合管理部，自下发之日开始执行。

附件一：

公司收文登记薄

序号

收文

日期

来文机关

文件字号

文件标题

份数

密级

承办部门

签收

备注

附件二：

公司文件处理传阅单

文件标题

来文单位

文件号

文件要求

报送时间

接收人

综合管理部

部长意见

领导审批意见

承办人

办理结果

备注

收文时间：

编号：

注：

办理（传阅）完后，请及时将本文件还综合管理部存档。

附件三：

公司发文申请表

年月日

标题：

文件号：

发送范围：

印刷份数：

主办部门和拟稿人：

主办部门负责人意见：

分管（副）总经理意见：

注：

1.表中“文件号”待审批后填写。

2.请将发文内容附后。

附件四：

公司发文登记薄

序号

文件名称

文件编号

数量

发文部门

发文日期

发文部门签字

备注

附件五：

公司借阅文件档案登记表

序号

借阅日期

借阅部门

档案编号

文件（资料）题目

借阅人

交还

日期

交还人

签字

备注

附件六：

公司档案销毁清单

序号

档案编（盒）号

保管

期限

起止时间

数量

销毁部门

批准人

备注